Eingangsliste

Eingangslisten sind das Herzstück von Document Inbound by Simova und dieses Produkt ermöglicht die Erstellung von Eingangslisten in Business Central. Diese Eingangslisten dienen als Speicherort für hochgeladene und importierte Dokumente, die dann in dieser Liste verarbeitet werden können, z.B. durch automatisches oder manuelles Teilen und Zuweisen von Dokumenten. Die Dokumente, die nicht verarbeitet werden können, erhalten den Status Ausstehend, was eine manuelle Bearbeitung durch den Benutzer erfordert.

Status in Document Inbound

Status	Beschreibung
`Offen`	Das Dokument ist bereit zur Verarbeitung
`Ausstehend`	Das Dokument erfordert eine manuelle Aktion
`Archiviert`	Das Dokument wurde archiviert

Paket und Baumansicht

Wenn E-Mails mit Anhängen importiert werden, kann das System diese als Paket zusammenfassen. Pakete werden in einer Baumstruktur auf der Seite "Eingangsdokumente" angezeigt, wodurch es einfach ist zu erkennen, welche Dokumente zusammengehören.

Paketstruktur: - Führendes Dokument (die E-Mail-Datei selbst) erscheint auf der obersten Ebene - Paketmitglieder (Anhänge) werden eingerückt unter dem führenden Dokument angezeigt - Alle Dokumente in einem Paket teilen sich dieselbe Paket-ID

Baumansicht-Funktionen: - Die Baumansicht ist anfänglich eingeklappt, um eine übersichtliche Darstellung zu bieten - Klicken Sie auf ein führendes Dokument, um es zu erweitern und alle zugehörigen Paketmitglieder anzuzeigen - Dokumente werden nach Paket-ID und Einrückungsebene sortiert - Verwenden Sie die Aktion Paketdateien anzeigen, um alle Dokumente in einem Paket anzuzeigen

Paket-Handling

Konfigurieren Sie, wie Pakete verarbeitet werden, im Abschnitt Paket-Handling der Eingangslisten-Einstellungen. Sie können steuern, ob das führende Dokument verarbeitet werden kann und wie zusätzliche Paketdokumente während der Zuordnung behandelt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten der Eingangslisten.

Benutzerzuweisung

Document Inbound ermöglicht die Zuweisung von Dokumenten an spezifische Benutzer. Diese Funktion verbessert die Dokumentenverwaltung, indem sie klare Verantwortlichkeiten schafft und die Arbeitsverteilung im Team erleichtert.

Dokumente zuweisen

Um ein Dokument einem Benutzer zuzuweisen:

Öffnen Sie die Eingangsliste
Wählen Sie das gewünschte Dokument aus
Öffnen Sie die Dokumentkarte
Im Feld Zugewiesener Benutzer wählen Sie den gewünschten Benutzer aus der Dropdown-Liste
Das System validiert, dass der ausgewählte Benutzer im System existiert
Speichern Sie die Änderungen

Zugewiesene Dokumente im Rollencenter anzeigen

Zugewiesene Dokumente werden automatisch im Rollencenter des jeweiligen Benutzers angezeigt:

Meine Dokumente: Eine gefilterte Ansicht zeigt nur die dem angemeldeten Benutzer zugewiesenen Dokumente
Anzahl: Das Rollencenter zeigt die Anzahl der offenen zugewiesenen Dokumente
Direktzugriff: Benutzer können direkt vom Rollencenter auf ihre zugewiesenen Dokumente zugreifen
Statusfilterung: Die Ansicht kann nach Status (Offen, Ausstehend) gefiltert werden

Vorteile der Benutzerzuweisung

Klare Verantwortlichkeiten: Jedes Dokument hat einen eindeutigen Verantwortlichen
Verbesserte Nachverfolgung: Einfache Identifikation, wer an welchem Dokument arbeitet
Arbeitsverteilung: Gleichmäßige Verteilung der Arbeitslast im Team
Priorisierung: Benutzer sehen sofort ihre zugewiesenen Aufgaben
Accountability: Verbesserte Rechenschaftspflicht für Dokumentenverarbeitung

Massenzuweisung

Für die Zuweisung mehrerer Dokumente gleichzeitig:

Wählen Sie mehrere Dokumente in der Eingangsliste aus
Verwenden Sie die Aktion Benutzer zuweisen (falls verfügbar)
Wählen Sie den Zielbenutzer aus
Alle ausgewählten Dokumente werden dem Benutzer zugewiesen

Zuweisung aufheben

Um die Zuweisung eines Dokuments aufzuheben:

Öffnen Sie die Dokumentkarte
Löschen Sie den Wert im Feld Zugewiesener Benutzer
Das Dokument steht wieder zur Zuweisung zur Verfügung