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Einrichtung von E-Mail-Vorlagen

Flow Path verwendet E‑Mail‑Vorlagen, um Benutzer automatisch über relevante Änderungen in einem Eintrag zu informieren.
Für jeden Eintragstyp Aufgabe, Frage und Information stehen unterschiedliche Ereignisse zur Verfügung, für die eine E‑Mail‑Vorlage definiert werden kann.
Sobald eines dieser Ereignisse eintritt, sendet Flow Path eine entsprechende Benachrichtigung basierend auf der zugeordneten Vorlage.

Info

Standard‑E‑Mail‑Vorlagen sind in Flow Path bereits verfügbar.

Für jeden Prozess können für die Eintragstypen Aufgabe, Frage und Information automatische E-Mail-Benachrichtigungen eingerichtet werden. Die hierfür hinterlegten Vorlagen können bei Bedarf angepasst werden und werden bei Eintritt des jeweiligen Ereignisses automatisch verwendet.

Erstellen von E-Mail-Vorlagen

Folgen Sie diesen Schritten, um E‑Mail‑Vorlagen für Flow Path zu erstellen oder anzupassen:

  1. Starten Sie im Flow Path – Administrator‑Rollenzentrum.
  2. Öffnen Sie in der Menüleiste den Bereich Einrichtung und wählen Sie E‑Mail‑Vorlagen aus.
  3. Für jeden Prozess steht bereits eine Standard‑E‑Mail‑Vorlage zur Verfügung.
  4. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus und klicken Sie auf Bearbeiten.
  5. Passen Sie den Betreff der ausgewählten E‑Mail‑Vorlage an.
  6. Erstellen oder bearbeiten Sie im Bereich HTML Editor den Inhalt der E‑Mail‑Vorlage.
  7. Unter Vorlage existiert können Sie sofort sehen ob eine E-Mail-Vorlage noch eingerichet werden muss oder bereits alles eingerichetet wurde.

Tipp

Dies ist ein "What You See Is What You Get"-Editor. Das bedeutet, dass Sie die E-Mail-Vorlage in der normalen Ansicht bearbeiten können und dennoch eine korrekte .HTM-Datei erhalten.

Verwendete Platzhalter für Flow Path E-Mail-Vorlagen

Die folgenden Platzhalter stehen für die jeweiligen Flow-Path-Ereignisse zur Verfügung und können bei der Erstellung von E-Mail-Vorlagen verwendet werden. Die Platzhalter sind systemseitig vorgegeben und können nicht geändert werden.

Eintragstyp Platzhalter
Frage %1 = Übersicht der Erstellertabelle, %2 = Business Central Website-Link
Information %1 = Übersicht der Erstellertabelle, %2 = Business Central Website-Link
Aufgabe %1 = Übersicht der Empfängertabelle, %2 = Übersicht der Erstellertabelle, %3 = Name des Erstellers, %4 = Business Central Website-Link

Importieren von Email Vorlagen

In Flow Path sind bereits Standard-E-Mail-Vorlagen für die verschiedenen Prozesse vorhanden. Der Betreff sowie der Inhalt der E-Mail-Vorlagen können individuell angepasst werden, um die Benachrichtigungen an die eigenen Anforderungen anzupassen.

Die zugehörigen Prozesse und Ereignisse können jedoch nicht verändert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass für jeden Prozess und jedes Ereignis stets eine passende E-Mail-Vorlage zur Verfügung steht und Benachrichtigungen zuverlässig versendet werden können.

  1. Verwenden Sie die globale Suche und geben Sie Flow Path - E-Mail-Vorlagen ein. Alternativ können Sie über das Rollencenter unter Einrichtung die Seite E-Mail-Vorlagen öffnen.
  2. Wählen Sie die Zeile des Prozesses aus, für den Sie eine E-Mail-Vorlage importieren möchten, und wählen Sie anschließend die Aktion Importieren.
  3. Wählen Sie die HTM-E-Mail-Vorlage aus Ihrem Dateisystem aus. Sie können die Datei per Drag & Drop importieren oder alternativ manuell in Ihrer Ordnerstruktur nach der gewünschten HTML-Datei suchen.
  4. Die Email Vorlage die sie Importiert haben wird im HTML Editor angezeigt.

Es ist möglich, E-Mail-Vorlagen direkt in Business Central mit dem HTML-Editor zu bearbeiten, der sich auf der Seite E-Mail-Vorlage befindet.

Note

Wenn sich Zeichen (<>) im HTML-Editor befinden, die normalerweise nur in der HTML-Datei zu finden sind, kann es sein, dass die Datei beschädigt ist.

Exportieren von Email Vorlagen

In manchen Fällen kann es erforderlich sein, E-Mail-Vorlagen zu exportieren, um diese zu sichern oder in einer anderen Umgebung zu importieren. Der Export ermöglicht es, bestehende Vorlagen einfach zu übertragen und in anderen Systemen oder Mandanten wiederzuverwenden.

  1. Verwenden Sie die globale Suche und geben Sie Flow Path - E-Mail-Vorlagen ein. Alternativ können Sie über das Rollencenter unter Einrichtung die Seite E-Mail-Vorlagen öffnen.
  2. Wählen Sie die Zeile des Prozesses aus, für den Sie eine E-Mail-Vorlage exportieren möchten, und wählen Sie anschließend die Aktion Exportieren.
  3. Nach Ausführung der Aktion Exportieren wird die E-Mail-Vorlage lokal auf Ihrem Computer gespeichert.

Löschen einer Email Vorlage

Wird der Inhalt einer E-Mail-Vorlage gelöscht, bleiben die Zuordnung zum Prozess, Typ sowie der Betreff der Vorlage erhalten. Bei Auslösung des entsprechenden Ereignisses wird weiterhin eine E-Mail versendet. Die E-Mail enthält in diesem Fall keinen Inhalt, während der hinterlegte Betreff weiterhin angezeigt wird.

Folgen Sie diesen Schritten, um eine Flow Path Email Vorlage zu Löschen:

  1. Verwenden Sie die globale Suche und geben Sie Flow Path - E-Mail-Vorlagen ein. Alternativ können Sie über das Rollencenter unter Einrichtung die Seite E-Mail-Vorlagen öffnen.
  2. Wählen Sie die Zeile des Prozesses aus, für den Sie die E-Mail-Vorlage löschen möchten, und wählen Sie anschließend die Aktion Löschen.
  3. In der Liste der E-Mail-Vorlagen können Sie in der Spalte Vorlage vorhanden erkennen, ob für die jeweiligen Prozesse eine E-Mail-Vorlage hinterlegt ist.

Info

Wenn Sie die Benachrichtigungen deaktivieren möchten, müssen Sie das entsprechende Szenario in der Benachrichtigungseinrichtung deaktivieren.

Siehe auch