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Einrichten von Aufbewahrungsbezeichnungen im Azure Blob Storage

Beim Verwenden des Repository-Typs Azure Blob Storage werden Aufbewahrungsbezeichnungen über Document Central erstellt und verwaltet, um Dokumente gemäß gesetzlicher, regulatorischer oder interner Anforderungen zu klassifizieren. Diese Bezeichnungen ermöglichen es, Aufbewahrungsrichtlinien durchzusetzen, beispielsweise durch das Festlegen von Aufbewahrungsfristen oder den Schutz von Dokumenten vor Änderungen.

Im Gegensatz zu SharePoint, bei dem Aufbewahrungsbezeichnungen über Microsoft Purview verwaltet werden, erfolgt die Erstellung und Anwendung der Bezeichnungen in Azure Blob Storage direkt innerhalb von Document Central. Dadurch können diese zentral verwaltet und sowohl manuell als auch automatisch, beispielsweise basierend auf Dokumentbibliotheken, Inhaltstypen oder definierten Regeln, auf Dokumente angewendet werden.

Einrichtung von Azure Blob Storage-Aufbewahrungsbezeichnungen

Wenn Sie den Repository-Typ Azure Blob Storage verwenden, erfolgt die Erstellung der Aufbewahrungsbezeichnungen direkt im Document Central.

Um eine Aufbewahrungsbezeichnung direkt in Document Central zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Starten Sie auf der Seite Document Central - Aufbewahrungsbezeichnung.
  2. Führen Sie die Aktion Neu aus, um eine neue Aufbewahrungsbezeichnung zu erstellen.
  3. Geben Sie Ihrer Aufbewahrungsbezeichnung einen Namen und legen Sie die Aufbewahrungsdauer fest.
  4. Optional können Sie Set Retention After verwenden, um zu definieren, wann das Label durch die Job-Warteschlange Set Retention Label gesetzt werden soll.

Information

In Document Central können Sie Ihre erstellten ABS-Labels einfach bearbeiten oder löschen. Dokumente, die bereits gekennzeichnet wurden, werden nicht geändert. Diese Funktionalität ermöglicht es Ihnen auch, ein Label auszuwählen und die Aufbewahrungsdauer direkt von der Seite Document Central - Document Definition zu ändern.

Azure Blob Storage Aufbewahrungsbezeichnung Soft Label

Für ein Azure Blob Storage Repository können Sie ein Aufbewahrungslabel so konfigurieren, dass es nur auf den Dokumenteintrag angewendet wird. In diesem Fall wird das Dokument selbst nicht gekennzeichnet und kann weiterhin gelöscht, bearbeitet oder verschoben werden.

So konfigurieren Sie das Soft Label:

  1. Starten Sie in der Rolle Document Central – Administrator.
  2. Öffnen Sie über den Bereich Compliance die Seite Aufbewahrungsbezeichnung.
  3. Wählen Sie die Aufbewahrungsbezeichnung aus, die Sie bearbeiten möchten.
  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Soft Label.

Azure Aufbewahrungsbezeichnung Versionen

Um Benutzern zu ermöglichen, Aufbewahrungsbezeichnungen beim manuellen Speichern einer Version eines Dokuments zu ändern, führen Sie folgende Schritte aus:

  1. Starten Sie in der Rolle Document Central – Administrator.
  2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Compliance und führen Sie die Aktion Compliance-Einrichtung aus, um die Seite Compliance-Einrichtung zu öffnen.
  3. Navigieren Sie zum Bereich Versionskonfiguration.
  4. Aktivieren Sie die Optionen Sichtbarkeit von Versionen sowie Manuelle Zuweisung von Aufbewahrungsbezeichnungen für Versionen.

Info

Die berechnete bzw. definierte Endzeit der Aufbewahrungsbezeichnung darf nicht vor der Endzeit der vorherigen Version liegen.

Aktivierung von Aufbewahrungsbezeichnungen

Um die Aufbewahrungsbezeichnungen nutzen zu können, müssen Sie die Erstellung der SharePoint-Aufbewahrungsbezeichnungen oder ABS-Aufbewahrungsbezeichnungen abgeschlossen haben, je nachdem, welches Repository Sie verwenden.

Um die Funktion zur Aufbewahrungskennzeichnung in Document Central zu aktivieren, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Starten Sie als Document Central - Administrator im Rollen Center.
  2. Klicken Sie auf Compliance in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Compliance - Compliance Einrichtung aus.
  3. Aktivieren Sie die Option Retention Labeling.

Compliance Administrator

Wenn der Benutzer in der Document-Central-Benutzerkonfiguration als Compliance-Administrator eingerichtet ist, kann er ein Aufbewahrungslabel für einen Dokumenteintrag ändern, entfernen oder setzen. Das Setzen eines neuen Aufbewahrungslabels ist nur möglich, wenn die bestehende Aufbewahrungsbezeichnung zuvor entfernt wird.

Für SharePoint-Dokumente, die als Datensatz markiert sind, können Compliance-Administratoren zusätzlich die Aktion Verändere Datensatz Sperrung verwenden, um den Record zu sperren oder zu entsperren. Nur Compliance-Administratoren können Aufbewahrungsbezeichnungen auf Dokumenten ändern oder entfernen, die als Record markiert sind.

Wichtig

Die Option Retention Labeling muss in der Compliance-Einrichtung aktiviert sein, bevor Sie den Compliance-Administrator für Benutzer aktivieren können.

Um einen Benutzer als Compliance-Administrator einzurichten, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Starten Sie im Document-Central-Admin-Rollencenter.
  2. Öffnen Sie die Benutzer über den Menüpunkt Einrichtung.
  3. Wählen Sie den Benutzer aus, der als Compliance-Administrator eingerichtet werden soll.
  4. Öffnen Sie die Benutzereinrichtung, indem Sie auf den Namen des Benutzers klicken.
  5. Aktivieren Sie den Schieberegler bei Compliance-Administrator

Einrichten von Benutzern zur manuellen Einstellung von Aufbewahrungsbezeichnungen

In einigen Fällen ist es notwendig, Ihren Benutzern die Möglichkeit zu geben, das Aufbewahrungslabel anzuzeigen, wenn sie ein Dokument manuell über das Document Central FactBox speichern.

Um Benutzern zu ermöglichen, das Aufbewahrungslabel beim manuellen Speichern eines Dokuments über das Document Central FactBox zu sehen, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Starten Sie in der Rolle Document Central - Administrator.
  2. Klicken Sie auf Compliance in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Compliance Einrichtung aus, um die Compliance-Einrichtung zu öffnen.
  3. Aktivieren Sie die Option Retention Label Visibility.

Um Benutzern, die als Compliance-Administrator eingerichtet sind, zu ermöglichen, Aufbewahrungsbezeichnungen beim manuellen Speichern von Dokumenten zu ändern, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Starten Sie in der Rolle Document Central - Administrator.
  2. Klicken Sie auf Compliance in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Compliance Einrichtung aus, um die Compliance-Einrichtung zu öffnen.
  3. Aktivieren Sie die Option Retention Label Manually.

Um die Sichtbarkeit von Aufbewahrungsbezeichnungen in Azure Blob Storage für eine neue Dokumentversion zu ermöglichen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Starten Sie in der Rolle Document Central - Administrator.
  2. Klicken Sie auf Compliance in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Compliance Einrichtung aus, um die Compliance-Einrichtung zu öffnen.
  3. Aktivieren Sie die Option Enable Version Visibility.

Einrichten des Retention Crawlers

Falls Sie Document Central bereits ohne die Aufbewahrungsbezeichnungsfunktion verwendet haben, möchten Sie möglicherweise die bestehenden Document Central-Dokumente nachträglich kennzeichnen. In diesem Fall kann der sogenannte Retention Crawler verwendet werden. Der Retention Crawler ist eine eigene Warteschlange, die über die vorhandenen Dokumenteinträge läuft und Aufbewahrungswarteschlangeneinträge gemäß der Aufbewahrungsbezeichnungskonfiguration erstellt.

Um Aufbewahrungsbezeichnungen automatisch auf bereits gespeicherte Dokumente anzuwenden, indem der Retention Crawler verwendet wird, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Starten Sie in der Rolle Document Central - Administrator.
  2. Klicken Sie auf Compliance in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Compliance Einrichtung aus.
  3. Aktivieren Sie die Option Enable Retention Labeling.
  4. Konfigurieren Sie den Crawler, indem Sie angeben, an welchen Tagen und zu welcher Zeit er ausgeführt werden soll.
  5. Aktivieren Sie nun den Retention Crawler mit der Option Run Crawler. Wenn der Crawler aktiv ist, kann die Konfiguration nicht bearbeitet werden.

Info

Zusätzlich ist die Option "Nach Versionen suchen" in der Compliance-Konfiguration verfügbar. Damit kann der Retention Crawler in der Job Queue nun auch einzelne Versionen von Dokumenten im Azure Blob Storage erfassen und deren Retention Labels automatisch synchronisieren.

Die Labels werden je nach Retention Label Assignment Configuration angewendet, die im Folgenden erläutert wird.

Einrichten der Retention Label Assignment Configuration

Wo welche Aufbewahrungsbezeichnungen angewendet werden (manuelle und automatische Dokumentenspeicherung) kann auf drei verschiedenen Ebenen konfiguriert werden. Die erste (niedrigste) Ebene ist die Konfiguration einer Aufbewahrungsbezeichnung für eine bestimmte Dokumentbibliothek. Die nächste (mittlere) Ebene ist die Konfiguration einer Aufbewahrungsbezeichnung für einen Inhaltstyp. Die dritte (höchste) Ebene ist ein spezifischer Inhaltstyp innerhalb einer bestimmten Dokumentbibliothek.

Weitere Erklärung/Beispiel

Wenn ein Wert auf der Dokumentbibliotheksebene angegeben ist, erhalten alle in diese Dokumentbibliothek hochgeladenen Dokumente die angegebene Aufbewahrungsbezeichnung. Wenn jedoch ein Inhaltstyp, der in der Dokumentbibliothek archiviert wird, einen anderen Aufbewahrungsbezeichnungswert konfiguriert hat, überschreibt dieser den Wert aus der Dokumentbibliothek beim Speichern eines Dokuments. Dieser Wert wird wiederum durch einen Wert überschrieben, der in den spezifischen Inhaltstypen der gewählten Dokumentbibliothek festgelegt ist.

Level 1 - Konfigurieren einer Aufbewahrungsbezeichnung für eine Dokumentbibliothek

Um eine Aufbewahrungsbezeichnung einzurichten, die für eine Dokumentbibliothek verwendet wird, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Navigieren Sie zur Seite Document Central - Document Library List.
  2. Klicken Sie auf Bearbeiten in einer Dokumentbibliothek, der Sie die Aufbewahrungsbezeichnung zuweisen möchten.
  3. Unter Dokumentbibliothekseinstellungen finden Sie das Feld Aufbewahrungsbezeichnung. Wenn hier ein Wert angegeben ist, erhalten alle in diese Dokumentbibliothek hochgeladenen Dokumente die angegebene Aufbewahrungsbezeichnung.
  4. Sobald Sie Ihre Aufbewahrungsbezeichnung in der Dokumentbibliothek definiert haben, erhalten alle in der Dokumentbibliothek gespeicherten Dokumente die angegebene Bezeichnung.

Level 2 - Konfigurieren einer Aufbewahrungsbezeichnung für einen Inhaltstyp

Um eine Aufbewahrungsbezeichnung einzurichten, die allgemein für einen Inhaltstyp verwendet wird, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Navigieren Sie zur Seite Document Central - Content Type List.
  2. Klicken Sie auf Bearbeiten in einem Inhaltstyp, dem Sie die Aufbewahrungsbezeichnung zuweisen möchten.
  3. Im Header finden Sie das Feld Aufbewahrungsbezeichnung. Wenn hier ein Wert angegeben ist, erhalten alle mit diesem Inhaltstyp hochgeladenen Dokumente die angegebene Aufbewahrungsbezeichnung.
  4. Sobald Sie Ihre Aufbewahrungsbezeichnung im Inhaltstyp definiert haben, erhalten alle mit dem Inhaltstyp gespeicherten Dokumente die angegebene Bezeichnung. Alle in der Dokumentbibliothek definierten Werte, in der der Inhaltstyp abgelegt ist, werden überschrieben.

Level 3 - Konfigurieren einer Aufbewahrungsbezeichnung für einen Inhaltstyp, der einer bestimmten Dokumentbibliothek zugewiesen ist

Um eine Aufbewahrungsbezeichnung einzurichten, die für einen Inhaltstyp verwendet wird, der speziell einer bestimmten Dokumentbibliothek zugewiesen ist, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Navigieren Sie zur Seite Document Central - Document Library List.
  2. Klicken Sie auf Bearbeiten in einer Dokumentbibliothek, in der Sie einer bestimmten Inhaltstyp eine Aufbewahrungsbezeichnung zuweisen möchten.
  3. Wechseln Sie zu den Zeilen, die die der Dokumentbibliothek zugewiesenen Inhaltstypen enthalten.
  4. In den Zeilen finden Sie die Spalte Allgemeine Inhaltstyp-Aufbewahrungsbezeichnung. Wenn hier ein Wert angezeigt wird, erhalten alle mit diesem Inhaltstyp hochgeladenen Dokumente die angegebene Aufbewahrungsbezeichnung. Dieser Wert ist global und entspricht dem Wert, der in den Inhaltstypen definiert ist. Er wird unabhängig davon angewendet, wo der Inhaltstyp gespeichert ist.
  5. Zusätzlich gibt es eine Spalte Aufbewahrungsbezeichnung. Wenn hier ein Wert angegeben ist, wird dieser anstelle der in der Dokumentbibliothek und der allgemeinen Inhaltstyp-Konfiguration definierten Aufbewahrungsbezeichnung verwendet.

Level 4 - Konfigurieren einer Aufbewahrungsbezeichnung für ein Metadatum

Um eine Aufbewahrungsbezeichnung basierend auf einem Metadatum-Wert einzurichten:

  1. Navigieren Sie zur Seite Document Central - Metadata Management.
  2. Klicken Sie auf Bearbeiten in einer Metadatenverwaltungszeile, der Sie eine Aufbewahrungsbezeichnung für einen bestimmten Metadatum-Wert zuweisen möchten.
  3. Aktivieren Sie die Option Retention definition. Dies ist nur möglich, wenn die Option Enable Metadata Templates aktiviert ist. Es ist momentan nur möglich, eine Retention definition auszuwählen.
  4. Wechseln Sie zu den Zeilen, die die der Metadatenverwaltungszeile zugewiesenen Metadatenwerte enthalten.
  5. In den Metadatenwertzeilen finden Sie die Werte, die eingerichtet wurden. Wenn keine Werte vorhanden sind, führen Sie zuerst die folgenden Schritte in der Metadatenverwaltung durch.
  6. Wählen Sie in der Spalte Aufbewahrungsbezeichnung aus, welche Aufbewahrungsbezeichnung unter Verwendung des Metadatum-Werts verwendet werden soll.

Siehe auch: