Trabajando con etiquetas de retención
Importante
Tenga en cuenta que debe haber completado la configuración necesaria para su repositorio seleccionado para continuar. Los recursos necesarios para configurar etiquetas de retención en Document Central se pueden encontrar en la documentación Configuración de etiquetas de retención.
Cómo establecer etiquetas de retención manualmente
Si las etiquetas de retención se han configurado correctamente a través de la Configuración de etiquetas de retención, todas las etiquetas se asignarán automáticamente a los documentos correctos, garantizando así el cumplimiento necesario para el documento.
Sin embargo, puede definirse por el administrador en la Configuración manual de etiquetas de retención si los usuarios pueden cambiar la etiqueta de retención manualmente al guardar el documento.
Los siguientes pasos deben completarse para establecer manualmente una etiqueta de retención para un documento al guardarlo a través de la caja de hechos de Document Central:
- Inicie en un área de caja de hechos en Document Central.
- Arrastre y suelte un documento o guárdelo en la Document Central - Dropzone.
- Después de que se abra la página Document Central - Definición de documentos, aparecerá en la parte inferior de la página una nueva sección llamada Document Central - Información adicional.
- Dependiendo de la configuración, aquí puede ver solo una etiqueta de retención pero no editarla, o editar o seleccionar una etiqueta de retención y cargar el archivo.
Nota
Los administradores de Document Central también tienen la opción de establecer una etiqueta de retención para un documento después de la almacenamiento original. Para ello, encontrará la nueva acción Establecer etiqueta de retención en el datagrid de Document Central. Ejecute esta acción para establecer una etiqueta de retención para un documento seleccionado.
Cómo establecer etiquetas de retención posteriormente
Si ya ha utilizado Document Central sin la función de etiquetas de retención, es posible que desee etiquetar los documentos existentes de Document Central posteriormente. En este caso, se puede utilizar el llamado Retention Crawler. El Retention Crawler es una cola propia que recorre las entradas de documentos existentes y aplica las etiquetas de acuerdo con la configuración de la etiqueta de retención.
Hay dos formas de aplicar la etiqueta de retención con el Retention Crawler a los documentos existentes. El método automático y el método manual.
Establecimiento automático de etiquetas de retención
Los siguientes pasos deben completarse para aplicar etiquetas de retención automáticamente a documentos ya guardados utilizando el Document Central - Retention Crawler. Asegúrese de haber completado la documentación Configuración del Retention Crawler.
- La cola de tareas Document Central Job Queue - Retention Crawler debe ser recorrida automáticamente (Si no, la cola de tareas Document Central Job Queue - Retention Crawler puede ser activada manualmente en la página Entradas de cola de tareas).
- Después de que la Document Central Job Queue - Retention Crawler haya sido recorrida, sus documentos se moverán automáticamente a la cola de retención con una etiqueta de retención dada basada en su configuración.
Establecimiento manual de etiquetas de retención a través del Retention Crawler
Los siguientes pasos deben completarse para aplicar manualmente etiquetas de retención a documentos ya guardados.
- Inicie en el centro de roles Document Central - Administrador.
- Abra la página Document Central - Lista de Crawlers a través de la acción Retention Crawler en la sección Actividades de etiqueta de retención.
- Utilice la acción Iniciar rastreo para buscar documentos que puedan ser etiquetados de acuerdo con su configuración.
- Seleccione los documentos a los que desea agregar la etiqueta de retención mostrada y utilice la acción Agregar a la cola de retención para añadir los documentos a la cola de retención.
- Después de que los documentos se hayan agregado a la cola de retención, la Document Central Job Queue - Set Retention Label debe ser recorrida automáticamente (Si no, la cola de trabajos puede ser activada manualmente en la página Entradas de cola de trabajos). Además de la función de rastreo, se puede utilizar una acción en el datagrid o en la página Entradas de documentos para establecer manualmente una etiqueta de retención en un documento.
Establecimiento manual de etiquetas de retención
Si ha archivado un documento y desea asignarle una etiqueta de retención posteriormente, también puede hacerlo manualmente. En cada vista de documento se ha añadido una acción Etiqueta de retención a través de la cual puede asignar etiquetas de retención manualmente.
Important
Solo puede asignar etiquetas de retención como administrador de cumplimiento. Active en la configuración del usuario la opción Administrador de cumplimiento así como en la Configuración de cumplimiento la asignación manual de etiquetas de retención.
Siga estos pasos para asignar manualmente una etiqueta de retención:
- Inicie en el centro de roles Document Central - Administrador.
- Abra un área con la caja de hechos de Document Central donde desea asignar manualmente una etiqueta de retención.
- Seleccione el documento.
- En cada vista (datagrid, página y vista de lista) hay una acción de etiqueta de retención.
- Puede:
- Asignar una etiqueta de retención
- Eliminar una etiqueta de retención
- Modificar una etiqueta de retención (Solo si está en la cola de retención y aún no ha sido etiquetada)
Important
Estas acciones solo pueden ser realizadas si está autorizado como administrador de cumplimiento. Active en la configuración del usuario la opción Administrador de cumplimiento así como en la Configuración de cumplimiento la asignación manual de etiquetas de retención.
Important
- Azure Blob Storage: Las acciones manuales para etiquetas de retención requieren que el usuario esté configurado en Document Central como Administrador de cumplimiento.
- SharePoint: Las acciones manuales para etiquetas de retención en Document Central también requieren un Administrador de cumplimiento. Además, el usuario debe tener permisos suficientes en SharePoint (típicamente Miembro del grupo de SharePoint correspondiente). Para documentos que están marcados como Registros, el usuario también debe ser Administrador de colección de sitios.
Alternar bloqueo de registro (Registros de SharePoint)
Cuando un documento en SharePoint está marcado como Registro por una etiqueta de retención, Document Central puede mostrar la información del registro y (para usuarios autorizados) alternar el estado de bloqueo.
Important
- Esta función solo está disponible para repositorios de SharePoint.
- La acción solo se puede utilizar para un solo documento seleccionado.
- Incluso si un registro en SharePoint está desbloqueado, Document Central sigue impidiendo cambios en Business Central.
Para alternar el bloqueo de registro, siga estos pasos:
- Abra la página Document Central - Entradas de documentos (o el datagrid).
- Seleccione exactamente un documento que esté marcado como Registro.
- Seleccione la acción Cambiar bloqueo de registro.
- El bloqueo de registro se actualizará después de una solicitud exitosa.
Info
La acción solo está habilitada para usuarios que están configurados en Document Central como Administrador de cumplimiento y que tienen permisos suficientes en SharePoint (como Administrador de colección de sitios).
Etiquetar versiones en Azure Blob Storage con etiquetas de retención
Al utilizar un repositorio del tipo Azure Blob Storage, también se pueden etiquetar manual o automáticamente versiones individuales de documentos con etiquetas de retención.
Para este propósito, en la configuración de cumplimiento está disponible la opción Buscar por versión. Si esta opción está habilitada, la Document Central Job Queue - Retention Crawler también buscará las versiones de documentos en Azure Blob Storage y capturará las etiquetas de retención allí almacenadas.
Info
- Cada versión de un documento puede contener su propia etiqueta de retención.
- Las etiquetas de retención son visibles y rastreables para todas las versiones.
- Las etiquetas de retención para las versiones individuales pueden sincronizarse si es necesario.
Cambiar metadatos en documentos que tienen una etiqueta de retención suave de Azure Blob Storage
Tiene la opción de cambiar los metadatos de documentos cuando han recibido una etiqueta suave. Las etiquetas suaves solo se pueden configurar para el tipo de repositorio Azure Blob Storage. Para más información y ayuda de configuración, consulte la página Configuración de etiquetas de retención.
- Abra cualquier registro donde se archiven documentos que tengan una etiqueta suave.
- Seleccione el documento que ha sido etiquetado con una etiqueta suave.
- Haga clic en Documento y luego en Mostrar/editar metadatos.
- En el diálogo de metadatos, puede cambiar los metadatos existentes o agregar nuevos.
- Cuando esté satisfecho con sus ajustes, haga clic en Aceptar.
- Se generará una nueva versión del documento, en la que se puede ver que se han cambiado o ajustado los metadatos.
Cambiar metadatos en documentos que tienen una etiqueta de retención de SharePoint
Important
Los metadatos de los documentos no se pueden editar si el documento está marcado como Registro regulatorio (Regulatory Record).
Si un documento está marcado como registro, los metadatos solo se pueden editar si el estado de registro está establecido en Desbloqueado (Unlocked). Si un documento tiene una etiqueta de retención sin estas propiedades, los metadatos seguirán siendo editables. Para más información y ayuda de configuración, consulte la página Configuración de etiquetas de retención.
Cambiar metadatos en documentos que están marcados como registros
- Abra un registro donde se archiven documentos que tengan una etiqueta de retención con la propiedad Marcado como registro.
- Seleccione el documento deseado.
- Haga clic en Etiquetas de retención y luego en Alternar bloqueo de registro.
- El documento ahora está desbloqueado. El símbolo de retención muestra un candado abierto.
- Haga clic en Documento y luego en Mostrar/editar metadatos.
- En el diálogo de metadatos, puede cambiar los metadatos existentes o agregar nuevos.
- Cuando esté satisfecho con sus ajustes, haga clic en Aceptar.
- Luego, vuelva a bloquear el documento seleccionando nuevamente Etiquetas de retención y luego Alternar bloqueo de registro.
Cambiar metadatos en documentos con etiqueta de retención
- Abra un registro donde se archiven documentos que estén etiquetados con una etiqueta de retención.
- Seleccione el documento deseado.
- Haga clic en Documento y luego en Mostrar/editar metadatos.
- En el diálogo de metadatos, puede cambiar los metadatos existentes o agregar nuevos.
- Cuando esté satisfecho con sus ajustes, haga clic en Aceptar.
- Se generará una nueva versión del documento, en la que se puede ver que se han cambiado o ajustado los metadatos.
Cómo ver qué etiquetas de retención se han asignado
Info
Para ver qué documento contiene una etiqueta de retención, existe la página Entradas de documentos, donde puede ver en una tabla si su documento está etiquetado. También en nuestro datagrid de Document Central verá una columna de etiqueta de retención. Aquí también puede ver si se ha establecido y cuál etiqueta de retención.
Cómo ver qué etiquetas de retención se asignarán en el futuro
Para ver qué documentos serán etiquetados en el futuro, existe la página Cola de retención, donde puede ver si su documento será etiquetado. En esta página, el proceso de etiquetado se muestra con un campo de estado. Si una entrada en la cola de retención encuentra un error durante el proceso de etiquetado, el error se puede ver en la página Document Central - Registro. Una entrada en la cola de retención se crea de dos maneras.
Info
Si un documento se etiqueta manualmente, solo se creará una entrada en la cola de retención si el campo Establecer retención después de está completado o si se establece la fecha de etiquetado en el futuro dentro del proceso de carga.
Cambiar una etiqueta de retención
Document Central permite en ciertos escenarios cambiar una etiqueta de retención. Esto se admite tanto para documentos ya etiquetados como para entradas en la cola de retención.
Important
Azure Blob Storage: Solo puede cambiar etiquetas de retención como Administrador de cumplimiento.
SharePoint: Cambiar o eliminar etiquetas de retención también requiere permisos suficientes en SharePoint. El usuario debe ser Miembro del grupo de SharePoint correspondiente (o tener derechos equivalentes). Para documentos que están marcados como Registro, el usuario también debe ser Administrador de colección de sitios.
Active en la configuración del usuario la opción Administrador de cumplimiento así como en la Configuración de cumplimiento la asignación manual de etiquetas de retención.
Cola de retención
Si hay una entrada en la cola de retención para un documento y no ha sido cancelada ni ya etiquetada, puede utilizar la acción Cambiar etiqueta de retención. Esto funciona tanto para repositorios de SharePoint como para Azure Blob Storage.
Los siguientes pasos son necesarios para cambiar una etiqueta de retención en la cola de retención:
- Inicie en el centro de roles Document Central - Administrador.
- Abra la página Document Central - Cola de retención a través de los mosaicos de la cola de retención en la sección Actividades de etiqueta de retención.
- Utilice la acción Cambiar etiqueta de retención para abrir el diálogo.
- Seleccione la nueva etiqueta de retención que se asignará al documento.
- Haga clic en Aceptar para aplicar la nueva etiqueta de retención.
Info
Aquí solo se puede cambiar la etiqueta de retención aplicada, la duración de retención no es editable. La fecha de etiquetado a través de la cola de retención no se puede cambiar. Las horas de inicio y fin mostradas en el cuadro de selección reflejan la duración real de etiquetado y no se pueden ajustar.
Entrada de documento
Si una entrada de documento ya está etiquetada, también puede cambiar su etiqueta de retención. Esto solo es posible con un repositorio de SharePoint y la entrada no debe estar marcada como Registro regulatorio (Regulatory Record).
Los siguientes pasos son necesarios para cambiar una etiqueta de retención en una entrada de documento:
- Inicie en el centro de roles Document Central - Administrador.
- Abra la página Document Central - Entradas de documentos a través de la sección Repositorio en acciones.
- Seleccione una entrada de documento y utilice la acción Cambiar etiqueta de retención.
- Seleccione la nueva etiqueta de retención que se asignará al documento.
- Haga clic en Aceptar para aplicar la nueva etiqueta de retención.
Info
La fecha de inicio de la etiqueta de retención no se puede configurar aquí, y cualquier duración "Establecer etiqueta de retención después de" configurada en la etiqueta se ignorará. La etiquetado comenzará inmediatamente una vez que aplique el cambio.