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Einrichtung der Zugriffskontrolle

Mit der Zugriffskontrolle ist es möglich, Teile von Document Central auf eine definierte Gruppe zu beschränken. Die Zugriffskontrolle kann in verschiedenen Bereichen und für unterschiedliche Funktionen konfiguriert werden, indem die Gruppen in Document Central verwendet werden. Dies ermöglicht es, den Zugriff auf Dokumentenbereiche zu beschränken oder die Nutzung spezifischer Inhaltstypen zu verhindern, zum Beispiel.

Die Zugriffskontrolle für Dokumente ist in die folgenden vier Ebenen unterteilt:

  1. Dokumentenbibliothek: Steuern Sie den Zugriff auf die gesamte Dokumentenbibliothek innerhalb von Document Central.
  2. Inhaltstypen: Beschränken Sie die Nutzung und den Zugriff auf spezifische Inhaltstypen.
  3. Inhaltstypen in einer Dokumentenbibliothek: Beschränken Sie die Nutzung und den Zugriff auf spezifische Inhaltstypen in einer Dokumentenbibliothek.
  4. Metadaten: Definieren Sie Zugriffsberechtigungen für einzelne Metadaten innerhalb von Document Central.

Wichtig

Bitte beachten Sie, dass Sie die Erstellung der Dokumentenbibliothek, der Inhaltstypen, der Metadaten und der Benutzergruppen abgeschlossen haben müssen, je nachdem, welche Zugriffskontrolle Sie definieren möchten, um fortzufahren.

Um die Zugriffskontrolle zu aktivieren, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Navigieren Sie durch das Document Central - Administrator Rollencenter.
  2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Compliance und führen Sie die Aktion Compliance Setup aus.
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zugriffskontrolle aktivieren.
  4. Die Zugriffskontrolle ist nun aktiviert.

Benutzergruppen erstellen

Mit Benutzergruppen können Sie den Zugriff auf Inhaltstypen und Dokumentbibliotheken in Document Central gezielt einschränken. Erstellen Sie hierzu eine Gruppe und weisen Sie ihr die gewünschten Benutzer zu.

Um Benutzergruppen zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Navigieren Sie zum Rollencenter Document Central – Administrator.
  2. Wählen Sie in der Menüleiste Compliance und anschließend Zugriffskontrollgruppen.
  3. Wählen Sie die Aktion Benutzergruppe erstellen.
  4. Der Assistent zum Erstellen einer Zugriffskontrollgruppe wird geöffnet. Wählen Sie Beginnen.
  5. Wählen Sie Nur Document-Central-Gruppe.
  6. Geben Sie auf der nächsten Seite einen Namen für die Zugriffskontrollgruppe ein. Optional können Sie zusätzlich einen Code und eine Beschreibung hinterlegen. Wählen Sie anschließend Weiter.
  7. Fügen Sie bei Bedarf Benutzer zur neu erstellten Gruppe hinzu. Verwenden Sie hierzu das Dropdown-Menü im Bereich Zugriffskontrollgruppen-Mitglieder.
  8. Wählen Sie Weiter, nachdem Sie die gewünschten Mitglieder hinzugefügt haben, und schließen Sie den Assistenten auf der folgenden Seite ab.

Document‑Central‑Gruppe

Eine Document-Central-Gruppe beschränkt den Zugriff ausschließlich auf die in Document Central verfügbaren Dokumente. Die Gruppe wird weder mit SharePoint noch mit Azure synchronisiert und hat dort keine Auswirkung.

Sicherheitsgruppen erstellen

Sicherheitsgruppen verknüpfen die Berechtigungen in Document Central mit den Berechtigungen des verbundenen SharePoint. Bevor Sie eine Azure-Sicherheitsgruppe erstellen, aktivieren Sie daher die Zugangskontrolle und die SharePoint-Berechtigungssynchronisierung in der Compliance-Einrichtung.

Info

Bevor Sie Sicherheitsgruppen einrichten, muss ein aktiver SharePoint konfiguriert sein. Aktivieren Sie anschließend in der Compliance-Einrichtung die Optionen Zugangskontrolle aktivieren und SharePoint-Berechtigungssynchronisierung aktivieren.

Für das Erstellen der Basisberechtigungen benötigen Sie in Business Central SUPER-Berechtigungen.

Basisberechtigungen für Azure Sicherheitsgruppen erstellen

Mit der Funktion Basisberechtigung erstellen (Vorschau) richten Sie die Grundlage für die Berechtigungssteuerung zwischen Document Central, Azure, Business Central und dem verbundenen SharePoint ein. Der Vorgang erstellt die erforderlichen Sicherheitsgruppen und SharePoint-Berechtigungsstufen, damit Zugriffe auf Dokumentbibliotheken einheitlich verwaltet werden können.

  1. Navigieren Sie zum Rollencenter Document Central – Administrator.
  2. Öffnen Sie die Compliance Einrichtung.
  3. Aktivieren Sie den Schieberegler bei Zugangskontrolle aktivieren.
  4. Aktivieren Sie den Schieberegler bei SharePoint-Berechtigungssynchronisierung aktivieren.
  5. Öffnen Sie über Compliance die Zugriffskontrollgruppen.

  6. Klicken Sie auf die Aktion Sicherheitsgruppen und führen Sie die Aktion Basisberechtigungen erstellen aus.

    • Beim Erstellen der Basisberechtigungen werden die erforderlichen Sicherheitsgruppen in Azure und Business Central angelegt. Dazu gehört auch die Gruppe für die Benutzer von Document Central.
    • Im verbundenen SharePoint werden die Berechtigungsstufen DMS Read, DMS Read Write und DMS Read Write Delete erstellt.
    • Die Berechtigungsstufen steuern, welche Aktionen Benutzer in einer Dokumentbibliothek ausführen dürfen:
      • DMS Read: Dokumente lesen.
      • DMS Read Write: Dokumente lesen und bearbeiten bzw. erstellen.
      • DMS Read Write Delete: Dokumente lesen, bearbeiten bzw. erstellen und löschen.

Azure Sicherheitsgruppe erstellen

  1. Navigieren Sie zum Rollencenter Document Central – Administrator.
  2. Wählen Sie in der Menüleiste Compliance und anschließend Zugriffskontrollgruppen.
  3. Wählen Sie in der Menüleiste die Aktion Benutzergruppe erstellen erstellen.
  4. Der Assistent zum Erstellen einer Benutzergruppe wird geöffnet. Wählen Sie Beginnen.
  5. Wählen Sie Azure-Sicherheitsgruppe.
  6. Wählen Sie aus, ob Sie eine neue Gruppe erstellen oder eine vorhandene Gruppe aus Business Central auswählen möchten. Klicken Sie anschließend auf Weiter.
  7. Geben Sie einen Namen für die Sicherheitsgruppe ein. Optional können Sie zusätzlich einen Code und eine Beschreibung hinterlegen. Wählen Sie anschließend Weiter.
  8. Fügen Sie Benutzer hinzu. Verwenden Sie hierfür das Dropdown-Menü im Bereich Code.
  9. Wählen Sie Weiter, nachdem Sie alle gewünschten Mitglieder hinzugefügt haben, und schließen Sie den Assistenten auf der folgenden Seite ab.

Wichtige Informationen

  • Die Hauptgruppe Doc Central Users kann nicht entfernt werden.
  • Wird eine Sicherheitsgruppe aus einer Dokumentbibliothek entfernt und ist keine Zugriffskontrolle eingerichtet, fügt Document Central die Gruppe Document Central Users automatisch in SharePoint hinzu. Dadurch bleibt der Zugriff auf die Dokumentbibliothek für die Document-Central-Benutzer erhalten.
  • Für die Erstellung von Sicherheitsgruppen benötigen Sie in Business Central SUPER-Berechtigungen.

Zugriffskontrollgruppen entfernen

Zugriffskontrollgruppen können bei Bedarf entfernt werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

Folgen Sie diesen Schritten, um eine Zugriffskontrollgruppe zu entfernen:

  1. Navigieren Sie zum Document Central – Administrator‑Rollencenter.
  2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Compliance und führen Sie die Aktion Zugriffskontrollgruppen aus.
  3. Wählen Sie die Zugriffskontrollgruppe aus, die Sie entfernen möchten.
  4. Führen Sie im Bereich Zugriffskontrollgruppen die Aktion Löschen aus, um die Gruppe zu entfernen.
  5. Die Zugriffskontrollgruppe wird nach Ausführen der Aktion gelöscht.

Benutzer zu einer Gruppe hinzufügen

Benutzer können zu bestehenden Gruppen hinzugefügt werden.

Um Benutzer zu einer Gruppe hinzuzufügen, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Navigieren Sie zum Document Central – Administrator‑Rollencenter.
  2. Klicken Sie auf Compliance in der Menüleiste und führen Sie die Aktion Zugriffskontrollgruppen aus.
  3. Wählen Sie die Gruppe aus, zu der Benutzer hinzugefügt werden sollen, und klicken Sie auf Bearbeiten.
  4. Fügen Sie Benutzer in die Liste im Bereich Mitglieder hinzu.
  5. Die Benutzer sind jetzt Mitglieder der Gruppe.

Benutzer aus einer Gruppe entfernen

Benutzer können aus einer bestehenden Gruppe entfernt werden.

Um Benutzer aus einer Gruppe zu entfernen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Navigieren Sie zum Document Central – Administrator Rollencenter.
  2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Compliance und führen Sie die Aktion Zugriffskontrollgruppen aus.
  3. Wählen Sie die Gruppe aus, aus der Sie einen Benutzer entfernen möchten, und klicken Sie auf Bearbeiten.
  4. Navigieren Sie zum Bereich Mitglieder.
  5. Selektieren Sie den Benutzer bzw. das Mitglied, das Sie entfernen möchten.
  6. Klicken Sie im Bereich Mitglieder auf Zeile löschen, um den Benutzer zu entfernen.
  7. Der Benutzer wurde nun aus der Gruppe entfernt.

Einrichtung der Zugriffskontrolle für eine Dokumentenbibliothek

Um die Zugriffskontrolle für Dokumentenbibliotheken zu aktivieren, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Navigieren Sie durch das Document Central - Administrator Rollencenter.
  2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Repository und führen Sie die Aktion Dokumentenbibliotheken aus.
  3. Klicken Sie auf den Dokumentenbibliothekscode Code, der mit der Zugriffskontrolle konfiguriert werden soll.
  4. Führen Sie die Aktion Zugriffskontrollen in der Menüleiste aus.
  5. Geben Sie den Gruppencode im Feld Benutzergruppencode ein.
  6. Definieren Sie die Werte für die Zugriffskontrolle der Gruppe in den Feldern Lesen, Schreiben und Löschen.
  7. Die Zugriffskontrolle ist nun für die definierte Benutzergruppe aktiviert.

Erläuterung

  • Lesen: Die Leseberechtigung bestimmt, ob Benutzer die in der Dokumentenbibliothek archivierten Dokumente sehen können. Wenn ein Benutzer keine Leseberechtigung für eine Dokumentenbibliothek hat, kann er Document Central nicht verwenden, um die Dokumente in dieser Bibliothek anzuzeigen.
  • Schreiben: Die Schreibberechtigung bestimmt, ob Benutzer Dokumente in der Dokumentenbibliothek archivieren können. Wenn ein Benutzer Leseberechtigung, aber keine Schreibberechtigung für die Dokumentenbibliothek hat, kann er die in der Dokumentenbibliothek archivierten Dokumente sehen, aber keine neuen Dokumente hinzufügen.
  • Löschen: Die Löschberechtigung bestimmt, ob Benutzer die in der Dokumentenbibliothek archivierten Dokumente löschen können. Wenn ein Benutzer keine Löschberechtigung für eine Dokumentenbibliothek hat, kann er keine Dokumente löschen, die in dieser Bibliothek archiviert sind.
  • Aufbewahrungskennzeichnung bearbeiten: Die Berechtigung zum Bearbeiten der Aufbewahrungskennzeichnung bestimmt, ob Benutzer die Aufbewahrungskennzeichnung für in der Dokumentenbibliothek archivierte Dokumente bearbeiten können. Wenn ein Benutzer keine Berechtigung zum Bearbeiten der Aufbewahrungskennzeichnung für eine Dokumentenbibliothek hat, kann er die Aufbewahrungskennzeichnung für kein in dieser Bibliothek archiviertes Dokument bearbeiten.

Für Dokumente, die über eine Beziehung oder eine zusätzliche Suche angezeigt werden, gelten die Zugriffskontrollen des Ursprungsdokuments. Das bedeutet, dass wenn ein Benutzer Leseberechtigung für eine Dokumentenbibliothek hat und das Dokument über eine Beziehung in einer anderen Dokumentenbibliothek ohne Leseberechtigung angezeigt wird, das Dokument trotzdem angezeigt wird.

Einrichtung der Zugriffskontrolle für Inhaltstypen

Um die Zugriffskontrolle für Inhaltstypen zu aktivieren, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Navigieren Sie durch das Document Central - Administrator Rollencenter.
  2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Repository und führen Sie die Aktion Inhaltstypen aus.
  3. Klicken Sie auf den Inhaltstypnamen Name, der mit der Zugriffskontrolle konfiguriert werden soll.
  4. Führen Sie die Aktion Zugriffskontrollen in der Menüleiste aus.
  5. Geben Sie den Gruppencode im Feld Benutzergruppencode ein.
  6. Definieren Sie die Werte für die Zugriffskontrolle der Gruppe in den Feldern Lesen, Schreiben und Löschen.
  7. Die Zugriffskontrolle ist nun für die definierte Benutzergruppe aktiviert.

Wichtig

Die Zugriffskontrolle auf Inhaltstyp-Ebene überschreibt die auf Dokumentenbibliotheks-Ebene definierte Zugriffskontrolle.

Einrichtung der Zugriffskontrolle für Inhaltstypen in einer spezifischen Dokumentenbibliothek

Um die Zugriffskontrollen für einen Inhaltstyp in einer spezifischen Dokumentenbibliothek zu aktivieren, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Navigieren Sie durch das Document Central - Administrator Rollencenter.
  2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Repository und führen Sie die Aktion Dokumentenbibliotheken aus.
  3. Klicken Sie auf den Dokumentenbibliothekscode Code, der mit der Zugriffskontrolle konfiguriert werden soll.
  4. Navigieren Sie zum Abschnitt Inhaltstypen.
  5. Wählen Sie den Inhaltstyp, für den die Zugriffskontrollen aktiviert werden sollen, und führen Sie die Aktion Zugriffskontrollen aus.
  6. Geben Sie den Gruppencode im Feld Benutzergruppencode ein.
  7. Definieren Sie die Werte für die Zugriffskontrolle der Gruppe in den Feldern Lesen, Schreiben und Löschen.
  8. Die Zugriffskontrolle ist nun für die definierte Benutzergruppe aktiviert.

Wichtig

Die Zugriffskontrolle auf Inhaltstyp-Ebene in einer Dokumentenbibliothek überschreibt die auf Dokumentenbibliotheks- und Inhaltstyp-Ebene definierte Zugriffskontrolle.

Erläuterung

  • Lesen: Die Leseberechtigung bestimmt, ob Benutzer Dokumente sehen können, die mit dem Inhaltstyp archiviert wurden. Wenn ein Benutzer keine Leseberechtigung für einen Inhaltstyp hat, kann er die mit diesem Inhaltstyp archivierten Dokumente nicht sehen.
  • Schreiben: Die Schreibberechtigung bestimmt, ob Benutzer Dokumente mit dem Inhaltstyp archivieren können. Wenn ein Benutzer Leseberechtigung, aber keine Schreibberechtigung für einen Inhaltstyp hat, kann er die mit diesem Inhaltstyp archivierten Dokumente sehen, aber diesen Inhaltstyp nicht für neue Dokumente auswählen, die er archivieren möchte.
  • Löschen: Die Löschberechtigung bestimmt, ob Benutzer Dokumente löschen können, die mit dem Inhaltstyp archiviert wurden. Wenn ein Benutzer keine Löschberechtigung für einen Inhaltstyp hat, kann er keine Dokumente löschen, die mit diesem Inhaltstyp archiviert wurden.
  • Aufbewahrungskennzeichnung bearbeiten: Die Berechtigung zum Bearbeiten der Aufbewahrungskennzeichnung bestimmt, ob Benutzer die Aufbewahrungskennzeichnung für Dokumente bearbeiten können, die mit dem Inhaltstyp archiviert wurden. Wenn ein Benutzer keine Berechtigung zum Bearbeiten der Aufbewahrungskennzeichnung für einen Inhaltstyp hat, kann er die Aufbewahrungskennzeichnung für kein mit diesem Inhaltstyp archiviertes Dokument bearbeiten.

Wenn ein Benutzer keine Zugriffskontrollen für eine Dokumentenbibliothek hat, aber Zugriffskontrollen für einen in der Dokumentenbibliothek oder allgemein definierten Inhaltstyp hat, kann er Dokumente mit diesem Inhaltstyp basierend auf den konfigurierten Zugriffskontrollen anzeigen, schreiben oder löschen.