Étiquettes de conservation

Les étiquettes de conservation vous permettent de gérer et d'appliquer des politiques de conservation pour les documents. Tout comme les balises, les étiquettes de conservation peuvent être appliquées aux documents pour faire respecter une politique de conservation. Ces étiquettes peuvent être appliquées manuellement par un utilisateur ou automatiquement en fonction de certaines conditions.

Étiquettes de conservation SharePoint

Les étiquettes de conservation dans SharePoint permettent d'appliquer des paramètres de conservation au niveau des documents pour répondre aux exigences de conformité légales, réglementaires ou internes.

Les étiquettes de conservation suivantes sont applicables :

Étiquettes de conservation :
- Ces étiquettes peuvent être appliquées par quiconque peut mettre à jour un élément.
- Seul un utilisateur SharePoint avec les autorisations appropriées peut modifier ou supprimer l'étiquette. L'utilisateur doit être membre du groupe SharePoint approprié (ou avoir des droits d'édition équivalents).
- Lorsqu'elles sont appliquées à un document, le contenu et les métadonnées deviennent immuables.
- Les documents ne peuvent pas être déplacés ou modifiés dans Document Central.
- Application automatique possible, basée sur la bibliothèque de documents ou le type de contenu.
Étiquettes d'enregistrement réglementaire :
- Ces étiquettes peuvent être appliquées par quiconque peut mettre à jour un élément.
- Elles ne peuvent être modifiées ou supprimées par personne.
- Lorsqu'elles sont appliquées à un document, le contenu et les métadonnées sont verrouillés et ne peuvent plus être modifiés.
- Les documents ne peuvent pas être déplacés dans Document Central.
- Application automatique possible, basée sur la bibliothèque de documents ou le type de contenu.
Étiquettes de dossier (Record Labels) :
- Marquent les documents comme dossier (Record).
- Ces étiquettes peuvent être appliquées par quiconque peut mettre à jour un élément.
- Elles ne peuvent être modifiées que par un utilisateur qui est Administrateur de la collection de sites du site SharePoint.
- Lorsqu'elles sont appliquées à un document, le contenu et les métadonnées sont verrouillés et ne peuvent pas être modifiés depuis Document Central.
- Les documents ne peuvent pas être déplacés ou modifiés dans Document Central.
- Application automatique possible, basée sur la bibliothèque de documents ou le type de contenu.

Info

Lorsqu'une étiquette marque un document comme Record, SharePoint applique un statut de verrouillage sur le document (Verrouillé ou Déverrouillé).

En Verrouillé, le document est protégé et ne peut pas être modifié ou supprimé dans SharePoint.
En Déverrouillé, les modifications de métadonnées sont possibles dans SharePoint. Document Central continue d'empêcher les modifications dans Business Central.

Seuls les utilisateurs avec les autorisations appropriées peuvent modifier/supprimer les étiquettes de conservation sur les dossiers et basculer le statut de verrouillage du dossier.

Administrateur de la collection de sites

Important

Lorsqu'un site SharePoint est créé via Document Central, un groupe Azure Microsoft 365 avec le même nom est créé. Si un utilisateur est ajouté en tant que Propriétaire de ce groupe, il devient Administrateur de la collection de sites pour ce site SharePoint.

Si le site SharePoint a été créé en externe, il se peut que le groupe Microsoft 365 n'existe pas. Dans ce cas, les Administrateurs de la collection de sites doivent être configurés manuellement dans le Centre d'administration SharePoint (Sites actifs). Plus d'informations

Les étiquettes d'enregistrement réglementaire sont idéales pour les situations où il est crucial de s'assurer qu'un dossier reste inchangé. Ces étiquettes doivent être utilisées avec prudence, car une fois appliquées, elles verrouillent le dossier et ses métadonnées de manière permanente, rendant toute modification impossible.

Différences importantes entre les étiquettes d'enregistrement réglementaire et les autres types d'étiquettes :

Mouvement restreint : Bien que les utilisateurs puissent théoriquement déplacer des enregistrements réglementaires au sein de la même bibliothèque SharePoint, cela n'est pas recommandé, car Document Central ne prend pas en charge le déplacement de documents avec une étiquette de conservation.
Durées de conservation fixes : Les administrateurs ne peuvent pas réduire la durée de conservation définie par une étiquette d'enregistrement réglementaire dans le Centre de conformité.
Suppression de site irréversible : Lorsqu'un site SharePoint avec des enregistrements réglementaires est supprimé, il ne peut pas être restauré. Cela souligne la permanence de ces enregistrements.
Fonctionnalité Opt-In : Les étiquettes d'enregistrement réglementaire sont désactivées par défaut dans Microsoft 365. Pour les activer, les administrateurs doivent utiliser PowerShell pour s'assurer que seules les personnes ayant une compréhension appropriée y ont accès. Cette précaution empêche le verrouillage permanent accidentel de contenus importants.

L'introduction d'étiquettes d'enregistrement réglementaire offre des options de conservation avancées qui sont inestimables pour les organisations souhaitant atteindre les normes de conformité les plus élevées. Ces étiquettes garantissent que les enregistrements importants et leurs métadonnées restent inchangés de manière permanente et offrent un outil robuste pour se conformer à des exigences légales strictes.

Important

Pour utiliser des étiquettes dans Microsoft 365, y compris les étiquettes de conservation et les étiquettes d'enregistrement réglementaire, vous avez généralement besoin de l'un des plans suivants avec des fonctionnalités de conformité et de protection des données :

Microsoft 365 E5 : Ce plan comprend des fonctionnalités avancées de conformité et de sécurité et est idéal pour les organisations ayant besoin de fonctionnalités de protection des données complètes, y compris des étiquettes d'enregistrement réglementaire.
Microsoft 365 E3 avec add-on de conformité : Bien que Microsoft 365 E3 offre des fonctionnalités de conformité de base, vous pouvez ajouter l'add-on "Conformité avancée" pour accéder à des fonctionnalités telles que les étiquettes d'enregistrement réglementaire.
Office 365 E5 : Semblable à Microsoft 365 E5, ce plan comprend des fonctionnalités avancées de conformité, mais sans Windows 10 et Enterprise Mobility + Security. Il convient aux organisations axées sur les applications Office et de productivité.
Office 365 E3 avec add-on de conformité : Comme Microsoft 365 E3, Office 365 E3 comprend également des fonctionnalités de conformité standard, avec la possibilité d'ajouter des fonctionnalités avancées via l'add-on de conformité.
Centre de conformité Microsoft 365 : Via le Centre de conformité Microsoft 365, vous pouvez accéder à diverses solutions de conformité, y compris la gestion de l'information et la protection contre la perte de données. La disponibilité de fonctionnalités spécifiques dépend de votre plan d'abonnement.

Il est important de vérifier les fonctionnalités spécifiques de votre plan actuel et de considérer les add-ons nécessaires pour pouvoir tirer pleinement parti des étiquettes et de la conformité. Pour des informations détaillées et pour vous assurer que vous disposez des fonctionnalités nécessaires, il est conseillé de consulter un représentant commercial Microsoft ou de visiter le site officiel de Microsoft.

Voir aussi :

Configuration des étiquettes de conservation