Informationsvorlage
Mit einer Informationsvorlage können mehrere wiederkehrende Informationen in einer Vorlage zusammengefasst und gemeinsam bereitgestellt werden. Im Gegensatz zu einem Informationskatalog, bei dem jeweils nur einzelne Informationen ausgewählt werden, können einer Vorlage beliebig viele Informationen hinzugefügt werden.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit, bereits in der Vorlage festzulegen, welche Benutzer oder Benutzergruppen für die einzelnen Informationen verantwortlich sind. Dadurch werden bei der Erstellung eines Eintrags nicht nur die Informationen automatisch übernommen, sondern auch die entsprechenden Verantwortlichkeiten.
Informationsvorlagen eignen sich besonders für standardisierte Prozesse, bei denen regelmäßig dieselben Informationen an unterschiedliche Personen verteilt werden müssen. Dies reduziert den manuellen Aufwand, sorgt für eine einheitliche Kommunikation und stellt sicher, dass alle relevanten Informationen und Zuständigkeiten vollständig berücksichtigt werden.
Einrichtung einer Informationsvorlage
Folgen Sie diesen Schritten, um eine Informationsvorlage zu erstellen:
- Starten Sie im Flow Path Administrator-Rollencenter.
- Navigieren Sie in der Menüleiste zu Kataloge und Vorlagen und wählen Sie den Menüpunkt Informationsvorlagen aus.
- Klicken Sie auf + Neu, um eine neue Informationsvorlage zu erstellen.
- Vergeben Sie einen Code für die Informationsvorlage. Dieser dient der eindeutigen Identifikation der Vorlage. Optional können Sie zusätzlich eine Beschreibung hinterlegen.
- Navigieren Sie zum Bereich Informationen.
- Wählen Sie in der Spalte Katalogcode einen Informationskatalog aus. Sie können Informationen aus verschiedenen Informationskatalogen in einer Vorlage kombinieren.
- Wählen Sie in der Spalte Informationszeilennummer die Information aus, die Sie zuvor im ausgewählten Informationskatalog hinterlegt haben.
- In der Spalte Kritisch wird angezeigt, ob die ausgewählte Information im Informationskatalog als kritisch gekennzeichnet wurde.
- Wählen Sie einen Empfängertyp aus. Als Empfänger können Sie entweder einen einzelnen Benutzer oder eine Benutzergruppe festlegen.
- Abhängig vom gewählten Empfängertyp werden Ihnen entweder die verfügbaren Benutzer oder die eingerichteten Benutzergruppen zur Auswahl angezeigt.
Wenn Sie die Erstellung der Informationsvorlage abgeschlossen haben, können Sie die Seite verlassen.
Tipp
Sie können beliebig viele Informationsvorlagen für verschiedene Anwendungsfälle erstellen. Dadurch werden wiederkehrende Informationen und Zuständigkeiten zentral verwaltet, was Zeit spart und eine einheitliche Kommunikation gewährleistet.
Wie Sie einen Informationseintrag durch eine Informationsvorlage über die Flow Path Info FactBox erstellen, erfahren Sie unter Erstellung eines Flow Path Informationseintrags.
Entfernung einer Informationsvorlage
Informationsvorlagen können jederzeit gelöscht werden, da sie lediglich als Zusammenstellung von Informationen aus einem oder mehreren Informationskatalogen dienen. Durch das Löschen einer Informationsvorlage werden weder die zugrunde liegenden Informationskataloge noch die darin enthaltenen Informationen entfernt.
Dadurch können nicht mehr benötigte Vorlagen problemlos gelöscht werden, ohne dass bereits definierte Informationen oder bestehende Kataloge verloren gehen. So bleibt die Verwaltung übersichtlich und die wiederverwendbaren Informationen stehen weiterhin für andere Vorlagen oder Prozesse zur Verfügung.
Folgen Sie diesen Schritten, um eine Informationsvorlage zu löschen:
- Starten Sie im Flow Path Administrator-Rollencenter.
- Navigieren Sie in der Menüleiste zu Kataloge und Vorlagen und wählen Sie den Menüpunkt Informationsvorlagen aus.
- Wählen Sie die Informationsvorlage aus, die Sie löschen möchten.
- Klicken Sie auf die Aktion Löschen.
- Bestätigen Sie die anschließend angezeigte Hinweismeldung.
Die Informationsvorlage wird nun gelöscht. Die in den zugehörigen Informationskatalogen hinterlegten Informationen bleiben dabei unverändert erhalten.
Entfernung einer Information aus einer Informationsvorlage
Einzelne Informationen können jederzeit aus einer Informationsvorlage entfernt werden. Die Informationen im zugrunde liegenden Informationskatalog bleiben dabei erhalten.
Folgen Sie diesen Schritten, um eine Information aus einer Informationsvorlage zu löschen:
- Starten Sie im Flow Path Administrator-Rollencenter.
- Navigieren Sie in der Menüleiste zu Kataloge und Vorlagen und wählen Sie den Menüpunkt Informationsvorlagen aus.
- Wählen Sie die Informationsvorlage aus, aus der Sie eine Information entfernen möchten.
- Navigieren Sie zum Bereich Informationen und markieren Sie die Information, die Sie löschen möchten.
- Klicken Sie auf die Aktion Zeile löschen.
- Bestätigen Sie die nachfolgende Meldung mit Ja, um die ausgewählte Information aus der Vorlage zu entfernen.
Die Information wird aus der Informationsvorlage entfernt. Anschließend können Sie die Seite verlassen.
Information
Wenn die Informationsvorlage bereits für Flow Path-Einträge verwendet wurde, bleiben diese Einträge unverändert bestehen. Die Information wird lediglich aus der Vorlage entfernt und steht bei zukünftigen Verwendungen der Informationsvorlage nicht mehr zur Verfügung.