Flow Path-Factbox

Flow Path étend divers domaines dans Business Central avec des FactBoxes supplémentaires. Celles-ci fournissent des informations pertinentes directement dans l'espace de travail et aident les utilisateurs à traiter, suivre et naviguer dans les entrées de Flow Path.

Aperçu

Flow Path propose différentes FactBoxes qui aident les utilisateurs à traiter et à suivre les processus. Selon le domaine d'application, les FactBoxes offrent différentes informations et fonctions.

La FactBox Info offre un aperçu rapide de l'état actuel des entrées de Flow Path et des indicateurs clés.

La FactBox Historique permet de suivre les entrées et affiche leur historique de traitement ainsi que l'état actuel en temps réel.

Factbox d'information

La Factbox d'information Flow Path offre un aperçu rapide de l'état actuel de vos processus Flow Path. Directement dans la FactBox, vous pouvez consulter des indicateurs clés tels que le nombre d'entrées ouvertes et clôturées ainsi que la présence d'entrées ou d'informations critiques. De plus, il est indiqué si une absence est enregistrée. Via le menu de la FactBox, vous pouvez effectuer d'autres actions, par exemple gérer une absence ou créer une nouvelle entrée Flow Path. Cela permet d'avoir toutes les informations et fonctions pertinentes disponibles de manière centralisée et à tout moment.

La Factbox d'information Flow Path est déjà implémentée sur ces pages de Business Central :

Pages	BC Standard	Flow Path
Carte client
Carte fournisseur
Offre de vente
Commande de vente
Facture de vente
Avoir de vente
Offre d'achat
Commande d'achat
Facture d'achat
Avoir d'achat
Facture de vente comptabilisée
Avoir de vente comptabilisé
Facture d'achat comptabilisée
Avoir d'achat comptabilisé
Rappel
Rappel émis
Carte de contact
Gestionnaire de commande

Structure de la Factbox d'information Flow Path

La FactBox est délibérément conçue pour être claire et met l'accent sur une utilisation simple et intuitive. À cet effet, différentes informations de statut sont regroupées en cinq catégories :

Entrées ouvertes indiquent le nombre d'entrées Flow Path actuellement à traiter.
Entrées clôturées renseignent sur le nombre d'entrées déjà traitées avec succès.
Entrées critiques signalent s'il existe des entrées avec une priorité élevée pour l'enregistrement de données.
Informations disponibles indiquent si des entrées Flow Path informatives ont été enregistrées pour l'enregistrement de données.
Actuellement absent informe s'il y a une absence enregistrée pour l'utilisateur responsable.

Grâce à ce résumé, les utilisateurs peuvent rapidement voir s'il existe des entrées Flow Path pour un enregistrement de données, quel est leur statut et s'il y a un besoin d'action.

Fonctionnalité de la Factbox d'information Flow Path

Via la Factbox d'information Flow Path, différentes fonctions sont disponibles, permettant aux utilisateurs de consulter des entrées existantes, de créer de nouvelles entrées et de gérer leur disponibilité personnelle.

Afficher les entrées existantes

Les indicateurs affichés dans la FactBox peuvent être sélectionnés directement. Cela ouvre la vue d'ensemble des entrées Flow Path correspondantes. Les utilisateurs peuvent par exemple afficher des entrées ouvertes, des entrées clôturées, des entrées critiques ou des informations disponibles et consulter leurs détails.

Pour ouvrir des entrées existantes via la Factbox d'information Flow Path, suivez ces étapes :

Ouvrez une vue d'enregistrement, par exemple la page Factures de vente comptabilisées.
Sélectionnez un enregistrement. Sur le côté droit, dans la zone de la FactBox, se trouve la Factbox d'information Flow Path.
Cliquez sur le nombre affiché sous Entrées ouvertes.

Cela ouvrira une vue d'ensemble de toutes les entrées Flow Path ouvertes pour l'enregistrement sélectionné. Dans cette vue, toutes les entrées ouvertes sont affichées, quel que soit le type d'entrée. Cela inclut les Tâches, Questions et Informations.

Créer une nouvelle entrée Flow Path

Via le menu de la FactBox, de nouvelles entrées Flow Path peuvent être créées. Les types d'entrée Tâche, Question ou Information peuvent être sélectionnés. Les nouvelles entrées sont directement associées à l'enregistrement actuellement ouvert et sont immédiatement disponibles pour les utilisateurs concernés.

Pour créer une nouvelle entrée via la Factbox d'information Flow Path, suivez ces étapes :

Ouvrez une vue d'enregistrement, par exemple la page Factures de vente comptabilisées.
Sélectionnez un enregistrement. Sur le côté droit, dans la zone de la FactBox, se trouve la Factbox d'information Flow Path.
Ouvrez le menu de la FactBox et sélectionnez l'action Nouvelle entrée.
Sélectionnez le type d'entrée souhaité (Tâche, Question ou Information). De plus, vous pouvez définir si l'entrée doit être créée manuellement, à partir d'un catalogue ou à partir d'un modèle. Cliquez ensuite sur Suivant.
Selon le mode de création choisi, les options suivantes sont disponibles :
- Création manuelle
  
  Saisissez les informations pour votre tâche, question ou information manuellement.
- Création à partir d'un catalogue
  
  Sélectionnez l'entrée de catalogue souhaitée. Les informations enregistrées seront automatiquement transférées dans la nouvelle entrée.
- Création à partir d'un modèle
  
  Sélectionnez le modèle souhaité. Les informations définies dans le modèle seront transférées dans la nouvelle entrée.
Rédigez votre Tâche, Question ou Information sur la page suivante. Si vous souhaitez créer une Tâche, Question ou Information à partir d'un catalogue ou d'un modèle, sélectionnez maintenant le catalogue ou le modèle correspondant.
Après avoir saisi une Tâche, Question ou Information, vous pouvez sélectionner un responsable. Cela peut être soit un utilisateur unique, soit un groupe d'utilisateurs. Vous pouvez également définir si l'entrée est critique. De plus, vous avez la possibilité de définir une date d'échéance.
Si vous avez choisi une Tâche, Question ou Information à partir d'un catalogue, les options disponibles du catalogue vous seront affichées. Sélectionnez une entrée de catalogue et définissez le responsable sur la page suivante. Vous pouvez également sélectionner une date d'échéance. Si une entrée est considérée comme critique, cela est défini directement dans le catalogue.
Si vous avez choisi une Tâche, Question ou Information à partir d'un modèle, toutes les entrées définies précédemment dans le modèle seront affichées sur la page suivante. Ces entrées individuelles peuvent être attribuées à des utilisateurs ou groupes d'utilisateurs. De plus, vous pouvez définir une date d'échéance pour chaque entrée ou ajouter un commentaire.
Terminez l'assistant avec Terminer.

La nouvelle entrée sera ensuite créée et affichée dans la Factbox d'information Flow Path.

Gérer l'absence personnelle dans Flow Path

Via la fonction Absence, les utilisateurs peuvent enregistrer leur absence personnelle. De plus, un représentant peut être défini, qui prendra en charge les tâches pendant la période d'absence. Cela informe les autres utilisateurs de l'absence et permet de poursuivre le traitement des processus sans interruption.

Suivez ces étapes pour enregistrer une absence via la Factbox d'information Flow Path :

Ouvrez une vue d'enregistrement, par exemple la page Factures de vente comptabilisées.
Sélectionnez un enregistrement. Sur le côté droit, dans la zone de la FactBox, se trouve la Factbox d'information Flow Path.
Ouvrez le menu de la FactBox et sélectionnez l'action Absence.
Définissez dans les champs De et À la période pendant laquelle vous serez absent.
Dans la colonne Type de représentant, sélectionnez si la représentation doit être assurée par un utilisateur unique ou un groupe d'utilisateurs.
Dans la colonne Représentation, sélectionnez l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs qui vous représentera pendant votre absence.
Terminez la saisie en quittant la page. L'absence sera enregistrée non seulement pour l'enregistrement actuellement ouvert, mais également centralement pour Flow Path. Si par la suite une nouvelle Tâche, Question ou Information est créée, les utilisateurs recevront un avertissement que la personne sélectionnée est actuellement absente. De plus, il est possible de transférer directement l'entrée au représentant enregistré.

Factbox Historique Flow Path

La Factbox Historique Flow Path permet un suivi transparent de l'ensemble du cycle de vie d'une entrée Flow Path. Elle se trouve sur le côté droit de la page d'entrée et offre un aperçu de tous les changements de statut et activités importants. De la création d'une entrée à sa clôture, toutes les étapes pertinentes sont documentées. Cela permet aux utilisateurs de suivre à tout moment quand une entrée a été créée, traitée, transférée ou clôturée, et d'avoir ainsi un aperçu complet de l'état actuel du traitement.

Info

La Factbox Historique Flow Path est uniquement disponible sur la page de traitement des entrées Flow Path et n'est pas accessible dans les vues d'ensemble ou les listes.

Structure de la Factbox Historique Flow Path

La Factbox Historique Flow Path est conçue de manière claire et est axée sur un suivi simple des entrées. Toutes les informations pertinentes sont présentées dans une liste clairement structurée, permettant de suivre à tout moment l'historique d'une entrée.

La Factbox Historique contient les informations suivantes :

Statut – Indique le statut respectif de l'entrée.
Nom complet – Indique le nom de l'utilisateur qui a effectué l'action.
Date – Indique la date du changement de statut ou de l'action.
Heure – Indique l'heure exacte de l'action.
Créateur – Indique qui a créé l'entrée d'historique.
Commentaire – Indique des informations ou des remarques supplémentaires concernant l'action respective.

Afficher les commentaires via la Factbox Historique Flow Path

Si des commentaires sont présents pour une entrée Flow Path, ceux-ci peuvent être ouverts et affichés directement via la Factbox Historique Flow Path.

Suivez ces étapes pour afficher des commentaires via la Factbox Historique Flow Path :

Démarrez dans le Centre de rôles Administrateur Flow Path.
Naviguez via les tuiles Flow Path vers les entrées Flow Path ouvertes.
Sélectionnez une entrée. La Factbox Historique Flow Path devrait être visible sur le côté droit.
Ouvrez le menu de la Factbox Historique Flow Path en cliquant sur Flow Path – Historique.
Sélectionnez l'action Commentaire dans le menu déroulant.

Tous les commentaires disponibles pour l'entrée sélectionnée seront ensuite affichés.

Des commentaires peuvent par exemple être générés lorsque des réponses ou des tâches sont refusées. Grâce à cette fonction, les utilisateurs autorisés peuvent consulter et suivre à tout moment les commentaires enregistrés.

Voir aussi

Absences