Configuración de etiquetas de retención en Azure Blob Storage
Al utilizar el tipo de repositorio Azure Blob Storage, las etiquetas de retención se crean y gestionan a través de Document Central para clasificar documentos de acuerdo con requisitos legales, regulatorios o internos. Estas etiquetas permiten hacer cumplir políticas de retención, por ejemplo, estableciendo períodos de retención o protegiendo documentos contra cambios.
A diferencia de SharePoint, donde las etiquetas de retención se gestionan a través de Microsoft Purview, la creación y aplicación de las etiquetas en Azure Blob Storage se realiza directamente dentro de Document Central. Esto permite que se gestionen de manera central y se apliquen tanto manual como automáticamente, por ejemplo, basándose en bibliotecas de documentos, tipos de contenido o reglas definidas.
Configuración de etiquetas de retención de Azure Blob Storage
Si utiliza el tipo de repositorio Azure Blob Storage, la creación de las etiquetas de retención se realiza directamente en Document Central.
Para crear una etiqueta de retención directamente en Document Central, siga estos pasos:
- Inicie en la página Document Central - Etiqueta de Retención.
- Realice la acción Nuevo para crear una nueva etiqueta de retención.
- Asigne un nombre a su etiqueta de retención y establezca el período de retención.
- Opcionalmente, puede utilizar Set Retention After para definir cuándo debe establecerse la etiqueta mediante la cola de trabajos Set Retention Label.
Información
En Document Central, puede editar o eliminar fácilmente las etiquetas ABS que ha creado. Los documentos que ya han sido etiquetados no se modificarán. Esta funcionalidad también le permite seleccionar una etiqueta y cambiar el período de retención directamente desde la página Document Central - Document Definition.
Etiqueta de retención suave de Azure Blob Storage
Para un repositorio de Azure Blob Storage, puede configurar una etiqueta de retención para que se aplique solo al registro del documento. En este caso, el documento en sí no se etiquetará y podrá seguir siendo eliminado, editado o movido.
Para configurar la etiqueta suave:
- Inicie en el rol Document Central – Administrador.
- Abra la página Etiqueta de Retención a través de la sección Cumplimiento.
- Seleccione la etiqueta de retención que desea editar.
- Marque la casilla Soft Label.
Versiones de etiquetas de retención de Azure
Para permitir a los usuarios cambiar las etiquetas de retención al guardar manualmente una versión de un documento, realice los siguientes pasos:
- Inicie en el rol Document Central – Administrador.
- Haga clic en Cumplimiento en la barra de menú y realice la acción Configuración de Cumplimiento para abrir la página Configuración de Cumplimiento.
- Navegue a la sección Configuración de Versiones.
- Active las opciones Visibilidad de Versiones y Asignación Manual de Etiquetas de Retención para Versiones.
Info
La hora de finalización calculada o definida de la etiqueta de retención no debe ser anterior a la hora de finalización de la versión anterior.
Activación de etiquetas de retención
Para poder utilizar las etiquetas de retención, debe haber completado la creación de las etiquetas de retención de SharePoint o las etiquetas de retención ABS, dependiendo de qué repositorio esté utilizando.
Para activar la función de etiquetado de retención en Document Central, siga estos pasos:
- Inicie como Document Central - Administrador en el centro de roles.
- Haga clic en Cumplimiento en la barra de menú y realice la acción Cumplimiento - Configuración de Cumplimiento.
- Active la opción Etiquetado de Retención.
Administrador de Cumplimiento
Si el usuario está configurado como Administrador de Cumplimiento en la configuración de usuarios de Document Central, puede cambiar, eliminar o establecer una etiqueta de retención para un registro de documento. Establecer una nueva etiqueta de retención solo es posible si la etiqueta de retención existente se elimina previamente.
Para documentos de SharePoint que están marcados como Registro, los administradores de cumplimiento también pueden utilizar la acción Cambiar Bloqueo de Registro para bloquear o desbloquear el registro. Solo los administradores de cumplimiento pueden cambiar o eliminar etiquetas de retención en documentos que están marcados como Registro.
Importante
La opción Etiquetado de Retención debe estar activada en la Configuración de Cumplimiento antes de que pueda habilitar al Administrador de Cumplimiento para los usuarios.
Para configurar a un usuario como Administrador de Cumplimiento, siga estos pasos:
- Inicie en el centro de roles de administración de Document Central.
- Abra Usuarios a través del menú Configuración.
- Seleccione el Usuario que desea configurar como Administrador de Cumplimiento.
- Abra la Configuración del Usuario haciendo clic en el nombre del usuario.
- Active el interruptor en Administrador de Cumplimiento.
Configuración de usuarios para la asignación manual de etiquetas de retención
En algunos casos, es necesario dar a sus usuarios la posibilidad de ver la etiqueta de retención cuando guardan un documento manualmente a través de la FactBox de Document Central.
Para permitir a los usuarios ver la etiqueta de retención al guardar manualmente un documento a través de la FactBox de Document Central, siga estos pasos:
- Inicie en el rol Document Central - Administrador.
- Haga clic en Cumplimiento en la barra de menú y realice la acción Configuración de Cumplimiento para abrir la Configuración de Cumplimiento.
- Active la opción Visibilidad de Etiquetas de Retención.
Para permitir a los usuarios que están configurados como Administradores de Cumplimiento cambiar etiquetas de retención al guardar documentos manualmente, siga estos pasos:
- Inicie en el rol Document Central - Administrador.
- Haga clic en Cumplimiento en la barra de menú y realice la acción Configuración de Cumplimiento para abrir la Configuración de Cumplimiento.
- Active la opción Etiquetado de Retención Manualmente.
Para habilitar la visibilidad de las etiquetas de retención en Azure Blob Storage para una nueva versión de documento, realice los siguientes pasos:
- Inicie en el rol Document Central - Administrador.
- Haga clic en Cumplimiento en la barra de menú y realice la acción Configuración de Cumplimiento para abrir la Configuración de Cumplimiento.
- Active la opción Habilitar Visibilidad de Versiones.
Configuración del Crawler de Retención
Si ha utilizado Document Central sin la función de etiquetado de retención, es posible que desee etiquetar retrospectivamente los documentos existentes de Document Central. En este caso, se puede utilizar el llamado Crawler de Retención. El Crawler de Retención es una cola propia que recorre los registros de documentos existentes y crea entradas de cola de retención de acuerdo con la configuración de la etiqueta de retención.
Para aplicar automáticamente etiquetas de retención a documentos ya guardados utilizando el Crawler de Retención, siga estos pasos:
- Inicie en el rol Document Central - Administrador.
- Haga clic en Cumplimiento en la barra de menú y realice la acción Configuración de Cumplimiento.
- Active la opción Habilitar Etiquetado de Retención.
- Configure el Crawler especificando en qué días y a qué hora debe ejecutarse.
- Ahora active el Crawler de Retención con la opción Ejecutar Crawler. Cuando el Crawler esté activo, la configuración no se puede editar.
Info
Además, la opción "Buscar por Versiones" está disponible en la configuración de Cumplimiento. Esto permite que el Crawler de Retención en la Cola de Trabajos también capture versiones individuales de documentos en Azure Blob Storage y sincronice automáticamente sus etiquetas de retención.
Las etiquetas se aplican según la Configuración de Asignación de Etiquetas de Retención, que se explicará a continuación.
Configuración de la Configuración de Asignación de Etiquetas de Retención
Dónde se aplican las etiquetas de retención (almacenamiento manual y automático de documentos) se puede configurar en tres niveles diferentes. El primer nivel (el más bajo) es la configuración de una etiqueta de retención para una biblioteca de documentos específica. El siguiente nivel (medio) es la configuración de una etiqueta de retención para un tipo de contenido. El tercer nivel (el más alto) es un tipo de contenido específico dentro de una biblioteca de documentos determinada.
Más explicación/ejemplo
Si se especifica un valor a nivel de biblioteca de documentos, todos los documentos cargados en esta biblioteca de documentos recibirán la etiqueta de retención especificada. Sin embargo, si un tipo de contenido archivado en la biblioteca de documentos tiene un valor de etiqueta de retención diferente configurado, este sobrescribirá el valor de la biblioteca de documentos al guardar un documento. Este valor, a su vez, será sobrescrito por un valor establecido en los tipos de contenido específicos de la biblioteca de documentos elegida.
Nivel 1 - Configuración de una etiqueta de retención para una biblioteca de documentos
Para configurar una etiqueta de retención que se utilizará para una biblioteca de documentos, siga estos pasos:
- Navegue a la página Document Central - Lista de Bibliotecas de Documentos.
- Haga clic en Editar en una biblioteca de documentos a la que desea asignar la etiqueta de retención.
- En Configuración de Biblioteca de Documentos, encontrará el campo Etiqueta de Retención. Si se especifica un valor aquí, todos los documentos cargados en esta biblioteca de documentos recibirán la etiqueta de retención especificada.
- Una vez que haya definido su etiqueta de retención en la Biblioteca de Documentos, todos los documentos almacenados en la biblioteca de documentos recibirán la etiqueta especificada.
Nivel 2 - Configuración de una etiqueta de retención para un tipo de contenido
Para configurar una etiqueta de retención que se utilizará de manera general para un tipo de contenido, siga estos pasos:
- Navegue a la página Document Central - Lista de Tipos de Contenido.
- Haga clic en Editar en un tipo de contenido al que desea asignar la etiqueta de retención.
- En el encabezado, encontrará el campo Etiqueta de Retención. Si se especifica un valor aquí, todos los documentos cargados con este tipo de contenido recibirán la etiqueta de retención especificada.
- Una vez que haya definido su etiqueta de retención en el Tipo de Contenido, todos los documentos almacenados con el tipo de contenido recibirán la etiqueta especificada. Todos los valores definidos en la biblioteca de documentos en la que se encuentra el tipo de contenido serán sobrescritos.
Nivel 3 - Configuración de una etiqueta de retención para un tipo de contenido asignado a una biblioteca de documentos específica
Para configurar una etiqueta de retención que se utilizará para un tipo de contenido que está específicamente asignado a una biblioteca de documentos determinada, siga estos pasos:
- Navegue a la página Document Central - Lista de Bibliotecas de Documentos.
- Haga clic en Editar en una biblioteca de documentos en la que desea asignar una etiqueta de retención a un tipo de contenido específico.
- Vaya a las filas que contienen los tipos de contenido asignados a la biblioteca de documentos.
- En las filas, encontrará la columna Etiqueta de Retención de Tipo de Contenido General. Si se muestra un valor aquí, todos los documentos cargados con este tipo de contenido recibirán la etiqueta de retención especificada. Este valor es global y corresponde al valor definido en los tipos de contenido. Se aplica independientemente de dónde se almacene el tipo de contenido.
- Además, hay una columna Etiqueta de Retención. Si se especifica un valor aquí, se utilizará en lugar de la etiqueta de retención definida en la biblioteca de documentos y en la configuración general del tipo de contenido.
Nivel 4 - Configuración de una etiqueta de retención para un metadato
Para configurar una etiqueta de retención basada en un valor de metadato:
- Navegue a la página Document Central - Gestión de Metadatos.
- Haga clic en Editar en una fila de gestión de metadatos a la que desea asignar una etiqueta de retención para un valor de metadato específico.
- Active la opción Definición de Retención. Esto solo es posible si la opción Habilitar Plantillas de Metadatos está activada. Actualmente, solo es posible seleccionar una Definición de Retención.
- Vaya a las filas que contienen los valores de metadatos asignados a la fila de gestión de metadatos.
- En las filas de valores de metadatos, encontrará los valores que se han configurado. Si no hay valores presentes, primero realice los siguientes pasos en la gestión de metadatos.
- En la columna Etiqueta de Retención, seleccione qué etiqueta de retención se debe utilizar utilizando el valor de metadato.