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Travailler avec les étiquettes de conservation

Important

Veuillez noter que vous devez avoir terminé la configuration nécessaire pour votre dépôt sélectionné afin de continuer. Les ressources nécessaires pour la configuration des étiquettes de conservation dans Document Central se trouvent dans la documentation Configuration des étiquettes de conservation.

Comment définir manuellement une étiquette de conservation

Lorsque l'étiquette de conservation a été correctement configurée via la Configuration des étiquettes de conservation, toutes les étiquettes sont automatiquement attribuées aux bons documents, garantissant ainsi la conformité nécessaire pour le document.

Cependant, il peut être défini par l'administrateur dans la configuration manuelle des étiquettes de conservation si les utilisateurs peuvent modifier l'étiquette de conservation manuellement lors de l'enregistrement des documents.

Les étapes suivantes doivent être complétées pour définir manuellement une étiquette de conservation pour un document lors de l'enregistrement via la factbox Document Central :

  1. Démarrez dans une zone de factbox dans Document Central.
  2. Faites glisser un document par glisser-déposer ou enregistrez-le dans la zone de dépôt Document Central.
  3. Après l'ouverture de la page Document Central - Définition du document, un nouveau champ nommé Document Central - Informations supplémentaires apparaîtra en bas de la page.
  4. Selon la configuration, vous pouvez ici soit voir une étiquette de conservation sans pouvoir la modifier, soit modifier ou sélectionner une étiquette de conservation et télécharger le fichier.

Remarque

Les administrateurs de Document Central ont également la possibilité de définir une étiquette de conservation pour un document après l'enregistrement initial. Pour cela, vous trouverez la nouvelle action Définir l'étiquette de conservation dans le datagrid de Document Central. Exécutez cette action pour définir une étiquette de conservation pour un document sélectionné.

Comment définir une étiquette de conservation ultérieurement

Si vous avez déjà utilisé Document Central sans la fonction d'étiquette de conservation, vous souhaiterez peut-être étiqueter les documents existants de Document Central ultérieurement. Dans ce cas, le soi-disant Retention Crawler peut être utilisé. Le Retention Crawler est une file d'attente distincte qui parcourt les entrées de documents existantes et applique les étiquettes conformément à la configuration de l'étiquette de conservation.

Il existe deux façons d'appliquer l'étiquette de conservation avec le Retention Crawler aux documents existants. La méthode automatique et la méthode manuelle.

Définition automatique des étiquettes de conservation

Les étapes suivantes doivent être complétées pour appliquer automatiquement une étiquette de conservation à des documents déjà enregistrés en utilisant le Document Central - Retention Crawler. Assurez-vous d'avoir terminé la documentation Configuration du Retention Crawler.

  1. La file d'attente des tâches Document Central Job Queue - Retention Crawler doit être parcourue automatiquement (Si ce n'est pas le cas, la file d'attente des tâches Document Central Job Queue - Retention Crawler peut être déclenchée manuellement sur la page Éléments de la file d'attente des tâches).
  2. Après que la Document Central Job Queue - Retention Crawler a été parcourue, vos documents seront automatiquement déplacés dans la file d'attente de conservation avec une étiquette de conservation donnée basée sur votre configuration.

Définition manuelle des étiquettes de conservation par le Retention Crawler

Les étapes suivantes doivent être complétées pour appliquer manuellement une étiquette de conservation à des documents déjà enregistrés.

  1. Démarrez dans le centre de rôles Document Central - Administrateur.
  2. Ouvrez la page Document Central - Liste des Crawlers via l'action Retention Crawler dans la section Activités d'étiquettes de conservation.
  3. Utilisez l'action Démarrer le crawling pour rechercher des documents qui peuvent être étiquetés conformément à leur configuration.
  4. Sélectionnez les documents auxquels vous souhaitez ajouter l'étiquette de conservation affichée, puis utilisez l'action Ajouter à la file d'attente de conservation pour ajouter les documents à la file d'attente de conservation.
  5. Après que les documents ont été ajoutés à la file d'attente de conservation, la Document Central Job Queue - Set Retention Label doit être parcourue automatiquement (Si ce n'est pas le cas, la file d'attente des tâches peut être déclenchée manuellement sur la page Éléments de la file d'attente des tâches). En plus de la fonction de crawling, une action dans le datagrid ou sur la page Entrées de documents peut être utilisée pour définir manuellement une étiquette de conservation sur un document.

Définition manuelle des étiquettes de conservation

Si vous avez déposé un document et souhaitez lui attribuer ultérieurement une étiquette de conservation, vous pouvez également le faire manuellement. Dans chaque vue de document, une action Étiquette de conservation a été ajoutée, par laquelle vous pouvez attribuer des étiquettes de conservation manuellement.

Important

Vous ne pouvez attribuer des étiquettes de conservation qu'en tant qu'administrateur de conformité. Activez l'option Administrateur de conformité dans les paramètres utilisateur ainsi que l'attribution manuelle des étiquettes de conservation dans la configuration de conformité.

Suivez ces étapes pour attribuer manuellement une étiquette de conservation :

  1. Démarrez dans le centre de rôles Document Central - Administrateur.
  2. Ouvrez une zone avec une factbox Document Central dans laquelle vous souhaitez attribuer manuellement une étiquette de conservation.
  3. Sélectionnez le document.
  4. Dans chaque vue (datagrid, page et vue liste), il y a une action d'étiquette de conservation.
  5. Vous pouvez :
    • Attribuer une étiquette de conservation
    • Supprimer une étiquette de conservation
    • Modifier une étiquette de conservation (Uniquement si elle est dans la file d'attente de conservation et n'a pas encore été étiquetée)

Important

L'attribution ou la modification des étiquettes de conservation nécessite un Administrateur de conformité. Les utilisateurs ordinaires peuvent retirer un Soft Label Azure Blob Storage si Allow User Removal est activé pour cette étiquette. L'attribution manuelle des étiquettes de conservation doit être activée dans la configuration de conformité.

Important

  • Azure Blob Storage : Les actions manuelles pour les étiquettes de conservation nécessitent un Administrateur de conformité, sauf le retrait d'un Soft Label pour lequel Allow User Removal est activé.
  • SharePoint : Les actions manuelles pour les étiquettes de conservation dans Document Central nécessitent également un Administrateur de conformité. De plus, l'utilisateur doit avoir des autorisations suffisantes dans SharePoint (typiquement Membre du groupe SharePoint approprié). Pour les documents marqués comme Records, l'utilisateur doit également être Administrateur de collection de sites.

Basculer le verrouillage des enregistrements (SharePoint Records)

Lorsqu'un document est marqué comme enregistrement par une étiquette de conservation dans SharePoint, Document Central peut afficher les informations d'enregistrement et (pour les utilisateurs autorisés) basculer l'état de verrouillage.

Important

  • Cette fonction n'est disponible que pour les dépôts SharePoint.
  • L'action ne peut être utilisée que pour un seul document sélectionné.
  • Même si un enregistrement est déverrouillé dans SharePoint, Document Central continue d'empêcher les modifications dans Business Central.

Pour basculer le verrouillage des enregistrements, suivez ces étapes :

  1. Ouvrez la page Document Central - Entrées de documents (ou le datagrid).
  2. Sélectionnez exactement un document qui est marqué comme Record.
  3. Sélectionnez l'action Modifier le verrouillage des enregistrements.
  4. Le verrouillage des enregistrements sera mis à jour après une demande réussie.

Info

L'action est activée uniquement pour les utilisateurs qui sont configurés dans Document Central en tant qu'Administrateur de conformité et qui disposent de permissions suffisantes dans SharePoint (en tant que Administrateur de collection de sites).

Étiqueter les versions dans Azure Blob Storage avec des étiquettes de conservation

Lors de l'utilisation d'un dépôt de type Azure Blob Storage, des versions individuelles de documents peuvent également être étiquetées manuellement ou automatiquement avec une étiquette de conservation.

À cet effet, l'option Rechercher par version est disponible dans les paramètres de conformité. Lorsque cette option est activée, la file d'attente des tâches Document Central - Retention Crawler parcourt également les versions des documents dans Azure Blob Storage et capture les étiquettes de conservation qui y sont stockées.

Info

  • Chaque version d'un document peut contenir sa propre étiquette de conservation.
  • Les étiquettes de conservation sont visibles et traçables pour toutes les versions.
  • Les étiquettes de conservation pour les différentes versions peuvent éventuellement être synchronisées.

Utiliser les Soft Labels Azure Blob Storage

Les Soft Labels sont disponibles pour les dépôts Azure Blob Storage. Ils sont appliqués dans Document Central sans appliquer de stratégie de conservation dans Azure Blob Storage. Pour la configuration, consultez Configuration des étiquettes de conservation pour Azure Blob Storage.

Pendant la période de conservation active, les documents avec un Soft Label ne peuvent pas être déplacés et leurs métadonnées ne peuvent pas être modifiées. Vous pouvez ouvrir Afficher/Modifier les métadonnées pour consulter les métadonnées, mais les champs sont en lecture seule. Après la fin de la période de conservation, ces restrictions liées à la conservation prennent fin.

Un document ne peut pas être supprimé tant qu'un Soft Label reste attribué, même après la fin de la période de conservation. Un Soft Label sur une version quelconque du document empêche également la suppression du document.

Retirer un Soft Label

Par défaut, seul un Administrateur de conformité peut retirer un Soft Label. Si Allow User Removal est activé pour l'étiquette dans la liste Étiquette de conservation, les utilisateurs ordinaires ayant accès au document peuvent également la retirer. Les utilisateurs autorisés peuvent retirer un Soft Label avant la fin de sa période de conservation.

  1. Ouvrez le Data Grid ou la vue Entrées de document.
  2. Sélectionnez le document ou la version du document avec le Soft Label.
  3. Utilisez Clear Retention Label pour retirer l'étiquette.

Avant de supprimer un document, retirez également les Soft Labels attribués à ses versions. Allow User Removal permet uniquement de retirer le Soft Label ; cette option n'autorise pas la modification des étiquettes de conservation ou des entrées de la file d'attente de conservation.

Modifier les métadonnées des documents ayant une étiquette de conservation SharePoint

Important

Les métadonnées des documents ne peuvent pas être modifiées si le document est marqué comme enregistrement réglementaire (Regulatory Record).

Si un document est marqué comme enregistrement, les métadonnées ne peuvent être modifiées que si l'état d'enregistrement est défini sur Déverrouillé (Unlocked). Si un document a une étiquette de conservation sans ces propriétés, les métadonnées restent modifiables. Pour plus d'informations et une aide à la configuration, consultez la page Configuration des étiquettes de conservation.

Modifier les métadonnées des documents marqués comme enregistrement

  1. Ouvrez un enregistrement contenant des documents qui ont une étiquette de conservation avec la propriété Marqué comme enregistrement.
  2. Sélectionnez le document souhaité.
  3. Cliquez sur Étiquettes de conservation puis sur Basculer le verrouillage des enregistrements.
  4. Le document est maintenant déverrouillé. L'icône de conservation affiche un cadenas ouvert.
  5. Cliquez sur Document puis sur Afficher/Modifier les métadonnées.
  6. Dans la boîte de dialogue des métadonnées, vous pouvez modifier les métadonnées existantes ou en ajouter de nouvelles.
  7. Lorsque vous êtes satisfait de vos modifications, cliquez sur OK.
  8. Ensuite, verrouillez à nouveau le document en sélectionnant à nouveau Étiquettes de conservation puis Basculer le verrouillage des enregistrements.

Modifier les métadonnées des documents avec une étiquette de conservation

  1. Ouvrez un enregistrement contenant des documents qui sont étiquetés avec une étiquette de conservation.
  2. Sélectionnez le document souhaité.
  3. Cliquez sur Document puis sur Afficher/Modifier les métadonnées.
  4. Dans la boîte de dialogue des métadonnées, vous pouvez modifier les métadonnées existantes ou en ajouter de nouvelles.
  5. Lorsque vous êtes satisfait de vos modifications, cliquez sur OK.
  6. Une nouvelle version du document sera créée, indiquant que les métadonnées ont été modifiées ou ajustées.

Comment voir quelles étiquettes de conservation ont été attribuées

Info

Pour voir quel document contient une étiquette de conservation, il existe la page des entrées de documents, où vous pouvez voir dans un tableau si votre document est étiqueté. Dans notre datagrid Document Central, vous verrez également une colonne d'étiquettes de conservation. Ici, vous pouvez également voir si et quelle étiquette de conservation a été définie.

Comment voir quelles étiquettes de conservation seront attribuées à l'avenir

Pour voir quels documents seront étiquetés à l'avenir, il existe la page File d'attente de conservation, où vous pouvez voir si votre document sera étiqueté. Sur cette page, le processus d'étiquetage est affiché avec un champ d'état. Si une entrée dans la file d'attente de conservation rencontre une erreur pendant le processus d'étiquetage, l'erreur peut être consultée sur la page Document Central - Journal. Une entrée dans la file d'attente de conservation est créée de deux manières.

Info

Lorsqu'un document est étiqueté manuellement, une entrée dans la file d'attente de conservation n'est créée que si le champ Set Retention After est rempli ou si la date d'étiquetage est définie dans le futur dans le processus de téléchargement.

Modifier une étiquette de conservation

Document Central permet dans certains scénarios de modifier une étiquette de conservation. Cela est pris en charge à la fois pour les documents déjà étiquetés et pour les entrées dans la file d'attente de conservation.

Important

Azure Blob Storage : Vous ne pouvez modifier les étiquettes de conservation qu'en tant qu'Administrateur de conformité.

SharePoint : La modification ou la suppression d'étiquettes de conservation nécessite également des autorisations suffisantes dans SharePoint. L'utilisateur doit être Membre du groupe SharePoint approprié (ou avoir des droits équivalents). Pour les documents marqués comme Record, l'utilisateur doit également être Administrateur de collection de sites.

Activez l'option Administrateur de conformité dans les paramètres utilisateur ainsi que l'attribution manuelle des étiquettes de conservation dans la configuration de conformité.

File d'attente de conservation

Si une entrée dans la file d'attente de conservation pour un document est présente et n'a pas été annulée ni déjà étiquetée, vous pouvez utiliser l'action Modifier l'étiquette de conservation. Cela fonctionne à la fois pour les dépôts SharePoint et Azure Blob Storage.

Les étapes suivantes sont nécessaires pour modifier une étiquette de conservation dans la file d'attente de conservation :

  1. Démarrez dans le centre de rôles Document Central - Administrateur.
  2. Ouvrez la page Document Central - File d'attente de conservation via les tuiles de la file d'attente de conservation dans la section Activités d'étiquettes de conservation.
  3. Utilisez l'action Modifier l'étiquette de conservation pour ouvrir la boîte de dialogue.
  4. Sélectionnez la nouvelle étiquette de conservation à attribuer au document.
  5. Cliquez sur OK pour appliquer la nouvelle étiquette de conservation.

Info

Ici, seule l'étiquette de conservation appliquée peut être modifiée, la durée de conservation n'est pas modifiable. La date d'étiquetage via la file d'attente de conservation ne peut pas être modifiée. Les heures de début et de fin affichées dans la boîte de dialogue de sélection reflètent la durée d'étiquetage réelle et ne peuvent pas être ajustées.

Entrée de document

Si une entrée de document est déjà étiquetée, vous pouvez également modifier son étiquette de conservation. Cela n'est possible qu'avec un dépôt SharePoint et l'entrée ne doit pas être marquée comme Regulatory Record (enregistrement réglementaire).

Les étapes suivantes sont nécessaires pour modifier une étiquette de conservation sur une entrée de document :

  1. Démarrez dans le centre de rôles Document Central - Administrateur.
  2. Ouvrez la page Document Central - Entrées de documents via la section Dépôt dans les actions.
  3. Sélectionnez une entrée de document et utilisez l'action Modifier l'étiquette de conservation.
  4. Sélectionnez la nouvelle étiquette de conservation à attribuer au document.
  5. Cliquez sur OK pour appliquer la nouvelle étiquette de conservation.

Info

La date de début de l'étiquette de conservation ne peut pas être configurée ici, et une durée "Set Retention Label After" éventuellement configurée sur l'étiquette sera ignorée. L'étiquetage commence immédiatement dès que vous appliquez la modification.

Voir aussi