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Configuration d'un groupe de pièces jointes

Avec un groupe de pièces jointes, vous pouvez fusionner plusieurs pièces jointes d'un profil d'envoi en un seul fichier lors de l'envoi. Ainsi, le destinataire ne reçoit qu'un seul fichier au lieu de plusieurs pièces jointes individuelles.

Conditions préalables

  • Vous êtes dans le rôle Document Dispatch - Administrateur.
  • Un profil d'envoi est disponible.
  • Les pièces jointes à fusionner sont configurées dans le profil d'envoi.

Créer un groupe de pièces jointes

  1. Nous commençons dans le rôle Document Dispatch - Administrateur.
  2. Ouvrez la page Document Dispatch - Profils d'envoi via la recherche ou sélectionnez l'entrée Profils d'envoi dans le menu Configuration de la barre de menu.
  3. Sélectionnez le profil d'envoi dont les pièces jointes doivent être fusionnées.
  4. Naviguez vers la section Document Dispatch - Pièces jointes du profil d'envoi.
  5. Sélectionnez Groupes dans la barre d'actions.
  6. Sur la page Document Dispatch - Groupes de pièces jointes du profil d'envoi, sélectionnez Nouveau.
  7. Entrez un Code unique et significatif pour le groupe de pièces jointes.
  8. Sélectionnez une Étiquette de fichier existante ou créez-en une nouvelle. L'étiquette de fichier sera utilisée comme nom du fichier fusionné.
  9. Sélectionnez des Espaces réservés si nécessaire pour rendre l'étiquette de fichier dynamique.
  10. Sélectionnez le Type de fichier dans lequel le fichier fusionné doit être créé.
  11. Sous Gestion des fichiers non PDF, spécifiez comment les fichiers non PDF doivent être traités. Cela concerne par exemple les pièces jointes qui ont été importées manuellement et associées à un groupe de pièces jointes. Vous pouvez décider si ces fichiers doivent être inclus ou exclus de l'envoi.
  12. Fermez la page pour enregistrer le groupe de pièces jointes.

Le groupe de pièces jointes est maintenant créé et peut être associé aux pièces jointes du profil d'envoi.

Attention

L'option Inclure prend en compte les fichiers non PDF dans l'envoi. Comme ces fichiers ne peuvent pas être fusionnés avec des documents PDF, ils seront envoyés en tant que fichiers séparés.

Associer des pièces jointes à un groupe de pièces jointes

  1. Naviguez dans le profil d'envoi souhaité vers la section Document Dispatch - Pièces jointes du profil d'envoi.
  2. Sélectionnez la pièce jointe que vous souhaitez associer à un groupe de pièces jointes.
  3. Dans le champ Groupe de pièces jointes, sélectionnez le groupe de pièces jointes précédemment créé.
  4. Répétez ces étapes pour toutes les pièces jointes à fusionner.

Ordre des pièces jointes Document Central

Pour les types de pièces jointes de Document Central, vous pouvez définir dans les Options via Ordre des groupes de pièces jointes à quel endroit la pièce jointe sera insérée dans le fichier fusionné.

Ordre des groupes de pièces jointes

Il est possible de définir l'ordre des fichiers fusionnés.

  1. Naviguez dans le profil d'envoi souhaité vers la section Document Dispatch - Pièces jointes du profil d'envoi.
  2. Passez à la colonne Ordre des groupes de pièces jointes.
  3. Définissez pour chaque pièce jointe l'ordre souhaité dans le PDF fusionné. Les pièces jointes avec des numéros plus petits seront insérées avant celles avec des numéros plus grands.

Vérifier la fusion

Effectuez une sortie de test pour vérifier la configuration.

  1. Ouvrez le profil d'envoi et naviguez vers Document Dispatch - Pièces jointes du profil d'envoi.
  2. Sélectionnez les pièces jointes que vous souhaitez vérifier.
  3. Sélectionnez Sortie de test dans la barre d'actions.
  4. Ouvrez le fichier téléchargé et vérifiez si les pièces jointes ont été fusionnées dans l'ordre souhaité.

Voir aussi