Étiquettes de conservation
Les étiquettes de conservation vous permettent de gérer et d'appliquer des politiques de conservation pour les documents. Tout comme les balises, les étiquettes de conservation peuvent être appliquées aux documents pour faire respecter une politique de conservation. Ces étiquettes peuvent être appliquées manuellement par un utilisateur ou automatiquement en fonction de certaines conditions.
Étiquettes de conservation SharePoint
Les étiquettes de conservation dans SharePoint permettent d'appliquer des paramètres de conservation au niveau des documents afin de répondre aux exigences de conformité légales, réglementaires ou internes.
Les étiquettes de conservation suivantes sont applicables :
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Étiquettes de conservation :
- Ces étiquettes peuvent être appliquées par quiconque peut mettre à jour un élément.
- Seul un utilisateur SharePoint disposant des autorisations appropriées peut modifier ou supprimer l'étiquette. L'utilisateur doit être membre du groupe SharePoint approprié (ou disposer de droits d'édition équivalents).
- Lorsqu'elles sont appliquées à un document, le contenu et les métadonnées deviennent immuables.
- Les documents ne peuvent pas être déplacés ou modifiés dans Document Central.
- Application automatique possible, basée sur la bibliothèque de documents ou le type de contenu.
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Étiquettes d'enregistrement réglementaire :
- Ces étiquettes peuvent être appliquées par quiconque peut mettre à jour un élément.
- Elles ne peuvent être modifiées ou supprimées par personne.
- Lorsqu'elles sont appliquées à un document, le contenu et les métadonnées sont verrouillés et ne peuvent plus être modifiés.
- Les documents ne peuvent pas être déplacés dans Document Central.
- Application automatique possible, basée sur la bibliothèque de documents ou le type de contenu.
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Étiquettes de dossier (Record Labels) :
- Marquent les documents comme dossier (Record).
- Ces étiquettes peuvent être appliquées par quiconque peut mettre à jour un élément.
- Elles ne peuvent être modifiées que par un utilisateur qui est Administrateur de la collection de sites du site SharePoint.
- Lorsqu'elles sont appliquées à un document, le contenu et les métadonnées sont verrouillés et ne peuvent pas être modifiés depuis Document Central.
- Les documents ne peuvent pas être déplacés ou modifiés dans Document Central.
- Application automatique possible, basée sur la bibliothèque de documents ou le type de contenu.
Info
Lorsqu'une étiquette marque un document comme Record, SharePoint applique un statut de verrouillage sur le document (Verrouillé ou Déverrouillé).
- En Verrouillé, le document est protégé et ne peut pas être modifié ou supprimé dans SharePoint.
- En Déverrouillé, les modifications de métadonnées sont possibles dans SharePoint. Document Central continue d'empêcher les modifications dans Business Central.
Seuls les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent modifier/supprimer les étiquettes de conservation sur les dossiers et basculer le statut de verrouillage du dossier.
Administrateur de la collection de sites
Important
Lorsqu'un site SharePoint est créé via Document Central, un groupe Azure Microsoft 365 avec le même nom est créé. Si un utilisateur est ajouté en tant que Propriétaire de ce groupe, il devient Administrateur de la collection de sites pour ce site SharePoint.
Si le site SharePoint a été créé de manière externe, il se peut que le groupe Microsoft 365 n'existe pas. Dans ce cas, les Administrateurs de la collection de sites doivent être configurés manuellement dans le Centre d'administration SharePoint (Sites actifs). Plus d'informations
Les étiquettes d'enregistrement réglementaire sont idéales pour les situations où il est crucial de s'assurer qu'un dossier reste inchangé. Ces étiquettes doivent être utilisées avec prudence, car une fois appliquées, elles verrouillent le dossier et ses métadonnées de manière permanente, rendant toute modification impossible.
Différences importantes entre les étiquettes d'enregistrement réglementaire et les autres types d'étiquettes :
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Mouvement restreint : Bien que les utilisateurs puissent théoriquement déplacer des enregistrements réglementaires au sein de la même bibliothèque SharePoint, cela n'est pas recommandé, car Document Central ne prend pas en charge le déplacement de documents avec une étiquette de conservation.
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Durées de conservation fixes : Les administrateurs ne peuvent pas réduire la durée de conservation définie par une étiquette d'enregistrement réglementaire dans le Centre de conformité.
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Suppression de site irréversible : Lorsqu'un site SharePoint avec des enregistrements réglementaires est supprimé, il ne peut pas être restauré. Cela souligne la permanence de ces enregistrements.
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Fonctionnalité Opt-In : Les étiquettes d'enregistrement réglementaire sont désactivées par défaut dans Microsoft 365. Pour les activer, les administrateurs doivent utiliser PowerShell pour s'assurer que seules les personnes ayant une compréhension appropriée y ont accès. Cette précaution empêche le verrouillage permanent accidentel de contenus importants.
L'introduction d'étiquettes d'enregistrement réglementaire offre des options de conservation avancées qui sont inestimables pour les organisations souhaitant atteindre les normes de conformité les plus élevées. Ces étiquettes garantissent que les enregistrements importants et leurs métadonnées restent inchangés de manière permanente et offrent un outil robuste pour se conformer à des exigences légales strictes.
Important
Des exigences de licence différentes s'appliquent à l'utilisation des étiquettes de conservation (Retention Labels), des enregistrements (Records) et des enregistrements réglementaires (Regulatory Records) dans Microsoft 365.
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Microsoft 365 Business Premium ou Microsoft 365 E3 : Ces plans prennent en charge l'application manuelle des étiquettes de conservation ainsi que l'application d'étiquettes par les utilisateurs. Les scénarios dans lesquels Business Central attribue des étiquettes automatiquement via une file d'attente de tâches sont également pris en charge.
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Microsoft 365 E3 avec Microsoft Purview Suite (anciennement Compliance Add-on) : Si des enregistrements réglementaires doivent être utilisés, la licence Microsoft Purview Suite est requise en plus de la licence E3.
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Microsoft 365 E5 / E5 Compliance : Aucune licence Microsoft 365 E5 n'est requise pour l'utilisation des étiquettes de conservation, des enregistrements et des enregistrements réglementaires via Business Central. L'application automatisée d'étiquettes via une file d'attente de tâches dans Business Central ne correspond pas à l'auto-étiquetage Microsoft Purview inclus dans le plan Microsoft 365 E5 et ne nécessite donc pas de licence Microsoft 365 E5.
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Microsoft Purview Compliance Portal : Via le Microsoft Purview Compliance Portal, les étiquettes de conservation, les enregistrements, les enregistrements réglementaires et d'autres fonctionnalités de conformité peuvent être gérés. La portée des fonctionnalités disponibles dépend des licences attribuées.
Veuillez noter que chaque utilisateur utilisant des étiquettes de conservation ou des enregistrements doit disposer d'une licence appropriée. Un minimum de Microsoft 365 Business Premium ou Microsoft 365 E3 est requis pour l'utilisation des étiquettes de conservation et des enregistrements.
- Étiquettes de conservation (Retention Labels) : Business Premium ou E3
- Enregistrement (Records) : Business Premium ou E3
- Enregistrements réglementaires (Regulatory Records) : E3 + Microsoft Purview Suite
Il est recommandé de vérifier les conditions de licence actuelles de Microsoft, car les modèles de licence et les fonctionnalités incluses peuvent changer au fil du temps.