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Configuration des Modèles d'Email

La gestion des contrats utilise des emails dans divers scénarios, y compris la confirmation d'inscription des utilisateurs, l'authentification multi-facteurs (MFA), les confirmations de commande, et plus encore. La plateforme permet la création de modèles d'email personnalisés, permettant une intégration dynamique avec les données, comme l'inclusion du nom de l'utilisateur dans les communications liées aux commandes. De plus, cette fonctionnalité prend en charge des capacités multilingues, permettant d'envoyer des emails dans la langue préférée de l'utilisateur.

Création d'un Nouveau Modèle d'Email

Ces étapes seront suivies pour créer les données de base du modèle d'email, le rendant accessible dans tout le Portail d'Affaires, où que le modèle d'email soit utilisé.
Pour créer un nouveau modèle d'email, suivez ces étapes :

  1. Dans la page du centre de rôle de la gestion des contrats, cliquez sur Configuration du Portail dans la barre de ruban.
  2. Naviguez vers Modèles d'Email.
  3. Cliquez sur le bouton Nouveau pour créer un nouveau modèle d'email.
  4. Remplissez le champ Code avec un code unique pour le modèle d'email.
  5. Le champ de description peut être rempli avec une brève description du modèle d'email. Ce champ ne sera visible que par l'utilisateur de Business Central.

Ajout du Contenu du Modèle

Le contenu du modèle d'email doit ensuite être fourni. Ce contenu sera utilisé par le système et envoyé à l'utilisateur concerné.
Pour ajouter le contenu du modèle, suivez ces étapes :

  1. Dans la section Lignes, cliquez sur le champ Code de Langue pour sélectionner la langue du modèle d'email. Toutes les langues configurées seront disponibles dans la liste déroulante.
  2. Remplissez le champ Objet avec le sujet de l'email.
  3. Le corps du modèle d'email doit être créé en dehors de Business Central, en générant un document HTML. Cette approche permet d'utiliser un formatage HTML complet dans l'email, offrant une plus large gamme d'options de formatage, telles que l'italique, le gras, le soulignement, les images, et plus encore.
  4. Une fois le texte HTML préparé, cliquez sur Importer pour ouvrir une fenêtre contextuelle. De là, vous pouvez soit cliquer pour ouvrir un explorateur de fichiers, vous permettant de sélectionner le fichier souhaité, soit faire glisser et déposer le fichier HTML directement dans la boîte contextuelle.
  5. Après le téléchargement du fichier HTML, le champ Modèle importé sera coché automatiquement.

Tip

Il est fortement recommandé de créer un modèle d'email pour chaque langue configurée. Cela garantit que lorsque l'utilisateur sélectionne sa langue préférée, il recevra l'email dans la langue choisie.

Exportation d'un Modèle d'Email

Le modèle d'email peut également être exporté, permettant une révision facile de son contenu ou la modification d'un modèle existant, sans avoir besoin de créer un tout nouveau.

Utilisation de Placeholders

Des placeholders peuvent être utilisés dans le modèle d'email pour insérer dynamiquement des données, telles que le nom de l'utilisateur, le numéro de commande, ou d'autres informations pertinentes. Ces placeholders seront remplacés par les données réelles lorsque l'email sera envoyé à l'utilisateur.
Pour utiliser des placeholders, suivez ces étapes :

  1. Choisissez une table source.
  2. Cliquez sur l'action Placeholder d'Email pour ouvrir la liste des placeholders.
  3. Le texte du placeholder sera automatiquement généré tel que %1, %2, %3, etc. Ces placeholders peuvent être copiés et collés dans le contenu du modèle d'email.
  4. Choisissez un nom de champ en utilisant la fonction de recherche, qui sera remplacé par les données réelles lorsque l'email sera envoyé.

En plus des placeholders de champ réguliers, le système prend également en charge :

Fonctions Statique : Celles-ci fournissent un accès à des informations au niveau du système sans avoir besoin de sélectionner un enregistrement spécifique. Des exemples incluent :

  • CURRENTDATE - Insère la date actuelle
  • COMPANYNAME - Insère le nom de l'entreprise
  • RECORDLINK - Fournit un lien direct vers l'enregistrement spécifique

Mappages de Données : Ceux-ci permettent des relations de données plus complexes et peuvent être utilisés comme types de placeholders pour mapper des données à partir de tables liées ou effectuer des calculs.

Example

Par exemple, si le modèle d'email est pour une confirmation d'inscription d'utilisateur, le placeholder %1 peut être utilisé pour insérer le nom de l'utilisateur. Lorsque l'email est envoyé, le placeholder %1 sera remplacé par le nom réel de l'utilisateur.
Cela peut être fait en choisissant Utilisateur comme table source, et dans la liste des placeholders pour %1, sélectionnez le nom de champ Nom d'Utilisateur. Cela garantira que le %1 dans le modèle d'email est remplacé par le nom réel de l'utilisateur.