Einrichten der Eingangsliste
Die Eingangsliste ist das Herzstück von Document Inbound. Sie dient als zentrale Sammelstelle für Dokumente, die über verschiedene Wege importiert und verarbeitet werden können. In diesem Artikel erfahren Sie alles über Eingangsliste und deren Konfiguration.
Erstellen einer Eingangsliste
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine neue Eingangsliste zu erstellen:
- Wechseln Sie in die Rolle Document Inbound by Simova - Administrator.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Einrichtung und wählen Sie Eingangslisten aus.
- Wählen Sie in der Menüleiste die Aktion Neu, um den Eingangslisten-Assistenten zu starten.
- Geben Sie im Feld Code einen eindeutigen Code für die Eingangsliste ein.
- Tragen Sie im Feld Name eine Bezeichnung für die Eingangsliste ein.
Möchten Sie die Eingangsliste schnell erstellen, folgen Sie einfach den Schritten im Assistenten. Im weiteren Verlauf dieses Artikels werden alle verfügbaren Konfigurationsoptionen ausführlich erläutert. Sie können je nach Bedarf zu den relevanten Abschnitten springen und die Eingangsliste entsprechend anpassen.
Whitelist für Dateierweiterungen verwenden
Diese Option ermöglicht es, eine Whitelist für Dateiformate zu definieren. Wenn beispielsweise nur PDF-Dokumente importiert werden sollen, können Sie diese Einschränkung aktivieren.
Vorgehensweise:
- Aktivieren Sie die Option Use File Extension Whitelist.
- Klicken Sie im Feld Whitelist auf das Eingabefeld.
- Sie gelangen auf eine separate Seite, auf der Sie die zugelassenen Dateiformate (z. B. .pdf, .docx*) definieren können.
Falls eine nicht zugelassene Datei importiert wird:
- Manuelle Importe: Es erscheint eine Benachrichtigung über die nicht importierbaren Dateien.
- Automatische Prozesse (z. B. Auftragswarteschlange): Ein Log-Eintrag dokumentiert, welche Dateien abgelehnt wurden.
Wichtig
Nach Aktivierung der Option bleibt das Feld Whitelist zunächst leer. Definieren Sie mindestens eine Dateiendung, damit das System weiterhin Dokumente importieren kann.
Document Intelligence
Mit dieser Option aktivieren Sie das Document Intelligence-Feature für die Eingangsliste. Dadurch stehen erweiterte Funktionen wie Dokumentenklassifikation und automatische Verarbeitung zur Verfügung.
Nach der Aktivierung wird automatisch der Document Intelligence-Assistent gestartet, um das System einzurichten. Eine detaillierte Anleitung zur Konfiguration finden Sie im Abschnitt "Einrichtung von Document Intelligence".
Information
Document Intelligence ist ein separates Feature von Document Inbound und muss explizit erworben und aktiviert werden.
Nach der Aktivierung stehen folgende Optionen zur Verfügung:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Statische Klassifizierung verwenden | Aktivieren Sie diese Option, wenn die eingehenden Dokumente in dieser Eingangsliste immer vom gleichen Typ sind, z. B. ausschließlich Verkaufsrechnungen. In diesem Fall empfehlen wir, die Option zu aktivieren, um Kosten zu sparen, da dann keine Dokumentklassifizierung über Document Intelligence erforderlich ist. Dadurch werden keine zusätzlichen Ressourcen beansprucht, die mit Kosten verbunden wären. Nach der Aktivierung wird das Feld Statische Klassifizierung angezeigt. Hier können Sie eine vordefinierte Klassifizierung auswählen, mit der die Dokumente statisch klassifiziert werden sollen. Falls keine Auswahl verfügbar ist, muss zunächst eine Klassifizierung im Document Intelligence Setup eingerichtet werden. |
| Dokumente beim Hochladen klassifizieren | Diese Option ermöglicht die automatische Klassifizierung der Dokumente direkt beim Import in die Eingangsliste. Dadurch entfällt die manuelle Klassifizierung in der Liste. |
| Automatische Verarbeitung | Diese Option legt fest, ob die Dokumente in der Eingangsliste automatisch verarbeitet werden sollen. Ist diese Option aktiviert, übernimmt die Auftragswarteschlange Process Document Bot die Verarbeitung. Der Status und das Ergebnis des Prozesses sind auf der Seite Übersicht der Prozesswarteschlange einsehbar. |
Hochladen
Hier können Sie festlegen, wie Dokumente nach dem Hochladen behandelt werden sollen. Sie haben die Möglichkeit, den Dateinamen anzupassen oder mit zusätzlichen Informationen zu versehen.
Dateinamen nach erstem Trennzeichen kürzen
Diese Option legt fest, ob der Dateiname beim Import anhand eines Trennzeichens gekürzt werden soll.
Vorgehensweise:
- Aktivieren Sie die Option Dateinamen nach erstem Trennzeichen kürzen.
- Definieren Sie im Feld Trennzeichen im Dateinamen das Zeichen, nach dem der Dateiname abgeschnitten werden soll (z. B. "_").
Besipiel
Ausgangssituation:
- Originaldateiname:
InvoiceX1_2025.pdf - Trennzeichen: "_"
Ergebnis:
- Der Dateiname wird auf
InvoiceX1.pdfgekürzt.
Zeitstempel zum Dateinamen hinzufügen
Mit dieser Option wird dem Dateinamen automatisch ein Zeitstempel hinzugefügt.
Hinweis: Diese Option kann nur aktiviert werden, wenn die Funktion "Dateinamen nach erstem Trennzeichen kürzen" deaktiviert ist.
Vorgehensweise:
- Aktivieren Sie die Option Zeitstempel zum Dateinamen hinzufügen.
- Definieren Sie im Feld Trennzeichen zwischen Dateiname und Zeitstempel ein Zeichen, das zwischen dem ursprünglichen Namen und dem Zeitstempel eingefügt wird (z. B. "_").
Der Zeitstempel wird wie folgt aufgebaut: Jahr_Monat_Tag_Stunden_Minuten.
Besipiel
Ausgangssituation:
- Angenommen, der ursprüngliche Dateiname lautet:
InvoiceX1.pdf - Wenn als Separator "_" definiert wurde, wird der Dateiname mit einem Zeitstempel versehen.
Ergebnis:
- Der Dateiname wird zu
InvoiceX1_2025_03_13_11_36.pdf, hier wurde_2025_03_13_11_36.pdfan den originalen Dateinamen angehangen.
Zuordnung Konfiguration
Die Zuweisungskonfiguration ist eine leistungsstarke Konfigurationsoption, die Ihnen mehrere Methoden zur vollautomatischen Archivierung eingehender Dokumente in Document Central unter Verwendung verschiedener Konfigurationsoptionen bietet.
| Konfiguration | Beschreibung | Optionen |
|---|---|---|
| Zuweisungsebene | Die Zuweisungsebene steuert den Grad der Automatisierung des Zuweisungsprozesses. | Automatisch: Die Jobwarteschlange wird die Eingangsliste aufnehmen und einen automatischen Zuweisungsprozess durchlaufen. Halbautomatisch: Die Job Queue schließt die Eingangsliste aus und die Dokumente können nur manuell (durch eine Aktion) automatisch zugeordnet werden. |
| Verwendungshierarchie | Diese Option ist nur verfügbar, wenn Assignment Level auf "Semi-Automatic" eingestellt ist. Mit dieser Option können Sie mehrere Zuordnungsmethoden gleichzeitig definieren. | Wenn Sie diese Option aktivieren, haben Sie die Möglichkeit, mehrere Zuordnungsmethoden nacheinander zu definieren. Dies erfolgt dann unter "Zuordnungshierarchie". |
| Handhabung mehrerer Ziele | Es kann häufig vorkommen, dass ein Dokument keine eindeutige Zuordnung gefunden hat, sondern mehrere (1:n). Mit dieser Option legen Sie das Verhalten bei mehreren Zuordnungsmöglichkeiten fest. | Über Priorität: Die erste Zuweisungsoption wird genommen. Über Interaktion: Der Benutzer entscheidet selbst, welche Ziele. zugeordnet und damit archiviert werden sollen. Alle Ziele: Nimmt alle Optionen und archiviert sie. |
| Rückführungstyp | Beschreibung |
|---|---|
| Barcode | Der Barcode-Rückführungstyp verwendet einen Barcode, der auf den Dokumenten gedruckt ist. Beim Scannen des Barcodes wird das Dokument automatisch dem entsprechenden Vorgang zugeordnet. Diese Methode ist schnell und minimiert manuelle Eingaben, da der Barcode eine eindeutige Identifikation ermöglicht. |
| Dateiname | Beim Dateiname-Rückführungstyp wird das Dokument anhand seines Dateinamens zugeordnet. Der Name des Dokuments könnte standardisierte Informationen enthalten (z. B. Bestellnummer, Datum oder Lieferant), die es dem System ermöglichen, es automatisch dem entsprechenden Prozess zuzuweisen. Diese Methode setzt voraus, dass eine konsistente Benennungspraxis für alle Dokumente verwendet wird. |
| Datensatz-ID | Der Datensatz-ID-Rückführungstyp ordnet das Dokument einer spezifischen ID im System zu. Diese ID könnte einer Bestellung, Rechnung oder einem anderen relevanten Datensatz entsprechen. Sobald das Dokument in das System importiert wird, wird die ID als Schlüssel verwendet, um den Datensatz zu finden und das Dokument korrekt zu verknüpfen. |
| Beim Email-Rückführungstyp wird die Herkunft des Dokuments über die E-Mail-Adresse und den Betreff der E-Mail ermittelt. Dies kann nützlich sein, wenn Dokumente direkt per E-Mail eingereicht werden. Das System kann dann die E-Mail-Adresse des Absenders und/oder den Betreff analysieren, um das Dokument dem richtigen Vorgang zuzuordnen. | |
| Courier | Der Courier-Rückführungstyp bezieht sich auf die Courier App und ermöglicht die direkte Zuordnung von Dokumenten, die über die Courier App verarbeitet werden. |
| Document Central Link | Document Central Link funktioniert ähnlich wie der Rückführungstyp der Datensatz-ID. Wenn ein Datensatz in Outlook ausgewählt wird, wird die Datensatz-ID übernommen und übertragen, der Ziel-Datensatz wird hier angezeigt. |
| Smart Processing | Smart Processing ermöglicht die automatische Erkennung und Weiterverarbeitung eingehender Dokumente. Anhand der im System hinterlegten Informationen werden relevante Inhalte erkannt und das Dokument ohne manuelle Eingriffe passend zugeordnet oder verarbeitet. |
Zuordnungsmethoden einrichten
Im folgenden Abschnitt werden die Konfigurationsmöglichkeiten der einzelnen Zuordnungsmethoden vorgestellt.
Im Email Assignment Mapping haben Sie die Möglichkeit, über mehrere Assignment Lines verschiedene Rückmeldekonfigurationen zu konfigurieren, so dass Ihnen mehrere dynamische Methoden zur Verfügung stehen. Nachfolgend werden alle Konfigurationsmöglichkeiten pro Zeile erläutert.
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Mapping | Zunächst muss das Feld "Mapping" ausgefüllt werden. Hier geben Sie ein Document Central Mapping an, über das das Dokument später kategorisiert und archiviert wird. Wenn Sie beispielsweise Dokumente einem bestimmten Kunden zuordnen möchten, können Sie ein Mapping zum Kunden auswählen. In diesem Fall kann die Verbindung anhand der E-Mail-Adresse hergestellt werden, sodass das Dokument automatisch dem richtigen Kunden zugewiesen wird. |
| Zuordnungsfeld Field | Betreff (Subject): Mit dieser Option können Sie den Betreff der E-Mail nutzen, um anhand spezifischer Informationen eine Zuordnung zum Ziel (Target) vorzunehmen. Enthält der Betreff beispielsweise eine Rechnungsnummer, kann diese ausgelesen und zur automatischen Verbindung mit der richtigen Rechnung verwendet werden. E-Mail-Adresse: Diese Option ermöglicht die Nutzung verschiedener E-Mail-Adressen innerhalb der empfangenen Nachricht, um eine Verbindung zum Ziel herzustellen. Dies erfolgt auf Basis des zuvor definierten Mappings, wie bereits im Abschnitt Mapping erläutert. Die Konfiguration der einzelnen Optionen finden Sie weiter unten ⬇️ |
Wenn Sie die Zuordnung über den Betreff (Subject) vornehmen möchten, müssen zwei Felder ausgefüllt werden, um die Konfiguration abzuschließen.
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Verknüpfungsfeld (Betrefffeld) | Gibt an, welches Feld für die Verknüpfung der E-Mail mit dem Dokument anhand der Betreff-Informationen verwendet werden soll. Beispielsweise kann hier das Feld Invoice No. ausgewählt werden, wenn der Betreff eine Rechnungsnummer enthält und das System nach einem Dokument mit derselben Nummer suchen soll. |
| Regulärer Ausdruck für Verknüpfungsfeld | Gibt einen regulären Ausdruck an, der verwendet wird, um relevante Informationen aus dem Betreff der E-Mail zu extrahieren. Diese werden dann in das Verknüpfungsfeld übernommen, um nach dem entsprechenden Dokument zu suchen. Beispiel: Ist der Betreff "Invoice 12345" und die reguläre Expression "Invoice (\d+)", wird die Nummer 12345 extrahiert und als Suchwert verwendet. |
Beispiel
In diesem Beispiel verwenden wir ein Mapping, das mit der Sales Invoice Tabelle verbunden ist.
Anwendung:
- Eine E-Mail wird empfangen, deren Betreff lautet:
"Wir senden Ihnen hiermit die Invoice30102xF von unserem Kunden zu." - Im Verknüpfungsfeld (Betrefffeld) wurde das Feld "No." aus der Sales Invoice Tabelle konfiguriert.
- Im Regulärer Ausdruck für Verknüpfungsfeld wurde die Expression
Invoice(\d+)hinterlegt.
Ergebnis:
- Die Regular Expression extrahiert aus dem Betreff die Rechnungsnummer "30102xF".
- Diese Nummer wird im Feld "No." hinterlegt und eine Suche nach der entsprechenden Rechnung gestartet.
- Die Rechnung mit der Nummer "30102xF" wird im System gefunden, und das Dokument kann zugeordnet werden.
Wenn Sie die Zuordnung über die E-Mail-Adresse vornehmen möchten, müssen Felder ausgefüllt werden, um die Konfiguration abzuschließen.
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| E-Mail-Adressfeld | Wählen Sie hier das Feld aus, in dem die relevante E‑Mail‑Adresse im jeweiligen Datensatz hinterlegt ist. Das System verwendet dieses Feld, um die Absenderadresse einer eingehenden E‑Mail zu vergleichen und automatisch den passenden Datensatz zu ermitteln. |
Beispiel
In diesem Beispiel verwenden wir ein Mapping, das mit der Sales Invoice Tabelle verbunden ist.
Anwendung:
- Eine E-Mail wird empfangen.
- Das System prüft die E‑Mail‑Adresse des Absenders.
Ergebnis:
- Die Rechnung wird über die Absenderadresse eindeutig identifiziert, und das System ordnet das Dokument dem richtigen Datensatz zu.
Wichtig
E‑Mail‑Adressen müssen für diese Zuordnungsart korrekt gepflegt sein. Es empfiehlt sich, das im Datensatz vorgesehene E‑Mail‑Feld zu verwenden.
Weitere Optionen
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Standard‑Inhaltstyp | Legt den Standard-Content-Typ für die E-Mail-Zuordnung fest. Dieser wird verwendet, wenn beim Dokumentenimport kein Content-Typ angegeben wurde. |
| Sequenz | Definiert die Reihenfolge der Verarbeitung des E-Mail-Mappings. Kleinere Zahlen werden zuerst verarbeitet. |
In den Split‑Optionen der Inbound List stehen Ihnen verschiedene Einstellungen zur Verfügung, um eingehende Dokumente anhand von Barcodes automatisch zu trennen. Diese Split‑Funktionen dienen hauptsächlich dem Komfort, da die Barcode‑Verarbeitung in der Regel über die Importkonfiguration erfolgt. Die Konfiguration der Inbound List Split‑Optionen ist optional und muss nur eingerichtet werden, wenn sie benötigt wird. Nachfolgend werden alle Konfigurationsmöglichkeiten pro Zeile erläutert.
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Barcode‑Typ | Bestimmt, welche Barcode‑Typen das System erkennen und für den Split‑Vorgang verwenden soll. Sie können alle unterstützten Typen zulassen oder die Erkennung auf bestimmte Formate (z. B. Code128, QR‑Code, EAN) beschränken. |
| Graustufen‑Schwellwert verwenden | Aktiviert eine Graustufenanalyse, die die Erkennungsqualität von Barcodes auf kontrastarmen oder unscharfen Scans verbessert. Dies erhöht die Zuverlässigkeit der automatischen Trennung. |
| Minimale Barcode‑Länge | Definiert die minimale Zeichenlänge eines Barcodes, damit dieser für den Split‑Prozess berücksichtigt wird. Kürzere oder unvollständige Werte werden ignoriert, um Fehlerkennungen zu vermeiden. |
| Seite mit Barcode ausschließen | Wenn aktiviert, werden Seiten, die einen Barcode enthalten, nicht im finalen Dokument gespeichert. Diese Option eignet sich für Trennblätter oder Seiten, die ausschließlich zur Steuerung des Split‑Vorgangs dienen. |
| Zeichen entfernen | Ermöglicht das automatische Entfernen bestimmter Zeichen aus dem erkannten Barcode‑Wert, z. B. führende Nullen, Präfixe oder Sonderzeichen. Dies erleichtert die Weiterverarbeitung und verhindert Zuordnungsfehler. |
| Gültiger regulärer Ausdruck | Hier kann eine RegEx‑Validierung hinterlegt werden, um festzulegen, welche Barcode‑Werte akzeptiert werden. Nur Barcodes, die der angegebenen Struktur entsprechen, werden für den Split berücksichtigt. |
| Auflösung (DPI) | Legt fest, mit welcher Auflösung das Dokument für die Barcode‑Erkennung verarbeitet wird. Höhere DPI‑Werte erhöhen die Erkennungsgenauigkeit, während niedrigere Werte die Verarbeitungsgeschwindigkeit optimieren. |
In den Einstellungen für die Zuordnung über den Dateinamen können Sie verschiedene Optionen konfigurieren, um eingehende Dokumente anhand ihres Dateinamens automatisch zu klassifizieren. Diese Einstellungen ermöglichen es, Informationen aus dem Dateinamen auszulesen und für die weitere Verarbeitung zu verwenden. Nachfolgend werden alle Konfigurationsmöglichkeiten pro Zeile erläutert.
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Mapping Code | Spezifiziert die Dokumentbibliothek bzw. Liste, in welche die über diese Inbound List empfangenen Dokumente abgelegt werden sollen. |
| Inhaltstyp | Bestimmt, welchem Inhaltstyp das Dokument zugeordnet wird. Dies kann z. B. Rechnungen, Lieferscheine oder andere Dokumentarten betreffen. Der Inhaltstyp beeinflusst, welcher Geschäftsprozess später angewendet wird. |
| Benutze Standard Inhaltstyp | Gibt an, ob der Standard‑Inhaltstyp der ausgewählten Dokumentbibliothek verwendet werden soll. – Aktiviert: Der Standard‑Inhaltstyp der verknüpften Dokumentbibliothek wird automatisch übernommen. – Deaktiviert: Es wird der Inhaltstyp genutzt, der durch das Feldmapping innerhalb der Konfiguration definiert wurde. |
| Separator im Dateiname | Spezifiziert das Trennzeichen, das während der Dateinamensverarbeitung verwendet wird. Dieses Zeichen wird genutzt, um Platzhalter‑ und Positionsinformationen korrekt auszulesen. Es wird empfohlen, ein einzelnes, eindeutiges Zeichen als Separator zu verwenden, beispielsweise den Unterstrich („_“). |
In der Datensatz‑ID‑Zuordnung können Sie festlegen, anhand welcher Report‑ID eingehende Dokumente automatisch erkannt und zugeordnet werden. Diese Methode wird verwendet, wenn Dokumente einen bestimmten, im System bekannten Bericht erzeugt haben und die entsprechende Datensatz‑ID für die Zuordnung genutzt werden soll. Dadurch kann Document Inbound eingehende Dateien automatisch dem richtigen Dokumenttyp oder Geschäftsprozess zuweisen.
Weitere Informationen Einrichtungshilfen und über die Datensatz - ID finden Sie unter Einrichtung der Datensatz - ID
Courier ermöglicht das sichere und strukturierte Anfordern und Übermitteln von Dokumenten zwischen Business Central und externen Anwendern. Über einen auf dem Datensatz erzeugten QR‑Code kann der Empfänger gezielt aufgefordert werden, bestimmte Dokumente bereitzustellen. Der QR‑Code enthält alle relevanten Informationen, wie den Empfänger, den gewünschten Dokumenttyp sowie optionale Vorgaben zur Mindest- oder Maximalanzahl der hochzuladenden Dateien. Die Gültigkeit des QR‑Codes kann zusätzlich über ein Ablaufdatum eingeschränkt werden.
Wenn Sie die Zuordnung über den Datensatz (Assignment via Record) vornehmen möchten, wird die Verbindung bereits durch den auf dem Datensatz erzeugten QR‑Code hergestellt. Da der QR‑Code eine eindeutige Referenz auf den jeweiligen Datensatz enthält, sind keine zusätzlichen Felder für die Konfiguration erforderlich.
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Zuordnung durch Bericht | Gibt an, dass das Dokument direkt dem Datensatz zugeordnet wird, auf dem der QR‑Code erstellt wurde. Da der QR‑Code die eindeutige Referenz auf diesen Record enthält, ist keine Prüfung über Felder oder Betreffinformationen erforderlich. Das System erkennt beim Upload automatisch, zu welchem Datensatz das Dokument gehört. |
Beispiel
In diesem Beispiel verwenden wir eine Zuordnung via Record.
Der QR‑Code wird direkt auf dem Ziel‑Datensatz erzeugt (z. B. einer Sales Invoice, einem Kunden oder einem beliebigen anderen Datensatz).
Dadurch enthält der QR‑Code bereits eine eindeutige Referenz auf genau diesen Datensatz.
Anwendung:
Über die Funktion Courier QR‑Code Creation wird auf dem gewünschten Datensatz ein QR‑Code erzeugt.
Dieser QR‑Code enthält alle relevanten Informationen, die der Kunde in der Courier App angezeigt bekommt:
- Empfänger – Die Person, an die die Dokumentanforderung gerichtet ist
- Angefordertes Dokument – Der Dokumenttyp, den der Kunde bereitstellen soll
- Minimum / Maximum Dokumente – Gibt an, wie viele Dokumente der Kunde mindestens oder maximal hochladen darf
- QR‑Code Ablauf / Ablaufdatum – Optionales Ablaufdatum für die Dokumentanforderung
Der Kunde scannt den QR‑Code mit der Courier App und lädt die angeforderten Dokumente hoch.
Diese Dokumente werden anschließend automatisch in die Courier Inbound List übertragen.
Da der QR‑Code direkt auf dem Datensatz erstellt wurde, kennt das System bereits die genaue Zuordnung.
Es ist keine Prüfung über Betreff‑ oder Feldwerte notwendig.
Ergebnis:
Die hochgeladenen Dokumente werden automatisch dem Datensatz zugeordnet, auf dem der QR‑Code erstellt wurde.
Dies ermöglicht eine eindeutige, fehlerfreie und vollständig automatisierte Zuordnung – ohne manuelle Eingaben oder Matching‑Logik.
Wenn Sie die Zuordnung über die E-Mail-Adresse vornehmen möchten, müssen Felder ausgefüllt werden, um die Konfiguration abzuschließen.
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Mapping | Zunächst muss das Feld "Mapping" ausgefüllt werden. Hier geben Sie ein Document Central Mapping an, über das das Dokument später kategorisiert und archiviert wird. Wenn Sie beispielsweise Dokumente einem bestimmten Kunden zuordnen möchten, können Sie ein Mapping zum Kunden auswählen. In diesem Fall kann die Verbindung anhand der E-Mail-Adresse hergestellt werden, sodass das Dokument automatisch dem richtigen Kunden zugewiesen wird. |
| Zuordnung durch E-Mail | Wählen Sie hier das Feld aus, in dem die relevante E‑Mail‑Adresse im jeweiligen Datensatz hinterlegt ist. Das System verwendet dieses Feld, um die Absenderadresse einer eingehenden E‑Mail zu vergleichen und automatisch den passenden Datensatz zu ermitteln. |
| E-Mail-Adressfeld | Wählen Sie hier das Feld aus, in dem die relevante E‑Mail‑Adresse im jeweiligen Datensatz hinterlegt ist. Das System verwendet dieses Feld, um die Absenderadresse einer eingehenden E‑Mail zu vergleichen und automatisch den passenden Datensatz zu ermitteln. |
Beispiel
In diesem Beispiel verwenden wir ein Mapping, das mit der Sales Invoice Tabelle verbunden ist.
Anwendung:
- Eine E-Mail Adresse wird in der Courier App angegeben
- Das System prüft die E‑Mail‑Adresse des Uploads
Ergebnis:
- Die Rechnung wird über die Absenderadresse eindeutig identifiziert, und das System ordnet das Dokument dem richtigen Datensatz zu.
Wichtig
E‑Mail‑Adressen müssen für diese Zuordnungsart korrekt gepflegt sein. Es empfiehlt sich, das im Datensatz vorgesehene E‑Mail‑Feld zu verwenden.
Document Central Link funktioniert ähnlich wie der Rückführungstyp über die Datensatz-ID. Wenn in Outlook ein Datensatz ausgewählt wird, wird dessen Datensatz-ID automatisch übernommen und an Business Central übertragen. Auf dieser Grundlage kann der zugehörige Ziel-Datensatz direkt angezeigt und verwendet werden.
Mehr Informationen und Einrichtungshilfen finden Sie im Abschnitt Document Central Link
Smart Processing ermöglicht die automatisierte Weiterverarbeitung eingehender Dokumente, ohne dass zusätzliche manuelle Schritte erforderlich sind. Auf Basis der im System hinterlegten Informationen erkennt Smart Processing relevante Daten im Dokument und wendet die passende Verarbeitung oder Zuordnung automatisch an. Dadurch können Dokumente effizienter klassifiziert, geprüft oder verteilt werden, ohne dass Benutzer eine manuelle Zuordnung durchführen müssen.
Mehr Informationen und Einrichtungshilfen finden Sie im Abschnitt Document Inbound Smart Processing
Paket-Handling
Wenn E-Mails (EML- oder MSG-Dateien) in Document Inbound importiert werden, kann das System automatisch die E-Mail mit ihren Anhängen als Paket gruppieren. Dies stellt sicher, dass die E-Mail und alle zugehörigen Anhänge zusammen als logische Einheit verarbeitet werden.
Was ist ein Paket?
Ein Paket ist eine Gruppe verwandter Dokumente, die durch eine Paket-ID logisch miteinander verknüpft sind. Wenn beispielsweise eine E-Mail mit Anhängen importiert wird, wird die E-Mail selbst zum führenden Dokument (mit Einrückungsebene 0) und jeder Anhang wird als Paketmitglied hinzugefügt (mit Einrückungsebene 1).
Bei der Arbeit mit Paketen können Sie steuern, wie das führende Dokument und zusätzliche Paketdokumente während der Verarbeitung behandelt werden.
Verarbeitung des führenden Dokuments zulassen
Diese Option steuert, ob das führende Dokument eines Pakets (z. B. die E-Mail-Datei selbst) durch Verarbeitungsmethoden wie Zuordnungslogik und Smart Processing läuft.
Wenn aktiviert: - Das führende Dokument kann wie jedes andere Dokument zugeordnet und verarbeitet werden - Zuordnungslogik und Smart Processing werden sowohl auf die E-Mail als auch auf die Anhänge angewendet - Nützlich, wenn der E-Mail-Inhalt selbst relevant ist und verarbeitet werden soll
Wenn deaktiviert: - Nur die Anhänge innerhalb des Pakets durchlaufen Verarbeitungsmethoden (Zuordnung, Smart Processing) - Das führende Dokument (E-Mail) wird von der Verarbeitungslogik ausgeschlossen, bleibt aber in der Eingangsliste verfügbar - Nützlich, wenn nur die Anhänge für die Verarbeitung relevant sind und die E-Mail nur als Container dient
Wichtig
Das führende Dokument ist immer in der Eingangsliste vorhanden, unabhängig von dieser Einstellung. Diese Option steuert nur, ob das führende Dokument durch Verarbeitungsmethoden wie Zuordnung oder Smart Processing läuft.
Vorgehensweise:
- Öffnen Sie die Konfiguration der Eingangsliste
- Navigieren Sie zum Abschnitt Paket-Handling
- Aktivieren oder deaktivieren Sie Verarbeitung des führenden Dokuments zulassen entsprechend Ihren Anforderungen
Behandlung zusätzlicher Paketdokumente
Diese Option definiert, wie das System zusätzliche Dokumente in einem Paket behandelt, wenn Sie das ausgewählte Dokument verarbeiten.
Folgende Optionen sind verfügbar:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Gesamtes Paket archivieren | Wenn ein Dokument im Paket verarbeitet wird, werden alle Dokumente mit derselben Paket-ID gemeinsam archiviert. Dies stellt sicher, dass die E-Mail und alle ihre Anhänge immer als eine Einheit behandelt werden. |
| Ausgewähltes Dokument und führendes Dokument archivieren | Nur das ausgewählte Dokument und das führende Dokument (E-Mail) werden archiviert. Andere Anhänge im Paket bleiben unverarbeitet. |
| Ausgewähltes Dokument mit zusätzlichen Anhängen archivieren | Das ausgewählte Dokument wird zusammen mit dem führenden Dokument und allen nicht klassifizierten Anhängen archiviert. Bereits klassifizierte Anhänge werden nicht einbezogen. Dies ist nützlich, wenn Sie relevante Anhänge archivieren möchten, während kategorisierte Dokumente für eine separate Verarbeitung übrig bleiben. |
Vorgehensweise:
- Öffnen Sie die Konfiguration der Eingangsliste
- Navigieren Sie zum Abschnitt Paket-Handling
- Wählen Sie die entsprechende Option unter Behandlung zusätzlicher Paketdokumente
Best Practice
Wenn Sie hauptsächlich mit E-Mails arbeiten, die mehrere relevante Anhänge enthalten, wählen Sie "Gesamtes Paket archivieren", um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird. Wenn Sie eine genauere Kontrolle benötigen, verwenden Sie "Ausgewähltes Dokument mit zusätzlichen Anhängen archivieren", um nur das zu verarbeiten, was relevant ist.
Paketdokumente anzeigen
Wenn Dokumente als Pakete importiert werden, werden sie in einer Baumstruktur in der Eingangsliste angezeigt. Das führende Dokument erscheint auf der obersten Ebene und zugehörige Anhänge werden darunter eingerückt angezeigt.
So zeigen Sie alle Dokumente in einem Paket an:
- Öffnen Sie die Liste Eingangsdokumente
- Suchen Sie ein Dokument mit einer Paket-ID
- Klicken Sie auf das Feld Paket-ID oder verwenden Sie die Aktion Paketdateien anzeigen
- Alle zugehörigen Dokumente im Paket werden angezeigt
Die Baumstruktur erleichtert es zu erkennen, welche Dokumente zusammengehören, und stellt sicher, dass Paketmitglieder konsistent verarbeitet werden.