Arbeiten mit Problemlösungen

Document Central ist eine leistungsstarke Erweiterung für Business Central, die das Dokumentenmanagement optimiert und die Produktivität steigert. Wie bei jeder Software können jedoch Probleme auftreten, die behoben werden müssen. Dieser Leitfaden bietet einen umfassenden Überblick über Problemlösungstechniken für Document Central, deckt verschiedene Szenarien ab und bietet praktische Lösungen.

Aufbewahrungsbezeichnungen prüfen und korrigieren

Mit Retention Label Correction können Sie Dokumenteinträge prüfen und ihre Aufbewahrungsbezeichnungen oder SharePoint-Bezeichnungseigenschaften korrigieren. Öffnen Sie die Seite in der Gruppe Compliance des Document Central Administrator-Rollencenters. Die Seite verwendet das aktive Repository.

Dokumenteinträge konfigurieren und abrufen

Öffnen Sie Retention Label Correction und wählen Sie einen Correction Mode:
Correct Label Properties korrigiert die SharePoint-Aufbewahrungseigenschaften, wenn diese nicht richtig gesetzt wurden.
Recalculate and Change Label prüft, ob die Bezeichnung eines Eintrags der aktuellen Konfiguration entspricht, und ändert sie bei Bedarf.
Both führt beide Vorgänge aus.
Aktivieren Sie Use Additional Filters, um die abgerufenen Einträge einzuschränken. Optional können Sie Document Library Code, Subsite / Year, Content Type oder Retention Label festlegen.
Aktivieren Sie bei Bedarf Include Overwritten by User Upload, um Dokumente einzubeziehen, deren Aufbewahrungsbezeichnung durch einen Benutzer-Upload überschrieben wurde.
Wählen Sie Pull Document Entries. Die Seite lädt passende Einträge aus dem aktiven Repository im Hintergrund. Mit Refresh aktualisieren Sie Liste und Status. Während des Abrufs können Sie mit Stop Pulling den Abbruch anfordern.

Die Liste Document Entries zeigt den für jeden Eintrag ermittelten Korrekturmodus, die aktuelle und gegebenenfalls berechnete Aufbewahrungsbezeichnung sowie Repository, Bibliothek, Subsite, Dokumentnummer, Dateiname und Inhaltstyp. Im Bereich Correction Status sehen Sie den Abruf- oder Verarbeitungsstatus, die Gesamtzahl der Einträge, den Fortschritt, abgeschlossene und fehlerhafte Einträge sowie den letzten Fehler.

Korrekturen verarbeiten und prüfen

Wählen Sie nach Abschluss des Abrufs Process Corrections, um die aufgeführten Einträge in einer Hintergrundsitzung zu verarbeiten.
Aktualisieren Sie Fortschritt und Status mit Refresh. Mit Stop Processing fordern Sie den Abbruch nach Abschluss des aktuellen Eintrags an.
Prüfen Sie Einträge mit Fehlerstatus. Show Processing Error zeigt den letzten Fehler eines Eintrags. Mit Open Document Entry öffnen Sie den zugehörigen Eintrag, sofern er noch vorhanden ist.
Fehlgeschlagene Einträge können Sie erneut verarbeiten, indem Sie wieder Process Corrections wählen. Um einen Eintrag aus der Korrekturliste zu entfernen, wählen Sie ihn aus und klicken Sie auf Delete Entry. Bestätigen Sie die Abfrage. Während eines laufenden Abrufs oder einer laufenden Verarbeitung können Einträge nicht gelöscht werden.

Die Seite speichert den Korrekturstatus für jeden abgerufenen Eintrag. Je nach ausgewähltem Modus und ermitteltem Korrekturbedarf wird die Bezeichnung korrigiert, werden ihre SharePoint-Eigenschaften aktualisiert oder werden beide Vorgänge ausgeführt. Der letzte Fehler einer fehlgeschlagenen Hintergrundsitzung wird ebenfalls angezeigt. Zum Öffnen der Seite muss ein aktives Repository konfiguriert sein.

Metadaten-Wiederherstellung durchführen

Falls Metadaten von gespeicherten Dokumenten nicht in Business Central oder SharePoint gespeichert wurden, können diese mithilfe der Funktion Metadaten korrigieren wiederhergestellt werden. Diese Funktion stellt nur Metadaten für Dokumente wieder her, die keinen Wert in einem Metadatenfeld haben.

So führen Sie eine Metadaten-Wiederherstellung durch:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator-Rollencenter.
Klicken Sie in der Ribbon-Bar auf Setup und führen Sie die Aktion Modul-Setup aus.
Führen Sie die Aktion Metadaten korrigieren in der Ribbon-Bar aus.
Bestätigen Sie die Ausführung mit Ja.
Geben Sie im Feld Startdatum das Startdatum des Zeitraums an, für den die Metadaten der Dokumenteinträge wiederhergestellt werden sollen.
Geben Sie im Feld Enddatum das Enddatum des Zeitraums an, für den die Metadaten der Dokumenteinträge wiederhergestellt werden sollen.
Wählen Sie den Typ der Wiederherstellung im Feld Metadaten-Korrekturtyp aus.
Klicken Sie auf OK, um den Wiederherstellungsprozess zu starten.

Note

Die folgenden Typen der Metadaten-Wiederherstellung sind verfügbar:
- Nur Dokumenteintrag: Nur die Dokumente in Business Central werden korrigiert.
- SharePoint-Metadatenwerte einschließen: Sowohl Business Central- als auch SharePoint-Dokumente werden korrigiert.

Beachten Sie, dass der Wiederherstellungsprozess je nach Anzahl der zu bearbeitenden Einträge einige Zeit in Anspruch nehmen kann.

SharePoint-URL-Wiederherstellung für Dokumenteneinträge durchführen

In einigen Fällen enthält das Feld SP_ServerRelativeUrl (301) der Tabelle SIM_DMS Document Entries (5492900) eine doppelte Schrägstrichfolge. Dies macht den direkten Link zum Dokument unbrauchbar. Dieser Fehler kann jedoch behoben werden.

So führen Sie eine URL-Wiederherstellung für Dokumenteneinträge durch:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator-Rollencenter.
Klicken Sie in der Ribbon-Bar auf Setup und führen Sie die Aktion Modul-Setup aus.
Führen Sie die Aktion Dokumenten-URLs korrigieren in der Ribbon-Bar aus.
Bestätigen Sie mit Ja, um den Wiederherstellungsprozess zu starten.

Note

Beachten Sie, dass der Wiederherstellungsprozess je nach Anzahl der zu bearbeitenden Einträge einige Zeit in Anspruch nehmen kann.

Manuelle Aktionen zur Verwaltung von BLOB-Feldern

Document Central ist eine robuste Erweiterung für Business Central, die ein nahtloses Dokumentenmanagement in externe Speicher wie Azure Blob Storage (ABS) und SharePoint integriert. Gelegentlich kann es erforderlich sein, BLOB-Felder in der Datenbank manuell zu verwalten, insbesondere um unnötige Daten zu entfernen, nachdem Dokumente in externen Repositories gespeichert wurden.

Dokumenteinträge-BLOB-Felder löschen

Diese Aktion löscht die Document (BLOB)-Felder aller in der Datenbank gespeicherten Dokumenteinträge, während die entsprechenden Dokumente im externen Repository zugänglich bleiben.

Schritte zur Durchführung der Aktion:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator-Rollencenter.
Klicken Sie in der Ribbon-Bar auf Setup und führen Sie die Aktion Modul-Setup aus.
Führen Sie die Aktion Dokumenteinträge-BLOB-Felder löschen in der Ribbon-Bar aus.
Bestätigen Sie die Ausführung, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

Note

Stellen Sie sicher, dass das Repository vor der Ausführung dieser Aktion ordnungsgemäß konfiguriert ist. Der Prozess ändert alle relevanten Einträge und kann je nach Datenvolumen einige Zeit in Anspruch nehmen.

BLOB-Felder für Archivwarteschlangen löschen

Der Prozess der Archivwarteschlange speichert Dokumentdaten in externen Repositories. Diese Aktion löscht die Document (BLOB)-Felder für Einträge in der Archivwarteschlange, sobald der Archivierungsprozess abgeschlossen ist.

Schritte zur Durchführung der Aktion:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator-Rollencenter.
Klicken Sie in der Ribbon-Bar auf Setup und führen Sie die Aktion Modul-Setup aus.
Führen Sie die Aktion Archivwarteschlangen-BLOB-Felder löschen in der Ribbon-Bar aus.
Bestätigen Sie die Ausführung, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

Note

Verwenden Sie diese Aktion, um die Effizienz der Datenbank zu verbessern, indem redundante BLOB-Daten entfernt werden, während die Dokumente weiterhin im externen Repository zugänglich bleiben.

BLOB-Felder für versionierte Dokumenteinträge löschen

Für versionierte Dokumenteinträge entfernt diese Aktion die Document (BLOB)-Felder, nachdem der Versionierungsprozess die Dokumentdaten im externen Repository gespeichert hat.

Schritte zur Durchführung der Aktion:

Navigieren Sie zum Document Central - Administrator-Rollencenter.
Klicken Sie in der Ribbon-Bar auf Setup und führen Sie die Aktion Modul-Setup aus.
Führen Sie die Aktion Versionierte Dokumenteinträge-BLOB-Felder löschen in der Ribbon-Bar aus.
Bestätigen Sie die Ausführung, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

Note

Diese Aktion ist entscheidend, um die Leistung der Datenbank zu optimieren, indem unnötige BLOB-Daten entfernt werden, während der Zugriff auf Dokumente erhalten bleibt.

Info

Voraussetzungen: Stellen Sie sicher, dass das Repository im Document Central-Modul-Setup korrekt konfiguriert ist. Aktionen bearbeiten nur Einträge, bei denen das externe Repository verwendet wird (SharePoint oder ABS).
Datensicherheit: Diese Aktionen betreffen nur die BLOB-Felder in der Datenbank. Die Originaldokumentdaten bleiben im externen Repository intakt.
Leistungsüberlegungen: Die Zeit, die für diese Aktionen benötigt wird, hängt von der Anzahl der betroffenen Einträge ab.

Durch die Nutzung dieser Problemlösungsaktionen können Administratoren den Speicher effizient verwalten, die Leistung optimieren und eine nahtlose Integration mit externen Repositories sicherstellen.