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Einrichtung des Repositorys

Document Central unterstützt verschiedene Repository-Typen. Für eine produktive Umgebung wird empfohlen, SharePoint oder Azure Blob Storage zu verwenden. Für eine schnelle Einrichtung und Tests kann der Datenbank-Typ verwendet werden. Der Datenbank-Typ sollte jedoch nicht für eine produktive Umgebung verwendet werden, da Dokumente direkt in der Business Central-Datenbank gespeichert werden. Document Central bietet Assistenten zur Konfiguration der verschiedenen Repository-Typen.

SharePoint-Repository einrichten

SharePoint kann lokal oder online in Office 365 bereitgestellt werden. Die Einrichtung muss je nach verfügbarer SharePoint-Version spezifiziert werden.

Erstellen einer neuen SharePoint-Website

Um ein neues SharePoint-Repository zu erstellen, folge diesen Schritten:

  1. Beginnen Sie in der Rolle Document Central - Administrator.
  2. Klicken Sie auf Einrichtung in der Ribbon-Bar und führen Sie die Aktion Repository aus.
  3. Führen Sie die Aktion Neu in der Ribbon-Bar aus.
  4. Starten Sie den Assistenten mit der Aktion Beginnen.
  5. Geben Sie den Repository-Code ein, indem Sie einen Code im Feld Repository-Code eingeben.
  6. Wählen Sie den Repository-Typ SharePoint im Feld Repository-Typ und klicken Sie auf Weiter.
  7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erstellen Sie eine neue SharePoint-Unterseite.
  8. Das System überprüft, ob die App-Registrierung noch existiert. Falls nicht, wird der Assistent zur App-Registrierung ausgeführt. Bitte schließen Sie zuerst den Assistenten zur App-Registrierung ab.
  9. Geben Sie den Namen der SharePoint-Site ein, indem Sie einen Namen im Feld Site-Name eingeben.
  10. Geben Sie die Datenschutzeinstellungen der SharePoint-Site im Feld Datenschutzeinstellungen an.
  11. Geben Sie die Sprach-ID der SharePoint-Site im Feld Sprach-ID ein und klicken Sie auf Weiter.
  12. Wählen Sie den Authentifizierungstyp der SharePoint-Site im Feld Authentifizierungstyp und klicken Sie auf Weiter.
  13. Fügen Sie weitere Benutzer zur SharePoint-Site hinzu oder klicken Sie auf Überspringen.
  14. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Als aktives Repository festlegen, um dieses Repository aktiv zu machen.
  15. Die SharePoint-Site wird nun erstellt und als aktives Repository aktiviert.

Information

Das Erstellen einer neuen SharePoint-Site aus Document Central ist nur in SaaS-Umgebungen möglich. Die Option, eine neue SharePoint-Site zu erstellen, ist in lokalen Umgebungen nicht verfügbar. Wenn eine lokale SharePoint-Site verwendet werden soll, wählen Sie die Option Vorhandene SharePoint-Unterwebsite verwenden.

Repository aktualisieren

Beim Aktualisieren des Repositories gleicht Document Central die konfigurierte SharePoint‑Struktur mit dem aktuellen Stand in SharePoint ab. Dabei werden Metadaten, Content Types und Dokumentenbibliotheken überprüft und entsprechend aktualisiert.

  • Metadaten werden mit den in SharePoint vorhandenen Feldern verglichen. Abhängig vom Ergebnis werden sie auf veröffentlicht oder unveröffentlicht gesetzt.
  • Content Types werden auf SharePoint‑Ebene geprüft, ob sie existieren, und entsprechend auf veröffentlicht oder unveröffentlicht gesetzt.
  • Content Types innerhalb von Dokumentenbibliotheken werden bibliotheksbezogen geprüft. Dabei wird überprüft, ob der Content Type in der jeweiligen Dokumentenbibliothek existiert. Zusätzlich wird die ID des Content Types innerhalb der Dokumentenbibliothek in Document Central gespeichert.
  • Dokumentenbibliotheken werden mit den vorhandenen SharePoint‑Bibliotheken abgeglichen. Je nach Existenz werden sie auf veröffentlicht oder unveröffentlicht gesetzt. Zusätzlich speichert Document Central SharePoint‑spezifische Informationen, wie z. B. den expliziten Namen der Liste.

Durch diesen Abgleich wird sichergestellt, dass die Konfiguration in Document Central mit der tatsächlichen Struktur und dem aktuellen Zustand in SharePoint übereinstimmt.

Folgen Sie diesen Schritten, um ein Repository-Update durchzuführen:

  1. Beginnen Sie in der Rolle Document Central – Administrator.
  2. Klicken Sie auf Einrichtung in der Ribbon-Bar und führen Sie die Aktion Repository aus.
  3. Wählen Sie Ihr SharePoint-Repository aus und öffnen Sie die Einstellungen, indem Sie auf Konfigurieren klicken.
  4. Führen Sie die Aktion Repository aktualisieren aus.

Das SharePoint-Repository wird nun aktualisiert.

Vorhandene SharePoint-Site verwenden

Wenn eine vorhandene SharePoint-Site in einer lokalen Umgebung verwendet werden soll, müssen die relevanten Informationen zur Verbindung mit der SharePoint-Site manuell eingegeben werden.

Um eine vorhandene SharePoint-Site in SaaS oder On-Premise zu verwenden, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Beginnen Sie in der Rolle Document Central - Administrator.
  2. Klicken Sie auf Einrichtung in der Ribbon-Bar und führen Sie die Aktion Repository aus.
  3. Führen Sie die Aktion Neu in der Ribbon-Bar aus.
  4. Starten Sie den Assistenten mit der Aktion Beginnen.
  5. Geben Sie den Repository-Code ein, indem Sie einen Code im Feld Repository-Code eingeben.
  6. Wählen Sie den Repository-Typ SharePoint im Feld Repository-Typ und klicken Sie auf Weiter.
  7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Vorhandene SharePoint-Unterwebsite verwenden und klicken Sie auf Weiter.
  8. Geben Sie den Namen der SharePoint-Seite in das Feld Sitename ein.
  9. Geben Sie die URL der SharePoint-Site im Feld Webanwendungs-URL ein.
  10. Geben Sie die Sprach-ID im Feld Sprach-ID ein.
  11. Wählen Sie den Authentifizierungsmodus der SharePoint-Site im Feld Authentifizierungsmodus.
  12. Geben Sie die Authentifizierungsinformationen je nach Authentifizierungsmodus ein.
  13. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Als aktives Repository festlegen, um dieses Repository aktiv zu machen.
  14. Die SharePoint-Site ist nun verbunden und als aktives Repository aktiviert.

Basic

Die grundlegende Authentifizierung verwendet die O365/Azure AD-Anmeldeinformationen zur Authentifizierung bei SharePoint.

Modern

Die moderne Authentifizierung verwendet die App-Registrierung in Azure AD zur Authentifizierung bei SharePoint. Wenn die App-Registrierung nicht vorher im Document Central-Modul eingerichtet wurde, wird dieser Einrichtungsassistent automatisch eine neue App-Registrierung erstellen.

Als Vorhandener SharePoint Hinzugefügt

Bei Verwendung einer vorhandenen SharePoint-Site wird das Boolean-Feld Als Vorhandener SharePoint Hinzugefügt in der Repository-Konfiguration automatisch aktiviert. Dies zeigt an, dass das Repository nicht über Document Central erstellt wurde, sondern manuell hinzugefügt wurde. Wenn dieses Boolean-Feld aktiv ist, werden Benutzer während der Lizenzierung nicht aufgefordert, neue Benutzer zur SharePoint-Gruppe hinzuzufügen, da manuell hinzugefügte SharePoint-Sites normalerweise nicht über die Microsoft 365-Gruppe verfügen, die automatisch erstellt wird, wenn ein SharePoint-Repository über Document Central erstellt wird. Benutzer können dieses Boolean-Feld bei Bedarf manuell in der Repository-Konfiguration aktivieren oder deaktivieren.

Überprüfen der App-Registrierungsberechtigung in einer zweiten Umgebung

Beim Einrichten einer zweiten Umgebung (z. B. einer Testumgebung) ist es wichtig zu überprüfen, ob die bestehende App-Registrierung bereits über die erforderlichen Berechtigungen verfügt.
So überprüfen Sie dies:

  1. Öffnen Sie das Setup-Modul.
  2. Navigieren Sie zum Bereich App-Registrierung.
  3. Überprüfen Sie den Berechtigungsstatus der App.

Gut gemacht!

Nachdem Sie Ihr SharePoint-Repository erfolgreich erstellt haben, können Sie Metadaten, Inhaltstypen und Dokumentbibliotheken auf der SharePoint-Site veröffentlichen.

Microsoft 365-Gruppe aus SharePoint

Wenn eine SharePoint-Website über Document Central erstellt wird, wird automatisch eine Microsoft 365-Gruppe mit demselben Namen wie die SharePoint-Website generiert. Diese Gruppe ermöglicht es Document Central, Berechtigungen für Benutzer auf der SharePoint-Website zu verwalten.

Beim Aktivieren eines neuen SharePoint-Repositories wird überprüft, ob Document Central-Benutzer Mitglieder der SharePoint-Gruppe sind, und sie werden in der Benutzerliste als synchronisiert markiert. Zusätzlich können Benutzer manuell oder während der Lizensierung aus der Document Central-Benutzerliste hinzugefügt werden.

Fehlerbehebung

Wenn bei der Synchronisierung von Document Central-Benutzern mit der Microsoft 365 SharePoint-Gruppe Fehler auftreten, überprüfe bitte, ob der Sitename im Repository exakt mit dem Namen der SharePoint-Seite übereinstimmt.

Datenbank-Repository

Die Datenbankoption sollte nur zu Test- oder Demonstrationszwecken verwendet werden. Alle Dokumente werden direkt in der Datenbank gespeichert, was die Datenbankgröße drastisch erhöhen kann.

Um den Datenbank-Repository-Typ zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Beginnen Sie in der Rolle Document Central - Administrator.
  2. Klicken Sie auf Einrichtung in der Ribbon-Bar und führen Sie die Aktion Repository aus.
  3. Führen Sie die Aktion Neu in der Ribbon-Bar aus.
  4. Starten Sie den Assistenten mit der Aktion Beginnen.
  5. Geben Sie den Repository-Code ein, indem Sie einen Code im Feld Repository-Code eingeben.
  6. Wählen Sie den Repository-Typ Datenbank im Feld Repository-Typ und klicken Sie auf Weiter.
  7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Als aktives Repository festlegen, um dieses Repository aktiv zu machen.
  8. Die Datenbank ist nun als aktives Repository festgelegt.

Warning

Die Dateien und Dokumente werden im BLOB-Feld gespeichert, wenn Datenbank als Repository-Typ ausgewählt ist. Dies kann zu einem starken Wachstum der Datenbank führen.

Siehe auch