Configuration du téléchargement vers Document Inbound
Lors de l'envoi via Document Dispatch, il est possible de contrôler si les pièces jointes doivent être archivées dans Document Central.
Les documents sont transmis à la liste d'entrée Document Inbound configurée après l'envoi et l'exécution de la file d'attente de tâches Document Dispatch – Clear Sent Queue Attachments. De là, ils sont traités et finalement archivés dans Document Central.
Conditions préalables
Avant d'utiliser la fonction, assurez-vous que les conditions préalables suivantes sont remplies :
- L'application connecteur Document Central for Dispatch est installée et activée.
- La file d'attente de tâches Document Dispatch – Clear Sent Queue Attachments est dans l'état Prêt.
- Pour l'archivage des pièces jointes, le profil d'envoi utilise le type de sortie Mail ou B2Brouter sans Use JSON Schema.
- La liste d'entrée Document Inbound utilise la méthode d'attribution ID d'enregistrement.
Les pièces jointes Mail ne seront transmises à la liste d'entrée que lorsque la file d'attente de tâches Document Dispatch – Clear Sent Queue Attachments aura été exécutée.
Archiver les factures B2Brouter
Pour un profil B2Brouter qui utilise un schéma JSON, la facture générée par B2Brouter peut être archivée automatiquement après un envoi réussi. La facture est récupérée et transférée vers la liste d'entrée Document Inbound configurée, où le processus Document Central normal se poursuit.
Configurer l'archivage des factures B2Brouter
- Ouvrez Profils d'envoi depuis le menu Configuration.
- Sélectionnez un profil avec Type de sortie = B2Brouter.
- Ouvrez Configurer le type de sortie.
- Activez Use JSON Schema.
- Dans le groupe Document Central Archiving, sélectionnez B2B DI Inbound List.
- Sélectionnez le B2B DI Content Type. Les types de contenu disponibles sont vérifiés par rapport à la table source du profil.
- Activez Archive B2Brouter Invoice.
Le groupe Document Central Archiving est affiché pour les profils B2Brouter. Archive B2Brouter Invoice est affiché uniquement lorsque Use JSON Schema est activé.
L'archivage est effectué uniquement lorsque les configurations Document Central et Document Dispatch sont actives, que le profil utilise B2Brouter avec un schéma JSON et que Archive B2Brouter Invoice est activé. La liste d'entrée, le type de contenu, la bibliothèque de documents et les métadonnées doivent également être valides.
Traitement et statut
Après un envoi B2Brouter réussi, Document Dispatch récupère la facture générée et la transfère vers Document Inbound. L'entrée de file d'attente affiche le résultat dans les champs suivants :
| Champ | Signification |
|---|---|
| B2Brouter Invoice Transferred | Indique que la facture générée par B2Brouter a été transférée vers Document Inbound pour archivage. |
| B2Brouter Archiving Error | Contient la dernière erreur survenue lors de la récupération ou du transfert de la facture. |
Lorsque le transfert réussit, B2Brouter Invoice Transferred est défini sur Yes et l'erreur d'archivage est effacée. Aucun transfert n'est tenté si l'entrée de file d'attente n'existe plus, est déjà archivée ou si l'enregistrement d'envoi associé ne peut pas être chargé.
Erreurs d'archivage
Le transfert ne peut notamment pas être effectué dans les cas suivants :
- aucune liste d'entrée Document Inbound par défaut n'est configurée pour le profil ;
- aucun type de contenu Document Central n'est configuré ;
- aucune bibliothèque de documents ne peut être déterminée pour le profil ;
- les métadonnées Document Central ne peuvent pas être créées ;
- B2Brouter renvoie une facture générée vide ; ou
- la liste d'entrée ou le type de contenu sélectionné n'est pas valide pour la table source du profil.
Lorsqu'une erreur d'archivage est affichée, vérifiez les paramètres Document Central Archiving et la configuration Document Central associée.
Configuration du téléchargement d'une pièce jointe vers Document Inbound
Les étapes suivantes doivent être suivies pour configurer le téléchargement de pièces jointes d'e-mail dans une liste d'entrée de Document Inbound.
Définissez dans quelle liste d'entrée les documents doivent être téléchargés
- Naviguez vers le centre de rôle Document Dispatch – Administrator.
- Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Profils d'envoi.
- Sélectionnez le profil d'envoi pour lequel les pièces jointes doivent être téléchargées.
- Exécutez l'action Configurer le type de sortie dans la barre de menu.
- Dans la section Télécharger vers Document Inbound, sélectionnez une liste d'entrée.
Remarque
Toutes les pièces jointes du profil d'envoi seront téléchargées dans la même liste d'entrée.
Définissez avec quel type de contenu les documents doivent être téléchargés
- Naviguez vers le centre de rôle Document Dispatch – Administrator.
- Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Profils d'envoi.
- Sélectionnez le profil d'envoi pour lequel les pièces jointes doivent être téléchargées.
- Activez le champ Télécharger dans le document entrant dans les Pièces jointes du profil d'envoi.
- Sélectionnez un type de contenu avec lequel les documents seront téléchargés ultérieurement.
Remarque
Si un groupe de pièces jointes est configuré, l'attribution du type de contenu doit être effectuée dans la configuration du groupe de pièces jointes.
Configuration du téléchargement de pièces jointes à partir d'un groupe de pièces jointes
- Naviguez vers le centre de rôle Document Dispatch – Administrator.
- Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Profils d'envoi.
- Sélectionnez le profil d'envoi pour lequel les pièces jointes doivent être téléchargées.
- Naviguez vers les pièces jointes de votre profil d'envoi.
- Utilisez la barre de défilement dans les pièces jointes de Document Dispatch pour faire défiler vers la droite jusqu'à ce que la colonne Groupe de pièces jointes soit visible.
- Ouvrez la configuration du groupe de pièces jointes. Si un groupe de pièces jointes existe déjà, cliquez sur le groupe puis sur Afficher les détails. S'il n'y a pas encore de groupe de pièces jointes, cliquez sur + Nouveau pour créer un nouveau groupe de pièces jointes.
- Activez la case à cocher Archiver vers Document Central et sélectionnez un type de contenu sous lequel les documents du groupe de pièces jointes doivent être archivés.
Configuration du téléchargement de pièces jointes dans une liste d'entrée pour des pièces jointes supplémentaires à partir de la page de dialogue d'e-mail
Dans le dialogue d'e-mail, il est possible de télécharger une pièce jointe supplémentaire lors de l'envoi d'un e-mail. Ces pièces jointes peuvent également être téléchargées dans Document Inbound. Les étapes suivantes doivent être suivies pour configurer un type de contenu pour les pièces jointes supplémentaires.
- Naviguez vers le centre de rôle Document Dispatch – Administrator.
- Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et exécutez l'action Profils d'envoi.
- Sélectionnez le profil d'envoi pour lequel les pièces jointes doivent être téléchargées.
- Exécutez l'action Configurer le type de sortie dans la barre de menu.
- Dans la section Télécharger vers Document Inbound, sélectionnez un type de contenu supplémentaire pour les pièces jointes.
Info
Les étapes de la section Configuration du téléchargement d'une pièce jointe vers Document Inbound doivent être complétées avant de continuer avec ces instructions.