Metadaten in Document Central neu erstellen

Die Metadaten-Neuerstellung aktualisiert die Metadaten bestehender Dokumente in Document Central. Dies kann beispielsweise erforderlich sein, wenn nachträglich neue Metadaten-Definitionen hinzugefügt wurden.

Die Verarbeitung erfolgt pro Dokumentbibliothek und Unterwebsite im Hintergrund.

Prüfen Sie vor dem Start folgende Punkte:

Für jede betroffene Dokumentbibliothek ist eine Standardzuordnung eingerichtet. Diese ist in der Standardkonfiguration enthalten und muss bei individuellen Einrichtungen geprüft werden.
Die Synchronisation aller betroffenen Dokumentbibliotheken ist erfolgreich abgeschlossen.
Auf den betroffenen Dokumentbibliotheken laufen keine anderen Fehlerbehebungs- oder Hintergrundprozesse, beispielsweise eine Dokumenteintragssynchronisation.

Synchronisationsfehler müssen vor der Metadaten-Neuerstellung behoben werden. Schließen Sie anschließend die Synchronisation erfolgreich ab, bevor Sie die Neuerstellung starten oder erneut versuchen.

Standardzuordnung für die Metadaten-Neuerstellung einrichten

Öffnen Sie das Rollencenter Document Central – Administrator.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Repository und wählen Sie Dokumentbibliotheken.
Wählen Sie die gewünschte Dokumentbibliothek aus und klicken Sie auf Bearbeiten.
Tragen Sie im Feld Standardzuordnung den gewünschten Mapping-Code ein.

Metadaten-Neuerstellung vorbereiten

Öffnen Sie das Rollencenter Document Central – Administrator.
Öffnen Sie im Bereich Fehlerbehebung die Seite Metadaten Neuerstellung.
Verwenden Sie Liste füllen, um die Einträge für die Dokumentbibliotheken und Unterwebsites zu erzeugen. Die Liste ist zunächst leer.
Klicken Sie auf Liste bearbeiten, um die Einträge bearbeiten zu können.
Aktivieren Sie die Checkbox, um nur neue Metadaten neu zu erstellen. Bei deaktivierter Checkbox werden alle Metadaten neu erstellt.
Tragen Sie bei Bedarf ein Startdatum ein, um die zu verarbeitenden Dokumente einzuschränken.

Der Datumsfilter berücksichtigt das letzte Änderungsdatum. Bei Azure Blob Storage wird stattdessen das Erstellungsdatum der Dokumenteinträge verwendet. Dokumente vor dem angegebenen Startdatum werden nicht berücksichtigt.

Metadaten-Neuerstellung starten

Die Neuerstellung kann über die Aufgabenwarteschlange oder manuell gestartet werden. Zusätzlich lässt sie sich direkt auf Dokumentseiten, beispielsweise über den Dokumenteintrag, auslösen.

Verarbeitung einplanen

Die Neuerstellung kann bei großen Bibliotheken viel Zeit beanspruchen. Planen Sie die Verarbeitung möglichst außerhalb der Arbeitszeiten und starten Sie maximal zwei Neuerstellungen gleichzeitig, um Probleme mit externen Anfragen zu vermeiden.

Pro Mandant können maximal zehn Hintergrundsitzungen gleichzeitig verarbeitet werden. Weitere Sitzungen werden in eine Warteschlange gestellt. Diese technische Grenze ersetzt nicht die Empfehlung, maximal zwei Neuerstellungen gleichzeitig durchzuführen.

Metadaten-Neuerstellung über die Aufgabenwarteschlange starten

Stellen Sie sicher, dass die Aufgabenwarteschlange Document Central Job Queue – Metadaten neu erstellen korrekt konfiguriert ist.

Öffnen Sie die Seite Metadaten Neuerstellung.
Wählen Sie die gewünschten Einträge aus.
Klicken Sie auf Status und anschließend auf Auf Bereit Setzen.

Die Einträge erhalten den Status Bereit und werden anschließend von der Aufgabenwarteschlange verarbeitet.

Metadaten-Neuerstellung manuell starten

Öffnen Sie die Seite Metadaten Neuerstellung.
Wählen Sie die gewünschten Einträge aus.
Klicken Sie auf Neuerstellung starten.

Die Verarbeitung wird für die ausgewählten Einträge gestartet.

Verarbeitungsstatus der Metadaten-Neuerstellung prüfen

Der Status eines Eintrags zeigt den aktuellen Verarbeitungsstand:

Status	Beschreibung
Wartend	Der Eintrag wird aktuell nicht verarbeitet. Verwenden Sie Auf Bereit Setzen, um ihn für die automatische Verarbeitung vorzubereiten.
Bereit	Der Eintrag ist für die Verarbeitung durch die Aufgabenwarteschlange vorgesehen.
In Neuerstellung	Die Metadaten werden aktuell neu erstellt.
Pausiert	Die Verarbeitung wurde unterbrochen und kann später fortgesetzt werden.
Fehler	Bei der Verarbeitung ist ein Fehler aufgetreten. Nach Behebung der Ursache kann die Verarbeitung fortgesetzt werden.

Eine laufende Neuerstellung kann gestoppt und später fortgesetzt werden.

Zurücksetzen löscht den bisherigen Verarbeitungsfortschritt des Eintrags. Beim nächsten Start beginnt die Neuerstellung von vorne.

Fehler bei der Metadaten-Neuerstellung beheben

Schlägt die Metadaten-Neuerstellung fehl, prüfen Sie die Synchronisation und die laufenden Hintergrundprozesse der betroffenen Dokumentbibliothek. Führen Sie die folgenden Schritte in Business Central im Rollencenter Document Central – Administrator aus.

Bei SharePoint erfolgt die Verarbeitung pro Dokumentbibliothek und Unterwebsite. Prüfen Sie deshalb immer die Kombination, für die die Neuerstellung fehlgeschlagen ist. Wenn eine Bibliothek beispielsweise in mehreren Jahres-Unterwebsites vorhanden ist, muss der Synchronisationseintrag für das betroffene Jahr geprüft werden.

1. Betroffene Dokumentbibliothek und Unterwebsite ermitteln

Öffnen Sie im Rollencenter unter Fehlerbehebung die Seite Metadaten Neuerstellung.
Wählen Sie den Eintrag mit dem Status Fehler aus.
Merken Sie sich die zugehörige Dokumentbibliothek und bei SharePoint auch die Unterwebsite. Diese Angaben benötigen Sie, um den passenden Synchronisationseintrag zu finden.

2. Synchronisationsstatus und Fehlerursache prüfen

Öffnen Sie im Rollencenter über Repository die Seite Dokumentensynchronisierung.
Wählen Sie den Eintrag für dieselbe Dokumentbibliothek und Unterwebsite aus.
Prüfen Sie den Status des Eintrags und gehen Sie entsprechend der folgenden Tabelle vor.

Synchronisationsstatus	Was ist zu tun?
Fehler	Prüfen Sie das Sitzungsprotokoll und beheben Sie die gemeldete Ursache. Starten Sie anschließend die Synchronisation erneut, wie im nächsten Abschnitt beschrieben.
In Bearbeitung	Warten Sie, bis die Synchronisation abgeschlossen ist. Solange sie läuft, kann für dieselbe Bibliothek und Unterwebsite keine Metadaten-Neuerstellung ausgeführt werden.
Bereit oder Warten	Prüfen Sie zusätzlich das Sitzungsprotokoll. Diese Status allein belegen keinen erfolgreichen Abschluss: Nach einer Synchronisation wird der vorherige Status wiederhergestellt; bei automatischer Verarbeitung wird der Status wieder auf Bereit gesetzt.

So prüfen Sie die Hintergrundsitzung des ausgewählten Synchronisationseintrags:

Klicken Sie auf die Sitzungs-ID, um zu sehen, ob die Sitzung noch aktiv ist.
Wählen Sie Sitzungsprotokoll anzeigen. Die Aktion befindet sich gegebenenfalls in der Gruppe Fehlerbehebung.
Prüfen Sie die letzten Protokolleinträge darauf, wann und aus welchem Grund die Sitzung beendet wurde. Bei einem Fehler beheben Sie die dort genannte Ursache, bevor Sie die Synchronisation erneut starten. Prüfen Sie bei Hinweisen auf eine fehlende Zuordnung die Standardzuordnung der Dokumentbibliothek.

Kann die Fehlerursache nicht zugeordnet oder behoben werden, geben Sie den Fehlertext sowie die betroffene Dokumentbibliothek und Unterwebsite an den zuständigen Administrator weiter.

3. Synchronisation erfolgreich abschließen und weitere Prozesse prüfen

Wählen Sie nach der Fehlerbehebung auf der Seite Synchronisierung von Dokumenteinträgen den betroffenen Eintrag aus und klicken Sie auf Synchronisierung starten. Die abgebrochene Synchronisation kann an der Stelle fortgesetzt werden, an der sie gestoppt wurde.
Warten Sie das Ende der Verarbeitung ab. Prüfen Sie anschließend über die Sitzungs-ID und Sitzungsprotokoll anzeigen, dass die Sitzung beendet ist und die Synchronisation ohne erneuten Fehler abgeschlossen wurde.
Wiederholen Sie diese Prüfung für alle Dokumentbibliotheken und Unterwebsites, deren Metadaten Sie neu erstellen möchten.
Prüfen Sie bei weiteren Fehlerbehebungs- oder Hintergrundprozessen auf den jeweiligen Seiten, von denen diese gestartet wurden, ob die Verarbeitung noch läuft. Warten Sie deren Abschluss ab, bevor Sie die Metadaten-Neuerstellung starten.

4. Metadaten-Neuerstellung erneut starten oder fortsetzen

Sobald alle betroffenen Bibliotheken erfolgreich synchronisiert sind und keine anderen Fehlerbehebungs- oder Hintergrundprozesse mehr darauf laufen:

Öffnen Sie im Rollencenter unter Fehlerbehebung erneut die Seite Metadaten Neuerstellung.
Wählen Sie die betroffenen Einträge aus.
Klicken Sie für die manuelle Verarbeitung auf Neuerstellung starten. Für die automatische Verarbeitung wählen Sie Status → Auf Bereit Setzen; hierfür muss die Aufgabenwarteschlange Document Central Job Queue – Metadaten neu erstellen eingerichtet sein.
Prüfen Sie anschließend den Verarbeitungsstatus der Metadaten-Neuerstellung.

Important

Die Aktion Zurücksetzen löscht den bisherigen Verarbeitungsfortschritt. Verwenden Sie sie nur, wenn die Neuerstellung vollständig von vorne beginnen soll.