Informations
Avec une entrée d'information, des informations importantes peuvent être enregistrées dans Flow Path et transmises de manière ciblée aux utilisateurs ou groupes d'utilisateurs. Les entrées d'information servent à la documentation et à la communication au sein des processus commerciaux et ne nécessitent pas de traitement par le destinataire. Cela permet de stocker des informations pertinentes de manière centralisée, de les rendre traçables et de les rendre disponibles à tout moment pour toutes les parties concernées.
Créer une nouvelle entrée d'information via la Flow Path Info FactBox
Via la Flow Path Info FactBox, vous pouvez enregistrer de nouvelles informations directement sur un enregistrement et les partager avec d'autres utilisateurs ou groupes d'utilisateurs. Ainsi, des indications et informations importantes sont documentées de manière centralisée et mises à disposition de manière traçable pour toutes les parties concernées.
Suivez ces étapes pour créer une information via la Flow Path Info Factbox :
- Naviguez vers un enregistrement quelconque, par exemple, un enregistrement dans les Factures de vente enregistrées.
- Sélectionnez un enregistrement.
- Sur le côté droit, la Flow Path Info FactBox s'affiche.
- Ouvrez le menu déroulant de la Flow Path Info FactBox en cliquant sur Flow Path.
- Sélectionnez l'action Nouvelle entrée.
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Activez le commutateur à côté de Écrire une information, Information d'un catalogue ou Information d'un modèle.
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Écrire une information
Saisissez votre information dans le champ de texte sur la page suivante. De plus, vous pouvez définir si l'information doit être marquée comme critique. -
Information d'un catalogue
Sélectionnez un catalogue d'informations sur la page suivante. Cliquez sur Suivant pour afficher les informations définies dans celui-ci. Sélectionnez ensuite l'information souhaitée. Si une information est marquée comme critique, cela est défini lors de la création du catalogue d'informations. -
Information d'un modèle
Sélectionnez un modèle d'information sur la page suivante et cliquez sur Suivant. Ensuite, toutes les informations précédemment enregistrées dans le modèle s'affichent. Les destinataires déjà définis dans le modèle sont automatiquement repris et pré-sélectionnés. L'attribution peut être ajustée si nécessaire avant la création de l'entrée.
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Cliquez sur Suivant pour attribuer l'information à un utilisateur ou à un groupe d'utilisateurs. Sélectionnez le destinataire souhaité et définissez une date d'échéance si nécessaire.
- Via l'action Entrée supplémentaire, vous pouvez créer une autre entrée d'information autonome. Contrairement à un modèle, la nouvelle entrée n'est pas regroupée avec les entrées existantes, mais est créée en tant que entrée Flow Path séparée. Pour cette entrée, vous pouvez définir un destinataire propre et attribuer l'information à un utilisateur ou à un groupe d'utilisateurs.
Prendre connaissance de l'information
Après avoir lu une information, vous pouvez la marquer comme prise de connaissance. Cela documente que l'information a été lue et qu'aucune autre action n'est requise.
- Ouvrez vos entrées Flow Path via la tuile Ouvert dans le centre de rôles ou ouvrez l'enregistrement contenant l'entrée d'information Flow Path.
- Sélectionnez l'entrée d'information Flow Path souhaitée.
- Si nécessaire, vous pouvez trier les entrées par Type ou Date de création.
- Ouvrez l'entrée d'information et vérifiez le contenu de l'information fournie.
- Cliquez sur l'action Information prise de connaissance pour marquer l'information comme lue.
- Une fois que tous les utilisateurs assignés ont pris connaissance de l'information, l'entrée est automatiquement déplacée vers la tuile Terminé.
Attention
Si la fonction de blocage est activée et que l'information a été marquée comme critique, l'enregistrement concerné ne peut être traité qu'après que tous les utilisateurs concernés ont marqué l'information comme prise de connaissance.