Arbeiten mit Document Inbound

Document Inbound ist eine Lösung zur Verwaltung aller externen Dokumenteneingänge in die Document Central über die Eingangslisten. Diese Lösung ermöglicht es, eingehende Dokumente zu organisieren, zuzuordnen und manuell zu überprüfen. Es gibt außerdem die Möglichkeit, alle eingehenden Dokumente zentral zu protokollieren, um eine lückenlose Nachverfolgbarkeit sicherzustellen.

Rückgabe von Dokumenten

Dokumente können auf verschiedene Arten zurückgegeben werden:

Über Barcode-Etiketten,
Direkt gedruckte Barcodes oder
QR-Codes über die Eingabelisten.

Zusätzlich können Dokumente mit Metadaten im Dateinamen zurückgegeben werden. Die Rückgabe erfolgt entweder automatisch oder manuell, indem der Mitarbeiter eine visuelle Prüfung in der Eingabeliste vornimmt. Barcodes, die aus Business Central generiert wurden, werden bei der Rückgabe automatisch erkannt und verarbeitet.

Dokumente aufteilen

Die App ermöglicht es, Dokumente, die Barcodes enthalten, auf verschiedene Arten zu teilen. Dies kann sowohl automatisch als auch manuell erfolgen.

Automatisches Aufteilen

Dokumente können automatisch in der Document Inbound - Document Import / Split Bot Aufgabenwarteschlange verarbeitet werden. Hier werden die Dokumente automatisch importiert und gemäß der vordefinierten Konfiguration aufgeteilt.

Manuelles Aufteilen

Alternativ können Dokumente manuell in die Eingabeliste hochgeladen und dort auch manuell aufgeteilt werden. Diese Methode gibt den Benutzern mehr Kontrolle und Flexibilität.

Dokumente zuweisen

Es gibt zwei Hauptmethoden zur Zuweisung von Dokumenten:

Barcode-Zuordnung: Hier wird der erkannte Barcode mit der Barcode-Eingabetabelle abgeglichen und das Dokument wird im entsprechenden Business Central-Datensatz gespeichert.
Dateiname-Zuordnung: Diese Methode verwendet konfigurierbare Platzhalter, um Werte aus dem Dateinamen der importierten Dokumente zu extrahieren und das Dokument auf Basis dieser Werte dem richtigen Business Central-Datensatz zuzuordnen.

Manuelles Hochladen von Dokumenten in die Eingangsliste

Sie können Dokumente manuell hochladen und anschließend manuell oder automatisch zuordnen lassen.

Folgen Sie diesen Schritten, um ein Dokument manuell in eine Eingangsliste hochzuladen:

Starten Sie im Document Inbound‑Rollencenter.
Navigieren Sie zum Bereich Eingangslisten. Alternativ können Sie die Eingangsliste über die Ribbon Bar öffnen, indem Sie auf Einrichtung und anschließend auf Eingangslisten klicken.
Wählen Sie die gewünschte Eingangsliste aus und klicken Sie anschließend auf die Zahl in der Spalte Alle Dokumente.
Klicken Sie auf die Aktion Dokumente hochladen.
Legen Sie ein oder mehrere Dokumente im Upload‑Bereich ab.
Die hochgeladenen Dokumente befinden sich nun in der Eingangsliste.

Dokumente automatisch zuordnen

Folgen Sie diesen Schritten, um Dokumente automatisch zuordnen zu lassen:

Starten Sie im Document Inbound‑Rollencenter.
Navigieren Sie zum Bereich Eingangslisten. Alternativ können Sie die Eingangsliste über die Ribbon Bar öffnen, indem Sie auf Einrichtung und anschließend auf Eingangslisten klicken.
Wählen Sie die gewünschte Eingangsliste aus und klicken Sie anschließend auf die Zahl in der Spalte Alle Dokumente.
In der Eingangsliste sollten bereits Dokumente vorhanden sein; idealerweise wurden diese bereits einem Ziel Datensatz zugeordnet.
Klicken Sie auf die Aktion Automatisch zuordnen.
Die Dokumente werden nun automatisch vom System dem entsprechenden Zieldatensatz abgelegt.