Catalogue d'informations
Avec un catalogue d'informations, les informations fréquemment nécessaires peuvent être gérées de manière centralisée et fournies de manière standardisée. Au lieu de rédiger à nouveau les informations à chaque création d'une entrée, les utilisateurs peuvent s'appuyer sur des entrées d'informations prédéfinies. Cela permet de gagner du temps, d'assurer une communication cohérente et de réduire les erreurs de saisie potentielles.
Les catalogues d'informations sont particulièrement adaptés pour des notes, des communications ou des informations qui sont utilisées régulièrement et partagées avec différents utilisateurs ou groupes d'utilisateurs.
Configuration d'un catalogue d'informations
Suivez ces étapes pour créer un catalogue d'informations :
- Démarrez dans le Centre de rôles Administrateur Flow Path.
- Naviguez dans la barre de menu vers Catalogues et modèles et sélectionnez l'option de menu Catalogue d'informations.
- Cliquez sur + Nouveau pour créer un nouveau catalogue d'informations.
- Attribuez un code unique au catalogue d'informations. Celui-ci sert à identifier le catalogue et doit donc être choisi de manière aussi significative que possible. En option, vous pouvez également ajouter une description pour expliquer l'objectif du catalogue.
- Naviguez vers la section Informations.
- Saisissez sous Information l'information qui doit être enregistrée dans ce catalogue.
- Déterminez si l'information doit être marquée comme critique. Pour cela, activez la case à cocher sur la droite ou laissez-la désactivée.
- Une fois que vous avez terminé la création du catalogue d'informations, vous pouvez quitter la page.
Important
Si vous marquez une information comme critique et que la fonction de blocage dans la configuration du module est activée, l'enregistrement concerné ne pourra pas être traité en fonction des paramètres de blocage choisis. Le traitement ultérieur ne sera possible qu'après que l'information critique ait été prise en compte par les utilisateurs enregistrés.
Exemple de scénario de fonction de blocage de la configuration du module
Vous enregistrez sur une commande une information indiquant que la commande ne doit pas être traitée, car le créancier est en retard de paiement.
En même temps, vous avez activé la fonction de blocage dans la configuration du module. Par conséquent, la commande ne peut d'abord pas être traitée tant que l'entrée critique n'a pas été prise en compte par les utilisateurs enregistrés.
Si vous essayez néanmoins de traiter la commande avant que l'entrée ait été prise en compte, le traitement sera bloqué par un message d'erreur approprié.
Vous pouvez créer autant de catalogues d'informations que nécessaire pour différents cas d'utilisation et ainsi gérer de manière centralisée les informations fréquemment utilisées.
Comment créer une entrée d'information via un catalogue d'informations à l'aide de la Flow Path Info FactBox, vous le découvrirez dans Création d'une entrée d'information Flow Path.
Suppression ou désactivation d'un catalogue d'informations
Les catalogues d'informations ne peuvent pas être supprimés une fois qu'ils ont déjà été utilisés. En revanche, ils peuvent être désactivés. Cela permet de conserver les liens existants et les entrées déjà créées, tout en bloquant le catalogue pour une utilisation ultérieure.
Suivez ces étapes pour désactiver ou supprimer un catalogue d'informations :
- Démarrez dans le Centre de rôles Administrateur Flow Path.
- Naviguez dans la barre de menu vers Catalogues et modèles et sélectionnez l'option de menu Catalogue d'informations.
- Sélectionnez le catalogue d'informations que vous souhaitez supprimer.
- Cliquez sur Supprimer.
- Si le catalogue d'informations est déjà utilisé dans une entrée Flow Path, vous recevrez un message indiquant que le catalogue ne peut pas être supprimé. Dans ce cas, il sera automatiquement désactivé et retiré de la liste des catalogues disponibles.
- Si le catalogue d'informations n'a pas encore été utilisé dans une entrée Flow Path, il sera complètement supprimé après l'exécution de l'action de suppression.
Important
Si vous souhaitez supprimer une information d'un catalogue d'informations, cela n'est possible que tant qu'aucune entrée Flow Path n'a été créée avec cette information. Si l'information a déjà été utilisée dans une entrée Flow Path, elle ne peut plus être supprimée afin d'assurer la traçabilité des entrées existantes.
Marquer des informations ultérieurement comme critiques
Lors de la création d'un catalogue d'informations, il n'est pas toujours immédiatement évident si une information doit être classée comme critique. Si cela s'avère nécessaire plus tard, la désignation Critique peut être activée à tout moment.
Suivez ces étapes pour marquer une information dans un catalogue d'informations comme critique :
- Démarrez dans le Centre de rôles Administrateur Flow Path.
- Naviguez dans la barre de menu vers Catalogues et modèles et sélectionnez l'option de menu Catalogue d'informations.
- Sélectionnez le catalogue d'informations dans lequel vous souhaitez marquer une information comme critique.
- Naviguez vers les lignes où vous avez défini les informations.
- Activez la case à cocher dans la colonne critique pour marquer l'information sélectionnée comme critique.
Lorsque vous avez terminé, vous pouvez quitter la page.
Information
Si une information dans un catalogue d'informations est ultérieurement marquée comme critique, Flow Path applique automatiquement ce changement à toutes les entrées existantes et futures qui se basent sur cette information.
Si vous avez activé la fonction de blocage dans la configuration du module, veuillez noter que la possibilité de traitement des enregistrements peut changer. Si une information est ultérieurement marquée comme critique, les enregistrements pour lesquels une entrée Flow Path correspondante existe déjà peuvent être bloqués pour un traitement ultérieur, jusqu'à ce que l'information ait été prise en compte par les utilisateurs concernés.