Fehlerbehebung
Document Dispatch ist ein wesentliches Tool zur Verwaltung und Automatisierung der Dokumentenverteilung in Business Central. Obwohl es für Effizienz und Zuverlässigkeit entwickelt wurde, können gelegentlich Probleme auftreten, die eine Fehlerbehebung erfordern. Dieses Handbuch bietet Lösungen für häufige Probleme und hilft Administratoren und Benutzern, diese schnell zu lösen und einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen.
Erneutes Senden fehlgeschlagener Warteschlangeneinträge
In früheren Versionen von Document Dispatch trat ein Problem auf, bei dem Warteschlangeneinträge mit dem Typ Multimail Error nach einem erneuten Sendeversuch im Fehlerstatus verblieben. Dies verhinderte die erfolgreiche Verarbeitung dieser Einträge und erforderte manuelle Eingriffe.
Dieses Problem wurde behoben. Benutzer können nun die betroffenen Warteschlangeneinträge einfach erneut senden, sodass sie korrekt durch den Versandprozess laufen und ordnungsgemäß zugestellt werden.
So senden Sie fehlgeschlagene Warteschlangeneinträge erneut:
- Navigieren Sie zur Document Dispatch Queue.
- Suchen Sie nach Einträgen mit dem Status Multimail Error.
- Wählen Sie die betroffenen Einträge aus.
- Führen Sie die Aktion Send Again (direct) aus.
Note
- Das System verarbeitet diese Einträge nun wie vorgesehen und aktualisiert ihren Status entsprechend.
- Dies stellt sicher, dass zuvor fehlgeschlagene Nachrichten versendet werden, ohne dass zusätzliche manuelle Korrekturen erforderlich sind.
- Falls weiterhin Probleme auftreten, überprüfen Sie die Konfiguration und relevante Einstellungen im Document Dispatch-Modul.
Behandlung leerer PDF/A3-Dokumente in der Warteschlange
Ein früheres Problem in Document Dispatch führte dazu, dass Warteschlangeneinträge mit einer Attachment Group, die ein PDF/A3-Dokument enthält, leer waren. Dies lag an einem Fehler im Zusammenführungsprozess von PDF/A3-Dateien, wodurch ein falsches oder leeres Dokument entstand.
Dieses Problem wurde behoben. Benutzer können nun betroffene Warteschlangeneinträge erneut senden, sodass die zusammengeführten PDF-Dateien korrekt generiert werden.
So senden Sie Warteschlangeneinträge mit leeren PDF/A3-Dokumenten erneut:
- Navigieren Sie zur Document Dispatch Queue.
- Identifizieren Sie die Einträge mit einer Attachment Group, die ein PDF/A3-Dokument enthält.
- Wählen Sie die betroffenen Einträge aus.
- Führen Sie die Aktion Send Again aus.
Note
- Das System generiert die PDF-Dateien nun korrekt.
- Falls weiterhin Probleme auftreten, stellen Sie sicher, dass die betroffene Attachment Group und das Dispatch Profile korrekt konfiguriert sind.
- Diese Fehlerbehebung eliminiert die Notwendigkeit manueller Dokumentenkorrekturen und verbessert die Effizienz des Workflows.
E-Mail-Beschränkung
Beim Versenden einer großen Anzahl von E-Mails – entweder direkt über das Factbox oder verzögert über die Jobwarteschlange – können schnell E-Mail-Sendebeschränkungen erreicht werden. Wenn keine ordnungsgemäße Drosselung konfiguriert ist, kann es vorkommen, dass E-Mails nicht gesendet werden, sobald das Kontingent überschritten ist.
Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet hierfür jedoch eine integrierte Lösung: E-Mail-Drosselung. Sie können ein Sendelimit pro E-Mail-Konto konfigurieren, wodurch E-Mails in eine Warteschlange gestellt und schrittweise verarbeitet werden. Dies hilft, Sendeprobleme zu vermeiden, indem sichergestellt wird, dass das Limit nicht überschritten wird. Wenn die Drosselung aktiv ist, erscheinen die Einträge in der Dokumentversand-Warteschlange mit dem Status „Wird verarbeitet“, was bedeutet, dass sich die E-Mail in der Warteschlange befindet und in Kürze gesendet wird. Dieser Status wird automatisch aktualisiert, sobald das System die E-Mails verarbeitet.
Empfehlung
Wir empfehlen dringend, ein E-Mail-Sendelimit zu konfigurieren, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails ordnungsgemäß gedrosselt werden. Weitere Informationen finden Sie hier: Einfach Einhaltung von E-Mail-Sendebeschränkungen durch E-Mail-Drosselung
Wenn Sie im Dokumentversand Fehler im Zusammenhang mit Sendegrenzen erleben, versuchen Sie, das Sendelimit Ihres E-Mail-Kontos anzupassen.
Ihre spezifischen Sendegrenzen können je nach Typ Ihres Microsoft-Kontos variieren. Bitte beachten Sie hierzu die offizielle Dokumentation: Microsoft Exchange Online – Sendegrenzen
Neben den Sendegrenzen gelten auch Nachrichten- und Anhangsgrößenbeschränkungen. Jede E-Mail darf nur eine begrenzte Anzahl und Größe von Anhängen enthalten. Um hierbei zu unterstützen, bieten wir verschiedene Funktionen zur effektiven Verarbeitung großer Datenmengen.
Eine Lösung ist die OneDrive-Integration im Dokumentversand. Damit können mehrere Dokumente in einem einzigen OneDrive-Ordner zusammengefasst werden. Anstelle aller Dokumente als Anhang wird nur ein OneDrive-Link versendet. Dies ermöglicht den Massendokumentenversand, ohne die Anhangsgrenzen zu überschreiten. Wir empfehlen diese Methode dringend für den Versand großer Dokumentenmengen.
Wenn Sie Dokumente lieber als Anhänge versenden und unsere Document Central-Integration zur automatischen Einbindung archivierter Dokumente verwenden, können Sie auch Dateierweiterungsbeschränkungen anwenden. Navigieren Sie im Versandprofil zu den Anhangsoptionen von Document Central und aktivieren Sie die Einstellungen zur Dateierweiterungsbeschränkung.
Sie können zwischen einem Whitelist- oder Blacklist-Ansatz wählen. Wenn Sie z. B. sicherstellen möchten, dass nur PDF-Dokumente per E-Mail versendet werden, aktivieren Sie den Whitelist-Modus und fügen Sie pdf unter den Dateierweiterungen hinzu. Dies hilft, unnötige Dateien auszuschließen und verringert das Risiko, Größenbeschränkungen zu überschreiten oder irrelevante Inhalte zu versenden.
Testausgabe
Mit der Funktion „Testausgabe“ können Sie prüfen, ob Ihre Anhänge (Attachments) aus dem Versandprofil korrekt funktionieren.
So funktioniert die Testausgabe
- Wählen Sie die Anhänge aus, die Sie testen möchten. Mehrere Anhänge können gleichzeitig ausgewählt werden.
- Die Anhänge werden nacheinander (pro Zeile) heruntergeladen.
- Nach dem Herunterladen erhalten Sie eine Rückmeldung zu jedem Anhang.
- Die Rückmeldung zeigt, ob der jeweilige Anhang erfolgreich verarbeitet wurde oder ob ein Fehler aufgetreten ist.
Diese Funktion hilft Ihnen dabei, sicherzustellen, dass alle konfigurierten Anhänge wie gewünscht funktionieren.
So navigieren Sie zu den Versandprofil Anhänge
- Öffnen Sie die Suche und geben Sie „Versandprofile“ ein.
- Wählen Sie das gewünschte Versandprofil aus der Liste aus.
- Im gewählten Dispatch-Profil sehen Sie im unteren Bereich die Versandprofil Anhänge.
- Wählen Sie eines oder mehrere Attachments aus und klicken Sie auf „Test Output“.
Jetzt werden die ausgewählten Anhänge heruntergeladen und getestet.