Aufgabenkatalog
Mit einem Aufgabenkatalog können häufig benötigte Aufgaben zentral definiert und verwaltet werden. Anstatt wiederkehrende Arbeitsaufträge bei jeder Erstellung eines Flow Path-Eintrags neu zu formulieren, können Benutzer auf bereits vorbereitete Aufgaben zurückgreifen.
Aufgabenkataloge eignen sich besonders für standardisierte Prozesse, bei denen bestimmte Tätigkeiten regelmäßig durchgeführt werden müssen. Die hinterlegten Aufgaben können bei Bedarf ausgewählt und direkt an die zuständigen Benutzer oder Benutzergruppen weitergegeben werden.
Einrichtung eines Aufgabenkatalog
Folgen Sie diesen Schritten, um einen Aufgabenkatalog zu erstellen:
- Starten Sie im Flow Path Administrator-Rollencenter.
- Navigieren Sie in der Menüleiste zu Kataloge und Vorlagen und wählen Sie den Menüpunkt Aufgabenkataloge aus.
- Klicken Sie auf + Neu, um einen neuen Aufgabenkatalog zu erstellen.
- Vergeben Sie einen eindeutigen Code für den Aufgabenkatalog. Dieser dient zur Identifikation des Katalogs und sollte möglichst aussagekräftig gewählt werden. Optional können Sie zusätzlich eine Beschreibung hinterlegen, um den Verwendungszweck des Katalogs näher zu erläutern.
- Navigieren Sie zum Bereich Aufgaben.
- Erfassen Sie unter Aufgabe die Aufgabe, die in diesem Katalog hinterlegt werden soll.
- Legen Sie fest, ob die Aufgabe als kritisch gekennzeichnet werden soll. Aktivieren Sie dazu das entsprechende Kontrollkästchen oder lassen Sie es deaktiviert.
- Sobald Sie die Erstellung des Aufgabenkatalogs abgeschlossen haben, können Sie die Seite verlassen.
Wichtig
Wenn Sie eine Aufgabe als kritisch kennzeichnen und die Blockierfunktion in der Moduleinrichtung aktiviert haben, kann der betroffene Datensatz abhängig von den gewählten Blockierungseinstellungen nicht weiterverarbeitet werden. Die weitere Bearbeitung ist erst möglich, nachdem die kritische Aufgabe abgeschlossen und vom Ersteller akzeptiert wurde.
Sie können beliebig viele Aufgabenkataloge für verschiedene Anwendungsfälle erstellen und so häufig verwendete Aufgaben zentral verwalten.
Wie Sie einen Aufgabeneintrag durch einen Aufgabenkatalog über die Flow Path Info FactBox erstellen, erfahren Sie unter Erstellung eines Flow Path-Aufgabeneintrags
Einrichtung von Unteraufgaben
Mit Unteraufgaben können umfangreichere Aufgaben in mehrere einzelne Arbeitsschritte unterteilt werden. Jede Unteraufgabe kann dabei einem eigenen Benutzer oder einer Benutzergruppe zugewiesen werden.
Dadurch lassen sich komplexe Arbeitsabläufe besser strukturieren, Verantwortlichkeiten klar verteilen und der Bearbeitungsfortschritt einzelner Teilschritte gezielt nachverfolgen. So wird sichergestellt, dass alle erforderlichen Tätigkeiten vollständig und in der richtigen Reihenfolge bearbeitet werden.
Folgen Sie diesen Schritten, um Unteraufgaben einzurichten:
- Starten Sie im Flow Path Administrator-Rollencenter.
- Navigieren Sie in der Menüleiste zu Kataloge und Vorlagen und wählen Sie den Menüpunkt Aufgabenkataloge aus.
- Wählen Sie den Aufgabenkatalog aus für das Sie einer Aufgabe eine unteraufgabe hinzufügen möchten.
- Navigieren Sie zum Aufgaben Bereich.
- Selectieren Sie eine Aufgabe für die Sie eine oder mehrere Unteraufgaben definieren möchten und wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus.
- Klicken Sie auf die Aktion Zeige Details im Bereich der Aufgaben.
- Sie werden zur Detail Seite der Aufgabe weitergeleitet.
- Im Bereich Unteraufgaben können Sie eine Unteraufgabe einrichten.
- Sie können Unteraufgaben mit einer Priorität versehen.
Entfernen oder Deaktivieren eines Aufgabenkatalogs
Aufgabenkataloge können nicht gelöscht werden, sobald sie bereits verwendet wurden. Stattdessen können sie deaktiviert werden. Dadurch bleiben bestehende Verknüpfungen und bereits erstellte Einträge erhalten, während der Katalog für die weitere Verwendung nicht mehr sichtbar ist.
Folgen Sie diesen Schritten, um einen Aufgabenkatalog zu deaktivieren bzw. zu entfernen:
- Starten Sie im Flow Path Administrator Rollencenter.
- Navigieren Sie in der Menüleiste zu Kataloge und Vorlagen und wählen Sie den Menüpunkt Aufgabenkataloge aus.
- Wählen Sie den Aufgabenkatalog aus, den Sie entfernen möchten.
- Klicken Sie auf Löschen.
- Wird der Aufgabenkatalog bereits in einem Flow Path Eintrag verwendet, erhalten Sie einen Hinweis, dass der Katalog nicht gelöscht werden kann. In diesem Fall wird er automatisch deaktiviert und aus der Liste der verfügbaren Kataloge entfernt.
- Wurde der Aufgabenkatalog noch in keinem Flow Path Eintrag verwendet, wird er nach Ausführung der Löschaktion vollständig entfernt.
Wichtig
Wenn Sie eine Aufgabe aus einem Aufgabenkatalog entfernen möchten, ist dies nur möglich, solange noch kein Flow Path-Eintrag mit dieser Aufgabe erstellt wurde.
Wurde die Aufgabe bereits in einem Flow Path Eintrag verwendet, kann sie nicht mehr gelöscht werden, um die Nachvollziehbarkeit bestehender Einträge sicherzustellen.
Aufgaben nachträglich als Kritisch markieren
Bei der Erstellung eines Aufgabenkatalogs ist nicht immer sofort erkennbar, ob eine Aufgabe als kritisch eingestuft werden sollte. Stellt sich später heraus, dass eine Aufgabe besondere Aufmerksamkeit erfordert, kann die Kennzeichnung Kritisch jederzeit nachträglich aktiviert werden.
Folgen Sie diesen Schritten, um eine Aufgabe in einem Aufgabenkatalog als kritisch zu markieren:
- Starten Sie im Flow Path Administrator Rollencenter.
- Navigieren Sie in der Menüleiste zu Kataloge und Vorlagen und wählen Sie den Menüpunkt Aufgabenkataloge aus.
- Wählen Sie den Aufgabenkatalog aus, in dem Sie eine Aufgabe als kritisch markieren möchten.
- Navigieren Sie zu den Zeilen, in denen die Aufgaben definiert wurden.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Spalte Kritisch, um die ausgewählte Aufgabe als kritisch zu kennzeichnen.
Wenn Sie fertig sind, können Sie die Seite verlassen.
Information
Wird eine Aufgabe in einem Aufgabenkatalog nachträglich als kritisch markiert, übernimmt Flow Path diese Änderung automatisch für alle bestehenden und zukünftigen Einträge, die auf dieser Aufgabe basieren.
Wenn Sie die Blockierfunktion in der Moduleinrichtung aktiviert haben, beachten Sie bitte, dass sich die Weiterverarbeitbarkeit von Datensätzen ändern kann. Wird eine Aufgabe nachträglich als kritisch gekennzeichnet, können Datensätze, für die bereits ein entsprechender Flow Path-Eintrag existiert, für die weitere Verarbeitung blockiert werden.
Die weitere Bearbeitung ist erst möglich, nachdem die kritische Aufgabe abgeschlossen und vom Ersteller akzeptiert wurde.