Configuración de perfiles de envío

Un perfil de despacho permite a las empresas configurar procesos automatizados de envío de documentos, garantizando una comunicación eficiente con clientes y socios. Esta guía explica cómo crear y configurar un perfil de despacho en Business Central.

Crear un perfil de despacho

Para crear un perfil de despacho, navega a la página Perfiles de despacho como Administrador de despacho de documentos. Desde allí, puedes crear nuevos perfiles de despacho con varias opciones que te permiten adaptar la configuración a tu proceso empresarial. La siguiente tabla proporciona descripciones detalladas de las opciones disponibles.

Opción	Descripción
Código	Especifica el código utilizado para identificar el perfil.
Tipo de salida	Define la funcionalidad principal del perfil de despacho. Si deseas enviar correos electrónicos, establece esta opción en "Correo". Si deseas habilitar descargas, selecciona "Descarga". Como los tipos de salida pueden variar, se proporciona una explicación detallada con los pasos de configuración correspondientes en la sección Tipos de salida.
Tabla	Especifica la tabla a la que pertenece el perfil de despacho. Por ejemplo, si deseas crear un perfil de despacho para facturas de venta registradas, establece la tabla en "Encabezado de factura de venta".
Filtro de tabla	Permite definir criterios avanzados para refinar la selección de la tabla. Por ejemplo, si estableces la tabla en "Encabezado de venta", que incluye pedidos de venta, facturas de venta, etc., puedes usar el filtro para especificar que el campo "Tipo" debe estar configurado como "Pedido".
Descripción	Describe el perfil de despacho. Define un nombre claro y significativo para que sea comprensible para todos los empleados, ya que será visible en varios procesos.
Habilitar el Factbox de despacho de documentos	Activa el uso del perfil de despacho a través del Factbox. Si no necesitas esta funcionalidad, desactiva esta opción.
Habilitar la selección de adjuntos para el envío desde el Factbox	Especifica si se debe mostrar la selección de adjuntos. Si está activada, aparecerá una ventana emergente durante el proceso de envío, permitiendo a los usuarios seleccionar los adjuntos que deben enviarse.
Habilitar el envío automático	Habilita el envío automático para el perfil de despacho. Si está activado, la conversión o registro del documento de Business Central activará automáticamente el proceso de envío. Esta funcionalidad solo está disponible para los procesos estándar de ventas y compras.
Procesar mediante la cola de trabajos	Especifica si la creación de documentos debe procesarse a través de la cola de trabajos. Esta opción mejora el rendimiento al gestionar la creación de documentos en segundo plano en lugar de hacerlo durante la conversión de documentos.
Habilitar confirmación de envío automático	Requiere confirmación antes de que el envío automático continúe. Si está activado, los usuarios deben confirmar la entrada en la cola de despacho de documentos antes de que el proceso continúe.
Usar configuración dinámica	Habilita la configuración dinámica, que utiliza mapeos dinámicos de socios comerciales para identificar al destinatario y su dirección de correo electrónico. Más detalles se pueden encontrar en la sección Configuración del perfil de despacho.
Código de idioma predeterminado	Especifica el código de idioma predeterminado utilizado para identificar el idioma.
Página	Especifica la página vinculada a la tabla seleccionada. Esta página se usa en la cola de despacho de documentos, permitiendo a los usuarios abrir directamente el registro del socio comercial desde la entrada de la cola.

¿Qué hacer si la configuración es incorrecta?

Si tu perfil de despacho no está configurado correctamente, el sistema resaltará los errores en rojo. Puedes utilizar la acción Verificar configuración para identificar y corregir el problema.

Configuración del perfil de despacho

Cada línea de perfil de despacho en la página contiene un resumen debajo de la lista, donde se pueden realizar configuraciones adicionales. Aquí defines la conexión con el socio comercial asociada a tu perfil de despacho.

Cada perfil de despacho puede asignarse a uno o más socios comerciales. Debes definir los detalles necesarios sobre dónde y a quién deben enviarse los documentos. Existen dos enfoques de configuración: Configuración dinámica y Configuración estática.

Configuración dinámica

Con la configuración dinámica, puedes utilizar el campo Mapeos dinámicos de socios comerciales para determinar dinámicamente el socio comercial.

Antes de explicar las opciones, aclaremos cómo funciona. La lista de mapeo dinámico de socios comerciales permite establecer relaciones de uno a muchos (1:n). Cada línea define un tipo de destinatario (por ejemplo, "Para", "CC" o "CCO"), y todas las líneas se combinan, permitiendo el envío de correos electrónicos a múltiples destinatarios definidos dinámicamente.

Opción	Descripción
Tipo de destinatario	Especifica el tipo de destinatario: "Para", "CC" o "CCO". La dirección de correo electrónico del destinatario se obtiene del campo de correo electrónico en la configuración del mapeo de socios comerciales, y todas las líneas se combinan en una sola entrada de socio comercial.
Mapeo principal del socio comercial	Como se pueden definir varias líneas con datos diferentes, esta configuración permite marcar una línea como principal. La configuración principal del mapeo de socios comerciales se usará para el envío. Esta configuración solo se aplica a los destinatarios "Para" y solo puede estar habilitada una vez. Si ninguna línea está marcada como principal, se usará automáticamente la primera línea "Para".
Código de mapeo de datos	Especifica un código de mapeo de datos, permitiendo recuperar valores de tablas relacionadas.
Campo	Especifica un campo de la tabla fuente seleccionada que contiene el valor que identifica al socio comercial. Este campo se usa en el mapeo de socios comerciales.
Código de mapeo del socio comercial	Especifica el tipo de mapeo de socios comerciales para el despacho de documentos, que contiene detalles sobre el destinatario y otra información adicional.
Filtro del socio comercial	Permite aplicar filtros adicionales para refinar la selección del socio comercial.

Configuración estática

Usa la configuración estática si deseas asignar directamente un socio comercial de despacho de documentos predefinido o trabajar con destinatarios extendidos.

Esta configuración establece una relación de uno a uno (1:1), ya que las opciones definidas se aplican solo a un socio comercial o destinatario extendido. La configuración estática solo debe completarse si no estás utilizando la configuración dinámica. Sin embargo, puedes combinar ambas configuraciones.

Copiar un perfil de despacho

Con la acción Copiar perfil de despacho, se puede duplicar un perfil de despacho existente con pequeñas modificaciones. Esto ayuda a ahorrar tiempo al crear varios perfiles de despacho. 🚀

Comprobar configuración y estado

Con la acción Comprobar configuración puedes validar un perfil de envío en cuanto a integridad y coherencia. El resultado se muestra visual**mente mediante la **Style Expression (rojo/gris) y en detalle como un resumen de pruebas.

Estado visual (Style Expression)

Estado	Significado
Gris (Válido)	Toda la información obligatoria está presente; el perfil está listo para usar.
Rojo (Incompleto)	Falta al menos un dato obligatorio; consulta Comprobar configuración para más detalles.

Actualización automática

La Style Expression se recalcula automáticamente: al abrir la página, al cambiar de fila y tras cambios relevantes (p. ej., tipo de salida, tabla, configuración de destinatarios, adjuntos). No se requiere actualización manual; el color refleja siempre el estado de validación conocido.

Info

Tras cambios importantes, ejecuta también Comprobar configuración para obtener la validación detallada con resumen de pruebas.

Ejecutar la acción “Comprobar configuración”

1. Abre Perfiles de envío y selecciona un perfil.
2. En la barra de acciones, elige Comprobar configuración.
3. Resultado:
4. Completo → confirmación, Style Expression gris.
5. Incompleto → resumen de pruebas con todos los puntos faltantes/erróneos, Style Expression roja.

¿Qué se comprueba?

Punto de control	Descripción
Configuración básica	Existe la configuración de EDS.
Aspectos básicos del perfil	Código informado, Tabla definida, al menos un modo de envío activo (Envío por Factbox o Envío postal).
Configuración dinámica	Si Usar configuración dinámica = Sí: existe al menos un mapeo dinámico de socio comercial.
Configuración estática	Configuración dinámica desactivada y Código de mapeo de socio informado.
Remitente de correo	Para Tipo de salida = Mail: cuenta remitente en el perfil o mediante Escenario de correo.
Tipos de Selection	Para Tipo de salida = Selection: al menos un tipo activo (p. ej., Mail o Codeunit).
Envío automático (texto)	Tipo de salida = E-Mail requiere texto estándar para envío automático.
Adjuntos (etiqueta)	Grupos de adjuntos sin etiqueta de archivo se señalan; para Tipo de salida = Download, los archivos siempre deben tener etiqueta.
Función E-POST	Para Tipo de salida = E-Post: la función E-POST está habilitada.
Credenciales E-POST	Se han guardado las credenciales de E-Post.
Campos de dirección E-POST (Business Mapping)	Los campos requeridos del Business Mapping apuntan a campos de la tabla del perfil: E-Post Company Name, Adressline 1, City, Postcode, Country (Contact Name opcional).

Configuración de envíos automáticos

Para configurar un envío automático es necesario completar los siguientes pasos.

1. Abra Perfiles de Despacho en el menú Configuración de la barra de opciones y ejecute Perfiles de Despacho.
2. Pulse Nuevo para crear un nuevo perfil de Envío de documentos.
3. Introduzca el nombre que desee en el campo Código y, a continuación, elija un Tipo de salida y la Tabla para el perfil.
4. Aplique la configuración de la ficha que desee utilizar en las casillas de verificación situadas a su lado.
5. Abra Configuración del tipo de salida en la barra de acciones, e introduzca los ajustes adecuados para el tipo de salida correspondiente.
6. Si la línea se muestra con el color Rojo, podríamos utilizar la acción Comprobar configuración para mirar lo que hay que rellenar para que el perfil funcione.
7. Para el Envío automático hay que activar Enviar al convertir/enviar.
8. Cuando el usuario publique una orden desde la tabla respectiva, Document Dispatch enviará automáticamente los datos basados en el Tipo de Salida elegido.

Habilitar la selección de archivos adjuntos en el envío automático

Para habilitar la selección de archivos adjuntos en el envío automático es necesario completar los siguientes pasos:

1. Abra Perfiles de envío en el menú Configuración de la barra de tareas y ejecute Perfiles de envío.
2. Seleccione el Perfil de Despacho en el que está habilitado el envío automático.
3. Active la casilla de verificación Habilitar selección de archivos adjuntos para envío automático.

Info

• Ahora se mostrará una consulta cuando se active el envío automático. Al confirmar la consulta, donde es posible seleccionar los archivos adjuntos que deben ser enviados.
• Si se cierra la selección de adjuntos, no se creará la entrada de envío de documentos.

Habilitar el diálogo de correo electrónico para el envío automático

Para habilitar el diálogo de correo electrónico para el envío automático es necesario completar los siguientes pasos:

1. Abra Perfiles de Despacho en el menú Configuración de la barra de cinta y seleccione Perfiles de Despacho.
2. Seleccione el Perfil de Despacho donde envío automático está habilitado y el tipo de salida es Correo electrónico.
3. Abra Configuración del tipo de salida en la barra de acciones e introduzca los ajustes adecuados para el tipo de salida correspondiente.
4. Active la casilla Habilitar diálogo de correo electrónico en envío automático.

Info

Ahora se mostrará una consulta cuando se active el envío automático. Al confirmar la consulta, se mostrará el diálogo de correo electrónico donde es posible editar el correo electrónico antes de enviarlo.

Pasos para el tipo de salida Email

Los siguientes pasos son necesarios para activar el Envío Automático en el tipo de salida Email. 1. Elija Correo como tipo de salida. 2. Haga clic en Configuración del tipo de salida en la barra de la cinta. 3. Seleccione una cuenta de correo electrónico en el campo Nombre de la cuenta de correo electrónico. (Esta cuenta puede configurarse en la página Cuentas de correo electrónico. Si no se selecciona ninguna cuenta, se utilizará la cuenta predeterminada). 4. Seleccione un tipo de plantilla de correo electrónico en el campo Tipo de plantilla de correo electrónico.

Configuración de la plantilla de envío de documentos

1. Configure una plantilla con la ayuda de Configurar plantillas de correo electrónico.
2. Seleccione una plantilla en el campo Plantilla de correo predeterminada.
3. Haga clic en la acción Marcadores de posición de correo electrónico de la barra de la cinta para configurar los marcadores de posición de la plantilla.
4. Haga clic en el campo Firma de correo electrónico para activar una firma.
5. Haga clic en la acción Marcadores de posición de firma de correo electrónico y Asignación de firma de correo electrónico para configurar la firma.

Configuración de Plantilla estándar de Business Central.

1. Seleccione el informe que desea utilizar como cuerpo del correo electrónico en el campo Informe.
2. Seleccione la plantilla de Envío de documentos en el campo Código de asunto de la que desea utilizar el asunto.
3. Haga clic en la acción Marcadores de posición de correo electrónico de la barra de la cinta para configurar los marcadores de posición de la plantilla.

Configuración del envío de varios documentos a la vez

Configurar Plantilla de correo múltiple

1. Configure una plantilla con la ayuda de Configurar plantillas de correo múltiple.
2. Seleccione una plantilla en el campo Código de Plantilla Multimail.

Info

No es posible definir marcadores de posición para la plantilla multimail.

Activación de la fusión para Multimail

Para activar la fusión de correos es necesario completar los siguientes pasos.

1. Seleccione el Perfil de Despacho con el tipo de salida Correo donde desea configurar la fusión.
2. Ejecute la acción Configuración del tipo de salida en la barra de la cinta de opciones.
3. Active la casilla Fusionar correos múltiples.

Info

La fusión de emails ya está activada y puede ser utilizada. Ahora todos los emails creados por el Multimail que tengan la misma dirección de email «para» y el mismo Perfil de Despacho serán fusionados en un solo email con todos los adjuntos encontrados. Si la fusión de correos no está activada, cada correo se enviará por separado y se utilizará la plantilla de correo predeterminada.

Spanish

Configurar el envío diferido para las entradas de Multimail

Los siguientes pasos deben completarse para activar el envío diferido de las entradas de Multimail.

1. Seleccione el Perfil de Despacho con el tipo de salida Correo donde desea configurar el envío diferido.
2. Ejecute la acción Configuración del Tipo de Salida en la barra de cinta.
3. Active la casilla Envío diferido.

Pasos Adicionales para la Selección del Tipo de Salida

Los siguientes pasos son necesarios para activar el Envío Automático en el tipo de salida Selección.

1. Elija Selección como tipo de salida.
2. Utilice la acción Configuración del tipo de salida.
3. Habrá Selección de tipo de salida que se podrá activar y desactivar.
4. Encienda el tipo de salida elegido.
5. Los Ajustes para el tipo de salida respectivo se mostrarán en la misma página debajo de la Selección del tipo de salida.
6. Introduzca las configuraciones necesarias.
7. Establezca el Predeterminado para el Envío Automático en el Tipo de Salida elegido para el envío automático.
8. Cierre la página de configuración de la página y asegúrese de que la opción Enviar al convertir/enviar está activada.
9. El Despacho de Documentos utilizará automáticamente el tipo de salida del campo Predeterminado para Envío Automático al contabilizar desde una tabla.

Configuración de una hora de envío diferida

Uno de los siguientes 2 procesos es necesario si desea configurar el tiempo de envío.

1. Comenzamos en el rol Despacho de Documentos - Administrador.
2. Pulsamos sobre Configuración en la barra de la cinta de opciones y ejecutamos la acción Configuración del Módulo.
3. Navegamos hasta la opción Configuración de FactBox.
4. Activa la casilla Enviar con retardo.
5. Todas las entradas de Despacho de Documentos creadas a través del factbox serán ahora enviadas en diferido y procesadas con la cola de trabajo de Despacho de Documentos.

La otra opción es activar el envío automático para el perfil de envío.

1. Comenzamos en el rol Despacho de Documentos - Administrador.
2. Hacemos clic en Configuración en la barra de cinta y ejecutamos la acción Conjuntos de datos generales.
3. Hacemos clic en el perfil de despacho que se debe configurar con la hora de despacho.
4. Active la casilla de verificación Activar envío automático.
5. Cuando el usuario envíe una orden desde la Tabla respectiva, el Envío de Documentos enviará automáticamente los datos basados en el Tipo de Salida elegido.

Para activar el tiempo de envío es necesario completar los siguientes pasos.

1. Comenzamos en el rol de Despacho de Documentos - Administrador.
2. Hacemos clic en Configuración en la barra de la cinta y ejecutamos la acción Conjuntos de Datos Generales.
3. Hacemos clic en el perfil de despacho que se debe configurar con la hora de despacho.
4. Ejecute la acción Configuración del tipo de salida en la barra de cinta.
5. Ingrese la hora de despacho deseada en el campo Hora de despacho diferida.
6. A partir de ahora, todas las entradas de Envío diferido de documentos que se originen en el perfil de envío sólo se procesarán a través de la cola de trabajos una vez transcurrido el tiempo configurado.

Info

si no se especifica ningún tiempo, las entradas retrasadas se procesarán en cuanto se procese la cola de trabajos.

Definir si se fusionan los Destinatarios Ampliados encontrados

1. Inicie en el rol Envío de documentos - Administrador.
2. Navegue hasta Envío de Documentos - Perfiles en el campo de búsqueda.
3. Seleccione un Perfil de Despacho que desee editar y que pertenezca al Tipo de Salida Correo.
4. Utilice la acción Configuración del Tipo de Salida en la barra de acciones.
5. Habilite o deshabilite el campo Combinar Interlocutor Comercial. Este campo especifica si se debe enviar un único correo electrónico combinado o correos electrónicos separados en caso de que se detecten varias direcciones de correo electrónico de destinatarios. Sólo se utilizará en caso de que se utilice la función de la tabla de datos de destinatarios ampliada. Si esta función está activada y se encuentra más de una línea para el mismo perfil de envío y el tipo de dirección de correo electrónico, el resultado se combinará (sin combinación de documentos) y se enviará en un único correo electrónico. En caso contrario, cada destinatario puede seleccionarse por separado.

Detección de Duplicados para Archivos Adjuntos en el Envío de Documentos

La función de detección de duplicados garantiza que los archivos adjuntos idénticos de Document Central no se incluyan varias veces en un solo envío. Para ello, el sistema compara los archivos utilizando los llamados valores hash, lo que permite identificar documentos idénticos de forma fiable.

Información

La detección automática de duplicados está vinculada al conector Document Central to Document Dispatch. Se puede activar cuando se selecciona "Document Central" como tipo de archivo adjunto en el perfil de envío.

Pasos para activar la detección de duplicados:

1. Seleccione cualquier perfil de envío que desee utilizar para enviar documentos desde Document Central.
2. Vaya a la sección Archivos Adjuntos del Perfil de Envío.
3. Seleccione el tipo de archivo adjunto "Document Central".
4. El objeto se completará automáticamente y no necesita ser modificado.
5. Agregue cualquier descripción que desee.
6. Haga clic en "Opciones".
7. En las opciones de archivo adjunto, debe seleccionar un tipo de contenido. Los documentos con este tipo de contenido se incluirán en el envío.
8. En las opciones, active "Eliminar archivos adjuntos duplicados".

Uso de la selección de informes en los perfiles de envío de Document Dispatch

La selección de informes le permite controlar qué diseño de informe se utiliza para cada documento. Esto garantiza que, por ejemplo, las facturas o presupuestos se envíen automáticamente con el diseño adecuado, sin necesidad de selección manual.

Pasos para configurar la selección de informes:

1. Utilice la búsqueda para abrir los perfiles de envío de Document Dispatch.
2. Seleccione un perfil de envío en el que desee configurar la selección de informes.
3. Vaya a la sección Archivos adjuntos del perfil de envío.
4. Añada un nuevo adjunto y seleccione Report Selection como tipo.
5. Introduzca una descripción adecuada y seleccione el objeto deseado.
6. Haga clic en Opciones y elija una etiqueta de archivo.
7. Defina también el uso de la selección de informes.
8. Para añadir más diseños, utilice la búsqueda para abrir el área de selección de informes correspondiente (por ejemplo, "Selección de informes – Ventas") y configure los ajustes necesarios.