Tareas

Con tareas puede asignar actividades concretas a los usuarios y hacer un seguimiento de su progreso. El destinatario será informado sobre la tarea y podrá actualizar el estado de la misma directamente en la entrada correspondiente del Flow Path.

Crear una nueva tarea a través de la Flow Path Info FactBox

A través de la Flow Path Info FactBox puede registrar nuevas tareas directamente a un registro y asignarlas a usuarios o grupos de usuarios. De esta manera, las actividades relacionadas con un registro se pueden gestionar de manera central y hacer un seguimiento de su progreso.

Siga estos pasos para crear una tarea a través de la Flow Path Info FactBox:

Navegue a cualquier registro, por ejemplo, a una entrada en las Facturas de ventas registradas.
Seleccione un registro.
En el lado derecho se mostrará la Flow Path Info FactBox.
Abra el menú desplegable de la Flow Path Info FactBox haciendo clic en Flow Path.
Seleccione la acción Nueva entrada.
Active el interruptor junto a Crear tarea, Tarea de un catálogo o Tarea de una plantilla.
- Crear tarea
  Ingrese la tarea deseada en el campo de texto en la siguiente página. Además, puede especificar si la tarea debe ser marcada como tarea crítica. También tiene la opción de agregar una subtarea. La subtarea se creará en la siguiente página del asistente.
- Tarea de un catálogo
  Seleccione un catálogo de tareas en la siguiente página. Haga clic en Siguiente para ver las tareas definidas en él. Luego, seleccione la tarea deseada.
- Tarea de una plantilla
  Seleccione una plantilla de tarea en la siguiente página y haga clic en Siguiente. Luego se mostrarán todas las tareas que se han guardado previamente en la plantilla. Los destinatarios ya definidos en la plantilla se tomarán automáticamente y se preseleccionarán. La asignación se puede ajustar si es necesario antes de crear la entrada.
Haga clic en Siguiente para asignar la tarea a un usuario o grupo de usuarios. Seleccione el destinatario deseado y defina una fecha de vencimiento si es necesario.
A través de la acción Entrada adicional puede crear otra tarea independiente. A diferencia de una plantilla, la nueva entrada no se agrupará con entradas existentes, sino que se creará como una entrada separada de Flow Path. Para esta entrada, puede definir un destinatario propio y asignar la tarea a un usuario o grupo de usuarios.

Info

En la categoría de tareas hay una particularidad. Aquí se crea una tarea principal con un líder de tarea que la supervisa. Luego, las subtareas pueden ser asignadas a los respectivos usuarios.

Agregar una subtarea a una tarea

Con subtareas puede dividir las tareas en pasos de trabajo más pequeños e independientes.

Navegue a cualquier registro, por ejemplo, a una entrada en las Facturas de ventas registradas.
Seleccione un registro.
En el lado derecho se mostrará la Flow Path Info FactBox.
Abra el menú desplegable de la Flow Path Info FactBox haciendo clic en Flow Path.
Seleccione la acción Nueva entrada.
Active el interruptor junto a Crear tarea.
Ingrese su tarea en el campo Tarea y seleccione el destinatario responsable.
Active el interruptor Subtarea y haga clic en Siguiente.
Registre la subtarea en la columna Tarea.
Especifique si la subtarea debe ser asignada a un usuario individual o a un grupo de usuarios, y luego seleccione el destinatario deseado en la columna Destinatario.
Opcionalmente, puede asignar una prioridad a la subtarea.
Haga clic en Finalizar para terminar el asistente y crear la entrada con subtareas.

Estado de las tareas

Con el estado de las tareas se puede documentar y actualizar el progreso de una tarea. Los cambios de estado se registran en la Flow Path History FactBox y son, por lo tanto, siempre rastreables. Así, todos los involucrados pueden seguir el progreso de una tarea de manera transparente.

El usuario al que se le ha asignado la tarea puede actualizar el estado de la tarea. Los siguientes estados están disponibles para él:

Rechazado

La tarea ha sido rechazada por el destinatario. Se puede dejar un comentario para documentar el motivo del rechazo. El estado puede ser restablecido posteriormente por el usuario.
En progreso

Se ha comenzado a trabajar en la tarea. El estado puede ser restablecido por el usuario.
Detenido

El trabajo en la tarea se ha pausado temporalmente. Si es necesario, se puede reanudar el trabajo en un momento posterior.
Completo

La tarea se ha completado con éxito. El estado puede ser restablecido por el usuario.

Nota

Cada cambio de estado se registra en la Flow Path History FactBox y puede ser rastreado en cualquier momento.

Si el creador de la tarea no es el destinatario, también tiene disponibles los siguientes estados:

Restablecer estado

Restablece el estado actual de la tarea, de modo que la tarea pueda ser editada nuevamente.
Aprobado

La tarea ha sido revisada y aprobada por el creador. Con este estado, el creador confirma que el resultado cumple con las expectativas y que la tarea se ha completado con éxito.
Incompleto

La tarea ha sido completada por el usuario asignado, pero el resultado no cumple completamente con las expectativas del creador o aún hay puntos pendientes. Se puede dejar un comentario para describir la información faltante o los ajustes necesarios.
Completar tarea principal

La tarea principal se completará. Si hay subtareas no aprobadas asignadas a la tarea, se mostrará un aviso. Aquí puede decidir si se deben ignorar las subtareas restantes y aún así completar la tarea principal.

Tareas críticas y subtareas

Atención

Si las subtareas se han marcado como tareas críticas y aún no se han completado o aprobado, la tarea principal no se puede completar. Las subtareas críticas deben ser trabajadas y completadas primero antes de que se pueda finalizar la tarea principal.