Configuration du système de tickets
Business Portals propose un système de tickets entièrement intégré, permettant aux utilisateurs externes – que ce soit sur le web ou sur mobile – de communiquer de manière fluide sur tous les sujets connexes ou non. Ce canal de communication optimisé améliore la collaboration, augmente la réactivité et assure une expérience de support plus efficace à tous les points de contact.
Configurer la mise en place du système de tickets
Les paramètres de configuration sont divisés en différentes sections, chacune couvrant des parties spécifiques nécessaires à la mise en place du système de tickets. Cette structure facilite la navigation et la gestion de l'ensemble de la configuration.
Accéder à la mise en place du système de tickets
La configuration du système de tickets se trouve au centre de la page Mise en place des tickets.
Les étapes suivantes vous montrent comment accéder à la page Mise en place des tickets pour Business Portals.
- Dans le Centre de rôles Business Portals, naviguez via Configuration du portail dans la barre de menu.
- Sélectionnez Mise en place des tickets.
- La page Mise en place des tickets s'ouvre, cette page contient les configurations du système de tickets.
Activer le système de tickets
Après avoir terminé la mise en place du système de tickets, vous devez activer le système de tickets dans la Configuration des modules de Business Portals.
Pour ce faire, procédez comme suit :
- Ouvrez le Centre de rôles Administrateur Business Portals.
- Cliquez sur Configuration pour ouvrir la configuration des modules.
- Naviguez jusqu'au point de configuration Tickets.
- Activez le commutateur Système de tickets pour activer le système de tickets.
Après activation, le système de tickets sera disponible dans le portail.
Popups
Les popups fournissent des informations supplémentaires qui peuvent être configurées pour s'afficher en fonction du ticket concerné. Cette fonctionnalité permet aux administrateurs d'afficher des informations pertinentes pour les utilisateurs d'un ticket spécifique. Cette section explique comment configurer le popup de ticket dans Business Portals.
- Dans la section Popups de la zone principale Mise en place des tickets, utilisez le menu déroulant.
- Cliquez sur Nouveau pour créer un nouveau popup.
- Entrez un code de popup unique.
- Utilisez le bouton de drilldown dans le champ Titre pour sélectionner ou créer un nouveau Titre.
- Remplissez le champ Numéro de table avec 5492838 ou la table SIM_DPS Ticket.
- Dans la section Lignes, sélectionnez quel champ doit être affiché et configurez-le selon vos besoins.
Limite de taille de fichier de téléchargement
La taille maximale des fichiers à télécharger peut être configurée pour contrôler la taille des fichiers stockés dans le système. Définir une limite appropriée aide à gérer l'utilisation de l'espace de stockage et à garantir des performances optimales du système. Cette section fournit des instructions pour configurer la limite de taille de fichier de téléchargement dans Business Portals.
- Dans la section Paramètres de téléchargement de la zone principale Mise en place des tickets.
- Entrez une taille en Mo pour définir la taille maximale autorisée du fichier par téléchargement.
Tip
Il est recommandé de définir une limite de taille de fichier appropriée qui équilibre les performances du système et l'expérience utilisateur. La limite ne doit pas être excessivement grande pour garantir une gestion optimale de l'espace de stockage et des performances, et pas trop petite pour éviter d'empêcher les utilisateurs de télécharger des fichiers nécessaires. Lors de la définition de la limite, tenez compte des types de fichiers typiques qui seront téléchargés, tels que des captures d'écran, des documents PDF ou des vidéos, en fonction des besoins et des scénarios d'utilisation de votre organisation.
Paramètres de l'application mobile
Les paramètres de l'application mobile offrent des options de personnalisation pour adapter l'apparence de la zone de chat des tickets. Cela inclut la configuration du thème de texte (clair ou sombre) et l'ajustement des couleurs des bulles de chat pour correspondre aux préférences de votre organisation. Par défaut, la couleur est automatiquement réglée sur la couleur principale du thème par défaut. Cette section explique comment configurer les paramètres disponibles de l'application mobile dans Business Portals.
Sortant
L'onglet Sortant contrôle la configuration des messages sortants rédigés par l'utilisateur.
Couleur de la bulle de chat
Le champ Couleur de la bulle de chat peut être rempli avec un code couleur hexadécimal, comme #e0f542, ce qui donne une couleur jaune pour la bulle de chat.
- Dans le Centre de rôles Business Portals, naviguez via Configuration du portail dans la barre de menu.
- Sélectionnez Mise en place des tickets.
- Naviguez vers Paramètres de l'application mobile et cliquez sur Modifier.
- Collez un code couleur hexadécimal dans le champ Couleur de la bulle de chat.
- La bulle de chat utilisera maintenant la couleur définie par le code couleur hexadécimal.
Info
Veuillez noter que la couleur du texte ne s'ajuste pas automatiquement à la couleur de la bulle de chat définie. Selon la couleur de fond de la bulle de chat, la couleur du texte doit donc être réglée manuellement sur clair ou sombre pour garantir une bonne lisibilité.
Texte sombre
La couleur de texte par défaut dans la bulle de chat est claire. En activant l'option Texte sombre, la couleur du texte sera ajustée en conséquence.
- Dans le Centre de rôles Business Portals, naviguez via Configuration du portail dans la barre de menu.
- Sélectionnez Mise en place des tickets.
- Naviguez vers Paramètres de l'application mobile et cliquez sur Modifier.
- Activez le commutateur à côté de Texte sombre.
- La couleur du texte sera maintenant affichée en noir dans la bulle de chat.
Entrant
L'onglet Entrant contrôle la configuration des messages entrants que les utilisateurs reçoivent d'autres utilisateurs. Cette section explique comment configurer les paramètres des messages entrants dans Business Portals.
Couleur de la bulle de chat
Le champ Couleur de la bulle de chat peut être rempli avec un code couleur hexadécimal, comme #e0f542, ce qui donne une couleur jaune pour la bulle de chat.
- Dans le Centre de rôles Business Portals, naviguez via Configuration du portail dans la barre de menu.
- Sélectionnez Mise en place des tickets.
- Naviguez vers Paramètres de l'application mobile et cliquez sur Modifier.
- Collez un code couleur hexadécimal dans le champ Couleur de la bulle de chat.
- La bulle de chat utilisera maintenant la couleur définie par le code couleur hexadécimal.
Info
Veuillez noter que la couleur du texte ne s'ajuste pas automatiquement à la couleur de la bulle de chat définie. Selon la couleur de fond de la bulle de chat, la couleur du texte doit donc être réglée manuellement sur clair ou sombre pour garantir une bonne lisibilité.
Texte clair
La couleur de texte par défaut dans la bulle de chat est sombre. En activant l'option Texte clair, la couleur du texte sera ajustée en conséquence.
- Dans le Centre de rôles Business Portals, naviguez via Configuration du portail dans la barre de menu.
- Sélectionnez Mise en place des tickets.
- Naviguez vers Paramètres de l'application mobile et cliquez sur Modifier.
- Activez le commutateur à côté de Texte clair.
- La couleur du texte sera maintenant affichée en blanc dans la bulle de chat.
Notifications par e-mail
Le système de tickets comprend une fonction intégrée de notification par e-mail. Les notifications peuvent être déclenchées en fonction de certains événements, par exemple lorsqu'un nouveau ticket est créé, qu'un participant est ajouté ou que le statut d'un ticket est modifié. Les notifications par e-mail sont disponibles pour les utilisateurs web, les utilisateurs mobiles et les administrateurs Business Portals – Business Central. Cette section explique comment configurer les paramètres de notification par e-mail dans Business Portals.
Commutateur de notifications par e-mail
Le commutateur à côté de chaque nom d'événement détermine si une notification par e-mail sera envoyée lorsque l'événement concerné se produit. Si le commutateur est activé, un e-mail avec le modèle sélectionné sera envoyé aux participants concernés pour cet événement. Si le commutateur est désactivé, aucune notification par e-mail ne sera envoyée.
Modèle
La fonction de notification par e-mail utilise un format entièrement basé sur des modèles, vous permettant de personnaliser le contenu et la structure des e-mails de notification. Elle prend également en charge plusieurs configurations linguistiques, de sorte que les e-mails peuvent être envoyés en fonction de la langue sélectionnée par chaque utilisateur. Cette section fournit des instructions pour configurer et gérer les modèles d'e-mail dans Business Portals. Pour configurer rapidement les modèles d'e-mail, utilisez l'action Remplir le modèle d'e-mail par défaut dans le menu déroulant Actions dans la barre d'actions. Cela permet à Business Portals de générer automatiquement un ensemble de modèles d'e-mail couramment utilisés. Cela peut également servir de configuration de base pour la création de nouveaux modèles d'e-mail.
Pour configurer les Modèles d'e-mail, suivez ces étapes :
- Créez un nouveau Modèle d'e-mail associé à l'événement.
- Utilisez le menu déroulant pour sélectionner le modèle. Si l'événement pour cet événement connexe est activé, ce modèle d'e-mail sélectionné sera automatiquement utilisé.
Confirmation de la création de ticket
Cette option contrôle si le créateur du ticket reçoit une notification de confirmation après avoir soumis le ticket avec succès. Si l'option est activée, une notification sera automatiquement envoyée dès que le ticket est créé avec succès dans le système. Si elle est désactivée, aucune notification supplémentaire ne sera envoyée après la création du ticket.
Ticket externe créé
Cette option contrôle si une notification est envoyée aux utilisateurs responsables dans Business Portals ou Business Central lors de la création d'un nouveau ticket. La notification est envoyée uniquement aux utilisateurs qui sont associés à un groupe d'utilisateurs de tickets et pour lesquels les notifications de tickets sont activées dans les paramètres de l'utilisateur. Les utilisateurs sans configuration appropriée ou avec des notifications de tickets désactivées ne recevront pas de notification.
Nouveau message de ticket d'utilisateur web
Cette option contrôle si les utilisateurs responsables dans Business Portals ou Business Central sont informés dès qu'un utilisateur web rédige un nouveau message dans un ticket. La notification est envoyée uniquement aux utilisateurs qui sont déjà associés à un groupe d'utilisateurs de tickets. Si elle est désactivée, l'utilisateur responsable ne recevra pas de notification concernant les nouveaux messages.
Nouveau message de ticket
Cette option contrôle si les utilisateurs web reçoivent une notification dès qu'un nouveau message est ajouté à un ticket. Si l'option est activée, l'utilisateur web est automatiquement informé lorsqu'un nouveau message est présent dans le ticket. Si elle est désactivée, l'utilisateur web ne recevra pas de notification concernant les nouveaux messages.
Participant de ticket mis à jour
Cette option contrôle si un participant nouvellement ajouté reçoit une notification dès qu'il est ajouté en tant que participant à un ticket. Si l'option est activée, le participant est automatiquement informé de sa participation au ticket. Si elle est désactivée, aucune notification ne sera envoyée lors de l'ajout en tant que participant.
Statut du ticket mis à jour
Cette option contrôle si l'utilisateur web reçoit une notification dès qu'un statut de ticket est mis à jour. Si l'option est activée, l'utilisateur web est automatiquement informé de tout changement de statut de son ticket. Si elle est désactivée, l'utilisateur web ne recevra pas de notification concernant les changements de statut.
Mise à jour de la priorité du ticket
Cette option détermine si l'utilisateur web reçoit une notification dès qu'une priorité de ticket est mise à jour. Si l'option est activée, l'utilisateur web est automatiquement informé de tout changement de priorité de son ticket. Si elle est désactivée, l'utilisateur web ne recevra pas de notification concernant les changements de priorité.
Responsable de ticket assigné
Cette option contrôle si les utilisateurs responsables nouvellement assignés dans Business Portals ou Business Central reçoivent une notification dès qu'un nouveau ticket leur est assigné. La notification est envoyée uniquement aux utilisateurs qui sont déjà associés à un groupe d'utilisateurs de tickets. Si l'option est désactivée, aucune notification ne sera envoyée lors de l'assignation à un nouveau ticket.
Notifications de l'application
Le système de tickets comprend une fonction intégrée de notification de l'application. Les notifications peuvent être déclenchées en fonction de certains événements qui se produisent dans le système. Les notifications de l'application ne sont disponibles que pour les utilisateurs externes (utilisateurs de l'application mobile) et ne s'appliquent pas aux utilisateurs internes, tels que les administrateurs Business Portals – Business Central. Cette section explique comment configurer les paramètres de notification de l'application dans Business Portals.
Commutateur de notifications de l'application
Le commutateur à côté de chaque nom d'événement détermine si une notification de l'application sera envoyée lorsque l'événement concerné se produit. Si le commutateur est activé, une notification avec le modèle sélectionné sera envoyée aux participants concernés pour cet événement. Si le commutateur est désactivé, aucune notification de l'application ne sera envoyée.
Modèle
La fonction de notification de l'application utilise un format entièrement basé sur des modèles, permettant de personnaliser l'icône, le titre et le texte du message. Les notifications peuvent également être configurées pour s'afficher dans la langue choisie par l'utilisateur. Cette section fournit des instructions pour créer et gérer des modèles de notification de l'application dans Business Portals.
Pour configurer les Notifications de l'application, suivez ces étapes :
- Créez une nouvelle Notification de l'application associée à l'événement.
- Utilisez le menu déroulant pour sélectionner le modèle. Si l'événement pour cet événement connexe est activé, ce modèle de notification de l'application sélectionné sera automatiquement utilisé.
Confirmation de la création de ticket
Cette option contrôle si le créateur du ticket reçoit une notification de confirmation après avoir soumis le ticket avec succès. Si l'option est activée, une notification sera automatiquement envoyée dès que le ticket est créé avec succès dans le système. Si elle est désactivée, aucune notification supplémentaire ne sera envoyée après la création du ticket.
Ticket externe créé
Cette option contrôle si une notification est envoyée aux utilisateurs dans Business Portals ou Business Central lors de la création d'un nouveau ticket. La notification est envoyée uniquement aux utilisateurs qui sont associés à un groupe d'utilisateurs de tickets et pour lesquels les notifications de tickets sont activées dans les paramètres de l'utilisateur. Les utilisateurs sans configuration appropriée ou avec des notifications de tickets désactivées ne recevront pas de notification.
Nouveau message de ticket
Cette option contrôle si les utilisateurs web reçoivent une notification dès qu'un nouveau message est ajouté à un ticket. Si l'option est activée, l'utilisateur web est automatiquement informé lorsqu'un nouveau message est présent dans le ticket. Si elle est désactivée, l'utilisateur web ne recevra pas de notification concernant les nouveaux messages.
Participant de ticket mis à jour
Cette option contrôle si un participant nouvellement ajouté reçoit une notification dès qu'il est ajouté en tant que participant à un ticket. Si l'option est activée, le participant est automatiquement informé de sa participation au ticket. Si elle est désactivée, aucune notification ne sera envoyée lors de l'ajout en tant que participant.
Statut du ticket mis à jour
Cette option contrôle si l'utilisateur web reçoit une notification dès qu'un statut de ticket est mis à jour. Si l'option est activée, l'utilisateur web est automatiquement informé de tout changement de statut de son ticket. Si elle est désactivée, l'utilisateur web ne recevra pas de notification concernant les changements de statut.
Tableau de bord
La zone du tableau de bord offre des options de configuration pour les notifications affichées dans l'application mobile et le portail web. Ces paramètres vous permettent de définir quels statuts de ticket doivent être affichés dans le tableau de bord. Cette section explique comment configurer les notifications du tableau de bord dans Business Portals.
Commutateur des paramètres du tableau de bord
Le commutateur détermine si un statut de ticket particulier est affiché et inclus dans les comptages de la vue du tableau de bord. Cela vous permet de contrôler quels statuts sont visibles et suivis dans le tableau de bord. Le commutateur détermine si un statut de ticket particulier est affiché et inclus dans les comptages de la vue du tableau de bord. De cette manière, vous pouvez contrôler quels statuts sont visibles et enregistrés dans le tableau de bord. Le tableau de bord prend en charge un système dynamique de "cue". Au lieu d'être limité à des catégories fixes, le système propose quatre emplacements configurables (Cue 1, Cue 2, Cue 3 et Cue 4) qui peuvent être associés à n'importe quel statut.
Configurer les notifications du tableau de bord
Les notifications du tableau de bord indiquent quels codes de statut de ticket sont affichés et comptés dans le tableau de bord, tels que Nouveau, En attente, Ouvert et Fermé. Cela garantit que seuls les statuts pertinents sont suivis et visibles dans le tableau de bord.
Info
Le Statut doit être créé avant d'être attribué en tant que code de notification de ticket dans le tableau de bord. Les valeurs qui peuvent être sélectionnées peuvent varier en fonction de la configuration.