Flow Path-Factbox

Flow Path erweitert verschiedene Bereiche in Business Central um zusätzliche FactBoxes. Diese stellen relevante Informationen direkt im Arbeitsbereich bereit und unterstützen Anwender bei der Bearbeitung, Nachverfolgung und Navigation von Flow-Path-Einträgen.

Überblick

Flow Path stellt verschiedene FactBoxes zur Verfügung, die Anwender bei der Bearbeitung und Nachverfolgung von Prozessen unterstützen. Je nach Einsatzbereich bieten die FactBoxes unterschiedliche Informationen und Funktionen.

Die Info-FactBox bietet einen schnellen Überblick über den aktuellen Status von Flow-Path-Einträgen und wichtige Kennzahlen.

Die Historie-FactBox ermöglicht die Nachverfolgung von Einträgen und zeigt deren Bearbeitungsverlauf sowie den aktuellen Status in Echtzeit an.

Information Factbox

Die Flow Path - Information FactBox bietet einen schnellen Überblick über den aktuellen Status Ihrer Flow-Path-Prozesse. Direkt in der FactBox können Sie wichtige Kennzahlen wie die Anzahl offener und abgeschlossener Einträge sowie das Vorhandensein kritischer Einträge oder Informationen einsehen. Zusätzlich wird angezeigt, ob eine Abwesenheit hinterlegt ist. Über das Menü der FactBox können Sie weitere Aktionen ausführen, beispielsweise eine Abwesenheit verwalten oder einen neuen Flow-Path-Eintrag erstellen. Dadurch stehen alle relevanten Informationen und Funktionen zentral und jederzeit verfügbar zur Verfügung.

Die Flow Path Information Factbox ist bereits auf diesen Business Central Seiten implementiert:

Seiten	BC Standard	Flow Path
Kundenkarte
Lieferantenkarte
Verkaufsangebot
Verkaufsauftrag
Verkaufsrechnung
Verkaufsgutschrift
Einkaufsangebot
Einkaufsauftrag
Einkaufsrechnung
Einkaufsgutschrift
Gebuchte Verkaufsrechnung
Gebuchte Verkaufsgutschrift
Gebuchte Einkaufsrechnung
Gebuchte Einkaufsgutschrift
Mahnung
Ausgestellte Mahnung
Kontaktkarte
Auftragsbearbeiter

Flow Path Information Factbox Struktur

Die FactBox ist bewusst übersichtlich gestaltet und legt den Fokus auf eine einfache und intuitive Bedienung. Hierzu werden verschiedene Statusinformationen in fünf Kategorien zusammengefasst:

Offene Einträge zeigen die Anzahl der aktuell zu bearbeitenden Flow-Path-Einträge an.
Abgeschlossene Einträge geben Auskunft darüber, wie viele Einträge bereits erfolgreich bearbeitet wurden.
Kritische Einträge weisen darauf hin, ob für den Datensatz Einträge mit erhöhter Priorität vorhanden sind.
Vorhandene Informationen zeigen an, ob zu dem Datensatz informative Flow-Path-Einträge hinterlegt wurden.
Derzeit abwesend informiert darüber, ob für den zuständigen Benutzer aktuell eine Abwesenheit hinterlegt ist.

Durch diese Zusammenfassung können Anwender auf einen Blick erkennen, ob für einen Datensatz Flow-Path-Einträge vorhanden sind, welchen Status diese besitzen und ob Handlungsbedarf besteht.

Flow Path Information Factbox Funktionalität

Über die Flow Path-Info-FactBox stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung, mit denen Benutzer bestehende Einträge einsehen, neue Einträge erstellen und ihre persönliche Verfügbarkeit verwalten können.

Vorhandene Einträge anzeigen

Die angezeigten Kennzahlen in der FactBox können direkt ausgewählt werden. Dadurch öffnet sich die Übersicht der entsprechenden Flow-Path-Einträge. Benutzer können beispielsweise offene Einträge, abgeschlossene Einträge, kritische Einträge oder vorhandene Informationen anzeigen und deren Details einsehen.

Um vorhandene Einträge über die Flow Path Info FactBox zu öffnen, folgen Sie diesen Schritten:

Öffnen Sie eine Datensatzübersicht, beispielsweise die Seite Gebuchte Verkaufsrechnungen.
Wählen Sie einen Datensatz aus. Auf der rechten Seite befindet sich im FactBox-Bereich die Flow Path Info FactBox.
Klicken Sie auf die angezeigte Zahl bei Offene Einträge.

Daraufhin wird eine Übersicht aller offenen Flow Path Einträge für den ausgewählten Datensatz geöffnet. In dieser Übersicht werden alle offenen Einträge unabhängig vom Eintragstyp angezeigt. Dazu gehören Aufgaben, Fragen und Informationen.

Neuen Flow Path Eintrag erstellen

Über das Menü der FactBox können neue Flow-Path-Einträge erstellt werden. Dabei können die Eintragstypen Aufgabe, Frage oder Information ausgewählt werden. Die neuen Einträge werden direkt dem aktuell geöffneten Datensatz zugeordnet und stehen den beteiligten Benutzern unmittelbar zur Verfügung.

Um einen neuen Eintrag über die Flow Path-Info-FactBox zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:

Öffnen Sie eine Datensatzübersicht, beispielsweise die Seite Gebuchte Verkaufsrechnungen.
Wählen Sie einen Datensatz aus. Auf der rechten Seite befindet sich im FactBox-Bereich die Flow Path-Info-FactBox.
Öffnen Sie das Menü der FactBox und wählen Sie die Aktion Neuer Eintrag.
Wählen Sie den gewünschten Eintragstyp (Aufgabe, Frage oder Information) aus. Zusätzlich können Sie festlegen, ob der Eintrag manuell, aus einem Katalog oder aus einer Vorlage erstellt werden soll. Klicken Sie anschließend auf Weiter.
Abhängig von der gewählten Erstellungsart stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
- Manuelle Erstellung
  
  Erfassen Sie die Informationen für Ihre Aufgabe, Frage oder Information manuell.
- Erstellung aus einem Katalog
  
  Wählen Sie den gewünschten Katalogeintrag aus. Die hinterlegten Informationen werden automatisch in den neuen Eintrag übernommen.
- Erstellung aus einer Vorlage
  
  Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus. Die in der Vorlage definierten Informationen werden in den neuen Eintrag übernommen.
Verfassen Sie auf der nächsten Seite Ihre Aufgabe, Frage oder Information. Wenn Sie eine Aufgabe, Frage oder Information aus einem Katalog oder einer Vorlage erstellen möchten, wählen Sie nun den entsprechenden Katalog oder die entsprechende Vorlage aus.
Nachdem Sie eine Aufgabe, Frage oder Information erfasst haben, können Sie einen Verantwortlichen auswählen. Dies kann entweder ein einzelner Benutzer oder eine Benutzergruppe sein. Außerdem können Sie festlegen, ob es sich um einen kritischen Eintrag handelt. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, ein Fälligkeitsdatum zu definieren.
Wenn Sie eine Aufgabe, Frage oder Information aus einem Katalog gewählt haben, werden Ihnen die verfügbaren Auswahlmöglichkeiten aus dem Katalog angezeigt. Wählen Sie einen Katalogeintrag aus und legen Sie auf der nächsten Seite den Verantwortlichen fest. Sie können außerdem ein Fälligkeitsdatum auswählen. Ob ein Eintrag als kritisch eingestuft wird, definieren Sie direkt im Katalog.
Wenn Sie eine Aufgabe, Frage oder Information aus einer Vorlage gewählt haben, werden Ihnen auf der nächsten Seite alle Einträge angezeigt, die zuvor in der Vorlage definiert wurden. Diese einzelnen Einträge können Sie individuell an Benutzer oder Benutzergruppen weitergeben. Außerdem können Sie für jeden Eintrag ein Fälligkeitsdatum festlegen oder einen Kommentar hinterlegen.
Beenden Sie den Assistenten mit Abschließen.

Der neue Eintrag wird anschließend erstellt und in der Flow Path Info FactBox angezeigt.

Persönliche Abwesenheit in Flow Path verwalten

Über die Funktion Abwesenheit können Benutzer ihre persönliche Abwesenheit hinterlegen. Zusätzlich kann ein Vertreter definiert werden, der während des Abwesenheitszeitraums die anfallenden Aufgaben übernimmt. Dadurch werden andere Benutzer über die Abwesenheit informiert und die Bearbeitung von Prozessen kann ohne Unterbrechung fortgeführt werden.

Folgen Sie diesen Schritten, um über die Flow Path Info FactBox eine Abwesenheit einzutragen:

Öffnen Sie eine Datensatzübersicht, beispielsweise die Seite Gebuchte Verkaufsrechnungen.
Wählen Sie einen Datensatz aus. Auf der rechten Seite befindet sich im FactBox-Bereich die Flow Path Info FactBox.
Öffnen Sie das Menü der FactBox und wählen Sie die Aktion Abwesenheit.
Definieren Sie in den Feldern Von und Bis den Zeitraum, in dem Sie abwesend sind.
Wählen Sie in der Spalte Vertretertyp aus, ob die Vertretung durch einen einzelnen Benutzer oder eine Benutzergruppe erfolgen soll.
Wählen Sie in der Spalte Vertretung den Benutzer oder die Benutzergruppe aus, die Sie während Ihrer Abwesenheit vertreten soll.
Schließen Sie die Eingabe ab, indem Sie die Seite verlassen. Die Abwesenheit wird nicht nur für den aktuell geöffneten Datensatz gespeichert, sondern zentral für Flow Path hinterlegt. Wenn anschließend eine neue Aufgabe, Frage oder Information erstellt wird, erhalten die Benutzer einen Hinweis, dass die ausgewählte Person derzeit abwesend ist. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, den Eintrag direkt an die hinterlegte Vertretung weiterzuleiten.

Flow Path Historie Factbox

Die Flow Path Historie FactBox ermöglicht eine transparente Nachverfolgung des gesamten Lebenszyklus eines Flow-Path-Eintrags. Sie befindet sich auf der rechten Seite der Eintragsseite und bietet einen Überblick über alle wichtigen Statusänderungen und Aktivitäten. Von der Erstellung eines Eintrags bis zu dessen Abschluss werden sämtliche relevanten Schritte dokumentiert. Dadurch können Benutzer jederzeit nachvollziehen, wann ein Eintrag erstellt, bearbeitet, weitergeleitet oder abgeschlossen wurde, und erhalten so eine lückenlose Übersicht über den aktuellen Bearbeitungsstand.

Info

Die Flow Path Historie FactBox steht ausschließlich auf der Bearbeitungsseite von Flow Path-Einträgen zur Verfügung und ist nicht auf Übersichts- oder Listenansichten verfügbar.

Flow Path Historie Factbox Struktur

Die Flow Path Historie FactBox ist übersichtlich aufgebaut und auf eine einfache Nachverfolgung von Einträgen ausgelegt. Alle relevanten Informationen werden in einer klar strukturierten Liste dargestellt, sodass der Verlauf eines Eintrags jederzeit nachvollzogen werden kann.

Die Historie FactBox enthält die folgenden Informationen:

Status – Zeigt den jeweiligen Status des Eintrags an.
Vollständiger Name – Zeigt den Namen des Benutzers an, der die Aktion durchgeführt hat.
Datum – Zeigt das Datum der Statusänderung oder Aktion an.
Uhrzeit – Zeigt die genaue Uhrzeit der Aktion an.
Ersteller – Gibt an, wer den Verlaufseintrag erstellt hat.
Kommentar – Zeigt zusätzliche Informationen oder Hinweise zur jeweiligen Aktion an.

Kommentare durch die Flow Path Historie Factbox anzeigen

Sofern Kommentare zu einem Flow Path-Eintrag vorhanden sind, können diese direkt über die Flow Path Historie FactBox geöffnet und angezeigt werden.

Folgen Sie diesen Schritten, um Kommentare über die Flow Path Historie FactBox anzuzeigen:

Starten Sie im Flow Path Administrator-Rollencenter.
Navigieren Sie über die Flow Path-Kacheln zu den offenen Flow Path-Einträgen.
Wählen Sie einen Eintrag aus. Die Flow Path Historie FactBox sollte auf der rechten Seite sichtbar sein.
Öffnen Sie das Menü der Flow Path Historie FactBox, indem Sie auf Flow Path – Historie klicken.
Wählen Sie im Drilldown-Menü die Aktion Kommentar aus.

Anschließend werden alle für den ausgewählten Eintrag vorhandenen Kommentare angezeigt.

Kommentare können beispielsweise entstehen, wenn Antworten oder Aufgaben abgelehnt werden. Über diese Funktion können berechtigte Benutzer die hinterlegten Kommentare jederzeit einsehen und nachvollziehen.

Siehe auch

Abwesenheiten