Einrichten von E-Mail-Konten
Diese Dokumentation beschreibt detailliert die Einrichtung und Verwaltung von E-Mail-Konten für die Nutzung mit Document Inbound. Sie führt Schritt für Schritt durch die Erstellung, Synchronisierung und Verwaltung von E-Mail-Konten innerhalb Document Inbound.
Document Inbound ermöglicht die automatische Erfassung von E-Mails und deren Anhängen, um sie in die Eingangslisten zu importieren. Dabei können sowohl freigegebene Postfächer als auch Benutzerpostfächer genutzt werden. Diese Postfächer werden innerhalb der Document-Inbound-Gruppe in Azure definiert, um eine klare Abgrenzung zu schaffen und so eine bessere Kontrolle zu gewährleisten.
Wichtiger Hinweis
Um die Konfiguration erfolgreich abzuschließen, muss eine gültige App-Registrierung mit Document Inbound verbunden sein.
Zugriff auf die Email List Page
Um mit der Verwaltung der E-Mail-Konten zu beginnen, navigieren Sie zur Email List Page in Document Inbound:
- Suchen Sie in Business Central nach "Document Inbound - Email List".
- Alternativ finden Sie im Admin Rollen Center den Tab Email, worüber Sie die "Email List"-Seite aufrufen können.
Information
Falls noch keine Document-Inbound-Gruppe existiert, wird sie beim ersten Öffnen der Seite automatisch erstellt. Bestätigen Sie die Abfrage zur Erstellung oder nutzen Sie alternativ die Aktion zur Gruppenerstellung in der Email List Page.
Aktionen auf der Email List Page
Hinzufügen einer bestehenden E-Mail-Adresse
Mit dieser Aktion fügen Sie eine bereits existierende Microsoft 365 E-Mail-Adresse zur Document-Inbound-Gruppe hinzu.
Vorgehen:
- Klicken Sie auf die Aktion "Hinzufügen".
- Im Wizard Kicken Sie auf next bis Sie zur Eingabe der E-Mail Adresse kommen.
- Wählen Sie die gewünschte Microsoft 365 E-Mail-Adresse aus der Liste.
- Die Adresse wird der Gruppe hinzugefügt und kann nach der Synchronisation genutzt werden.
Erstellen einer neuen E-Mail-Adresse
Falls keine geeignete E-Mail-Adresse existiert, können Sie über diese Funktion eine neue E-Mail-Adresse erstellen.
Vorgehensweise:
Klicken Sie auf die Option "Erstellen" im Dropdown-Menü, das unter der Aktion "Hinzufügen" zu finden ist. Daraufhin öffnet sich ein Assistent, der Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung der E-Mail-Adresse führt.
Es gibt zwei wesentliche Unterschiede bei der Erstellung einer E-Mail-Adresse:
| Typ | Details | Weitere Infos |
|---|---|---|
| Freigegebenes Postfach | Ein freigegebenes Postfach ist ein Postfach, auf das mehrere Benutzer ohne spezifische Anmeldeinformationen zugreifen können. | Mehr erfahren |
| Benutzerpostfach | Ein Benutzerpostfach ist einem bestimmten Benutzer zugewiesen, wobei dessen Anmeldeinformationen erforderlich sind, um auf das Postfach zuzugreifen. | Mehr erfahren |
Je nachdem, welchen Typ Sie erstellen möchten, müssen Sie entweder im Azure Portal fortfahren oder können den Assistenten weiter nutzen.
Synchronisieren
Diese Aktion synchronisiert alle E-Mail-Adressen aus der Azure-Gruppe Document Inbound mit der Liste in Business Central.
Vorgehen:
- Navigieren Sie zur Email List Page.
- Klicken Sie auf Synchronisieren.
- Alle E-Mail-Adressen aus der Document-Inbound-Gruppe werden in die Liste übernommen.
Entfernen einer E-Mail-Adresse
Mit dieser Aktion wird eine bestehende E-Mail-Adresse aus der Document Inbound Gruppe entfernt.
Vorgehen:
- Wählen Sie die zu entfernende E-Mail-Adresse aus.
- Klicken Sie auf Entfernen.
- Die Adresse wird aus der Gruppe gelöscht und nicht mehr synchronisiert.
Freigegebene Postfächer
Ein freigegebenes Postfach ist ein Postfach, auf das mehrere Benutzer ohne spezifische Anmeldeinformationen zugreifen können. Dieser Typ von Postfach ist mit Document Inbound von Simova kompatibel und kann genutzt werden. Besonders hervorzuheben ist, dass für den Betrieb eines freigegebenen Postfachs keine Lizenzzuweisung erforderlich ist.
Einschränkungen
Ein freigegebenes Postfach kann nicht über Business Central erstellt werden. Es muss im Microsoft 365 Exchange Admin Center erstellt und dann manuell für Document Inbound von Simova über das Azure Portal zugewiesen werden.
Erstellen eines freigegebenen Postfachs
Die folgenden Schritte müssen durchgeführt werden, um ein freigegebenes Postfach zu erstellen.
Hinweis
Je nach Unternehmensrichtlinien könnten spezielle Berechtigungen oder Administratorrechte erforderlich sein, um ein freigegebenes Postfach zu erstellen.
- Navigieren Sie zum Exchange Admin Center und melden Sie sich mit Ihren Microsoft 365-Anmeldeinformationen an.
- Klicken Sie auf Empfänger in der linken Navigationsleiste und dann auf Postfächer.
- Klicken Sie auf + Ein freigegebenes Postfach hinzufügen, um ein neues Postfach zu erstellen.
- Geben Sie den Anzeigenamen und die E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Erstellen, um das Postfach zu erstellen.
- Das freigegebene Postfach ist nun erstellt und bereit, der Document-Inbound-Gruppe zugewiesen zu werden. Bitte beachten Sie, dass es einige Minuten dauern kann, bis das Postfach erstellt ist.
- Die Zuordnung des freigegebenen Postfachs zur Document-Inbound-Gruppe kann über das Exchange Admin Center oder über das Azure-Portal erfolgen.
Zuweisung eines freigegebenen Postfachs zur Document Inbound Gruppe durch das Exchange Admin Center
- Navigieren Sie zum Exchange Admin Center und melden Sie sich mit Ihren Microsoft 365-Anmeldeinformationen an.
- Suchen Sie nach einer Gruppe mit dem Namen Document Inbound by Simova und klicken Sie darauf. Wenn die Gruppe nicht existiert, erstellen Sie sie bitte über das Document Inbound von Simova in Business Central. Dies kann einfach durch Öffnen der E-Mail-Liste erfolgen. Ein Popup erscheint und fragt, ob Sie die Gruppe erstellen möchten.
- Klicken Sie in den Gruppendetails auf Mitglieder.
- Klicken Sie auf Alle anzeigen und Mitglieder verwalten, um einen Überblick über die Gruppenmitglieder zu erhalten.
- Klicken Sie auf + Mitglieder hinzufügen, um ein neues Mitglied zur Gruppe hinzuzufügen.
- Wählen Sie das freigegebene Postfach, das Sie zur Gruppe hinzufügen möchten, und klicken Sie auf Hinzufügen, um das Postfach zur Gruppe hinzuzufügen.
- Das freigegebene Postfach ist jetzt zur Document Inbound Gruppe hinzugefügt. Um das Postfach in Document Inbound von Simova zu verwenden, synchronisieren Sie bitte die E-Mail-Liste in Business Central.
Zuweisung eines freigegebenen Postfachs zur Document Inbound Gruppe durch das Azure-Portal
- Navigieren Sie zum Azure-Portal und melden Sie sich mit Ihren Microsoft 365-Anmeldeinformationen an.
- Suchen Sie in der Suchleiste nach Gruppen und klicken Sie darauf.
- Suchen Sie nach einer Gruppe mit dem Namen Document Inbound by Simova und klicken Sie darauf. Wenn die Gruppe nicht existiert, erstellen Sie sie bitte über das Document Inbound von Simova in Business Central. Dies kann einfach durch Öffnen der E-Mail-Liste erfolgen. Ein Popup erscheint und fragt, ob Sie die Gruppe erstellen möchten.
- Klicken Sie in den Gruppendetails auf Mitglieder in der linken Navigationsleiste.
- Klicken Sie auf + Mitglieder hinzufügen, um ein neues Mitglied zur Gruppe hinzuzufügen.
- Wählen Sie das freigegebene Postfach, das Sie zur Gruppe hinzufügen möchten, und klicken Sie auf Hinzufügen, um das Postfach zur Gruppe hinzuzufügen.
- Das freigegebene Postfach ist jetzt zur Document Inbound Gruppe hinzugefügt. Um das Postfach in Document Inbound von Simova zu verwenden, synchronisieren Sie bitte die E-Mail-Liste in Business Central.
Benutzerpostfächer
Ein Benutzerpostfach ist ein Postfach, das einem bestimmten Benutzer zugewiesen wird, und die Anmeldeinformationen des Benutzers werden benötigt, um auf das Postfach zuzugreifen. Dieser Typ von Postfach ist mit Document Inbound von Simova kompatibel und kann genutzt werden. Besonders hervorzuheben ist, dass für den Betrieb eines Benutzerpostfachs eine Lizenzzuweisung erforderlich ist.
Hinzufügen eines E-Mail-Kontos zur Document Inbound Gruppe
Die folgenden Schritte müssen durchgeführt werden, um ein E-Mail-Konto zur Gruppe hinzuzufügen.
- Klicken Sie auf E-Mail in der Menüleiste und führen Sie die Aktion E-Mail-Liste aus.
- Führen Sie die Aktion E-Mail zur Gruppe hinzufügen in der Menüleiste aus, um den Assistenten zu starten, der es Ihnen ermöglicht, E-Mail-Benutzer zur Document Inbound Gruppe hinzuzufügen.
- Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse im Feld Benutzer-E-Mail ein und klicken Sie auf E-Mail hinzufügen, um fortzufahren.
- Ein weiteres Fenster öffnet sich, in dem Sie die E-Mail-Adresse auswählen können, die für die Document Inbound Gruppe verwendet werden soll. Klicken Sie auf das Microsoft-Konto, das Sie hinzufügen möchten, um sich zu authentifizieren.
- Das E-Mail-Konto ist jetzt zur Document Inbound Gruppe hinzugefügt.
Wenn das hinzuzufügende E-Mail-Konto nicht existiert, öffnet sich der Assistent zum Erstellen einer neuen E-Mail-Adresse. Wenn sich dieser Assistent öffnet, befolgen Sie bitte die Anweisungen zum Erstellen einer neuen E-Mail-Adresse (siehe Anweisungen unten).
Erstellen eines E-Mail-Kontos ohne Lizenz
Die folgenden Schritte müssen durchgeführt werden, um ein E-Mail-Konto zu erstellen.
- Klicken Sie auf E-Mail in der Menüleiste und führen Sie die Aktion E-Mail-Liste aus.
- Klicken Sie auf den Pfeil neben der Aktion E-Mail zur Gruppe hinzufügen, um das Dropdown zu öffnen, und führen Sie dann die Aktion E-Mail erstellen aus, um den Assistenten für die Erstellung eines neuen E-Mail-Kontos zu starten.
- Konfigurieren Sie das E-Mail-Konto und achten Sie darauf, alle erforderlichen Felder auszufüllen.
- Klicken Sie auf E-Mail ohne Lizenz erstellen, um das E-Mail-Konto ohne Lizenz zu erstellen.
- Ein weiteres Fenster öffnet sich, in dem Sie die E-Mail-Adresse auswählen können, die für die Document Inbound Gruppe verwendet werden soll. Klicken Sie auf das Microsoft-Konto, das Sie hinzufügen möchten, um sich zu authentifizieren.
- Ein Dialogfeld erscheint mit einer Abfrage für die Zuordnung zur Document Inbound Gruppe des kürzlich erstellten Benutzers. Klicken Sie auf Ja, um den Benutzer zur Gruppe hinzuzufügen.
- Das E-Mail-Konto ist jetzt zur Document Inbound Gruppe hinzugefügt, jedoch ohne Lizenz.
Erstellen eines E-Mail-Kontos mit einer Microsoft 365-Lizenz
Die folgenden Schritte müssen durchgeführt werden, um ein E-Mail-Konto zu erstellen.
- Klicken Sie auf E-Mail in der Menüleiste und führen Sie die Aktion E-Mail-Liste aus.
- Klicken Sie auf den Pfeil neben der Aktion E-Mail zur Gruppe hinzufügen, um das Dropdown zu öffnen, und führen Sie dann die Aktion E-Mail erstellen aus, um den Assistenten für die Erstellung eines neuen E-Mail-Kontos zu starten.
- Konfigurieren Sie das E-Mail-Konto und achten Sie darauf, alle erforderlichen Felder auszufüllen.
- Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
- Eine Lizenzliste wird angezeigt, aus der eine Lizenz ausgewählt werden muss.
- Wählen Sie die Lizenz, die für das E-Mail-Konto verwendet werden soll, und klicken Sie auf E-Mail erstellen und Lizenz zuweisen, um das E-Mail-Konto mit einer Lizenz zu erstellen.
- Ein weiteres Fenster öffnet sich, in dem Sie die E-Mail-Adresse auswählen können, die für die Document Inbound Gruppe verwendet werden soll. Klicken Sie auf das Microsoft-Konto, das Sie hinzufügen möchten, um sich zu authentifizieren.
- Ein Dialogfeld erscheint mit einer Abfrage für die Zuordnung zur Document Inbound Gruppe des kürzlich erstellten Benutzers. Klicken Sie auf Ja, um den Benutzer zur Gruppe hinzuzufügen.
- Der Benutzer wurde zusammen mit der ausgewählten Lizenz erstellt.