Configuration de la liste d'entrée

La liste d'entrée est le cœur de Document Inbound. Elle sert de point de collecte central pour les documents qui peuvent être importés et traités de différentes manières. Dans cet article, vous apprendrez tout sur la liste d'entrée et sa configuration.

Création d'une liste d'entrée

Suivez les étapes ci-dessous pour créer une nouvelle liste d'entrée :

Passez au rôle Document Inbound by Simova - Administrateur.
Cliquez sur Configuration dans la barre de menu et sélectionnez Listes d'entrée.
Dans la barre de menu, sélectionnez l'action Nouveau pour lancer l'Assistant de liste d'entrée.
Saisissez un code unique pour la liste d'entrée dans le champ Code.
Entrez une désignation pour la liste d'entrée dans le champ Nom.

Si vous souhaitez créer rapidement la liste d'entrée, suivez simplement les étapes de l'assistant. Dans la suite de cet article, toutes les options de configuration disponibles seront expliquées en détail. Vous pouvez sauter aux sections pertinentes selon vos besoins et ajuster la liste d'entrée en conséquence.

Utiliser une liste blanche pour les extensions de fichiers

Cette option permet de définir une liste blanche pour les formats de fichiers. Par exemple, si seuls les documents PDF doivent être importés, vous pouvez activer cette restriction.

Procédure :

Activez l'option Utiliser la liste blanche des extensions de fichiers.
Cliquez dans le champ Liste blanche.
Vous serez redirigé vers une page séparée où vous pourrez définir les formats de fichiers autorisés (par exemple, .pdf, .docx*).

Si un fichier non autorisé est importé :

Importations manuelles : Une notification apparaîtra concernant les fichiers non importables.
Processus automatiques (par exemple, file d'attente des commandes) : Une entrée de journal documentera quels fichiers ont été rejetés.

Important

Après activation de l'option, le champ Liste blanche reste vide au départ. Définissez au moins une extension de fichier pour que le système puisse continuer à importer des documents.

Intelligence Documentaire

Avec cette option, vous activez la fonctionnalité Intelligence Documentaire pour la liste d'entrée. Cela permet d'accéder à des fonctions avancées telles que la classification des documents et le traitement automatique.

Après activation, l'Assistant d'Intelligence Documentaire sera automatiquement lancé pour configurer le système. Un guide détaillé sur la configuration se trouve dans la section "Configuration de l'Intelligence Documentaire".

Information

L'Intelligence Documentaire est une fonctionnalité distincte de Document Inbound et doit être explicitement acquise et activée.

Après activation, les options suivantes sont disponibles :

Option	Description
Utiliser la classification statique	Activez cette option si les documents entrants dans cette liste d'entrée sont toujours du même type, par exemple uniquement des factures de vente. Dans ce cas, nous recommandons d'activer l'option pour économiser des coûts, car aucune classification de document via Intelligence Documentaire ne sera nécessaire. Cela ne consommera pas de ressources supplémentaires qui seraient associées à des coûts. Après activation, le champ Classification statique sera affiché. Vous pourrez y sélectionner une classification prédéfinie pour classer statiquement les documents. Si aucune sélection n'est disponible, une classification doit d'abord être configurée dans Configuration de l'Intelligence Documentaire.
Classer les documents lors du téléchargement	Cette option permet la classification automatique des documents directement lors de l'importation dans la liste d'entrée. Cela élimine la nécessité de la classification manuelle dans la liste.
Traitement automatique	Cette option détermine si les documents dans la liste d'entrée doivent être traités automatiquement. Si cette option est activée, la file d'attente des commandes Process Document Bot prendra en charge le traitement. L'état et le résultat du processus peuvent être consultés sur la page Aperçu de la file d'attente des processus.

Téléchargement

Ici, vous pouvez définir comment les documents doivent être traités après le téléchargement. Vous avez la possibilité d'ajuster le nom de fichier ou d'y ajouter des informations supplémentaires.

Raccourcir le nom de fichier après le premier séparateur

Cette option détermine si le nom de fichier doit être raccourci lors de l'importation en fonction d'un séparateur.

Procédure :

Activez l'option Raccourcir le nom de fichier après le premier séparateur.
Définissez dans le champ Séparateur dans le nom de fichier le caractère après lequel le nom de fichier doit être coupé (par exemple, "_").

Exemple

Situation de départ :

Nom de fichier original : InvoiceX1_2025.pdf
Séparateur : "_"

Résultat :

Le nom de fichier sera raccourci à InvoiceX1.pdf.

Ajouter un horodatage au nom de fichier

Avec cette option, un horodatage sera automatiquement ajouté au nom de fichier.

Remarque : Cette option ne peut être activée que si la fonction "Raccourcir le nom de fichier après le premier séparateur" est désactivée.

Procédure :

Activez l'option Ajouter un horodatage au nom de fichier.
Définissez dans le champ Séparateur entre le nom de fichier et l'horodatage un caractère qui sera inséré entre le nom original et l'horodatage (par exemple, "_").

L'horodatage sera construit comme suit : Année_Mois_Jour_Heures_Minutes.

Exemple

Situation de départ :

Supposons que le nom de fichier original soit : InvoiceX1.pdf
Si le séparateur "_" a été défini, le nom de fichier sera complété par un horodatage.

Résultat :

Le nom de fichier devient InvoiceX1_2025_03_13_11_36.pdf, où _2025_03_13_11_36.pdf a été ajouté au nom de fichier original.

Configuration de l'attribution

La configuration de l'attribution est une option de configuration puissante qui vous offre plusieurs méthodes pour l'archivage entièrement automatique des documents entrants dans Document Central en utilisant différentes options de configuration.

ConfigurationsTypes de retour

Configuration	Description	Options
Niveau d'attribution	Le niveau d'attribution contrôle le degré d'automatisation du processus d'attribution.	Automatique : La file d'attente des travaux prendra en charge la liste d'entrée et effectuera un processus d'attribution automatique. Semi-automatique : La file d'attente des travaux exclut la liste d'entrée et les documents ne peuvent être attribués que manuellement (par une action) de manière automatique.
Hiérarchie d'utilisation	Cette option n'est disponible que si le niveau d'attribution est réglé sur "Semi-Automatique". Avec cette option, vous pouvez définir plusieurs méthodes d'attribution simultanément.	Si vous activez cette option, vous aurez la possibilité de définir plusieurs méthodes d'attribution successivement. Cela se fait ensuite sous "Hiérarchie d'attribution".
Gestion de plusieurs cibles	Il peut souvent arriver qu'un document n'ait pas trouvé d'attribution unique, mais plusieurs (1:n). Avec cette option, vous définissez le comportement en cas de plusieurs possibilités d'attribution.	Par priorité : La première option d'attribution est retenue. Par interaction : L'utilisateur décide lui-même quelles cibles doivent être attribuées et donc archivées. Toutes les cibles : Prend toutes les options et les archive.

Type de retour	Description
Code-barres	Le type de retour par code-barres utilise un code-barres imprimé sur les documents. Lors de la numérisation du code-barres, le document est automatiquement attribué au processus correspondant. Cette méthode est rapide et minimise les saisies manuelles, car le code-barres permet une identification unique.
Nom de fichier	Le type de retour par nom de fichier attribue le document en fonction de son nom de fichier. Le nom du document pourrait contenir des informations standardisées (par exemple, numéro de commande, date ou fournisseur), permettant au système de l'attribuer automatiquement au processus correspondant. Cette méthode nécessite qu'une pratique de nommage cohérente soit utilisée pour tous les documents.
ID d'enregistrement	Le type de retour par ID d'enregistrement attribue le document à une ID spécifique dans le système. Cette ID pourrait correspondre à une commande, une facture ou un autre enregistrement pertinent. Une fois le document importé dans le système, l'ID est utilisée comme clé pour trouver l'enregistrement et lier correctement le document.
Email	Le type de retour par email détermine l'origine du document via l'adresse e-mail et le sujet de l'e-mail. Cela peut être utile lorsque des documents sont soumis directement par e-mail. Le système peut alors analyser l'adresse e-mail de l'expéditeur et/ou le sujet pour attribuer le document au bon processus.
Courier	Le type de retour par Courier se réfère à l'application Courier et permet l'attribution directe de documents traités via l'application Courier.
Lien Document Central	Le lien Document Central fonctionne de manière similaire au type de retour par ID d'enregistrement. Lorsqu'un enregistrement est sélectionné dans Outlook, l'ID d'enregistrement est reprise et transférée, le document cible est affiché ici.
Informations sur le document	Les informations sur le document constituent une méthode de retour qui fonctionne en combinaison avec la fonctionnalité Intelligence Documentaire. Les documents déjà classifiés et extraits sont utilisés pour lier et compléter leurs informations avec une bibliothèque de métadonnées Document Central. Cela permet d'identifier spécifiquement les enregistrements pertinents et d'enrichir des métadonnées importantes pour permettre un archivage structuré dans Document Central.

Configurer les méthodes d'attribution

La section suivante présente les options de configuration pour chaque méthode d'attribution.

EmailCode-barresNom de fichierID d'enregistrementCourierLien Document CentralInformations sur le document

Dans le mappage d'attribution par e-mail, vous avez la possibilité de configurer plusieurs configurations de retour via plusieurs lignes d'attribution, vous offrant ainsi plusieurs méthodes dynamiques. Ci-dessous, toutes les options de configuration par ligne sont expliquées.

Option

Description

Mappage

Tout d'abord, le champ "Mappage" doit être rempli. Ici, vous indiquez un Mappage Document Central par lequel le document sera ensuite catégorisé et archivé. Par exemple, si vous souhaitez attribuer des documents à un client spécifique, vous pouvez sélectionner un mappage vers le Client. Dans ce cas, la connexion peut être établie sur la base de l'adresse e-mail, de sorte que le document soit automatiquement attribué au bon client.

Champ d'attribution

Sujet (Subject) :
Avec cette option, vous pouvez utiliser le sujet de l'e-mail pour établir une attribution au but (Target) sur la base d'informations spécifiques. Si le sujet contient par exemple un numéro de facture, celui-ci peut être extrait et utilisé pour établir une connexion automatique avec la bonne facture.

Adresse e-mail :
Cette option permet d'utiliser différentes adresses e-mail au sein du message reçu pour établir une connexion avec le but. Cela se fait sur la base du mappage défini précédemment, comme expliqué dans la section Mappage.

La configuration des différentes options se trouve ci-dessous ⬇️

SujetAdresse e-mail

Si vous souhaitez établir l'attribution via le sujet (Subject), deux champs doivent être remplis pour compléter la configuration.

Option	Description
Champ de sujet de liaison	Indique quel champ doit être utilisé pour lier l'e-mail au document sur la base des informations de sujet. Par exemple, le champ Numéro de facture peut être sélectionné ici si le sujet contient un numéro de facture et que le système doit rechercher un document avec le même numéro.
Expression régulière du champ de liaison	Indique une expression régulière qui sera utilisée pour extraire des informations pertinentes du sujet de l'e-mail. Celles-ci seront ensuite transférées dans le champ de liaison pour rechercher le document correspondant. Exemple : Si le sujet est `"Invoice 12345"` et l'expression régulière est `"Invoice (\d+)"`, le numéro 12345 sera extrait et utilisé comme valeur de recherche.

Exemple

Dans cet exemple, nous utilisons un mappage qui est lié à la table des factures de vente.

Application :

Un e-mail est reçu, dont le sujet est :
"Nous vous envoyons ici la Invoice30102xF de notre client."
Dans le Champ de sujet de liaison, le champ "No." de la table des factures de vente a été configuré.
Dans le Champ d'expression régulière de liaison, l'expression Invoice(\d+) a été enregistrée.

Résultat :

L'expression régulière extrait le numéro de facture "30102xF" du sujet.
Ce numéro est enregistré dans le champ "No." et une recherche du document correspondant est lancée.
La facture avec le numéro "30102xF" est trouvée dans le système, et le document peut être attribué.

🚧 Encore en cours !
Nous travaillons actuellement sur la documentation pour cette fonctionnalité.

Autres options

Option	Description
Type de contenu par défaut	Définit le type de contenu par défaut pour l'attribution par e-mail. Celui-ci est utilisé lorsque aucun type de contenu n'a été spécifié lors de l'importation du document.
Séquence	Définit l'ordre de traitement du mappage par e-mail. Les nombres plus petits sont traités en premier.

🚧 Encore en cours !
Nous travaillons actuellement sur la documentation pour cette fonctionnalité.

Gestion des paquets

Les listes d’entrée peuvent être configurées pour gérer des paquets de documents, tels que des e-mails avec des pièces jointes. Lors de l'importation d'e-mails avec des pièces jointes sous forme de paquet, le système attribue un ID de paquet partagé et regroupe les fichiers liés sous un document principal (l'e-mail).

Fonctionnalité de paquet

1. Autoriser le traitement du document principal

Ce paramètre détermine si le document principal (par exemple, le fichier EML/MSG de l’e-mail) doit être traité par les méthodes de traitement standard, comme les règles du distributeur.

Options :

Option	Comportement
Oui	Le document principal passe par toutes les méthodes de traitement configurées (par ex. règles du distributeur). Le document principal et ses pièces jointes sont évalués et traités.
Non	Le document principal est exclu des méthodes de traitement. Seules les pièces jointes (membres du paquet) sont évaluées par les méthodes de traitement.

Important

Ce paramètre contrôle uniquement si le document principal passe par les méthodes de traitement (comme les règles du distributeur ou la validation). Il ne contrôle pas si le document principal est transféré vers la destination. Le document principal est toujours transféré vers la liste d’entrée de destination, indépendamment de ce paramètre.

2. Gestion des documents supplémentaires

Ce paramètre définit quels documents sont archivés ou transférés lors du traitement du document sélectionné dans un paquet.

Options :

Option	Description
Archiver le paquet entier	Tous les documents du paquet (document principal + tous les membres du paquet) sont archivés ensemble. C’est le comportement par défaut lorsque l’archivage des paquets est activé. Utile lorsque tous les documents liés sont gérés comme une seule unité.
Archiver le document sélectionné et le document principal	Seul le document sélectionné (généralement une pièce jointe) est archivé avec le document principal. Les autres pièces jointes restent dans la liste d’entrée. Utile lorsque les pièces jointes individuelles doivent être traitées, mais que l’e-mail principal doit rester lié.
Archiver le document sélectionné avec des pièces jointes supplémentaires	Le document sélectionné est archivé avec toutes ses pièces jointes (membres du paquet), mais le document principal reste dans la liste d’entrée. Utile lorsque les pièces jointes sont des documents indépendants et que la référence de l’e-mail principal n’est pas essentielle.

Exemple de cas d’utilisation :

Un e-mail contient 3 pièces jointes : Facture.pdf, Reçu.pdf et Contrat.pdf.
Si vous sélectionnez Facture.pdf et que le paramètre est Archiver le document sélectionné avec des pièces jointes supplémentaires, le système archivera Facture.pdf, Reçu.pdf et Contrat.pdf, mais laissera l’e-mail (EML/MSG) dans la liste d’entrée.

3. Visualisation des paquets

Les listes d’entrée prennent en charge l’affichage structuré des paquets de documents dans un format arborescent. Cette fonctionnalité aide les utilisateurs à comprendre visuellement quels documents appartiennent au même paquet.

Paramètres d’affichage de l’arborescence :

Champ	Description
Afficher en arbre	Active l’affichage arborescent hiérarchique pour les paquets. Lorsqu’il est activé, les documents avec le même ID de paquet sont regroupés visuellement. Le document principal apparaît au niveau supérieur et les pièces jointes (membres du paquet) sont indentées en dessous.
État initial de l’arbre	Détermine si les paquets apparaissent développés ou réduits par défaut. Options : Réduire tout ou Développer tout. Utile pour gérer des vues de liste volumineuses.

Affichage de l’arborescence :

📧 Email.eml (Indentation du paquet = 0)  
   └── 📄 Facture.pdf (Indentation du paquet = 1)  
   └── 📄 Reçu.pdf (Indentation du paquet = 1)  
   └── 📄 Contrat.pdf (Indentation du paquet = 1)

Indentation du paquet = 0 : Document principal (par ex. e-mail)
Indentation du paquet = 1 : Membres du paquet (par ex. pièces jointes)

Lorsque Afficher en arbre est activé, les utilisateurs peuvent développer ou réduire les paquets pour une navigation et une gestion des documents plus faciles.

Astuce

Utilisez Réduire tout pour des vues compactes lors de la gestion de listes d’entrée volumineuses avec de nombreux paquets. Utilisez Développer tout lorsque vous devez examiner rapidement le contenu complet du paquet.

Voir aussi

Démarrage rapide