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Configuration du dépôt

Document Central prend en charge différents types de dépôts. Pour un environnement de production, il est recommandé d'utiliser SharePoint ou Azure Blob Storage. Pour une configuration rapide et des tests, le type de base de données peut être utilisé. Cependant, le type de base de données ne doit pas être utilisé pour un environnement de production, car les documents sont stockés directement dans la base de données Business Central. Document Central propose des assistants pour configurer les différents types de dépôts.

Configurer un dépôt SharePoint

SharePoint peut être déployé localement ou en ligne dans Office 365. La configuration doit être spécifiée en fonction de la version de SharePoint disponible.

Créer un nouveau site SharePoint

Pour créer un nouveau dépôt SharePoint, suivez ces étapes :

  1. Commencez dans le rôle Document Central - Administrateur.
  2. Cliquez sur Configuration dans la barre de ruban et exécutez l'action Dépôt.
  3. Exécutez l'action Nouveau dans la barre de ruban.
  4. Lancez l'assistant avec l'action Commencer.
  5. Entrez le code du dépôt en saisissant un code dans le champ Code du dépôt.
  6. Sélectionnez le type de dépôt SharePoint dans le champ Type de dépôt et cliquez sur Suivant.
  7. Cochez la case Créer une nouvelle sous-page SharePoint.
  8. Le système vérifie si l'enregistrement de l'application existe encore. Si ce n'est pas le cas, l'assistant pour l'enregistrement de l'application sera exécuté. Veuillez d'abord terminer l'assistant pour l'enregistrement de l'application.
  9. Entrez le nom du site SharePoint en saisissant un nom dans le champ Nom du site.
  10. Indiquez les paramètres de confidentialité du site SharePoint dans le champ Paramètres de confidentialité.
  11. Entrez l'ID de langue du site SharePoint dans le champ ID de langue et cliquez sur Suivant.
  12. Sélectionnez le type d'authentification du site SharePoint dans le champ Type d'authentification et cliquez sur Suivant.
  13. Ajoutez d'autres utilisateurs au site SharePoint ou cliquez sur Passer.
  14. Cochez la case Définir comme dépôt actif pour activer ce dépôt.
  15. Le site SharePoint est maintenant créé et activé en tant que dépôt actif.

Information

La création d'un nouveau site SharePoint à partir de Document Central n'est possible que dans des environnements SaaS. L'option de créer un nouveau site SharePoint n'est pas disponible dans les environnements locaux. Si un site SharePoint local doit être utilisé, sélectionnez l'option Utiliser une sous-page SharePoint existante.

Mettre à jour le dépôt

Lors de la mise à jour du dépôt, Document Central synchronise la structure SharePoint configurée avec l'état actuel dans SharePoint. Les métadonnées, les types de contenu et les bibliothèques de documents sont vérifiés et mis à jour en conséquence.

  • Les métadonnées sont comparées aux champs existants dans SharePoint. En fonction du résultat, elles sont définies sur publiées ou non publiées.
  • Les types de contenu sont vérifiés au niveau de SharePoint pour voir s'ils existent et sont définis sur publiés ou non publiés en conséquence.
  • Les types de contenu au sein des bibliothèques de documents sont vérifiés par bibliothèque. Il est vérifié si le type de contenu existe dans la bibliothèque de documents respective. De plus, l'ID du type de contenu est stocké dans Document Central au sein de la bibliothèque de documents.
  • Les bibliothèques de documents sont synchronisées avec les bibliothèques SharePoint existantes. En fonction de leur existence, elles sont définies sur publiées ou non publiées. De plus, Document Central stocke des informations spécifiques à SharePoint, telles que le nom explicite de la liste.

Cette synchronisation garantit que la configuration dans Document Central correspond à la structure réelle et à l'état actuel dans SharePoint.

Suivez ces étapes pour effectuer une mise à jour du dépôt :

  1. Commencez dans le rôle Document Central – Administrateur.
  2. Cliquez sur Configuration dans la barre de ruban et exécutez l'action Dépôt.
  3. Sélectionnez votre dépôt SharePoint et ouvrez les paramètres en cliquant sur Configurer.
  4. Exécutez l'action Mettre à jour le dépôt.

Le dépôt SharePoint est maintenant mis à jour.

Utiliser un site SharePoint existant

Si un site SharePoint existant doit être utilisé dans un environnement local, les informations pertinentes pour se connecter au site SharePoint doivent être saisies manuellement.

Pour utiliser un site SharePoint existant dans SaaS ou sur site, suivez ces étapes :

  1. Commencez dans le rôle Document Central - Administrateur.
  2. Cliquez sur Configuration dans la barre de ruban et exécutez l'action Dépôt.
  3. Exécutez l'action Nouveau dans la barre de ruban.
  4. Lancez l'assistant avec l'action Commencer.
  5. Entrez le code du dépôt en saisissant un code dans le champ Code du dépôt.
  6. Sélectionnez le type de dépôt SharePoint dans le champ Type de dépôt et cliquez sur Suivant.
  7. Cochez la case Utiliser une sous-page SharePoint existante et cliquez sur Suivant.
  8. Entrez le nom de la page SharePoint dans le champ Nom du site.
  9. Entrez l'URL du site SharePoint dans le champ URL de l'application Web.
  10. Entrez l'ID de langue dans le champ ID de langue.
  11. Sélectionnez le mode d'authentification du site SharePoint dans le champ Mode d'authentification.
  12. Entrez les informations d'authentification selon le mode d'authentification.
  13. Cochez la case Définir comme dépôt actif pour activer ce dépôt.
  14. Le site SharePoint est maintenant connecté et activé en tant que dépôt actif.

Basique

L'authentification de base utilise les identifiants O365/Azure AD pour s'authentifier auprès de SharePoint.

Moderne

L'authentification moderne utilise l'enregistrement de l'application dans Azure AD pour s'authentifier auprès de SharePoint. Si l'enregistrement de l'application n'a pas été configuré au préalable dans le module Document Central, cet assistant de configuration créera automatiquement un nouvel enregistrement d'application.

Ajouté en tant que SharePoint existant

Lors de l'utilisation d'un site SharePoint existant, le champ booléen Ajouté en tant que SharePoint existant dans la configuration du dépôt est automatiquement activé. Cela indique que le dépôt n'a pas été créé via Document Central, mais a été ajouté manuellement. Si ce champ booléen est actif, les utilisateurs ne seront pas invités lors de la licence à ajouter de nouveaux utilisateurs au groupe SharePoint, car les sites SharePoint ajoutés manuellement n'ont généralement pas le groupe Microsoft 365 qui est automatiquement créé lorsqu'un dépôt SharePoint est créé via Document Central. Les utilisateurs peuvent activer ou désactiver ce champ booléen manuellement dans la configuration du dépôt si nécessaire.

Vérifier les autorisations d'enregistrement de l'application dans un deuxième environnement

Lors de la configuration d'un deuxième environnement (par exemple, un environnement de test), il est important de vérifier si l'enregistrement de l'application existant dispose déjà des autorisations requises.
Voici comment vérifier cela :

  1. Ouvrez le module de configuration.
  2. Accédez à la section Enregistrement de l'application.
  3. Vérifiez l'état des autorisations de l'application.

Bien joué !

Après avoir créé avec succès votre dépôt SharePoint, vous pouvez publier des métadonnées, des types de contenu et des bibliothèques de documents sur le site SharePoint.

Groupe Microsoft 365 à partir de SharePoint

Lorsqu'un site SharePoint est créé via Document Central, un groupe Microsoft 365 portant le même nom que le site SharePoint est automatiquement généré. Ce groupe permet à Document Central de gérer les autorisations des utilisateurs sur le site SharePoint.

Lors de l'activation d'un nouveau dépôt SharePoint, il est vérifié si les utilisateurs de Document Central sont membres du groupe SharePoint, et ils sont marqués comme synchronisés dans la liste des utilisateurs. De plus, les utilisateurs peuvent être ajoutés manuellement ou lors de la licence à partir de la liste des utilisateurs de Document Central.

Dépannage

Si des erreurs se produisent lors de la synchronisation des utilisateurs de Document Central avec le groupe SharePoint Microsoft 365, veuillez vérifier si le nom du site dans le dépôt correspond exactement au nom de la page SharePoint.

Dépôt de base de données

L'option de base de données ne doit être utilisée qu'à des fins de test ou de démonstration. Tous les documents sont stockés directement dans la base de données, ce qui peut augmenter considérablement la taille de la base de données.

Pour créer le type de dépôt de base de données, suivez ces étapes :

  1. Commencez dans le rôle Document Central - Administrateur.
  2. Cliquez sur Configuration dans la barre de ruban et exécutez l'action Dépôt.
  3. Exécutez l'action Nouveau dans la barre de ruban.
  4. Lancez l'assistant avec l'action Commencer.
  5. Entrez le code du dépôt en saisissant un code dans le champ Code du dépôt.
  6. Sélectionnez le type de dépôt Base de données dans le champ Type de dépôt et cliquez sur Suivant.
  7. Cochez la case Définir comme dépôt actif pour activer ce dépôt.
  8. La base de données est maintenant définie comme dépôt actif.

Warning

Les fichiers et documents sont stockés dans le champ BLOB lorsque Base de données est sélectionné comme type de dépôt. Cela peut entraîner une forte augmentation de la taille de la base de données.

Voir aussi