Fragen

Mit einem Frageeintrag können Informationen gezielt von Benutzern oder Benutzergruppen angefordert werden. Im Gegensatz zu einer Information erfordert eine Frage eine Antwort durch den Empfänger. Fragen unterstützen die strukturierte Kommunikation innerhalb von Geschäftsprozessen und stellen sicher, dass erforderliche Informationen nachvollziehbar erfasst und dokumentiert werden.

Neue Frage über die Flow Path Info FactBox erstellen

Über die Flow Path Info FactBox können Sie neue Fragen direkt zu einem Datensatz erstellen und an Benutzer oder Benutzergruppen senden. Die Antworten werden zentral am Datensatz dokumentiert und stehen allen berechtigten Benutzern zur Verfügung.

Folgen Sie diesen Schritten, um eine Frage über die Flow Path Info FactBox zu erstellen:

Navigieren Sie zu einem beliebigen Datensatz, beispielsweise zu einem Eintrag in den Gebuchten Verkaufsrechnungen.
Wählen Sie einen Datensatz aus.
Auf der rechten Seite wird die Flow Path Info FactBox angezeigt.
Öffnen Sie das Drilldown-Menü der Flow Path Info FactBox, indem Sie auf Flow Path klicken.
Wählen Sie die Aktion Neuer Eintrag.
Aktivieren Sie den Schieberegler neben Frage schreiben, Frage aus einem Katalog oder Frage aus einer Vorlage.
- Frage schreiben
  Geben Sie auf der nächsten Seite Ihre Frage in das Textfeld ein. Zusätzlich können Sie festlegen, ob die Frage als kritisch gekennzeichnet werden soll.
- Frage aus einem Katalog
  Wählen Sie auf der nächsten Seite einen Fragenkatalog aus. Klicken Sie auf Weiter, um die darin definierten Fragen anzuzeigen. Wählen Sie anschließend die gewünschte Frage aus. Ob eine Frage als kritisch gekennzeichnet ist, wird bei der Erstellung des Fragenkatalogs festgelegt.
- Frage aus einer Vorlage
  Wählen Sie auf der nächsten Seite eine Fragevorlage aus und klicken Sie auf Weiter. Anschließend werden alle Fragen angezeigt, die zuvor in der Vorlage hinterlegt wurden. Bereits in der Vorlage definierte Empfänger werden dabei automatisch übernommen und vorausgewählt. Die Zuordnung kann bei Bedarf vor dem Erstellen des Eintrags noch angepasst werden.
Klicken Sie auf Weiter, um die Frage einem Benutzer oder einer Benutzergruppe zuzuweisen. Wählen Sie den gewünschten Empfänger aus und definieren Sie bei Bedarf ein Fälligkeitsdatum.
Über die Aktion Zusätzlicher Eintrag können Sie einen weiteren eigenständigen Frageeintrag erstellen. Im Gegensatz zu einer Vorlage wird der neue Eintrag nicht mit bestehenden Einträgen zusammengefasst, sondern als separater Flow Path Eintrag angelegt. Für diesen Eintrag können Sie einen eigenen Empfänger festlegen und die Frage einem Benutzer oder einer Benutzergruppe zuweisen.

Frage beantworten

Empfänger einer Frage können ihre Antwort direkt über den entsprechenden Flow Path Eintrag erfassen. Die Antwort wird am Datensatz dokumentiert und ist für alle berechtigten Benutzer nachvollziehbar. Abhängig von der Konfiguration der Frage kann die Beantwortung als Freitext erfolgen.

Folgen Sie diesen Schritten, um eine Frage zu beantworten:

Öffnen Sie Ihre zugewiesenen Flow Path Einträge über die Kachel Offen im Rollencenter oder öffnen Sie den Datensatz, der den Flow Path Frageneintrag enthält.
Wählen Sie den gewünschten Flow Path Frageneintrag aus.
Bei Bedarf können Sie die Einträge nach Typ oder Erstellungsdatum sortieren.
Wechseln Sie über die Aktion Liste bearbeiten in den Bearbeitungsmodus.
Navigieren Sie zum Bereich Antworten und erfassen Sie Ihre Antwort in der Spalte Antwort.
Klicken Sie anschließend auf die Aktion Antworten.
Der Ersteller der Frage wird nach dem Absenden der Antwort benachrichtigt und kann die Antwort anschließend akzeptieren oder ablehnen. Lehnt der Ersteller die Antwort ab, kann er zusätzlich einen Kommentar hinterlassen, in dem der Grund für die Ablehnung erläutert wird. Anschließend kann die Frage erneut bearbeitet und eine aktualisierte Antwort eingereicht werden.

Frage akzeptieren oder ablehnen

Nachdem eine Frage beantwortet wurde, kann der Ersteller die eingereichte Antwort prüfen und entscheiden, ob diese akzeptiert oder abgelehnt werden soll. Durch die Akzeptanz wird die Frage abgeschlossen. Wird die Antwort abgelehnt, kann ein Kommentar mit dem Grund der Ablehnung hinterlegt werden, sodass der Empfänger seine Antwort entsprechend überarbeiten kann.

Antwort akzeptieren

Öffnen Sie die Flow Path Einträge über die Kachel Erstellt im Rollencenter oder öffnen Sie den Datensatz, der den Flow Path Frageneintrag enthält.
Wählen Sie den gewünschten Flow Path Frageneintrag aus.
Falls erforderlich, können Sie die Einträge nach Typ oder Erstellungsdatum sortieren.
Navigieren Sie zum Bereich Antworten der erstellten Frage.
Sobald ein zugewiesener Benutzer die Frage beantwortet hat, wird die Antwort in der Spalte Antwort angezeigt.
Um die Antwort zu akzeptieren, wählen Sie die entsprechende Zeile aus und klicken auf die Aktion Akzeptieren.
Wurde nur ein Benutzer der Frage zugewiesen, wird die Frage nach dem Akzeptieren automatisch in den Status Archiviert versetzt.
Wurden mehrere Benutzer der Frage zugewiesen, erscheint ein Hinweis, ob die vorhandene Antwort akzeptiert werden soll und keine weiteren Antworten der übrigen Benutzer erforderlich sind.
Bestätigen Sie den Hinweis mit Ja, wird die Frage archiviert. Wählen Sie Nein, bleibt die Frage offen und die übrigen zugewiesenen Benutzer können weiterhin Antworten einreichen.

Antwort ablehnen

Öffnen Sie die Flow Path Einträge über die Kachel Erstellt im Rollencenter oder öffnen Sie den Datensatz, der den Flow Path Frageneintrag enthält.
Wählen Sie den gewünschten Flow Path Frageneintrag aus.
Falls erforderlich, können Sie die Einträge nach Typ oder Erstellungsdatum sortieren.
Navigieren Sie zum Bereich Antworten der erstellten Frage.
Sobald ein zugewiesener Benutzer die Frage beantwortet hat, wird die Antwort in der Spalte Antwort angezeigt.
Wählen Sie die entsprechende Antwort aus und klicken Sie auf die Aktion Ablehnen.
Im anschließenden Fenster können Sie einen Kommentar hinterlegen, um den Grund der Ablehnung zu dokumentieren.
Nach dem Ablehnen erhält die Antwort den Status Abgelehnt. Der zugewiesene Benutzer wird entsprechend informiert und kann die Frage erneut beantworten.

Hinweis

In der Flow Path Historie werden alle Statusänderungen eines Eintrags protokolliert. Wurde eine Antwort abgelehnt und dabei ein Kommentar hinterlegt, können Sie diesen jederzeit über das Dropdown-Menü des entsprechenden Eintrags in der Flow Path Historie einsehen.

Fragen Status zurücksetzten

Wurde eine Frage bereits beantwortet, kann der Ersteller den Status der Frage zurücksetzen. Dadurch wechselt die Frage vom Status Beantwortet zurück in den Status Erstellt und wird erneut zur Bearbeitung freigegeben. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn die Antwort unvollständig ist oder weitere Informationen benötigt werden.

Hinweis

Ein Zurücksetzen des Status ist nur möglich, solange sich die Frage im Status Beantwortet befindet. Nach dem Zurücksetzen wechselt die Frage wieder in den Status Erstellt und kann erneut beantwortet werden. Wurde die Frage bereits akzeptiert, kann der Status nicht mehr von dem Empfänger der Frage zurückgesetzt werden. In diesem Fall kann nur der Ersteller der Frage die Frage erneut öffnen.

Folgen Sie diesen Schritten, um den Status eines Flow Path Frageneintrags zurückzusetzten:

Öffnen Sie Ihre zugewiesenen Flow Path Einträge über die Kachel Offen im Rollencenter oder öffnen Sie den Datensatz, der den Flow Path Frageneintrag enthält.
Wählen Sie den gewünschten Flow Path Frageneintrag aus.
Bei Bedarf können Sie die Einträge nach Typ oder Erstellungsdatum sortieren.
Wechseln Sie über die Aktion Liste bearbeiten in den Bearbeitungsmodus.
Navigieren Sie zum Bereich Antworten und erfassen Sie Ihre Antwort in der Spalte Antwort.
Klicken Sie anschließend auf die Aktion Antworten.
Falls die Frage erneut beantwortet werden soll, klicken Sie auf die Aktion Status zurücksetzen.
Der Status der Frage wird von Beantwortet auf Erstellt zurückgesetzt.
Die Frage kann nun erneut beantwortet werden.