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Travailler avec Document Inbound

Document Inbound est une solution pour la gestion de tous les documents entrants externes dans le Document Central via les listes d'entrée. Cette solution permet d'organiser, d'attribuer et de vérifier manuellement les documents entrants. Il est également possible de consigner tous les documents entrants de manière centralisée afin d'assurer une traçabilité complète.

Retour de documents

Les documents peuvent être retournés de différentes manières :

  • Via des étiquettes à code-barres,
  • Codes-barres imprimés directement ou
  • QR-Codes via les listes d'entrée.

De plus, les documents peuvent être retournés avec des métadonnées dans le nom de fichier. Le retour s'effectue soit automatiquement, soit manuellement, en effectuant une vérification visuelle dans la liste d'entrée. Les codes-barres générés à partir de Business Central sont automatiquement reconnus et traités lors du retour.

Diviser des documents

L'application permet de diviser des documents contenant des codes-barres de différentes manières. Cela peut se faire à la fois automatiquement et manuellement.

Division automatique

Les documents peuvent être traités automatiquement dans la file d'attente des tâches Document Inbound - Document Import / Split Bot. Ici, les documents sont automatiquement importés et divisés selon la configuration prédéfinie.

Division manuelle

Alternativement, les documents peuvent être téléchargés manuellement dans la liste d'entrée et également divisés manuellement. Cette méthode donne aux utilisateurs plus de contrôle et de flexibilité.

Attribuer des documents

Il existe deux méthodes principales pour attribuer des documents :

  • Attribution par code-barres : Ici, le code-barres reconnu est comparé avec la table d'entrée des codes-barres et le document est enregistré dans l'enregistrement Business Central correspondant.
  • Attribution par nom de fichier : Cette méthode utilise des espaces réservés configurables pour extraire des valeurs du nom de fichier des documents importés et attribuer le document à l'enregistrement Business Central approprié en fonction de ces valeurs.

Téléchargement manuel de documents dans la liste d'entrée

Vous pouvez télécharger des documents manuellement et ensuite les faire attribuer manuellement ou automatiquement.

Suivez ces étapes pour télécharger un document manuellement dans une liste d'entrée :

  1. Démarrez dans le Document Inbound‑Rollencenter.
  2. Naviguez vers la section Listes d'entrée. Alternativement, vous pouvez ouvrir la liste d'entrée via la Ribbon Bar en cliquant sur Configuration puis sur Listes d'entrée.
  3. Sélectionnez la liste d'entrée souhaitée et cliquez ensuite sur le nombre dans la colonne Tous les documents.
  4. Cliquez sur l'action Télécharger des documents.
  5. Déposez un ou plusieurs documents dans la zone de téléchargement.
  6. Les documents téléchargés se trouvent maintenant dans la liste d'entrée.

Attribution automatique de documents

Suivez ces étapes pour faire attribuer des documents automatiquement :

  1. Démarrez dans le Document Inbound‑Rollencenter.
  2. Naviguez vers la section Listes d'entrée. Alternativement, vous pouvez ouvrir la liste d'entrée via la Ribbon Bar en cliquant sur Configuration puis sur Listes d'entrée.
  3. Sélectionnez la liste d'entrée souhaitée et cliquez ensuite sur le nombre dans la colonne Tous les documents.
  4. La liste d'entrée devrait déjà contenir des documents ; idéalement, ceux-ci ont déjà été attribués à un enregistrement cible.
  5. Cliquez sur l'action Attribuer automatiquement.
  6. Les documents seront maintenant automatiquement déposés par le système dans l'enregistrement cible correspondant.

Voir aussi