Aufgaben

Mit Aufgaben können Sie Benutzern konkrete Tätigkeiten zuweisen und deren Bearbeitung nachverfolgen. Der Empfänger wird über die Aufgabe informiert und kann den Bearbeitungsstatus direkt im entsprechenden Flow Path-Eintrag aktualisieren.

Neue Aufgabe über die Flow Path Info FactBox erstellen

Über die Flow Path Info FactBox können Sie neue Aufgaben direkt zu einem Datensatz erfassen und Benutzern oder Benutzergruppen zuweisen. So lassen sich Tätigkeiten, die im Zusammenhang mit einem Datensatz stehen, zentral verwalten und deren Bearbeitung nachverfolgen.

Folgen Sie diesen Schritten, um eine Aufgabe über die Flow Path Info FactBox zu erstellen:

Navigieren Sie zu einem beliebigen Datensatz, beispielsweise zu einem Eintrag in den Gebuchten Verkaufsrechnungen.
Wählen Sie einen Datensatz aus.
Auf der rechten Seite wird die Flow Path Info FactBox angezeigt.
Öffnen Sie das Drilldown-Menü der Flow Path Info FactBox, indem Sie auf Flow Path klicken.
Wählen Sie die Aktion Neuer Eintrag.
Aktivieren Sie den Schieberegler neben Aufgabe erstellen, Aufgabe aus einem Katalog oder Aufgabe aus einer Vorlage.
- Aufgabe erstellen
  Geben Sie auf der nächsten Seite die gewünschte Aufgabe in das Textfeld ein. Zusätzlich können Sie festlegen, ob die Aufgabe als kritische Aufgabe gekennzeichnet werden soll. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, eine Unteraufgabe hinzuzufügen. Die Unteraufgabe wird auf der nächsten Seite des Assistenten erstellt.
- Aufgabe aus einem Katalog
  Wählen Sie auf der nächsten Seite einen Aufgabenkatalog aus. Klicken Sie auf Weiter, um die darin definierten Aufgaben anzuzeigen. Wählen Sie anschließend die gewünschte Aufgabe aus.
- Aufgabe aus einer Vorlage
  Wählen Sie auf der nächsten Seite eine Aufgabenvorlage aus und klicken Sie auf Weiter. Anschließend werden alle Aufgaben angezeigt, die zuvor in der Vorlage hinterlegt wurden. Bereits in der Vorlage definierte Empfänger werden dabei automatisch übernommen und vorausgewählt. Die Zuordnung kann bei Bedarf vor dem Erstellen des Eintrags noch angepasst werden.
Klicken Sie auf Weiter, um die Aufgabe einem Benutzer oder einer Benutzergruppe zuzuweisen. Wählen Sie den gewünschten Empfänger aus und definieren Sie bei Bedarf ein Fälligkeitsdatum.
Über die Aktion Zusätzlicher Eintrag können Sie eine weitere eigenständige Aufgabe erstellen. Im Gegensatz zu einer Vorlage wird der neue Eintrag nicht mit bestehenden Einträgen zusammengefasst, sondern als separater Flow Path Eintrag angelegt. Für diesen Eintrag können Sie einen eigenen Empfänger festlegen und die Aufgabe einem Benutzer oder einer Benutzergruppe zuweisen.

Info

In der Kategorie Aufgaben gibt es eine Besonderheit. Hier wird eine Hauptaufgabe mit einem Aufgabenleiter erstellt, der diese überwacht. Danach können Unteraufgaben den jeweiligen Benutzern zugewiesen werden.

Unteraufgabe zu einer Aufgabe hinzufügen

Mit Unteraufgaben können Aufgaben in kleinere, eigenständige Arbeitsschritte unterteilt werden.

Navigieren Sie zu einem beliebigen Datensatz, beispielsweise zu einem Eintrag in den Gebuchten Verkaufsrechnungen.
Wählen Sie einen Datensatz aus.
Auf der rechten Seite wird die Flow Path Info FactBox angezeigt.
Öffnen Sie das Drilldown-Menü der Flow Path Info FactBox, indem Sie auf Flow Path klicken.
Wählen Sie die Aktion Neuer Eintrag.
Aktivieren Sie den Schieberegler neben Aufgabe erstellen.
Geben Sie Ihre Aufgabe in das Feld Aufgabe ein und wählen Sie den verantwortlichen Empfänger aus.
Aktivieren Sie den Schieberegler Unteraufgabe und klicken Sie auf Weiter.
Erfassen Sie die Unteraufgabe in der Spalte Aufgabe.
Legen Sie fest, ob die Unteraufgabe einem einzelnen Benutzer oder einer Benutzergruppe zugewiesen werden soll, und wählen Sie anschließend den gewünschten Empfänger in der Spalte Empfänger aus.
Optional können Sie der Unteraufgabe eine Priorität zuweisen.
Klicken Sie auf Abschließen, um den Assistenten zu beenden und den Eintrag mit Unteraufgaben zu erstellen.

Aufgaben Status

Mit dem Aufgabenstatus kann der Bearbeitungsstand einer Aufgabe dokumentiert und aktualisiert werden. Änderungen des Status werden in der Flow Path History FactBox protokolliert und sind dadurch jederzeit nachvollziehbar. So können alle Beteiligten den Fortschritt einer Aufgabe transparent verfolgen.

Der Benutzer, dem die Aufgabe zugewiesen wurde, kann den Aufgabenstatus aktualisieren. Dabei stehen ihm die folgenden Status zur Verfügung:

Abgelehnt

Die Aufgabe wurde vom Empfänger abgelehnt. Dabei kann ein Kommentar hinterlegt werden, um den Grund der Ablehnung zu dokumentieren. Der Status kann anschließend vom Benutzer zurückgesetzt werden.
In Bearbeitung

Die Bearbeitung der Aufgabe wurde begonnen. Der Status kann vom Benutzer zurückgesetzt werden.
Angehalten

Die Bearbeitung der Aufgabe wurde vorübergehend pausiert. Bei Bedarf kann die Bearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt werden.
Vollständig

Die Aufgabe wurde erfolgreich abgeschlossen. Der Status kann vom Benutzer zurückgesetzt werden.

Hinweis

Jede Statusänderung wird in der Flow Path History FactBox protokolliert und kann dort jederzeit nachvollzogen werden.

Wenn der Ersteller der Aufgabe nicht gleichzeitig der Empfänger ist, stehen ihm zusätzlich die folgenden Status zur Verfügung:

Status zurücksetzen

Setzt den aktuellen Aufgabenstatus zurück, sodass die Aufgabe erneut bearbeitet werden kann.
Freigegeben

Die Aufgabe wurde vom Ersteller geprüft und freigegeben. Mit diesem Status bestätigt der Ersteller, dass das Ergebnis den Erwartungen entspricht und die Aufgabe erfolgreich abgeschlossen wurde.
Unvollständig

Die Aufgabe wurde vom zugeteilten Benutzer abgeschlossen, das Ergebnis entspricht jedoch nicht vollständig den Erwartungen des Erstellers oder es bestehen noch offene Punkte. Es kann ein Kommentar hinterlegt werden, um fehlende Informationen oder erforderliche Anpassungen zu beschreiben.
Hauptaufgabe abschließen

Die Hauptaufgabe wird abgeschlossen. Sind der Aufgabe noch nicht freigegebene Unteraufgaben zugeordnet, wird eine Abfrage angezeigt. Hier können Sie entscheiden, ob die verbleibenden Unteraufgaben ignoriert und die Hauptaufgabe dennoch abgeschlossen werden sollen.

Kritische Aufgaben und Unteraufgaben

Achtung

Wenn Unteraufgaben als kritische Aufgaben markiert wurden und noch nicht abgeschlossen oder freigegeben sind, kann die Hauptaufgabe nicht abgeschlossen werden. Kritische Unteraufgaben müssen zunächst bearbeitet und abgeschlossen werden, bevor die Hauptaufgabe beendet werden kann.