Configuración de cuentas de correo electrónico
Esta documentación describe detalladamente la configuración y gestión de cuentas de correo electrónico para su uso con Document Inbound. Le guiará paso a paso a través de la creación, sincronización y gestión de cuentas de correo electrónico dentro de Document Inbound.
Document Inbound permite la captura automática de correos electrónicos y sus adjuntos para importarlos en las listas de entrada. Se pueden utilizar tanto buzones compartidos como buzones de usuario. Estos buzones se definen dentro del grupo Document Inbound en Azure para crear una clara delimitación y así garantizar un mejor control.
Nota importante
Para completar la configuración con éxito, debe haber una Registro de aplicación válido conectado a Document Inbound.
Acceso a la Página de Lista de Correos Electrónicos
Para comenzar a gestionar las cuentas de correo electrónico, navegue a la Página de Lista de Correos Electrónicos en Document Inbound:
- Busque en Business Central "Document Inbound - Email List".
- Alternativamente, en el Centro de Roles de Administrador, encontrará la pestaña Email, desde donde puede acceder a la página "Email List".
Información
Si aún no existe un grupo Document Inbound, se creará automáticamente al abrir la página por primera vez. Confirme la consulta para la creación o utilice alternativamente la acción para crear un grupo en la Página de Lista de Correos Electrónicos.
Acciones en la Página de Lista de Correos Electrónicos
Agregar una dirección de correo electrónico existente
Con esta acción, puede agregar una dirección de correo electrónico de Microsoft 365 ya existente al grupo Document Inbound.
Procedimiento:
- Haga clic en la acción "Agregar".
- En el asistente, haga clic en siguiente hasta que llegue a la entrada de la dirección de correo electrónico.
- Seleccione la dirección de correo electrónico de Microsoft 365 deseada de la lista.
- La dirección se añadirá al grupo y podrá ser utilizada tras la sincronización.
Crear una nueva dirección de correo electrónico
Si no existe una dirección de correo electrónico adecuada, puede crear una nueva dirección de correo electrónico a través de esta función.
Procedimiento:
Haga clic en la opción "Crear" en el menú desplegable que se encuentra bajo la acción "Agregar". A continuación, se abrirá un asistente que le guiará paso a paso en la creación de la dirección de correo electrónico.
Hay dos diferencias esenciales al crear una dirección de correo electrónico:
| Tipo | Detalles | Más información |
|---|---|---|
| Buzón compartido | Un buzón compartido es un buzón al que varios usuarios pueden acceder sin credenciales específicas. | Más información |
| Buzón de usuario | Un buzón de usuario está asignado a un usuario específico, siendo necesarias sus credenciales para acceder al buzón. | Más información |
Dependiendo del tipo que desee crear, deberá continuar en el portal de Azure o podrá seguir utilizando el asistente.
Sincronizar
Esta acción sincroniza todas las direcciones de correo electrónico del grupo Azure Document Inbound con la lista en Business Central.
Procedimiento:
- Navegue a la Página de Lista de Correos Electrónicos.
- Haga clic en Sincronizar.
- Todas las direcciones de correo electrónico del grupo Document Inbound se transferirán a la lista.
Eliminar una dirección de correo electrónico
Con esta acción, se eliminará una dirección de correo electrónico existente del grupo Document Inbound.
Procedimiento:
- Seleccione la dirección de correo electrónico que desea eliminar.
- Haga clic en Eliminar.
- La dirección se eliminará del grupo y no se sincronizará más.
Buzones compartidos
Un buzón compartido es un buzón al que varios usuarios pueden acceder sin credenciales específicas. Este tipo de buzón es compatible con Document Inbound de Simova y puede ser utilizado. Es especialmente importante destacar que no se requiere asignación de licencia para operar un buzón compartido.
Limitaciones
Un buzón compartido no puede ser creado a través de Business Central. Debe ser creado en el Centro de Administración de Exchange de Microsoft 365 y luego asignado manualmente a Document Inbound de Simova a través del portal de Azure.
Crear un buzón compartido
Los siguientes pasos deben llevarse a cabo para crear un buzón compartido.
Nota
Dependiendo de las políticas de la empresa, pueden ser necesarios permisos especiales o derechos de administrador para crear un buzón compartido.
- Navegue al Centro de Administración de Exchange e inicie sesión con sus credenciales de Microsoft 365.
- Haga clic en Destinatarios en la barra de navegación izquierda y luego en Buzones.
- Haga clic en + Agregar un buzón compartido para crear un nuevo buzón.
- Ingrese el nombre para mostrar y la dirección de correo electrónico y haga clic en Crear para crear el buzón.
- El buzón compartido ahora está creado y listo para ser asignado al grupo Document Inbound. Tenga en cuenta que puede tardar unos minutos en crearse el buzón.
- La asignación del buzón compartido al grupo Document Inbound puede realizarse a través del Centro de Administración de Exchange o a través del portal de Azure.
Asignación de un buzón compartido al grupo Document Inbound a través del Centro de Administración de Exchange
- Navegue al Centro de Administración de Exchange e inicie sesión con sus credenciales de Microsoft 365.
- Busque un grupo llamado Document Inbound by Simova y haga clic en él. Si el grupo no existe, créelo a través de Document Inbound de Simova en Business Central. Esto se puede hacer fácilmente abriendo la lista de correos electrónicos. Aparecerá un popup preguntando si desea crear el grupo.
- Haga clic en Miembros en los detalles del grupo.
- Haga clic en Ver todos y gestionar miembros para obtener una visión general de los miembros del grupo.
- Haga clic en + Agregar miembros para añadir un nuevo miembro al grupo.
- Seleccione el buzón compartido que desea agregar al grupo y haga clic en Agregar para añadir el buzón al grupo.
- El buzón compartido ahora se ha añadido al grupo Document Inbound. Para utilizar el buzón en Document Inbound de Simova, sincronice la lista de correos electrónicos en Business Central.
Asignación de un buzón compartido al grupo Document Inbound a través del portal de Azure
- Navegue al portal de Azure e inicie sesión con sus credenciales de Microsoft 365.
- Busque Grupos en la barra de búsqueda y haga clic en él.
- Busque un grupo llamado Document Inbound by Simova y haga clic en él. Si el grupo no existe, créelo a través de Document Inbound de Simova en Business Central. Esto se puede hacer fácilmente abriendo la lista de correos electrónicos. Aparecerá un popup preguntando si desea crear el grupo.
- Haga clic en Miembros en los detalles del grupo en la barra de navegación izquierda.
- Haga clic en + Agregar miembros para añadir un nuevo miembro al grupo.
- Seleccione el buzón compartido que desea agregar al grupo y haga clic en Agregar para añadir el buzón al grupo.
- El buzón compartido ahora se ha añadido al grupo Document Inbound. Para utilizar el buzón en Document Inbound de Simova, sincronice la lista de correos electrónicos en Business Central.
Buzones de usuario
Un buzón de usuario es un buzón que se asigna a un usuario específico, y se requieren las credenciales del usuario para acceder al buzón. Este tipo de buzón es compatible con Document Inbound de Simova y puede ser utilizado. Es especialmente importante destacar que se requiere asignación de licencia para operar un buzón de usuario.
Agregar una cuenta de correo electrónico al grupo Document Inbound
Los siguientes pasos deben llevarse a cabo para agregar una cuenta de correo electrónico al grupo.
- Haga clic en E-Mail en la barra de menú y ejecute la acción Lista de E-Mail.
- Ejecute la acción Agregar E-Mail al grupo en la barra de menú para iniciar el asistente que le permitirá agregar usuarios de correo electrónico al grupo Document Inbound.
- Ingrese su dirección de correo electrónico en el campo Correo electrónico del usuario y haga clic en Agregar E-Mail para continuar.
- Se abrirá otra ventana donde podrá seleccionar la dirección de correo electrónico que se utilizará para el grupo Document Inbound. Haga clic en la cuenta de Microsoft que desea agregar para autenticarse.
- La cuenta de correo electrónico ahora se ha añadido al grupo Document Inbound.
Si la cuenta de correo electrónico que se va a agregar no existe, se abrirá el asistente para crear una nueva dirección de correo electrónico. Si se abre este asistente, siga las instrucciones para crear una nueva dirección de correo electrónico (consulte las instrucciones a continuación).
Crear una cuenta de correo electrónico sin licencia
Los siguientes pasos deben llevarse a cabo para crear una cuenta de correo electrónico.
- Haga clic en E-Mail en la barra de menú y ejecute la acción Lista de E-Mail.
- Haga clic en la flecha junto a la acción Agregar E-Mail al grupo para abrir el menú desplegable, y luego ejecute la acción Crear E-Mail para iniciar el asistente para crear una nueva cuenta de correo electrónico.
- Configure la cuenta de correo electrónico y asegúrese de completar todos los campos requeridos.
- Haga clic en Crear E-Mail sin licencia para crear la cuenta de correo electrónico sin licencia.
- Se abrirá otra ventana donde podrá seleccionar la dirección de correo electrónico que se utilizará para el grupo Document Inbound. Haga clic en la cuenta de Microsoft que desea agregar para autenticarse.
- Aparecerá un cuadro de diálogo con una consulta para la asignación a la grupo Document Inbound del usuario recién creado. Haga clic en Sí para agregar al usuario al grupo.
- La cuenta de correo electrónico ahora se ha añadido al grupo Document Inbound, pero sin licencia.
Crear una cuenta de correo electrónico con una licencia de Microsoft 365
Los siguientes pasos deben llevarse a cabo para crear una cuenta de correo electrónico.
- Haga clic en E-Mail en la barra de menú y ejecute la acción Lista de E-Mail.
- Haga clic en la flecha junto a la acción Agregar E-Mail al grupo para abrir el menú desplegable, y luego ejecute la acción Crear E-Mail para iniciar el asistente para crear una nueva cuenta de correo electrónico.
- Configure la cuenta de correo electrónico y asegúrese de completar todos los campos requeridos.
- Haga clic en Siguiente para continuar.
- Se mostrará una lista de licencias de las cuales se debe seleccionar una.
- Seleccione la licencia que se utilizará para la cuenta de correo electrónico y haga clic en Crear E-Mail y asignar licencia para crear la cuenta de correo electrónico con una licencia.
- Se abrirá otra ventana donde podrá seleccionar la dirección de correo electrónico que se utilizará para el grupo Document Inbound. Haga clic en la cuenta de Microsoft que desea agregar para autenticarse.
- Aparecerá un cuadro de diálogo con una consulta para la asignación a la grupo Document Inbound del usuario recién creado. Haga clic en Sí para agregar al usuario al grupo.
- El usuario ha sido creado junto con la licencia seleccionada.