Configuration des étiquettes de conservation dans Azure Blob Storage
Lors de l'utilisation du type de dépôt Azure Blob Storage, les étiquettes de conservation sont créées et gérées via Document Central pour classer les documents conformément aux exigences légales, réglementaires ou internes. Ces étiquettes permettent d'appliquer des politiques de conservation, par exemple en définissant des durées de conservation ou en protégeant les documents contre les modifications.
Contrairement à SharePoint, où les étiquettes de conservation sont gérées via Microsoft Purview, la création et l'application des étiquettes dans Azure Blob Storage se font directement au sein de Document Central. Cela permet de les gérer de manière centralisée et de les appliquer aux documents de manière manuelle ou automatique, par exemple en fonction des bibliothèques de documents, des types de contenu ou des règles définies.
Configuration des étiquettes de conservation Azure Blob Storage
Lorsque vous utilisez le type de dépôt Azure Blob Storage, la création des étiquettes de conservation se fait directement dans Document Central.
Pour créer une étiquette de conservation directement dans Document Central, suivez ces étapes :
- Accédez à la page Document Central - Étiquette de conservation.
- Effectuez l'action Nouveau pour créer une nouvelle étiquette de conservation.
- Donnez un nom à votre étiquette de conservation et définissez la durée de conservation.
- En option, vous pouvez utiliser Set Retention After pour définir quand l'étiquette doit être appliquée par la file d'attente de travail Set Retention Label.
Information
Dans Document Central, vous pouvez facilement modifier ou supprimer vos étiquettes ABS créées. Les documents déjà étiquetés ne seront pas modifiés. Cette fonctionnalité vous permet également de sélectionner une étiquette et de modifier la durée de conservation directement depuis la page Document Central - Document Definition.
Étiquette de conservation douce Azure Blob Storage
Pour un dépôt Azure Blob Storage, vous pouvez configurer une étiquette de conservation pour qu'elle ne s'applique qu'à l'entrée du document. Dans ce cas, le document lui-même ne sera pas étiqueté et pourra toujours être supprimé, modifié ou déplacé.
Voici comment configurer l'étiquette douce :
- Accédez au rôle Document Central – Administrateur.
- Ouvrez la page Étiquette de conservation via la section Conformité.
- Sélectionnez l'étiquette de conservation que vous souhaitez modifier.
- Cochez la case Soft Label.
Versions des étiquettes de conservation Azure
Pour permettre aux utilisateurs de modifier les étiquettes de conservation lors de l'enregistrement manuel d'une version d'un document, suivez ces étapes :
- Accédez au rôle Document Central – Administrateur.
- Cliquez sur Conformité dans la barre de menu et effectuez l'action Configuration de la conformité pour ouvrir la page Configuration de la conformité.
- Naviguez vers la section Configuration des versions.
- Activez les options Visibilité des versions et Attribution manuelle des étiquettes de conservation pour les versions.
Info
L'heure de fin calculée ou définie de l'étiquette de conservation ne doit pas être antérieure à l'heure de fin de la version précédente.
Activation des étiquettes de conservation
Pour pouvoir utiliser les étiquettes de conservation, vous devez avoir terminé la création des étiquettes de conservation SharePoint ou des étiquettes de conservation ABS, selon le dépôt que vous utilisez.
Pour activer la fonction d'étiquetage de conservation dans Document Central, suivez ces étapes :
- Accédez au rôle Document Central - Administrateur dans le centre de rôles.
- Cliquez sur Conformité dans la barre de menu et effectuez l'action Conformité - Configuration de la conformité.
- Activez l'option Étiquetage de conservation.
Administrateur de conformité
Si l'utilisateur est configuré en tant qu'administrateur de conformité dans la configuration des utilisateurs de Document Central, il peut modifier, supprimer ou définir une étiquette de conservation pour une entrée de document. La définition d'une nouvelle étiquette de conservation n'est possible que si l'étiquette de conservation existante a été supprimée au préalable.
Pour les documents SharePoint marqués comme Enregistrement, les administrateurs de conformité peuvent également utiliser l'action Modifier le verrouillage de l'enregistrement pour verrouiller ou déverrouiller l'enregistrement. Seuls les administrateurs de conformité peuvent modifier ou supprimer des étiquettes de conservation sur des documents marqués comme enregistrement.
Important
L'option Étiquetage de conservation doit être activée dans la Configuration de la conformité avant que vous puissiez activer l'administrateur de conformité pour les utilisateurs.
Pour configurer un utilisateur en tant qu'Administrateur de conformité, suivez ces étapes :
- Accédez au centre de rôles administratifs de Document Central.
- Ouvrez les Utilisateurs via le menu Configuration.
- Sélectionnez l'Utilisateur que vous souhaitez configurer en tant qu'Administrateur de conformité.
- Ouvrez la Configuration de l'utilisateur en cliquant sur le nom de l'utilisateur.
- Activez le commutateur à Administrateur de conformité.
Configuration des utilisateurs pour définir manuellement des étiquettes de conservation
Dans certains cas, il est nécessaire de donner à vos utilisateurs la possibilité de voir l'étiquette de conservation lorsqu'ils enregistrent un document manuellement via la FactBox Document Central.
Pour permettre aux utilisateurs de voir l'étiquette de conservation lors de l'enregistrement manuel d'un document via la FactBox Document Central, suivez ces étapes :
- Accédez au rôle Document Central - Administrateur.
- Cliquez sur Conformité dans la barre de menu et effectuez l'action Configuration de la conformité pour ouvrir la Configuration de la conformité.
- Activez l'option Visibilité de l'étiquette de conservation.
Pour permettre aux utilisateurs configurés en tant qu'administrateurs de conformité de modifier les étiquettes de conservation lors de l'enregistrement manuel de documents, suivez ces étapes :
- Accédez au rôle Document Central - Administrateur.
- Cliquez sur Conformité dans la barre de menu et effectuez l'action Configuration de la conformité pour ouvrir la Configuration de la conformité.
- Activez l'option Étiquette de conservation manuelle.
Pour permettre la visibilité des étiquettes de conservation dans Azure Blob Storage pour une nouvelle version de document, suivez les étapes suivantes :
- Accédez au rôle Document Central - Administrateur.
- Cliquez sur Conformité dans la barre de menu et effectuez l'action Configuration de la conformité pour ouvrir la Configuration de la conformité.
- Activez l'option Activer la visibilité des versions.
Configuration du Retention Crawler
Si vous avez déjà utilisé Document Central sans la fonction d'étiquetage de conservation, vous souhaiterez peut-être étiqueter rétroactivement les documents existants de Document Central. Dans ce cas, le Retention Crawler peut être utilisé. Le Retention Crawler est une file d'attente distincte qui parcourt les entrées de documents existantes et crée des entrées de file d'attente de conservation conformément à la configuration des étiquettes de conservation.
Pour appliquer automatiquement des étiquettes de conservation à des documents déjà enregistrés en utilisant le Retention Crawler, suivez ces étapes :
- Accédez au rôle Document Central - Administrateur.
- Cliquez sur Conformité dans la barre de menu et effectuez l'action Configuration de la conformité.
- Activez l'option Activer l'étiquetage de conservation.
- Configurez le crawler en spécifiant les jours et l'heure auxquels il doit être exécuté.
- Activez maintenant le Retention Crawler avec l'option Exécuter le crawler. Lorsque le crawler est actif, la configuration ne peut pas être modifiée.
Info
De plus, l'option "Rechercher par versions" est disponible dans la configuration de conformité. Cela permet au Retention Crawler de capturer également des versions individuelles de documents dans Azure Blob Storage et de synchroniser automatiquement leurs étiquettes de conservation.
Les étiquettes sont appliquées en fonction de la Configuration d'attribution des étiquettes de conservation, qui sera expliquée ci-dessous.
Configuration de la Configuration d'attribution des étiquettes de conservation
Où quelles étiquettes de conservation sont appliquées (enregistrement manuel et automatique des documents) peut être configuré à trois niveaux différents. Le premier niveau (le plus bas) est la configuration d'une étiquette de conservation pour une bibliothèque de documents spécifique. Le niveau suivant (moyen) est la configuration d'une étiquette de conservation pour un type de contenu. Le troisième niveau (le plus élevé) est un type de contenu spécifique au sein d'une bibliothèque de documents donnée.
Explication supplémentaire/Exemple
Si une valeur est spécifiée au niveau de la bibliothèque de documents, tous les documents téléchargés dans cette bibliothèque de documents recevront l'étiquette de conservation spécifiée. Cependant, si un type de contenu archivé dans la bibliothèque de documents a une autre valeur d'étiquette de conservation configurée, celle-ci remplacera la valeur de la bibliothèque de documents lors de l'enregistrement d'un document. Cette valeur sera à son tour remplacée par une valeur définie dans les types de contenu spécifiques de la bibliothèque de documents choisie.
Niveau 1 - Configuration d'une étiquette de conservation pour une bibliothèque de documents
Pour configurer une étiquette de conservation à utiliser pour une bibliothèque de documents, suivez ces étapes :
- Accédez à la page Document Central - Liste des bibliothèques de documents.
- Cliquez sur Modifier dans une bibliothèque de documents à laquelle vous souhaitez attribuer l'étiquette de conservation.
- Sous Paramètres de la bibliothèque de documents, vous trouverez le champ Étiquette de conservation. Si une valeur y est spécifiée, tous les documents téléchargés dans cette bibliothèque de documents recevront l'étiquette de conservation spécifiée.
- Une fois que vous avez défini votre étiquette de conservation dans la bibliothèque de documents, tous les documents enregistrés dans la bibliothèque de documents recevront l'étiquette spécifiée.
Niveau 2 - Configuration d'une étiquette de conservation pour un type de contenu
Pour configurer une étiquette de conservation à utiliser généralement pour un type de contenu, suivez ces étapes :
- Accédez à la page Document Central - Liste des types de contenu.
- Cliquez sur Modifier dans un type de contenu auquel vous souhaitez attribuer l'étiquette de conservation.
- Dans l'en-tête, vous trouverez le champ Étiquette de conservation. Si une valeur y est spécifiée, tous les documents téléchargés avec ce type de contenu recevront l'étiquette de conservation spécifiée.
- Une fois que vous avez défini votre étiquette de conservation dans le type de contenu, tous les documents enregistrés avec le type de contenu recevront l'étiquette spécifiée. Toutes les valeurs définies dans la bibliothèque de documents où le type de contenu est stocké seront remplacées.
Niveau 3 - Configuration d'une étiquette de conservation pour un type de contenu attribué à une bibliothèque de documents spécifique
Pour configurer une étiquette de conservation à utiliser pour un type de contenu spécifiquement attribué à une bibliothèque de documents donnée, suivez ces étapes :
- Accédez à la page Document Central - Liste des bibliothèques de documents.
- Cliquez sur Modifier dans une bibliothèque de documents où vous souhaitez attribuer une étiquette de conservation à un type de contenu spécifique.
- Accédez aux lignes contenant les types de contenu attribués à la bibliothèque de documents.
- Dans les lignes, vous trouverez la colonne Étiquette de conservation générale du type de contenu. Si une valeur y est affichée, tous les documents téléchargés avec ce type de contenu recevront l'étiquette de conservation spécifiée. Cette valeur est globale et correspond à la valeur définie dans les types de contenu. Elle est appliquée indépendamment de l'endroit où le type de contenu est stocké.
- De plus, il existe une colonne Étiquette de conservation. Si une valeur y est spécifiée, celle-ci sera utilisée à la place de l'étiquette de conservation définie dans la bibliothèque de documents et la configuration générale du type de contenu.
Niveau 4 - Configuration d'une étiquette de conservation pour une métadonnée
Pour configurer une étiquette de conservation basée sur une valeur de métadonnée :
- Accédez à la page Document Central - Gestion des métadonnées.
- Cliquez sur Modifier dans une ligne de gestion des métadonnées à laquelle vous souhaitez attribuer une étiquette de conservation pour une valeur de métadonnée spécifique.
- Activez l'option Définition de conservation. Ceci n'est possible que si l'option Activer les modèles de métadonnées est activée. Il est actuellement seulement possible de sélectionner une définition de conservation.
- Accédez aux lignes contenant les valeurs de métadonnées attribuées à la ligne de gestion des métadonnées.
- Dans les lignes de valeurs de métadonnées, vous trouverez les valeurs qui ont été configurées. Si aucune valeur n'est présente, effectuez d'abord les étapes suivantes dans la gestion des métadonnées.
- Dans la colonne Étiquette de conservation, sélectionnez quelle étiquette de conservation doit être utilisée en fonction de la valeur de métadonnée.