Informationskatalog
Mit einem Informationskatalog können häufig benötigte Informationen zentral verwaltet und standardisiert bereitgestellt werden. Anstatt Informationen bei jeder Erstellung eines Eintrags erneut zu verfassen, können Benutzer auf vordefinierte Informationseinträge zurückgreifen. Dies spart Zeit, sorgt für eine einheitliche Kommunikation und reduziert mögliche Eingabefehler. Informationskataloge eignen sich besonders für Hinweise, Mitteilungen oder Informationen, die regelmäßig verwendet und an verschiedene Benutzer oder Benutzergruppen weitergegeben werden.
Einrichtung eines Informationskatalogs
Folgen Sie diesen Schritten um ein Informationskatalog zu erstellen:
- Starten Sie im Flow Path Administrator-Rollencenter.
- Navigieren Sie in der Menüleiste zu Kataloge und Vorlagen und wählen Sie den Menüpunkt Informationskatalog aus.
- Klicken Sie auf + Neu, um einen neuen Informationskatalog zu erstellen.
- Vergeben Sie einen eindeutigen Code für den Informationskatalog. Dieser dient zur Identifikation des Katalogs und sollte daher möglichst aussagekräftig gewählt werden. Optional können Sie zusätzlich eine Beschreibung hinterlegen, um den Verwendungszweck des Katalogs näher zu erläutern.
- Navigieren Sie zum Bereich Informationen.
- Erfassen Sie unter Information die Information, die in diesem Katalog hinterlegt werden soll.
- Legen Sie fest, ob die Information als kritisch gekennzeichnet werden soll. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen auf der rechten Seite oder lassen Sie es deaktiviert.
- Sobald Sie die Erstellung des Informationskatalogs abgeschlossen haben, können Sie die Seite verlassen.
Wichtig
Wenn Sie eine Information als kritisch kennzeichnen und die Blockierfunktion in der Moduleinrichtung aktiviert haben, kann der betroffene Datensatz abhängig von den gewählten Blockierungseinstellungen nicht weiterverarbeitet werden. Die weitere Bearbeitung ist erst möglich, nachdem die kritische Information von den hinterlegten Benutzern zur Kenntnis genommen wurde.
Beispiel Szenario Blockierfunktion der Moduleinrichtung
Sie hinterlegen auf einer Bestellung eine Information, dass die Bestellung nicht weiterverarbeitet werden soll, da sich der Kreditor im Zahlungsverzug befindet.
Gleichzeitig haben Sie in der Moduleinrichtung die Blockierfunktion aktiviert. Dadurch kann die Bestellung zunächst nicht weiterverarbeitet werden, bis der kritische Eintrag von den hinterlegten Benutzern zur Kenntnis genommen wurde.
Versuchen Sie dennoch, die Bestellung weiterzuverarbeiten, bevor der Eintrag zur Kenntnis genommen wurde, wird die Verarbeitung durch eine entsprechende Fehlermeldung blockiert.
Sie können beliebig viele Informationskatalog für verschiedene Anwendungsfälle erstellen und so häufig verwendete Informationen zentral verwalten.
Wie Sie einen Informationseintrag durch ein Informationskatalog über die Flow Path Info FactBox erstellen, erfahren Sie unter Erstellung eines Flow Path Informationseintrags.
Entfernen oder Deaktivieren eines Informationskatalogs
Informationskataloge können nicht gelöscht werden, sobald sie bereits verwendet wurden. Stattdessen können sie deaktiviert werden. Dadurch bleiben bestehende Verknüpfungen und bereits erstellte Einträge erhalten, während der Katalog für die weitere Verwendung gesperrt wird.
Folgen Sie diesen Schritten, um einen Informationskatalog zu deaktivieren bzw. zu entfernen:
- Starten Sie im Flow Path Administrator-Rollencenter.
- Navigieren Sie in der Menüleiste zu Kataloge und Vorlagen und wählen Sie den Menüpunkt Informationskatalog aus.
- Wählen Sie den Informationskatalog aus, den Sie entfernen möchten.
- Klicken Sie auf Löschen.
- Wird der Informationskatalog bereits in einem Flow Path-Eintrag verwendet, erhalten Sie einen Hinweis, dass der Katalog nicht gelöscht werden kann. In diesem Fall wird er automatisch deaktiviert und aus der Liste der verfügbaren Kataloge entfernt.
- Wurde der Informationskatalog noch in keinem Flow Path-Eintrag verwendet, wird er nach Ausführung der Löschaktion vollständig entfernt.
Wichtig
Wenn Sie eine Information aus einem Informationskatalog entfernen möchten, ist dies nur möglich, solange noch kein Flow Path-Eintrag mit dieser Information erstellt wurde. Wurde die Information bereits in einem Flow Path-Eintrag verwendet, kann sie nicht mehr gelöscht werden, um die Nachvollziehbarkeit bestehender Einträge sicherzustellen.
Informationen nachträglich als Kritisch markieren
Bei der Erstellung eines Informationskatalogs ist nicht immer sofort erkennbar, ob eine Information als kritisch eingestuft werden sollte. Stellt sich später heraus, dass eine Information besondere Aufmerksamkeit erfordert, kann die Kennzeichnung Kritisch jederzeit nachträglich aktiviert werden.
Folgen Sie diesen Schritten, um einer Information in einem Informationskatalog als Kritisch zu markieren:
- Starten Sie im Flow Path Administrator-Rollencenter.
- Navigieren Sie in der Menüleiste zu Kataloge und Vorlagen und wählen Sie den Menüpunkt Informationskatalog aus.
- Wählen Sie den Informationskatalog aus, indem sie eine Information als Kritisch markieren möchten.
- Navigieren Sie zu den Zeilen indem Sie die Informationen defniniert haben.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der kritisch spalte um die selektierete Infromation als Kritisch zu markieren.
Wenn Sie Fertig sind, dann können Sie die Seite verlassen.
Information
Wird eine Information in einem Informationskatalog nachträglich als kritisch markiert, übernimmt Flow Path diese Änderung automatisch für alle bestehenden und zukünftigen Einträge, die auf dieser Information basieren.
Wenn Sie die Blockierfunktion in der Moduleinrichtung aktiviert haben, beachten Sie bitte, dass sich die Weiterverarbeitbarkeit von Datensätzen ändern kann. Wird eine Information nachträglich als kritisch gekennzeichnet, können Datensätze, für die bereits ein entsprechender Flow Path-Eintrag existiert, für die weitere Verarbeitung blockiert werden, bis die Information von den zuständigen Benutzern zur Kenntnis genommen wurde.