Aufbewahrungsbezeichnungen

Aufbewahrungsbezeichnungen ermöglichen es Ihnen, Aufbewahrungsrichtlinien für Dokumente zu verwalten und anzuwenden. Ähnlich wie Tags können Aufbewahrungsbezeichnungen auf Dokumente angewendet werden, um eine Aufbewahrungsrichtlinie durchzusetzen. Diese Bezeichnungen können manuell durch einen Benutzer oder automatisch basierend auf bestimmten Bedingungen angewendet werden.

Aufbewahrungsbezeichnungen SharePoint

Aufbewahrungsbezeichnungen in SharePoint ermöglichen die Anwendung von Aufbewahrungseinstellungen auf Dokumentebene, um gesetzliche, regulatorische oder interne Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Folgende Aufbewahrungsbezeichnungen sind anwendbar:

1. Aufbewahrungsbezeichnungen:

   • Diese Bezeichnungen können von jedem angewendet werden, der ein Element aktualisieren kann.
   • Nur ein SharePoint-Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen kann die Bezeichnung ändern oder entfernen. Der Benutzer muss Mitglied der entsprechenden SharePoint-Gruppe sein (oder über gleichwertige Bearbeitungsrechte verfügen).
   • Bei Anwendung auf ein Dokument werden sowohl der Inhalt als auch die Metadaten unveränderlich.
   • Dokumente können in Document Central nicht verschoben oder geändert werden.
   • Automatische Anwendung möglich, basierend auf Dokumentenbibliothek oder Inhaltstyp.

2. Regulatorische Aufzeichnungsbezeichnungen:

   • Diese Bezeichnungen können von jedem angewendet werden, der ein Element aktualisieren kann.
   • Sie können von niemandem geändert oder entfernt werden.
   • Bei Anwendung auf ein Dokument werden sowohl der Inhalt als auch die Metadaten gesperrt und können nicht mehr geändert werden.
   • Dokumente können in Document Central nicht verschoben werden.
   • Automatische Anwendung möglich, basierend auf Dokumentenbibliothek oder Inhaltstyp.

3. Datensatzbezeichnungen (Record Labels):

   • Kennzeichnen Dokumente als Datensatz (Record).
   • Diese Bezeichnungen können von jedem angewendet werden, der ein Element aktualisieren kann.
   • Sie können nur von einem Benutzer geändert werden, der Site Collection Administrator der SharePoint-Website ist.
   • Bei Anwendung auf ein Dokument werden sowohl der Inhalt als auch die Metadaten gesperrt und können aus Document Central nicht geändert werden.
   • Dokumente können in Document Central nicht verschoben oder geändert werden.
   • Automatische Anwendung möglich, basierend auf Dokumentenbibliothek oder Inhaltstyp.

Info

Wenn eine Bezeichnung ein Dokument als Record markiert, setzt SharePoint einen Sperrstatus auf dem Dokument (Gesperrt oder Entsperrt).

• Bei Gesperrt ist das Dokument geschützt und kann in SharePoint nicht geändert oder gelöscht werden.
• Bei Entsperrt sind Metadatenänderungen in SharePoint möglich. Document Central verhindert weiterhin Änderungen in Business Central.

Nur Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen können Aufbewahrungsbezeichnungen auf Records ändern/entfernen und den Record-Lock-Status umschalten.

Site Collection Administrator

Important

Wird eine SharePoint-Website über Document Central erstellt, wird eine Azure Microsoft 365-Gruppe mit demselben Namen erstellt. Wenn ein Benutzer als Besitzer dieser Gruppe hinzugefügt wird, wird er zum Site Collection Administrator für diese SharePoint-Website.

Wenn die SharePoint-Website extern erstellt wurde, kann es sein, dass die Microsoft 365-Gruppe nicht existiert. In diesem Fall müssen Site Collection Administrators im SharePoint Admin Center (Aktive seiten) manuell konfiguriert werden. Weitere Informationen

Regulatorische Aufzeichnungsbezeichnungen sind ideal für Situationen, in denen es entscheidend ist, sicherzustellen, dass ein Datensatz unverändert bleibt. Diese Bezeichnungen sind mit Vorsicht zu verwenden einmal angewendet, sperren sie den Datensatz und seine Metadaten dauerhaft, sodass keine Änderungen mehr möglich sind.

Wichtige Unterschiede zwischen regulatorischen Aufzeichnungsbezeichnungen und anderen Bezeichnungstypen:

• Eingeschränkte Bewegung: Benutzer können regulatorische Aufzeichnungen innerhalb derselben SharePoint-Bibliothek zwar theoretisch verschieben, jedoch wird dies nicht empfohlen, da Document Central das Verschieben von Dokumenten mit einer Aufbewahrungsbezeichnung nicht unterstützt.

• Feste Aufbewahrungsfristen: Administratoren können die durch eine regulatorische Aufzeichnungsbezeichnung festgelegte Aufbewahrungsfrist im Compliance Center nicht verkürzen.

• Unumkehrbare Website-Löschung: Wenn eine SharePoint-Website mit regulatorischen Aufzeichnungen gelöscht wird, kann sie nicht wiederhergestellt werden. Dies unterstreicht die Dauerhaftigkeit dieser Aufzeichnungen.

• Opt-In-Funktion: Regulatorische Aufzeichnungsbezeichnungen sind in Microsoft 365 standardmäßig deaktiviert. Um sie zu aktivieren, müssen Administratoren PowerShell verwenden, um sicherzustellen, dass nur diejenigen mit entsprechendem Verständnis Zugriff darauf haben. Diese Vorsichtsmaßnahme verhindert das versehentliche dauerhafte Sperren wichtiger Inhalte.

Die Einführung regulatorischer Aufzeichnungsbezeichnungen bietet erweiterte Aufbewahrungsoptionen, die für Organisationen von unschätzbarem Wert sind, die höchste Compliance-Standards erreichen möchten. Diese Bezeichnungen stellen sicher, dass wichtige Aufzeichnungen und deren Metadaten dauerhaft unverändert bleiben und bieten ein robustes Werkzeug zur Einhaltung strenger gesetzlicher Anforderungen.

Wichtig

Für die Verwendung von Aufbewahrungsbezeichnungen (Retention Labels), Aufzeichnungen (Records) und regulatorischen Aufzeichnungen (Regulatory Records) in Microsoft 365 gelten unterschiedliche Lizenzanforderungen.

1. Microsoft 365 Business Premium oder Microsoft 365 E3: Diese Pläne unterstützen die manuelle Anwendung von Aufbewahrungsbezeichnungen sowie die Anwendung von Bezeichnungen durch Benutzer. Auch Szenarien, in denen Business Central Bezeichnungen automatisiert über eine Aufgabenwarteschlange an Dokumente vergibt, werden unterstützt.

2. Microsoft 365 E3 mit Microsoft Purview Suite (ehemals Compliance Add-on): Wenn regulatorische Aufzeichnungen verwendet werden sollen, ist zusätzlich zur E3-Lizenz die Microsoft Purview Suite erforderlich.

3. Microsoft 365 E5 / E5 Compliance: Für die Nutzung von Aufbewahrungsbezeichnungen, Aufzeichnungen und Regulatorischen Aufzeichnungen über Business Central ist keine Microsoft 365 E5-Lizenz erforderlich. Die automatisierte Anwendung von Bezeichnungen über eine Aufgabenwarteschlange in Business Central entspricht nicht dem im Microsoft 365 E5-Plan enthaltenen Microsoft-Purview-Auto-Labeling und erfordert daher keine Microsoft 365 E5-Lizenz.

4. Microsoft Purview Compliance Portal: Über das Microsoft Purview Compliance Portal können Aufbewahrungsbezeichnungen, Aufzeichnungen, regulatorischen Aufzeichnungen und weitere Compliance-Funktionen verwaltet werden. Der verfügbare Funktionsumfang hängt von den zugewiesenen Lizenzen ab.

Bitte beachten Sie, dass jeder Benutzer, der Aufbewahrungsbezeichnungen oder Records verwendet, über eine entsprechende Lizenz verfügen muss. Für die Nutzung von Aufbewahrungsbezeichnungen und Records ist mindestens Microsoft 365 Business Premium oder Microsoft 365 E3 erforderlich.

• Aufbewahrungsbezeichnungen (Retention Labels): Business Premium oder E3
• Aufzeichnung (Records): Business Premium oder E3
• Regulatorischen Aufzeichnungen (Regulatory Records): E3 + Microsoft Purview Suite

Es wird empfohlen, die aktuellen Lizenzierungsbedingungen von Microsoft zu prüfen, da sich Lizenzmodelle und enthaltene Funktionen im Laufe der Zeit ändern können.

Siehe auch:

• Einrichtung von Aufbewahrungsbezeichnungen