Trabajando con Document Inbound

Document Inbound es una solución para gestionar todas las entradas de documentos externos en Document Central a través de las listas de entrada. Esta solución permite organizar, asignar y revisar manualmente los documentos entrantes. Además, existe la posibilidad de registrar todos los documentos entrantes de manera centralizada para garantizar una trazabilidad completa.

Devolución de documentos

Los documentos se pueden devolver de varias maneras:

A través de etiquetas de código de barras,
Códigos de barras impresos directamente o
Códigos QR a través de las listas de entrada.

Además, los documentos se pueden devolver con metadatos en el nombre del archivo. La devolución se realiza de forma automática o manual, permitiendo que el empleado realice una revisión visual en la lista de entrada. Los códigos de barras generados desde Business Central se reconocen y procesan automáticamente al devolverlos.

Dividir documentos

La aplicación permite dividir documentos que contienen códigos de barras de varias maneras. Esto puede hacerse tanto de forma automática como manual.

División automática

Los documentos se pueden procesar automáticamente en la cola de tareas Document Inbound - Document Import / Split Bot. Aquí, los documentos se importan automáticamente y se dividen de acuerdo con la configuración predefinida.

División manual

Alternativamente, los documentos se pueden cargar manualmente en la lista de entrada y también se pueden dividir manualmente allí. Este método brinda a los usuarios más control y flexibilidad.

Asignar documentos

Hay dos métodos principales para asignar documentos:

Asignación por código de barras: Aquí, el código de barras reconocido se compara con la tabla de entrada de códigos de barras y el documento se guarda en el registro correspondiente de Business Central.
Asignación por nombre de archivo: Este método utiliza marcadores configurables para extraer valores del nombre del archivo de los documentos importados y asignar el documento al registro correcto de Business Central en función de esos valores.

Carga manual de documentos en la lista de entrada

Puede cargar documentos manualmente y luego hacer que se asignen manual o automáticamente.

Siga estos pasos para cargar un documento manualmente en una lista de entrada:

Inicie en el centro de roles de Document Inbound.
Navegue a la sección Listas de entrada. Alternativamente, puede abrir la lista de entrada a través de la Ribbon Bar haciendo clic en Configuración y luego en Listas de entrada.
Seleccione la lista de entrada deseada y luego haga clic en el número en la columna Todos los documentos.
Haga clic en la acción Cargar documentos.
Coloque uno o más documentos en el área de carga.
Los documentos cargados ahora se encuentran en la lista de entrada.

Asignar documentos automáticamente

Siga estos pasos para hacer que los documentos se asignen automáticamente:

Inicie en el centro de roles de Document Inbound.
Navegue a la sección Listas de entrada. Alternativamente, puede abrir la lista de entrada a través de la Ribbon Bar haciendo clic en Configuración y luego en Listas de entrada.
Seleccione la lista de entrada deseada y luego haga clic en el número en la columna Todos los documentos.
En la lista de entrada ya deberían existir documentos; idealmente, estos ya han sido asignados a un registro de destino.
Haga clic en la acción Asignar automáticamente.
Los documentos ahora serán asignados automáticamente por el sistema al registro de destino correspondiente.