Liste d'entrée

Les listes d'entrée sont le cœur de Document Inbound by Simova et ce produit permet la création de listes d'entrée dans Business Central. Ces listes d'entrée servent de lieu de stockage pour les documents téléchargés et importés, qui peuvent ensuite être traités dans cette liste, par exemple par le partage et l'attribution automatiques ou manuels de documents. Les documents qui ne peuvent pas être traités reçoivent le statut En attente, ce qui nécessite une intervention manuelle de l'utilisateur.

Statut dans Document Inbound

Statut	Description
`Ouvert`	Le document est prêt à être traité
`En attente`	Le document nécessite une action manuelle
`Archivé`	Le document a été archivé

Attribution des utilisateurs

Document Inbound permet l'attribution de documents à des utilisateurs spécifiques. Cette fonctionnalité améliore la gestion des documents en créant des responsabilités claires et en facilitant la répartition du travail au sein de l'équipe.

Attribuer des documents

Pour attribuer un document à un utilisateur :

Ouvrez la liste d'entrée
Sélectionnez le document souhaité
Ouvrez la carte du document
Dans le champ Utilisateur attribué, sélectionnez l'utilisateur souhaité dans la liste déroulante
Le système valide que l'utilisateur sélectionné existe dans le système
Enregistrez les modifications

Afficher les documents attribués dans le centre de rôle

Les documents attribués sont automatiquement affichés dans le centre de rôle de l'utilisateur concerné :

Mes documents : Une vue filtrée montre uniquement les documents attribués à l'utilisateur connecté
Nombre : Le centre de rôle affiche le nombre de documents attribués ouverts
Accès direct : Les utilisateurs peuvent accéder directement à leurs documents attribués depuis le centre de rôle
Filtrage par statut : La vue peut être filtrée par statut (Ouvert, En attente)

Avantages de l'attribution des utilisateurs

Responsabilités claires : Chaque document a un responsable unique
Suivi amélioré : Identification facile de qui travaille sur quel document
Répartition du travail : Répartition équitable de la charge de travail au sein de l'équipe
Priorisation : Les utilisateurs voient immédiatement leurs tâches attribuées
Responsabilité : Amélioration de la responsabilité pour le traitement des documents

Attribution en masse

Pour attribuer plusieurs documents en même temps :

Sélectionnez plusieurs documents dans la liste d'entrée
Utilisez l'action Attribuer utilisateur (si disponible)
Sélectionnez l'utilisateur cible
Tous les documents sélectionnés seront attribués à l'utilisateur

Annuler l'attribution

Pour annuler l'attribution d'un document :

Ouvrez la carte du document
Supprimez la valeur dans le champ Utilisateur attribué
Le document est à nouveau disponible pour attribution

Paquets et vue en arbre

Document Inbound prend en charge l’organisation des documents liés dans des paquets, tels que les e-mails avec des pièces jointes. Lorsqu’un e-mail avec des pièces jointes est importé en tant que paquet, le système attribue un ID de paquet partagé et organise les fichiers liés dans une structure hiérarchique :

Document principal (par ex. un e-mail) : Indentation du paquet = 0
Membres du paquet (par ex. pièces jointes) : Indentation du paquet = 1

Tous les documents qui appartiennent au même paquet partagent le même ID de paquet.

Vue en arbre

Si Afficher en arbre est activé dans la configuration de la liste d’entrée, les paquets seront affichés dans un format arborescent hiérarchique :

📧 Email.eml
   └── 📄 Facture.pdf
   └── 📄 Reçu.pdf
   └── 📄 Contrat.pdf

Avec la vue en arbre, les utilisateurs peuvent : - Développer ou réduire les paquets pour afficher ou masquer les pièces jointes - Identifier facilement quels documents appartiennent ensemble - Naviguer efficacement dans des listes d’entrée complexes avec plusieurs paquets

Pour plus d’informations sur la configuration de la gestion des paquets et les options d’affichage, consultez : - Configurer les listes d’entrée