Informationen
Mit einem Informationseintrag können wichtige Informationen in Flow Path erfasst und gezielt an Benutzer oder Benutzergruppen weitergegeben werden. Informationseinträge dienen der Dokumentation und Kommunikation innerhalb von Geschäftsprozessen und erfordern keine Bearbeitung durch den Empfänger. Dadurch werden relevante Informationen zentral gespeichert, bleiben nachvollziehbar und stehen allen Beteiligten jederzeit zur Verfügung.
Neuen Informationseintrag über die Flow Path Info FactBox erstellen
Über die Flow Path Info FactBox können Sie neue Informationen direkt zu einem Datensatz erfassen und mit anderen Benutzern oder Benutzergruppen teilen. So werden wichtige Hinweise und Informationen zentral dokumentiert und für alle Beteiligten nachvollziehbar bereitgestellt.
Folgen Sie diesen Schritten, um eine Information über die Flow Path Info Factbox zu erstellen:
- Navigieren Sie zu einem beliebigen Datensatz, beispielsweise zu einem Eintrag in den Gebuchten Verkaufsrechnungen.
- Wählen Sie einen Datensatz aus.
- Auf der rechten Seite wird die Flow Path Info FactBox angezeigt.
- Öffnen Sie das Drilldown-Menü der Flow Path Info FactBox, indem Sie auf Flow Path klicken.
- Wählen Sie die Aktion Neuer Eintrag.
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Aktivieren Sie den Schieberegler neben Information schreiben, Information aus einem Katalog oder Information aus einer Vorlage.
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Information schreiben
Geben Sie auf der nächsten Seite Ihre Information in das Textfeld ein. Zusätzlich können Sie festlegen, ob die Information als kritisch gekennzeichnet werden soll. -
Information aus einem Katalog
Wählen Sie auf der nächsten Seite einen Informationskatalog aus. Klicken Sie auf Weiter, um die darin definierten Informationen anzuzeigen. Wählen Sie anschließend die gewünschte Information aus. Ob eine Information als kritisch gekennzeichnet ist, wird bei der Erstellung des Informationskatalogs festgelegt. -
Information aus einer Vorlage
Wählen Sie auf der nächsten Seite eine Informationsvorlage aus und klicken Sie auf Weiter. Anschließend werden alle Informationen angezeigt, die zuvor in der Vorlage hinterlegt wurden. Bereits in der Vorlage definierte Empfänger werden dabei automatisch übernommen und vorausgewählt. Die Zuordnung kann bei Bedarf vor dem Erstellen des Eintrags noch angepasst werden.
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Klicken Sie auf Weiter, um die Information einem Benutzer oder einer Benutzergruppe zuzuweisen. Wählen Sie den gewünschten Empfänger aus und definieren Sie bei Bedarf ein Fälligkeitsdatum.
- Über die Aktion Zusätzlicher Eintrag können Sie einen weiteren eigenständigen Informationseintrag erstellen. Im Gegensatz zu einer Vorlage wird der neue Eintrag nicht mit bestehenden Einträgen zusammengefasst, sondern als separater Flow Path Eintrag angelegt. Für diesen Eintrag können Sie einen eigenen Empfänger festlegen und die Information einem Benutzer oder einer Benutzergruppe zuweisen.
Information zur Kenntnis nehmen
Nachdem Sie eine Information gelesen haben, können Sie diese als zur Kenntnis genommen kennzeichnen. Dadurch wird dokumentiert, dass die Information gelesen wurde und keine weitere Aktion erforderlich ist.
- Öffnen Sie Ihre Flow Path Einträge über die Kachel Offen im Rollencenter oder öffnen Sie den Datensatz, der den Flow Path Informationseintrag enthält.
- Wählen Sie den gewünschten Flow Path Informationseintrag aus.
- Falls erforderlich, können Sie die Einträge nach Typ oder Erstellungsdatum sortieren.
- Öffnen Sie den Informationseintrag und prüfen Sie den Inhalt der bereitgestellten Information.
- Klicken Sie auf die Aktion Information zur Kenntnis genommen, um die Information als gelesen zu kennzeichnen.
- Sobald alle zugewiesenen Benutzer die Information zur Kenntnis genommen haben, wird der Eintrag automatisch in die Kachel Fertiggestellt verschoben.
Achtung
Ist die Blockierfunktion aktiviert und wurde die Information als kritisch gekennzeichnet, kann der betroffene Datensatz erst weiterverarbeitet werden, nachdem alle zuständigen Benutzer die Information als zur Kenntnis genommen markiert haben.