Configuration d'un catalogue de questions

Avec un catalogue de questions, les questions fréquemment nécessaires peuvent être gérées de manière centralisée et fournies de manière standardisée. Au lieu de saisir manuellement les mêmes questions encore et encore, les utilisateurs peuvent s'appuyer sur des questions prédéfinies.

Cela accélère la création de nouvelles questions, améliore la qualité des questions de suivi et garantit que des informations importantes sont complètement et uniformément demandées lors de processus récurrents.

Configuration d'un catalogue de questions

Suivez ces étapes pour créer un catalogue de questions :

Démarrez dans le Centre de rôles Administrateur Flow Path.
Naviguez dans la barre de menu vers Catalogues et modèles et sélectionnez l'option de menu Catalogues de questions.
Cliquez sur + Nouveau pour créer un nouveau catalogue de questions.
Attribuez un code unique au catalogue de questions. Cela sert à identifier le catalogue et doit être choisi de manière aussi significative que possible. En option, vous pouvez également ajouter une description pour expliquer l'objectif du catalogue.
Naviguez vers la section Questions.
Saisissez dans la colonne Question la question que vous souhaitez ajouter au catalogue de questions.
Déterminez si la question doit être marquée comme critique. Pour ce faire, activez la case à cocher correspondante ou laissez-la désactivée.
Sélectionnez un type de réponse. Les types de réponse suivants sont disponibles :
- Texte libre
  Le destinataire peut répondre à la question en saisissant un texte formulé librement.
- Oui / Non
  Le destinataire peut répondre à la question en sélectionnant Oui ou Non.
- Lien de champ
  Le destinataire peut entrer ou sélectionner une valeur dans un champ défini pour répondre à la question.
Une fois que vous avez terminé la configuration du catalogue de questions, vous pouvez quitter la page.

Important

Si vous marquez une question comme critique et que la fonction de blocage dans la configuration du module est activée, l'enregistrement concerné ne pourra pas être traité en fonction des paramètres de blocage choisis. Le traitement ultérieur n'est possible qu'après que la question critique a été répondue et que l'auteur a accepté la réponse soumise.

Exemple de scénario de fonction de blocage de la configuration du module

Vous ajoutez une question critique à une commande, car il doit être clarifié avant le traitement ultérieur si le créancier peut être libéré pour d'autres commandes en raison d'un retard de paiement.

En même temps, vous avez activé la fonction de blocage dans la configuration du module. Par conséquent, la commande ne peut d'abord pas être traitée tant que la question n'a pas été répondue et que la réponse n'a pas été acceptée par l'auteur.

Si vous essayez néanmoins de traiter la commande avant que la question n'ait été répondue et acceptée, le traitement sera bloqué par un message d'erreur approprié.

Vous pouvez créer autant de catalogues de questions que nécessaire pour différents cas d'utilisation et ainsi gérer de manière centralisée les questions fréquemment utilisées.

Comment créer une entrée de question à partir d'un catalogue de questions via la Flow Path Info FactBox, vous pouvez le découvrir dans Création d'une entrée de question Flow Path.

Configuration du type de réponse Lien de champ

Avec le type de réponse Lien de champ, les réponses peuvent être saisies directement dans un champ défini de l'enregistrement. Au lieu de saisir une réponse en texte libre, le destinataire entre ou sélectionne la valeur requise dans le champ prédéfini.

Suppression ou désactivation d'un catalogue de questions

Les catalogues de questions ne peuvent pas être supprimés une fois qu'ils ont déjà été utilisés. En revanche, ils peuvent être désactivés. Cela permet de conserver les liens existants et les entrées déjà créées, tandis que le catalogue n'est plus visible pour une utilisation ultérieure.

Suivez ces étapes pour désactiver ou supprimer un catalogue de questions :

Démarrez dans le Centre de rôles Administrateur Flow Path.
Naviguez dans la barre de menu vers Catalogues et modèles et sélectionnez l'option de menu Catalogues de questions.
Sélectionnez le catalogue de questions que vous souhaitez supprimer.
Cliquez sur Supprimer.
Si le catalogue de questions est déjà utilisé dans une entrée Flow Path, vous recevrez un message indiquant que le catalogue ne peut pas être supprimé. Dans ce cas, il sera automatiquement désactivé et retiré de la liste des catalogues disponibles.
Si le catalogue de questions n'a pas encore été utilisé dans une entrée Flow Path, il sera complètement supprimé après l'exécution de l'action de suppression.

Important

Si vous souhaitez supprimer une question d'un catalogue de questions, cela n'est possible que tant qu'aucune entrée Flow Path n'a été créée avec cette question.

Si la question a déjà été utilisée dans une entrée Flow Path, elle ne peut plus être supprimée afin d'assurer la traçabilité des entrées existantes.

Marquer des questions ultérieurement comme critiques

Lors de la création d'un catalogue de questions, il n'est pas toujours immédiatement évident si une question doit être classée comme critique. Si plus tard il s'avère qu'une question nécessite une attention particulière, la désignation Critique peut être activée ultérieurement à tout moment.

Suivez ces étapes pour marquer une question dans un catalogue de questions comme critique :

Démarrez dans le Centre de rôles Administrateur Flow Path.
Naviguez dans la barre de menu vers Catalogues et modèles et sélectionnez l'option de menu Catalogues de questions.
Sélectionnez le catalogue de questions dans lequel vous souhaitez marquer une question comme critique.
Naviguez vers les lignes où les questions ont été définies.
Activez la case à cocher dans la colonne Critique pour marquer la question sélectionnée comme critique.

Lorsque vous avez terminé, vous pouvez quitter la page.

Information

Si une question dans un catalogue de questions est marquée ultérieurement comme critique, Flow Path applique automatiquement ce changement à toutes les entrées existantes et futures qui se basent sur cette question.

Si vous avez activé la fonction de blocage dans la configuration du module, veuillez noter que la possibilité de traitement des enregistrements peut changer. Si une question est marquée ultérieurement comme critique, les enregistrements pour lesquels une entrée Flow Path correspondante existe déjà peuvent être bloqués pour le traitement ultérieur.

Le traitement ultérieur n'est possible qu'après que la question critique a été répondue et que la réponse a été acceptée par l'auteur.

Voir aussi :

Configuration d'un modèle de question