Tâches

Avec les tâches, vous pouvez assigner des activités concrètes aux utilisateurs et suivre leur traitement. Le destinataire est informé de la tâche et peut mettre à jour le statut de traitement directement dans l'entrée correspondante du Flow Path.

Créer une nouvelle tâche via la Flow Path Info FactBox

Via la Flow Path Info FactBox, vous pouvez enregistrer de nouvelles tâches directement sur un enregistrement et les assigner à des utilisateurs ou des groupes d'utilisateurs. Cela permet de gérer de manière centralisée les activités liées à un enregistrement et de suivre leur traitement.

Suivez ces étapes pour créer une tâche via la Flow Path Info FactBox :

Naviguez vers n'importe quel enregistrement, par exemple, vers une entrée dans les Factures de vente enregistrées.
Sélectionnez un enregistrement.
Sur le côté droit, la Flow Path Info FactBox s'affiche.
Ouvrez le menu déroulant de la Flow Path Info FactBox en cliquant sur Flow Path.
Sélectionnez l'action Nouvelle entrée.
Activez le commutateur à côté de Créer une tâche, Tâche à partir d'un catalogue ou Tâche à partir d'un modèle.
- Créer une tâche
  Saisissez la tâche souhaitée dans le champ de texte sur la page suivante. De plus, vous pouvez spécifier si la tâche doit être marquée comme tâche critique. Vous avez également la possibilité d'ajouter une sous-tâche. La sous-tâche sera créée à la page suivante de l'assistant.
- Tâche à partir d'un catalogue
  Sélectionnez un catalogue de tâches sur la page suivante. Cliquez sur Suivant pour afficher les tâches définies dans celui-ci. Sélectionnez ensuite la tâche souhaitée.
- Tâche à partir d'un modèle
  Sélectionnez un modèle de tâche sur la page suivante et cliquez sur Suivant. Ensuite, toutes les tâches qui ont été précédemment enregistrées dans le modèle s'affichent. Les destinataires déjà définis dans le modèle sont automatiquement repris et pré-sélectionnés. L'attribution peut être ajustée si nécessaire avant de créer l'entrée.
Cliquez sur Suivant pour assigner la tâche à un utilisateur ou à un groupe d'utilisateurs. Sélectionnez le destinataire souhaité et définissez une date d'échéance si nécessaire.
Via l'action Entrée supplémentaire, vous pouvez créer une autre tâche autonome. Contrairement à un modèle, la nouvelle entrée ne sera pas regroupée avec les entrées existantes, mais sera créée en tant qu'entrée Flow Path séparée. Pour cette entrée, vous pouvez définir un destinataire propre et assigner la tâche à un utilisateur ou à un groupe d'utilisateurs.

Info

Dans la catégorie des tâches, il y a une particularité. Ici, une tâche principale est créée avec un responsable de tâche qui la supervise. Ensuite, des sous-tâches peuvent être assignées aux utilisateurs respectifs.

Ajouter une sous-tâche à une tâche

Avec les sous-tâches, les tâches peuvent être divisées en étapes de travail plus petites et autonomes.

Naviguez vers n'importe quel enregistrement, par exemple, vers une entrée dans les Factures de vente enregistrées.
Sélectionnez un enregistrement.
Sur le côté droit, la Flow Path Info FactBox s'affiche.
Ouvrez le menu déroulant de la Flow Path Info FactBox en cliquant sur Flow Path.
Sélectionnez l'action Nouvelle entrée.
Activez le commutateur à côté de Créer une tâche.
Saisissez votre tâche dans le champ Tâche et sélectionnez le destinataire responsable.
Activez le commutateur Sous-tâche et cliquez sur Suivant.
Enregistrez la sous-tâche dans la colonne Tâche.
Déterminez si la sous-tâche doit être assignée à un utilisateur individuel ou à un groupe d'utilisateurs, puis sélectionnez le destinataire souhaité dans la colonne Destinataire.
En option, vous pouvez attribuer une priorité à la sous-tâche.
Cliquez sur Terminer pour clôturer l'assistant et créer l'entrée avec des sous-tâches.

Statut des tâches

Avec le statut des tâches, l'état d'avancement d'une tâche peut être documenté et mis à jour. Les modifications de statut sont enregistrées dans la Flow Path History FactBox et sont donc toujours traçables. Ainsi, toutes les parties prenantes peuvent suivre de manière transparente l'avancement d'une tâche.

L'utilisateur à qui la tâche a été assignée peut mettre à jour le statut de la tâche. Les statuts suivants sont disponibles :

Rejeté

La tâche a été rejetée par le destinataire. Un commentaire peut être ajouté pour documenter la raison du rejet. Le statut peut ensuite être réinitialisé par l'utilisateur.
En cours

Le traitement de la tâche a commencé. Le statut peut être réinitialisé par l'utilisateur.
Suspendu

Le traitement de la tâche a été temporairement mis en pause. Si nécessaire, le traitement peut être repris ultérieurement.
Complet

La tâche a été réussie. Le statut peut être réinitialisé par l'utilisateur.

Remarque

Chaque changement de statut est enregistré dans la Flow Path History FactBox et peut y être consulté à tout moment.

Si le créateur de la tâche n'est pas également le destinataire, les statuts suivants sont également disponibles :

Réinitialiser le statut

Réinitialise le statut actuel de la tâche, permettant à la tâche d'être retravaillée.
Approuvé

La tâche a été examinée et approuvée par le créateur. Avec ce statut, le créateur confirme que le résultat répond aux attentes et que la tâche a été réussie.
Incomplet

La tâche a été complétée par l'utilisateur assigné, mais le résultat ne correspond pas entièrement aux attentes du créateur ou il reste des points ouverts. Un commentaire peut être ajouté pour décrire les informations manquantes ou les ajustements nécessaires.
Clore la tâche principale

La tâche principale est clôturée. Si des sous-tâches non approuvées sont associées à la tâche, une requête s'affiche. Vous pouvez décider d'ignorer les sous-tâches restantes et de clôturer néanmoins la tâche principale.

Tâches critiques et sous-tâches

Attention

Si des sous-tâches ont été marquées comme tâches critiques et ne sont pas encore complètes ou approuvées, la tâche principale ne peut pas être clôturée. Les sous-tâches critiques doivent d'abord être traitées et complétées avant que la tâche principale puisse être terminée.