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Configuración de un grupo de adjuntos

Con un grupo de adjuntos puede combinar varios adjuntos de un perfil de envío en un solo archivo durante el envío. De esta manera, el destinatario recibe solo un archivo en lugar de varios adjuntos individuales.

Requisitos

  • Se encuentra en el rol de Document Dispatch - Administrador.
  • Existe un perfil de envío.
  • Los adjuntos que se van a combinar están configurados en el perfil de envío.

Crear un grupo de adjuntos

  1. Comenzamos en el rol de Document Dispatch - Administrador.
  2. Abra la página Document Dispatch - Perfiles de envío a través de la búsqueda o seleccione en el menú Configuración en la barra de menú la entrada Perfiles de envío.
  3. Seleccione el perfil de envío cuyos adjuntos se van a combinar.
  4. Navegue a la sección Document Dispatch - Adjuntos del perfil de envío.
  5. Seleccione Grupos en la barra de acciones.
  6. En la página Document Dispatch - Grupos de adjuntos del perfil de envío, seleccione Nuevo.
  7. Ingrese un Código único y descriptivo para el grupo de adjuntos.
  8. Seleccione una Etiqueta de archivo existente o cree una nueva. La etiqueta de archivo se utilizará como el nombre del archivo combinado.
  9. Si es necesario, seleccione Marcadores para hacer que la etiqueta de archivo sea dinámica.
  10. Seleccione el Tipo de archivo en el que se debe crear el archivo combinado.
  11. Establezca en Manejo de archivos no PDF cómo se deben tratar los archivos no PDF. Esto se refiere, por ejemplo, a los adjuntos que se importan manualmente y se asignan a un grupo de adjuntos. Puede especificar si estos archivos deben incluirse en el envío o excluirse del mismo.
  12. Cierre la página para guardar el grupo de adjuntos.

El grupo de adjuntos ahora está creado y puede asignarse a los adjuntos del perfil de envío.

Atención

La opción Incluir incluye archivos no PDF en el envío. Dado que estos archivos no se pueden combinar con documentos PDF, se envían como archivos separados.

Asignar adjuntos a un grupo de adjuntos

  1. Navegue en el perfil de envío deseado a la sección Document Dispatch - Adjuntos del perfil de envío.
  2. Seleccione el adjunto que desea asignar a un grupo de adjuntos.
  3. En el campo Grupo de adjuntos, seleccione el grupo de adjuntos creado anteriormente.
  4. Repita estos pasos para todos los adjuntos que se deben combinar.

Orden de los adjuntos de Document Central

Para los tipos de adjuntos de Document Central, puede especificar en las Opciones a través de Orden de grupos de adjuntos en qué lugar se insertará el adjunto en el archivo combinado.

Orden de grupos de adjuntos

Es posible establecer el orden de los archivos combinados.

  1. Navegue en el perfil de envío deseado a la sección Document Dispatch - Adjuntos del perfil de envío.
  2. Cambie a la columna Orden de grupos de adjuntos.
  3. Establezca el orden deseado para cada adjunto dentro del PDF combinado. Los adjuntos con números más pequeños se insertarán antes que los adjuntos con números más grandes.

Verificar la combinación

Realice una salida de prueba para verificar la configuración.

  1. Abra el perfil de envío y navegue a Document Dispatch - Adjuntos del perfil de envío.
  2. Seleccione los adjuntos que desea verificar.
  3. Seleccione Salida de prueba en la barra de acciones.
  4. Abra el archivo descargado y verifique si los adjuntos se han combinado en el orden deseado.

Véase también