Configuration des comptes e-mail
Cette documentation décrit en détail la configuration et la gestion des comptes e-mail pour une utilisation avec Document Inbound. Elle vous guide étape par étape à travers la création, la synchronisation et la gestion des comptes e-mail au sein de Document Inbound.
Document Inbound permet la capture automatique des e-mails et de leurs pièces jointes pour les importer dans les listes d'entrée. À cet égard, à la fois les boîtes aux lettres partagées et les boîtes aux lettres utilisateur peuvent être utilisées. Ces boîtes aux lettres sont définies au sein du groupe Document Inbound dans Azure afin de créer une distinction claire et ainsi garantir un meilleur contrôle.
Remarque importante
Pour terminer la configuration avec succès, une enregistrement d'application valide doit être lié à Document Inbound.
Accès à la page de liste des e-mails
Pour commencer à gérer les comptes e-mail, naviguez vers la page de liste des e-mails dans Document Inbound :
- Recherchez dans Business Central "Document Inbound - Email List".
- Alternativement, vous pouvez trouver l'onglet Email dans le Centre de rôles Admin, à partir duquel vous pouvez accéder à la page "Email List".
Information
Si aucun groupe Document Inbound n'existe, il sera automatiquement créé lors de la première ouverture de la page. Confirmez la demande de création ou utilisez alternativement l'action de création de groupe dans la page de liste des e-mails.
Actions sur la page de liste des e-mails
Ajouter une adresse e-mail existante
Avec cette action, vous ajoutez une adresse e-mail Microsoft 365 déjà existante au groupe Document Inbound.
Procédure :
- Cliquez sur l'action "Ajouter".
- Dans l'assistant, cliquez sur suivant jusqu'à ce que vous arriviez à l'entrée de l'adresse e-mail.
- Sélectionnez l'adresse e-mail Microsoft 365 souhaitée dans la liste.
- L'adresse sera ajoutée au groupe et pourra être utilisée après la synchronisation.
Créer une nouvelle adresse e-mail
Si aucune adresse e-mail appropriée n'existe, vous pouvez créer une nouvelle adresse e-mail via cette fonction.
Procédure :
Cliquez sur l'option "Créer" dans le menu déroulant, qui se trouve sous l'action "Ajouter". Un assistant s'ouvrira alors pour vous guider étape par étape dans la création de l'adresse e-mail.
Il existe deux différences essentielles lors de la création d'une adresse e-mail :
| Type | Détails | Plus d'infos |
|---|---|---|
| Boîte aux lettres partagée | Une boîte aux lettres partagée est une boîte aux lettres à laquelle plusieurs utilisateurs peuvent accéder sans informations d'identification spécifiques. | En savoir plus |
| Boîte aux lettres utilisateur | Une boîte aux lettres utilisateur est attribuée à un utilisateur spécifique, dont les informations d'identification sont nécessaires pour accéder à la boîte aux lettres. | En savoir plus |
Selon le type que vous souhaitez créer, vous devrez soit continuer dans le portail Azure, soit continuer à utiliser l'assistant.
Synchroniser
Cette action synchronise toutes les adresses e-mail du groupe Azure Document Inbound avec la liste dans Business Central.
Procédure :
- Naviguez vers la page de liste des e-mails.
- Cliquez sur Synchroniser.
- Toutes les adresses e-mail du groupe Document Inbound seront transférées dans la liste.
Supprimer une adresse e-mail
Avec cette action, une adresse e-mail existante est supprimée du groupe Document Inbound.
Procédure :
- Sélectionnez l'adresse e-mail à supprimer.
- Cliquez sur Supprimer.
- L'adresse sera supprimée du groupe et ne sera plus synchronisée.
Boîtes aux lettres partagées
Une boîte aux lettres partagée est une boîte aux lettres à laquelle plusieurs utilisateurs peuvent accéder sans informations d'identification spécifiques. Ce type de boîte aux lettres est compatible avec Document Inbound de Simova et peut être utilisé. Il est particulièrement important de noter qu'aucune attribution de licence n'est requise pour faire fonctionner une boîte aux lettres partagée.
Restrictions
Une boîte aux lettres partagée ne peut pas être créée via Business Central. Elle doit être créée dans le Microsoft 365 Exchange Admin Center, puis attribuée manuellement à Document Inbound de Simova via le portail Azure.
Créer une boîte aux lettres partagée
Les étapes suivantes doivent être suivies pour créer une boîte aux lettres partagée.
Remarque
Selon les politiques de l'entreprise, des autorisations spéciales ou des droits d'administrateur peuvent être nécessaires pour créer une boîte aux lettres partagée.
- Naviguez vers le Centre d'administration Exchange et connectez-vous avec vos informations d'identification Microsoft 365.
- Cliquez sur Destinataires dans la barre de navigation de gauche, puis sur Boîtes aux lettres.
- Cliquez sur + Ajouter une boîte aux lettres partagée pour créer une nouvelle boîte aux lettres.
- Entrez le nom d'affichage et l'adresse e-mail, puis cliquez sur Créer pour créer la boîte aux lettres.
- La boîte aux lettres partagée est maintenant créée et prête à être attribuée au groupe Document Inbound. Veuillez noter qu'il peut falloir quelques minutes pour que la boîte aux lettres soit créée.
- L'attribution de la boîte aux lettres partagée au groupe Document Inbound peut se faire via le Centre d'administration Exchange ou via le portail Azure.
Attribution d'une boîte aux lettres partagée au groupe Document Inbound via le Centre d'administration Exchange
- Naviguez vers le Centre d'administration Exchange et connectez-vous avec vos informations d'identification Microsoft 365.
- Recherchez un groupe nommé Document Inbound by Simova et cliquez dessus. Si le groupe n'existe pas, veuillez le créer via Document Inbound de Simova dans Business Central. Cela peut être fait simplement en ouvrant la liste des e-mails. Une fenêtre contextuelle apparaîtra et demandera si vous souhaitez créer le groupe.
- Cliquez sur Membres dans les détails du groupe.
- Cliquez sur Afficher tout et gérer les membres pour obtenir un aperçu des membres du groupe.
- Cliquez sur + Ajouter des membres pour ajouter un nouveau membre au groupe.
- Sélectionnez la boîte aux lettres partagée que vous souhaitez ajouter au groupe et cliquez sur Ajouter pour l'ajouter au groupe.
- La boîte aux lettres partagée est maintenant ajoutée au groupe Document Inbound. Pour utiliser la boîte aux lettres dans Document Inbound de Simova, veuillez synchroniser la liste des e-mails dans Business Central.
Attribution d'une boîte aux lettres partagée au groupe Document Inbound via le portail Azure
- Naviguez vers le portail Azure et connectez-vous avec vos informations d'identification Microsoft 365.
- Recherchez Groupes dans la barre de recherche et cliquez dessus.
- Recherchez un groupe nommé Document Inbound by Simova et cliquez dessus. Si le groupe n'existe pas, veuillez le créer via Document Inbound de Simova dans Business Central. Cela peut être fait simplement en ouvrant la liste des e-mails. Une fenêtre contextuelle apparaîtra et demandera si vous souhaitez créer le groupe.
- Cliquez sur Membres dans les détails du groupe dans la barre de navigation de gauche.
- Cliquez sur + Ajouter des membres pour ajouter un nouveau membre au groupe.
- Sélectionnez la boîte aux lettres partagée que vous souhaitez ajouter au groupe et cliquez sur Ajouter pour l'ajouter au groupe.
- La boîte aux lettres partagée est maintenant ajoutée au groupe Document Inbound. Pour utiliser la boîte aux lettres dans Document Inbound de Simova, veuillez synchroniser la liste des e-mails dans Business Central.
Boîtes aux lettres utilisateur
Une boîte aux lettres utilisateur est une boîte aux lettres qui est attribuée à un utilisateur spécifique, et les informations d'identification de l'utilisateur sont nécessaires pour accéder à la boîte aux lettres. Ce type de boîte aux lettres est compatible avec Document Inbound de Simova et peut être utilisé. Il est particulièrement important de noter qu'une attribution de licence est requise pour faire fonctionner une boîte aux lettres utilisateur.
Ajouter un compte e-mail au groupe Document Inbound
Les étapes suivantes doivent être suivies pour ajouter un compte e-mail au groupe.
- Cliquez sur E-mail dans la barre de menu et exécutez l'action Liste des e-mails.
- Exécutez l'action Ajouter un e-mail au groupe dans la barre de menu pour démarrer l'assistant qui vous permet d'ajouter des utilisateurs e-mail au groupe Document Inbound.
- Entrez votre adresse e-mail dans le champ E-mail utilisateur et cliquez sur Ajouter l'e-mail pour continuer.
- Une autre fenêtre s'ouvrira, vous permettant de sélectionner l'adresse e-mail à utiliser pour le groupe Document Inbound. Cliquez sur le compte Microsoft que vous souhaitez ajouter pour vous authentifier.
- Le compte e-mail est maintenant ajouté au groupe Document Inbound.
Si le compte e-mail à ajouter n'existe pas, l'assistant pour créer une nouvelle adresse e-mail s'ouvrira. Si cet assistant s'ouvre, veuillez suivre les instructions pour créer une nouvelle adresse e-mail (voir les instructions ci-dessous).
Créer un compte e-mail sans licence
Les étapes suivantes doivent être suivies pour créer un compte e-mail.
- Cliquez sur E-mail dans la barre de menu et exécutez l'action Liste des e-mails.
- Cliquez sur la flèche à côté de l'action Ajouter un e-mail au groupe pour ouvrir le menu déroulant, puis exécutez l'action Créer un e-mail pour démarrer l'assistant de création d'un nouveau compte e-mail.
- Configurez le compte e-mail en veillant à remplir tous les champs requis.
- Cliquez sur Créer un e-mail sans licence pour créer le compte e-mail sans licence.
- Une autre fenêtre s'ouvrira, vous permettant de sélectionner l'adresse e-mail à utiliser pour le groupe Document Inbound. Cliquez sur le compte Microsoft que vous souhaitez ajouter pour vous authentifier.
- Une boîte de dialogue apparaîtra avec une demande d'attribution au groupe Document Inbound de l'utilisateur récemment créé. Cliquez sur Oui pour ajouter l'utilisateur au groupe.
- Le compte e-mail est maintenant ajouté au groupe Document Inbound, mais sans licence.
Créer un compte e-mail avec une licence Microsoft 365
Les étapes suivantes doivent être suivies pour créer un compte e-mail.
- Cliquez sur E-mail dans la barre de menu et exécutez l'action Liste des e-mails.
- Cliquez sur la flèche à côté de l'action Ajouter un e-mail au groupe pour ouvrir le menu déroulant, puis exécutez l'action Créer un e-mail pour démarrer l'assistant de création d'un nouveau compte e-mail.
- Configurez le compte e-mail en veillant à remplir tous les champs requis.
- Cliquez sur Suivant pour continuer.
- Une liste de licences s'affichera, à partir de laquelle une licence doit être sélectionnée.
- Sélectionnez la licence à utiliser pour le compte e-mail et cliquez sur Créer un e-mail et attribuer une licence pour créer le compte e-mail avec une licence.
- Une autre fenêtre s'ouvrira, vous permettant de sélectionner l'adresse e-mail à utiliser pour le groupe Document Inbound. Cliquez sur le compte Microsoft que vous souhaitez ajouter pour vous authentifier.
- Une boîte de dialogue apparaîtra avec une demande d'attribution au groupe Document Inbound de l'utilisateur récemment créé. Cliquez sur Oui pour ajouter l'utilisateur au groupe.
- L'utilisateur a été créé avec la licence sélectionnée.