Aufgabenvorlage

Mit einer Aufgabenvorlage können mehrere wiederkehrende Aufgaben in einer Vorlage zusammengefasst und gemeinsam bereitgestellt werden. Im Gegensatz zu einem Aufgabenkatalog, bei dem einzelne Aufgaben ausgewählt werden, können in einer Vorlage mehrere Aufgaben kombiniert und direkt den zuständigen Benutzern oder Benutzergruppen zugewiesen werden.

Dadurch lassen sich wiederkehrende Arbeitsabläufe standardisieren und mit wenigen Klicks bereitstellen. Die Erstellung neuer Flow Path-Einträge wird vereinfacht, der manuelle Aufwand reduziert und sichergestellt, dass alle erforderlichen Aufgaben den richtigen Verantwortlichen zugewiesen werden.

Einrichtung einer Aufgabenvorlage

Folgen Sie diesen Schritten, um eine Aufgabenvorlage zu erstellen:

1. Starten Sie im Flow Path Administrator-Rollencenter.
2. Navigieren Sie in der Menüleiste zu Kataloge und Vorlagen und wählen Sie den Menüpunkt Aufgabenvorlage aus.
3. Klicken Sie auf + Neu, um eine neue Aufgabenvorlage zu erstellen.
4. Vergeben Sie einen Code für die Aufgabenvorlage. Dieser dient der eindeutigen Identifikation der Vorlage. Optional können Sie zusätzlich eine Beschreibung hinterlegen.
5. Navigieren Sie zum Bereich Aufgaben.
6. Wählen Sie in der Spalte Katalogcode einen Aufgabenkatalog aus. Sie können Aufgaben aus verschiedenen Aufgabenkatalogen in einer Vorlage kombinieren.
7. Wählen Sie in der Spalte Aufgabenzeilennummer die Aufgabe aus, die Sie zuvor im ausgewählten Aufgabenkatalog hinterlegt haben.
8. In der Spalte Kritisch wird angezeigt, ob die ausgewählte Aufgabe im Aufgabenkatalog als kritisch gekennzeichnet wurde.
9. Wählen Sie einen Empfängertyp aus. Als Empfänger können Sie entweder einen einzelnen Benutzer oder eine Benutzergruppe festlegen.
10. Abhängig vom gewählten Empfängertyp werden Ihnen entweder die verfügbaren Benutzer oder die eingerichteten Benutzergruppen zur Auswahl angezeigt.

Wenn Sie die Erstellung der Aufgabenvorlage abgeschlossen haben, können Sie die Seite verlassen.

Tipp

Sie können beliebig viele Aufgabenvorlagen für verschiedene Anwendungsfälle erstellen. Dadurch werden wiederkehrende Aufgaben und Zuständigkeiten zentral verwaltet, was Zeit spart und eine einheitliche Bearbeitung sicherstellt.

Wie Sie einen Aufgabeneintrag durch einen Aufgabenvorlage über die Flow Path Info FactBox erstellen, erfahren Sie unter Erstellung eines Flow Path-Aufgabeneintrags

Entfernung einer Aufgabenvorlage

Aufgabenvorlagen können jederzeit gelöscht werden, da sie lediglich als Zusammenstellung von Aufgaben aus einem oder mehreren Aufgabenkatalogen dienen. Durch das Löschen einer Aufgabenvorlage werden weder die zugrunde liegenden Aufgabenkataloge noch die darin enthaltenen Aufgaben entfernt.

Dadurch können nicht mehr benötigte Vorlagen problemlos gelöscht werden, ohne dass bereits definierte Aufgaben oder bestehende Kataloge verloren gehen. So bleibt die Verwaltung übersichtlich und die wiederverwendbaren Aufgaben stehen weiterhin für andere Vorlagen oder Prozesse zur Verfügung.

Folgen Sie diesen Schritten, um eine Aufgabenvorlage zu löschen:

1. Starten Sie im Flow Path Administrator-Rollencenter.
2. Navigieren Sie in der Menüleiste zu Kataloge und Vorlagen und wählen Sie den Menüpunkt Aufgabenvorlagen aus.
3. Wählen Sie die Aufgabenvorlage aus, die Sie löschen möchten.
4. Klicken Sie auf die Aktion Löschen.
5. Bestätigen Sie die anschließend angezeigte Hinweismeldung.

Die Aufgabenvorlage wird nun gelöscht. Die in den zugehörigen Aufgabenkatalogen hinterlegten Aufgaben bleiben dabei unverändert erhalten.

Entfernung einer Aufgabe aus einer Aufgabenvorlage

Einzelne Aufgaben können jederzeit aus einer Aufgabenvorlage entfernt werden. Die Aufgaben im zugrunde liegenden Aufgabenkatalog bleiben dabei erhalten.

Folgen Sie diesen Schritten, um eine Aufgabe aus einer Aufgabenvorlage zu löschen:

1. Starten Sie im Flow Path Administrator-Rollencenter.
2. Navigieren Sie in der Menüleiste zu Kataloge und Vorlagen und wählen Sie den Menüpunkt Aufgabenvorlagen aus.
3. Wählen Sie die Aufgabenvorlage aus, aus der Sie eine Aufgabe entfernen möchten.
4. Navigieren Sie zum Bereich Aufgaben und markieren Sie die Aufgabe, die Sie löschen möchten.
5. Klicken Sie auf die Aktion Zeile löschen.
6. Bestätigen Sie die nachfolgende Meldung mit Ja, um die ausgewählte Aufgabe aus der Vorlage zu entfernen.

Die Aufgabe wird aus der Aufgabenvorlage entfernt. Anschließend können Sie die Seite verlassen.

Information

Wenn die Aufgabenvorlage bereits für Flow Path-Einträge verwendet wurde, bleiben diese Einträge unverändert bestehen. Die Aufgabe wird lediglich aus der Vorlage entfernt und steht bei zukünftigen Verwendungen der Aufgabenvorlage nicht mehr zur Verfügung.