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Einrichten einer Anhangsgruppe

Mit einer Anhangsgruppe können Sie mehrere Anhänge eines Versandprofils während des Versands zu einer einzelnen Datei zusammenführen. So erhält der Empfänger nur eine Datei statt mehrerer einzelner Anhänge.

Voraussetzungen

  • Sie befinden sich in der Rolle Document Dispatch - Administrator.
  • Ein Versandprofil ist vorhanden.
  • Die Anhänge, die zusammengeführt werden sollen, sind im Versandprofil eingerichtet.

Anhangsgruppe erstellen

  1. Wir beginnen in der Rolle Document Dispatch - Administrator.
  2. Öffnen Sie über die Suche die Seite Document Dispatch - Versandprofile oder wählen Sie im Menü Einrichtung in der Menüleiste den Eintrag Versandprofile aus.
  3. Wählen Sie das Versandprofil aus, dessen Anhänge zusammengeführt werden sollen.
  4. Navigieren Sie zum Bereich Document Dispatch - Versandprofil-Anhänge.
  5. Wählen Sie in der Aktionsleiste Gruppen aus.
  6. Auf der Seite Document Dispatch - Versandprofil-Anhangsgruppen wählen Sie Neu aus.
  7. Geben Sie einen eindeutigen und aussagekräftigen Code für die Anhangsgruppe ein.
  8. Wählen Sie eine vorhandene Dateibeschriftung aus oder erstellen Sie eine neue. Die Dateibeschriftung wird als Name der zusammengeführten Datei verwendet.
  9. Wählen Sie bei Bedarf Platzhalter aus, um die Dateibeschriftung dynamisch zu gestalten.
  10. Wählen Sie den Dateityp aus, in dem die zusammengeführte Datei erstellt werden soll.
  11. Legen Sie unter Handhabung von Nicht-PDF-Dateien fest, wie Nicht-PDF-Dateien behandelt werden sollen. Dies betrifft beispielsweise Dateianhänge, die manuell importiert und einer Anhangsgruppe zugeordnet wurden. Sie können festlegen, ob diese Dateien in den Versand einbezogen oder vom Versand ausgeschlossen werden sollen.
  12. Schließen Sie die Seite, um die Anhangsgruppe zu speichern.

Die Anhangsgruppe ist nun erstellt und kann den Anhängen des Versandprofils zugeordnet werden.

Achtung

Die Option Einschließen nimmt Nicht-PDF-Dateien in den Versand auf. Da diese Dateien nicht mit PDF-Dokumenten zusammengeführt werden können, werden sie als separate Dateien versendet.

Anhänge einer Anhangsgruppe zuordnen

  1. Navigieren Sie im gewünschten Versandprofil zum Bereich Document Dispatch - Versandprofil-Anhänge.
  2. Wählen Sie den Anhang aus, den Sie einer Anhangsgruppe zuordnen möchten.
  3. Wählen Sie im Feld Anhangsgruppe die zuvor erstellte Anhangsgruppe aus.
  4. Wiederholen Sie diese Schritte für alle Anhänge, die zusammengeführt werden sollen.

Reihenfolge von Document Central-Anhängen

Für Anhangstypen aus Document Central können Sie in den Optionen über Anhangsgruppenreihenfolge festlegen, an welcher Stelle der Anhang in der zusammengeführten Datei eingefügt wird.

Anhangsgruppen Reihenfolge

Es ist möglich, die Reihenfolge der zusammengeführten Dateien festzulegen.

  1. Navigieren Sie im gewünschten Versandprofil zum Bereich Document Dispatch - Versandprofil-Anhänge.
  2. Wechseln Sie zur Spalte Anhangsgruppen Reihenfolge.
  3. Legen Sie für jeden Anhang die gewünschte Reihenfolge innerhalb der zusammengeführten PDF fest. Anhänge mit kleineren Nummern werden vor Anhängen mit größeren Nummern eingefügt.

Zusammenführung prüfen

Führen Sie eine Testausgabe durch, um die Konfiguration zu prüfen.

  1. Öffnen Sie das Versandprofil und navigieren Sie zu Document Dispatch - Versandprofil-Anhänge.
  2. Wählen Sie die Anhänge aus, die Sie prüfen möchten.
  3. Wählen Sie in der Aktionsleiste Testausgabe aus.
  4. Öffnen Sie die heruntergeladene Datei und prüfen Sie, ob die Anhänge in der gewünschten Reihenfolge zusammengeführt wurden.

Siehe auch