Questions

Avec une entrée de question, des informations peuvent être demandées de manière ciblée aux utilisateurs ou groupes d'utilisateurs. Contrairement à une information, une question nécessite une réponse de la part du destinataire. Les questions soutiennent la communication structurée au sein des processus commerciaux et garantissent que les informations nécessaires sont collectées et documentées de manière traçable.

Créer une nouvelle question via la Flow Path Info FactBox

Via la Flow Path Info FactBox, vous pouvez créer de nouvelles questions directement sur un enregistrement et les envoyer à des utilisateurs ou groupes d'utilisateurs. Les réponses sont documentées de manière centralisée sur l'enregistrement et sont accessibles à tous les utilisateurs autorisés.

Suivez ces étapes pour créer une question via la Flow Path Info FactBox :

Naviguez vers n'importe quel enregistrement, par exemple, un élément dans les Factures de vente enregistrées.
Sélectionnez un enregistrement.
Sur le côté droit, la Flow Path Info FactBox s'affiche.
Ouvrez le menu déroulant de la Flow Path Info FactBox en cliquant sur Flow Path.
Sélectionnez l'action Nouvelle entrée.
Activez le commutateur à côté de Écrire une question, Question à partir d'un catalogue ou Question à partir d'un modèle.
- Écrire une question
  Saisissez votre question dans le champ de texte sur la page suivante. De plus, vous pouvez définir si la question doit être marquée comme critique.
- Question à partir d'un catalogue
  Sélectionnez un catalogue de questions sur la page suivante. Cliquez sur Suivant pour afficher les questions définies dans celui-ci. Sélectionnez ensuite la question souhaitée. Si une question est marquée comme critique, cela est défini lors de la création du catalogue de questions.
- Question à partir d'un modèle
  Sélectionnez un modèle de question sur la page suivante et cliquez sur Suivant. Ensuite, toutes les questions précédemment enregistrées dans le modèle s'affichent. Les destinataires déjà définis dans le modèle sont automatiquement repris et pré-sélectionnés. L'attribution peut être ajustée si nécessaire avant la création de l'entrée.
Cliquez sur Suivant pour attribuer la question à un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs. Sélectionnez le destinataire souhaité et définissez une date d'échéance si nécessaire.
Via l'action Entrée supplémentaire, vous pouvez créer une autre entrée de question autonome. Contrairement à un modèle, la nouvelle entrée n'est pas regroupée avec les entrées existantes, mais est créée en tant que entrée Flow Path séparée. Pour cette entrée, vous pouvez définir un destinataire propre et attribuer la question à un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs.

Répondre à une question

Les destinataires d'une question peuvent saisir leur réponse directement via l'entrée Flow Path correspondante. La réponse est documentée sur l'enregistrement et est traçable par tous les utilisateurs autorisés. Selon la configuration de la question, la réponse peut être donnée sous forme de texte libre.

Suivez ces étapes pour répondre à une question :

Ouvrez vos entrées Flow Path attribuées via la tuile Ouvert dans le centre de rôles ou ouvrez l'enregistrement contenant l'entrée de question Flow Path.
Sélectionnez l'entrée de question Flow Path souhaitée.
Si nécessaire, vous pouvez trier les entrées par Type ou Date de création.
Passez en mode édition via l'action Modifier la liste.
Naviguez vers la section Réponses et saisissez votre réponse dans la colonne Réponse.
Cliquez ensuite sur l'action Répondre.
L'auteur de la question sera notifié après l'envoi de la réponse et pourra ensuite accepter ou rejeter la réponse. Si l'auteur rejette la réponse, il peut également laisser un commentaire expliquant la raison du rejet. Ensuite, la question peut être retravaillée et une réponse mise à jour soumise.

Accepter ou rejeter une question

Après qu'une question a été répondue, l'auteur peut examiner la réponse soumise et décider si elle doit être acceptée ou rejetée. L'acceptation clôt la question. Si la réponse est rejetée, un commentaire avec la raison du rejet peut être ajouté, permettant au destinataire de réviser sa réponse en conséquence.

Accepter une réponse

Ouvrez les entrées Flow Path via la tuile Créé dans le centre de rôles ou ouvrez l'enregistrement contenant l'entrée de question Flow Path.
Sélectionnez l'entrée de question Flow Path souhaitée.
Si nécessaire, vous pouvez trier les entrées par Type ou Date de création.
Naviguez vers la section Réponses de la question créée.
Une fois qu'un utilisateur attribué a répondu à la question, la réponse s'affiche dans la colonne Réponse.
Pour accepter la réponse, sélectionnez la ligne correspondante et cliquez sur l'action Accepter.
Si une seule utilisateur a été attribué à la question, celle-ci sera automatiquement mise à jour au statut Archivée après acceptation.
Si plusieurs utilisateurs ont été attribués à la question, un message apparaîtra pour indiquer si la réponse existante doit être acceptée et si aucune autre réponse des autres utilisateurs n'est requise.
Si vous confirmez le message avec Oui, la question sera archivée. Si vous choisissez Non, la question reste ouverte et les autres utilisateurs attribués peuvent continuer à soumettre des réponses.

Rejeter une réponse

Ouvrez les entrées Flow Path via la tuile Créé dans le centre de rôles ou ouvrez l'enregistrement contenant l'entrée de question Flow Path.
Sélectionnez l'entrée de question Flow Path souhaitée.
Si nécessaire, vous pouvez trier les entrées par Type ou Date de création.
Naviguez vers la section Réponses de la question créée.
Une fois qu'un utilisateur attribué a répondu à la question, la réponse s'affiche dans la colonne Réponse.
Sélectionnez la réponse correspondante et cliquez sur l'action Rejeter.
Dans la fenêtre suivante, vous pouvez laisser un commentaire pour documenter la raison du rejet.
Après le rejet, la réponse obtient le statut Rejetée. L'utilisateur attribué sera informé en conséquence et pourra répondre à nouveau à la question.

Remarque

Dans l'Historique Flow Path, tous les changements de statut d'une entrée sont enregistrés. Si une réponse a été rejetée et qu'un commentaire a été laissé, vous pouvez le consulter à tout moment via le menu déroulant de l'entrée correspondante dans l'Historique Flow Path.

Réinitialiser le statut des questions

Si une question a déjà été répondue, l'auteur peut réinitialiser le statut de la question. Cela fait passer la question du statut Répondu au statut Créé et la rend à nouveau disponible pour modification. Cela est par exemple utile si la réponse est incomplète ou si des informations supplémentaires sont nécessaires.

Remarque

La réinitialisation du statut n'est possible que tant que la question est au statut Répondu. Après la réinitialisation, la question revient au statut Créé et peut être à nouveau répondue. Si la question a déjà été acceptée, le statut ne peut plus être réinitialisé par le destinataire de la question. Dans ce cas, seul l'auteur de la question peut rouvrir la question.

Suivez ces étapes pour réinitialiser le statut d'une entrée de question Flow Path :

Ouvrez vos entrées Flow Path attribuées via la tuile Ouvert dans le centre de rôles ou ouvrez l'enregistrement contenant l'entrée de question Flow Path.
Sélectionnez l'entrée de question Flow Path souhaitée.
Si nécessaire, vous pouvez trier les entrées par Type ou Date de création.
Passez en mode édition via l'action Modifier la liste.
Naviguez vers la section Réponses et saisissez votre réponse dans la colonne Réponse.
Cliquez ensuite sur l'action Répondre.
Si la question doit être à nouveau répondue, cliquez sur l'action Réinitialiser le statut.
Le statut de la question sera réinitialisé de Répondu à Créé.
La question peut maintenant être à nouveau répondue.