Einrichtung eines Fragenkatalogs

Mit einem Fragenkatalog können häufig benötigte Fragen zentral verwaltet und standardisiert bereitgestellt werden. Anstatt dieselben Fragen immer wieder manuell zu erfassen, können Benutzer auf vordefinierte Fragen zurückgreifen.

Dadurch wird die Erstellung neuer Fragen beschleunigt, die Qualität der Rückfragen verbessert und sichergestellt, dass wichtige Informationen bei wiederkehrenden Prozessen vollständig und einheitlich abgefragt werden.

Einrichtung eines Fragenkatalogs

Folgen Sie diesen Schritten, um einen Fragenkatalog zu erstellen:

1. Starten Sie im Flow Path Administrator-Rollencenter.
2. Navigieren Sie in der Menüleiste zu Kataloge und Vorlagen und wählen Sie den Menüpunkt Fragenkataloge aus.
3. Klicken Sie auf + Neu, um einen neuen Fragenkatalog zu erstellen.
4. Vergeben Sie einen eindeutigen Code für den Fragenkatalog. Dieser dient zur Identifikation des Katalogs und sollte möglichst aussagekräftig gewählt werden. Optional können Sie zusätzlich eine Beschreibung hinterlegen, um den Verwendungszweck des Katalogs näher zu erläutern.
5. Navigieren Sie zum Bereich Fragen.
6. Erfassen Sie in der Spalte Frage die Frage, die Sie dem Fragenkatalog hinzufügen möchten.
7. Legen Sie fest, ob die Frage als kritisch gekennzeichnet werden soll. Aktivieren Sie dazu das entsprechende Kontrollkästchen oder lassen Sie es deaktiviert.

8. Wählen Sie einen Antworttyp aus. Folgende Antworttypen stehen zur Verfügung:

   • Freitext
     Der Empfänger kann die Frage durch die Eingabe eines frei formulierten Textes beantworten.

   • Ja / Nein
     Der Empfänger kann die Frage durch Auswahl von Ja oder Nein beantworten.

   • Feldverknüpfung
     Der Empfänger kann einen Wert in einem definierten Feld eingeben oder auswählen, um die Frage zu beantworten.

9. Wenn Sie die Einrichtung des Fragenkatalogs abgeschlossen haben, können Sie die Seite verlassen.

Wichtig

Wenn Sie eine Frage als kritisch kennzeichnen und die Blockierfunktion in der Moduleinrichtung aktiviert haben, kann der betroffene Datensatz abhängig von den gewählten Blockierungseinstellungen nicht weiterverarbeitet werden. Die weitere Bearbeitung ist erst möglich, nachdem die kritische Frage beantwortet wurde und der Ersteller die eingereichte Antwort akzeptiert hat.

Beispiel Szenario Blockierfunktion der Moduleinrichtung

Sie hinterlegen auf einer Bestellung eine kritische Frage, da vor der weiteren Bearbeitung geklärt werden muss, ob der Kreditor aufgrund eines Zahlungsverzugs für weitere Bestellungen freigegeben werden darf.

Gleichzeitig haben Sie in der Moduleinrichtung die Blockierfunktion aktiviert. Dadurch kann die Bestellung zunächst nicht weiterverarbeitet werden, bis die Frage beantwortet und die Antwort vom Ersteller akzeptiert wurde.

Versuchen Sie dennoch, die Bestellung weiterzuverarbeiten, bevor die Frage beantwortet und akzeptiert wurde, wird die Verarbeitung durch eine entsprechende Fehlermeldung blockiert.

Sie können beliebig viele Fragenkataloge für verschiedene Anwendungsfälle erstellen und so häufig verwendete Fragen zentral verwalten.

Wie Sie einen Frageneintrag durch ein Fragenkatalog über die Flow Path Info FactBox erstellen, erfahren Sie unter Erstellung eines Flow Path Frageneintrags.

Einrichtung des Antworttyp Feldverknüpfung

Mit dem Antworttyp Feldverknüpfung können Antworten direkt in einem definierten Feld des Datensatzes erfasst werden. Anstatt eine Antwort als Freitext einzugeben, trägt der Empfänger den benötigten Wert in das vorgegebene Feld ein oder wählt ihn aus.

Entfernung oder Deaktivierung eines Fragenkatalogs

Fragenkataloge können nicht gelöscht werden, sobald sie bereits verwendet wurden. Stattdessen können sie deaktiviert werden. Dadurch bleiben bestehende Verknüpfungen und bereits erstellte Einträge erhalten, während der Katalog für die weitere Verwendung nicht mehr sichtbar ist.

Folgen Sie diesen Schritten, um einen Fragenkatalog zu deaktivieren bzw. zu entfernen:

1. Starten Sie im Flow Path Administrator-Rollencenter.
2. Navigieren Sie in der Menüleiste zu Kataloge und Vorlagen und wählen Sie den Menüpunkt Fragenkataloge aus.
3. Wählen Sie den Fragenkatalog aus, den Sie entfernen möchten.
4. Klicken Sie auf Löschen.
5. Wird der Fragenkatalog bereits in einem Flow Path-Eintrag verwendet, erhalten Sie einen Hinweis, dass der Katalog nicht gelöscht werden kann. In diesem Fall wird er automatisch deaktiviert und aus der Liste der verfügbaren Kataloge entfernt.
6. Wurde der Fragenkatalog noch in keinem Flow Path-Eintrag verwendet, wird er nach Ausführung der Löschaktion vollständig entfernt.

Wichtig

Wenn Sie eine Frage aus einem Fragenkatalog entfernen möchten, ist dies nur möglich, solange noch kein Flow Path-Eintrag mit dieser Frage erstellt wurde.

Wurde die Frage bereits in einem Flow Path-Eintrag verwendet, kann sie nicht mehr gelöscht werden, um die Nachvollziehbarkeit bestehender Einträge sicherzustellen.

Fragen nachträglich als kritisch markieren

Bei der Erstellung eines Fragenkatalogs ist nicht immer sofort erkennbar, ob eine Frage als kritisch eingestuft werden sollte. Stellt sich später heraus, dass eine Frage besondere Aufmerksamkeit erfordert, kann die Kennzeichnung Kritisch jederzeit nachträglich aktiviert werden.

Folgen Sie diesen Schritten, um eine Frage in einem Fragenkatalog als kritisch zu markieren:

1. Starten Sie im Flow Path Administrator-Rollencenter.
2. Navigieren Sie in der Menüleiste zu Kataloge und Vorlagen und wählen Sie den Menüpunkt Fragenkataloge aus.
3. Wählen Sie den Fragenkatalog aus, in dem Sie eine Frage als kritisch markieren möchten.
4. Navigieren Sie zu den Zeilen, in denen die Fragen definiert wurden.
5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Spalte Kritisch, um die ausgewählte Frage als kritisch zu kennzeichnen.

Wenn Sie fertig sind, können Sie die Seite verlassen.

Information

Wird eine Frage in einem Fragenkatalog nachträglich als kritisch markiert, übernimmt Flow Path diese Änderung automatisch für alle bestehenden und zukünftigen Einträge, die auf dieser Frage basieren.

Wenn Sie die Blockierfunktion in der Moduleinrichtung aktiviert haben, beachten Sie bitte, dass sich die Weiterverarbeitbarkeit von Datensätzen ändern kann. Wird eine Frage nachträglich als kritisch gekennzeichnet, können Datensätze, für die bereits ein entsprechender Flow Path-Eintrag existiert, für die weitere Verarbeitung blockiert werden.

Die weitere Bearbeitung ist erst möglich, nachdem die kritische Frage beantwortet und die Antwort vom Ersteller akzeptiert wurde.

Siehe auch:

• Einrichtung einer Fragenvorlage