Preguntas

Con una entrada de pregunta se pueden solicitar información de manera específica a usuarios o grupos de usuarios. A diferencia de una información, una pregunta requiere una respuesta por parte del receptor. Las preguntas apoyan la comunicación estructurada dentro de los procesos de negocio y aseguran que la información necesaria se capture y documente de manera comprensible.

Crear una nueva pregunta a través de la Flow Path Info FactBox

A través de la Flow Path Info FactBox puede crear nuevas preguntas directamente a un registro y enviarlas a usuarios o grupos de usuarios. Las respuestas se documentan de manera central en el registro y están disponibles para todos los usuarios autorizados.

Siga estos pasos para crear una pregunta a través de la Flow Path Info FactBox:

Navegue a cualquier registro, por ejemplo, a una entrada en las Facturas de ventas registradas.
Seleccione un registro.
A la derecha se mostrará la Flow Path Info FactBox.
Abra el menú desplegable de la Flow Path Info FactBox haciendo clic en Flow Path.
Seleccione la acción Nueva entrada.
Active el interruptor junto a Escribir pregunta, Pregunta de un catálogo o Pregunta de una plantilla.
- Escribir pregunta
  Ingrese su pregunta en el campo de texto en la siguiente página. Además, puede especificar si la pregunta debe ser marcada como crítica.
- Pregunta de un catálogo
  Seleccione un catálogo de preguntas en la siguiente página. Haga clic en Siguiente para ver las preguntas definidas en él. Luego, seleccione la pregunta deseada. Si una pregunta está marcada como crítica, se establece al crear el catálogo de preguntas.
- Pregunta de una plantilla
  Seleccione una plantilla de pregunta en la siguiente página y haga clic en Siguiente. Luego se mostrarán todas las preguntas que se han guardado previamente en la plantilla. Los destinatarios ya definidos en la plantilla se tomarán automáticamente y se preseleccionarán. La asignación se puede ajustar si es necesario antes de crear la entrada.
Haga clic en Siguiente para asignar la pregunta a un usuario o grupo de usuarios. Seleccione el destinatario deseado y defina una fecha de vencimiento si es necesario.
A través de la acción Entrada adicional, puede crear otra entrada de pregunta independiente. A diferencia de una plantilla, la nueva entrada no se agrupará con entradas existentes, sino que se creará como una entrada de Flow Path separada. Para esta entrada, puede definir un destinatario propio y asignar la pregunta a un usuario o grupo de usuarios.

Responder a una pregunta

Los receptores de una pregunta pueden registrar su respuesta directamente a través de la correspondiente entrada de Flow Path. La respuesta se documenta en el registro y es comprensible para todos los usuarios autorizados. Dependiendo de la configuración de la pregunta, la respuesta puede ser en texto libre.

Siga estos pasos para responder a una pregunta:

Abra sus entradas de Flow Path asignadas a través del mosaico Abierto en el centro de roles o abra el registro que contiene la entrada de pregunta de Flow Path.
Seleccione la entrada de pregunta de Flow Path deseada.
Si es necesario, puede ordenar las entradas por Tipo o Fecha de creación.
Cambie al modo de edición a través de la acción Editar lista.
Navegue a la sección Respuestas y registre su respuesta en la columna Respuesta.
Luego, haga clic en la acción Responder.
El creador de la pregunta será notificado después de enviar la respuesta y podrá aceptar o rechazar la respuesta. Si el creador rechaza la respuesta, puede dejar un comentario explicando la razón del rechazo. Luego, la pregunta puede ser editada nuevamente y se puede enviar una respuesta actualizada.

Aceptar o rechazar una pregunta

Después de que se ha respondido a una pregunta, el creador puede revisar la respuesta enviada y decidir si debe ser aceptada o rechazada. Al aceptar, la pregunta se cierra. Si se rechaza la respuesta, se puede dejar un comentario con la razón del rechazo, de modo que el receptor pueda revisar su respuesta en consecuencia.

Aceptar respuesta

Abra las entradas de Flow Path a través del mosaico Creadas en el centro de roles o abra el registro que contiene la entrada de pregunta de Flow Path.
Seleccione la entrada de pregunta de Flow Path deseada.
Si es necesario, puede ordenar las entradas por Tipo o Fecha de creación.
Navegue a la sección Respuestas de la pregunta creada.
Una vez que un usuario asignado haya respondido a la pregunta, la respuesta se mostrará en la columna Respuesta.
Para aceptar la respuesta, seleccione la fila correspondiente y haga clic en la acción Aceptar.
Si solo se ha asignado un usuario a la pregunta, la pregunta se moverá automáticamente al estado Archivada después de ser aceptada.
Si se han asignado varios usuarios a la pregunta, aparecerá un aviso sobre si se debe aceptar la respuesta existente y si no se requieren más respuestas de los demás usuarios.
Si confirma el aviso con Sí, la pregunta se archivará. Si selecciona No, la pregunta permanecerá abierta y los demás usuarios asignados podrán seguir enviando respuestas.

Rechazar respuesta

Abra las entradas de Flow Path a través del mosaico Creadas en el centro de roles o abra el registro que contiene la entrada de pregunta de Flow Path.
Seleccione la entrada de pregunta de Flow Path deseada.
Si es necesario, puede ordenar las entradas por Tipo o Fecha de creación.
Navegue a la sección Respuestas de la pregunta creada.
Una vez que un usuario asignado haya respondido a la pregunta, la respuesta se mostrará en la columna Respuesta.
Seleccione la respuesta correspondiente y haga clic en la acción Rechazar.
En la ventana siguiente, puede dejar un comentario para documentar la razón del rechazo.
Después de rechazar, la respuesta recibirá el estado Rechazada. El usuario asignado será informado y podrá responder a la pregunta nuevamente.

Nota

En el Historial de Flow Path, se registran todos los cambios de estado de una entrada. Si se ha rechazado una respuesta y se ha dejado un comentario, puede verlo en cualquier momento a través del menú desplegable de la entrada correspondiente en el Historial de Flow Path.

Restablecer el estado de preguntas

Si una pregunta ya ha sido respondida, el creador puede restablecer el estado de la pregunta. Esto cambia la pregunta del estado Respondida de vuelta al estado Creada y se vuelve a habilitar para su edición. Esto es útil, por ejemplo, si la respuesta es incompleta o se necesitan más información.

Nota

Un restablecimiento del estado solo es posible mientras la pregunta esté en estado Respondida. Después del restablecimiento, la pregunta volverá al estado Creada y podrá ser respondida nuevamente. Si la pregunta ya ha sido aceptada, el estado no puede ser restablecido por el receptor de la pregunta. En este caso, solo el creador de la pregunta puede volver a abrir la pregunta.

Siga estos pasos para restablecer el estado de una entrada de pregunta de Flow Path:

Abra sus entradas de Flow Path asignadas a través del mosaico Abierto en el centro de roles o abra el registro que contiene la entrada de pregunta de Flow Path.
Seleccione la entrada de pregunta de Flow Path deseada.
Si es necesario, puede ordenar las entradas por Tipo o Fecha de creación.
Cambie al modo de edición a través de la acción Editar lista.
Navegue a la sección Respuestas y registre su respuesta en la columna Respuesta.
Luego, haga clic en la acción Responder.
Si la pregunta debe ser respondida nuevamente, haga clic en la acción Restablecer estado.
El estado de la pregunta se restablecerá de Respondida a Creada.
La pregunta ahora puede ser respondida nuevamente.