Saltar al contenido

Configuración del control de acceso

Con el control de acceso, es posible restringir partes de Document Central a un grupo definido. El control de acceso se puede configurar en diferentes áreas y para diferentes funciones utilizando los grupos en Document Central. Esto permite restringir el acceso a áreas de documentos o prevenir el uso de tipos de contenido específicos, por ejemplo.

El control de acceso para documentos se divide en los siguientes cuatro niveles:

  1. Biblioteca de documentos: Controle el acceso a toda la biblioteca de documentos dentro de Document Central.
  2. Tipos de contenido: Restringa el uso y el acceso a tipos de contenido específicos.
  3. Tipos de contenido en una biblioteca de documentos: Restringa el uso y el acceso a tipos de contenido específicos en una biblioteca de documentos.
  4. Metadatos: Defina permisos de acceso para metadatos individuales dentro de Document Central.

Importante

Tenga en cuenta que debe haber completado la creación de la biblioteca de documentos, los tipos de contenido, los metadatos y los grupos de usuarios, dependiendo del control de acceso que desee definir, para continuar.

Para activar el control de acceso, siga estos pasos:

  1. Navegue a través del centro de roles Document Central - Administrador.
  2. Haga clic en Cumplimiento en la barra de menú y ejecute la acción Configuración de Cumplimiento.
  3. Marque la casilla Activar control de acceso.
  4. El control de acceso ahora está activado.

Crear grupos de usuarios

Con los grupos de usuarios, puede restringir el acceso a tipos de contenido y bibliotecas de documentos en Document Central de manera específica. Para ello, cree un grupo y asigne los usuarios deseados.

Para crear grupos de usuarios, siga estos pasos:

  1. Navegue al centro de roles Document Central – Administrador.
  2. Seleccione Cumplimiento en la barra de menú y luego Grupos de control de acceso.
  3. Seleccione la acción Crear grupo de usuarios.
  4. Se abrirá el asistente para crear un grupo de control de acceso. Seleccione Comenzar.
  5. Seleccione Solo grupo de Document Central.
  6. En la siguiente página, ingrese un nombre para el grupo de control de acceso. Opcionalmente, puede agregar un código y una descripción. Luego, seleccione Siguiente.
  7. Agregue usuarios al nuevo grupo según sea necesario. Para ello, utilice el menú desplegable en el área Miembros de grupos de control de acceso.
  8. Seleccione Siguiente después de haber agregado los miembros deseados y complete el asistente en la siguiente página.

Grupo de Document Central

Un grupo de Document Central restringe el acceso exclusivamente a los documentos disponibles en Document Central. El grupo no se sincroniza con SharePoint ni con Azure y no tiene impacto allí.

Crear grupos de seguridad

Los grupos de seguridad vinculan los permisos en Document Central con los permisos del SharePoint conectado. Por lo tanto, antes de crear un grupo de seguridad de Azure, active el control de acceso y la sincronización de permisos de SharePoint en la configuración de cumplimiento.

Info

Antes de configurar grupos de seguridad, debe haber un SharePoint activo configurado. Luego, active en la Configuración de Cumplimiento las opciones Activar control de acceso y Activar sincronización de permisos de SharePoint. Después de la primera activación, realice la configuración necesaria en Azure y SharePoint.

Para crear los permisos básicos, necesita permisos SUPER en Business Central.

Crear permisos básicos para grupos de seguridad de Azure

Con la función Crear permisos básicos (vista previa), establece la base para el control de permisos entre Document Central, Azure, Business Central y el SharePoint conectado. El proceso crea los grupos de seguridad necesarios y los niveles de permisos de SharePoint para que los accesos a las bibliotecas de documentos se puedan gestionar de manera uniforme.

  1. Navegue al centro de roles Document Central – Administrador.
  2. Abra la configuración de cumplimiento.
  3. Active el interruptor en Activar control de acceso.
  4. Active el interruptor en Activar sincronización de permisos de SharePoint.
  5. Abra a través de Cumplimiento los Grupos de control de acceso.

  6. Haga clic en la acción Grupos de seguridad y ejecute la acción Crear permisos básicos.

    • Al crear los permisos básicos, se crean los grupos de seguridad necesarios en Azure y Business Central. Esto incluye el grupo para los usuarios de Document Central.
    • En el SharePoint conectado, se crean los niveles de permisos DMS Read, DMS Read Write y DMS Read Write Delete.
    • Los niveles de permisos controlan qué acciones pueden realizar los usuarios en una biblioteca de documentos:
      • DMS Read: Leer documentos.
      • DMS Read Write: Leer y editar o crear documentos.
      • DMS Read Write Delete: Leer, editar o crear y eliminar documentos.

Crear grupo de seguridad de Azure

  1. Navegue al centro de roles Document Central – Administrador.
  2. Seleccione Cumplimiento en la barra de menú y luego Grupos de control de acceso.
  3. Seleccione en la barra de menú la acción Crear grupo de usuarios.
  4. Se abrirá el asistente para crear un grupo de usuarios. Seleccione Comenzar.
  5. Seleccione Grupo de seguridad de Azure.
  6. Elija si desea crear un nuevo grupo o seleccionar un grupo existente de Business Central. Luego, haga clic en Siguiente.
  7. Ingrese un nombre para el grupo de seguridad. Opcionalmente, puede agregar un código y una descripción. Luego, seleccione Siguiente.
  8. Agregue usuarios. Para ello, utilice el menú desplegable en el área Código.
  9. Seleccione Siguiente después de haber agregado todos los miembros deseados y complete el asistente en la siguiente página.

Información importante

  • El grupo principal Doc Central Users no se puede eliminar.
  • Si se elimina un grupo de seguridad de una biblioteca de documentos y no se ha configurado control de acceso, Document Central agrega automáticamente el grupo Document Central Users en SharePoint. Esto mantiene el acceso a la biblioteca de documentos para los usuarios de Document Central.
  • Para la creación de grupos de seguridad, necesita permisos SUPER en Business Central.

Eliminar grupos de control de acceso

Los grupos de control de acceso se pueden eliminar si ya no son necesarios.

Siga estos pasos para eliminar un grupo de control de acceso:

  1. Navegue al centro de roles Document Central – Administrador.
  2. Haga clic en Cumplimiento en la barra de menú y ejecute la acción Grupos de control de acceso.
  3. Seleccione el grupo de control de acceso que desea eliminar.
  4. Ejecute la acción Eliminar en el área Grupos de control de acceso para eliminar el grupo.
  5. El grupo de control de acceso se eliminará después de ejecutar la acción.

Agregar usuarios a un grupo

Los usuarios pueden ser agregados a grupos existentes.

Para agregar usuarios a un grupo, siga estos pasos:

  1. Navegue al centro de roles Document Central – Administrador.
  2. Haga clic en Cumplimiento en la barra de menú y ejecute la acción Grupos de control de acceso.
  3. Seleccione el grupo al que se deben agregar los usuarios y haga clic en Editar.
  4. Agregue usuarios a la lista en el área Miembros.
  5. Los usuarios ahora son miembros del grupo.

Eliminar usuarios de un grupo

Los usuarios pueden ser eliminados de un grupo existente.

Para eliminar usuarios de un grupo, siga estos pasos:

  1. Navegue al centro de roles Document Central – Administrador.
  2. Haga clic en Cumplimiento en la barra de menú y ejecute la acción Grupos de control de acceso.
  3. Seleccione el grupo del que desea eliminar un usuario y haga clic en Editar.
  4. Navegue al área Miembros.
  5. Seleccione al usuario o miembro que desea eliminar.
  6. Haga clic en Eliminar fila en el área Miembros para eliminar al usuario.
  7. El usuario ha sido eliminado del grupo.

Configuración del control de acceso para una biblioteca de documentos

Para activar el control de acceso para bibliotecas de documentos, siga estos pasos:

  1. Navegue a través del centro de roles Document Central - Administrador.
  2. Haga clic en Repositorio en la barra de menú y ejecute la acción Bibliotecas de documentos.
  3. Haga clic en el código de la biblioteca de documentos Código que se configurará con el control de acceso.
  4. Ejecute la acción Controles de acceso en la barra de menú.
  5. Ingrese el código del grupo en el campo Código de grupo de usuarios.
  6. Defina los valores para el control de acceso del grupo en los campos Leer, Escribir y Eliminar.
  7. El control de acceso ahora está activado para el grupo de usuarios definido.

Explicación

  • Leer: El permiso de lectura determina si los usuarios pueden ver los documentos archivados en la biblioteca de documentos. Si un usuario no tiene permiso de lectura para una biblioteca de documentos, no puede usar Document Central para ver los documentos en esa biblioteca.
  • Escribir: El permiso de escritura determina si los usuarios pueden archivar documentos en la biblioteca de documentos. Si un usuario tiene permiso de lectura, pero no tiene permiso de escritura para la biblioteca de documentos, puede ver los documentos archivados en la biblioteca de documentos, pero no puede agregar nuevos documentos.
  • Eliminar: El permiso de eliminación determina si los usuarios pueden eliminar los documentos archivados en la biblioteca de documentos. Si un usuario no tiene permiso de eliminación para una biblioteca de documentos, no puede eliminar documentos que están archivados en esa biblioteca.
  • Editar etiqueta de retención: El permiso para editar la etiqueta de retención determina si los usuarios pueden editar la etiqueta de retención para los documentos archivados en la biblioteca de documentos. Si un usuario no tiene permiso para editar la etiqueta de retención para una biblioteca de documentos, no puede editar la etiqueta de retención de ningún documento archivado en esta biblioteca.

Para documentos que se muestran a través de una relación o una búsqueda adicional, se aplican los controles de acceso del documento de origen. Esto significa que si un usuario tiene permiso de lectura para una biblioteca de documentos y el documento se muestra a través de una relación en otra biblioteca de documentos sin permiso de lectura, el documento aún se mostrará.

Configuración del control de acceso para tipos de contenido

Para activar el control de acceso para tipos de contenido, siga estos pasos:

  1. Navegue a través del centro de roles Document Central - Administrador.
  2. Haga clic en Repositorio en la barra de menú y ejecute la acción Tipos de contenido.
  3. Haga clic en el nombre del tipo de contenido Nombre que se configurará con el control de acceso.
  4. Ejecute la acción Controles de acceso en la barra de menú.
  5. Ingrese el código del grupo en el campo Código de grupo de usuarios.
  6. Defina los valores para el control de acceso del grupo en los campos Leer, Escribir y Eliminar.
  7. El control de acceso ahora está activado para el grupo de usuarios definido.

Importante

El control de acceso a nivel de tipo de contenido anula el control de acceso definido a nivel de biblioteca de documentos.

Configuración del control de acceso para tipos de contenido en una biblioteca de documentos específica

Para activar los controles de acceso para un tipo de contenido en una biblioteca de documentos específica, siga estos pasos:

  1. Navegue a través del centro de roles Document Central - Administrador.
  2. Haga clic en Repositorio en la barra de menú y ejecute la acción Bibliotecas de documentos.
  3. Haga clic en el código de la biblioteca de documentos Código que se configurará con el control de acceso.
  4. Navegue a la sección Tipos de contenido.
  5. Seleccione el tipo de contenido para el cual se activarán los controles de acceso y ejecute la acción Controles de acceso.
  6. Ingrese el código del grupo en el campo Código de grupo de usuarios.
  7. Defina los valores para el control de acceso del grupo en los campos Leer, Escribir y Eliminar.
  8. El control de acceso ahora está activado para el grupo de usuarios definido.

Importante

El control de acceso a nivel de tipo de contenido en una biblioteca de documentos anula el control de acceso definido a nivel de biblioteca de documentos y a nivel de tipo de contenido.

Explicación

  • Leer: El permiso de lectura determina si los usuarios pueden ver documentos que han sido archivados con el tipo de contenido. Si un usuario no tiene permiso de lectura para un tipo de contenido, no puede ver los documentos archivados con ese tipo de contenido.
  • Escribir: El permiso de escritura determina si los usuarios pueden archivar documentos con el tipo de contenido. Si un usuario tiene permiso de lectura, pero no tiene permiso de escritura para un tipo de contenido, puede ver los documentos archivados con ese tipo de contenido, pero no puede seleccionar ese tipo de contenido para nuevos documentos que desee archivar.
  • Eliminar: El permiso de eliminación determina si los usuarios pueden eliminar documentos que han sido archivados con el tipo de contenido. Si un usuario no tiene permiso de eliminación para un tipo de contenido, no puede eliminar documentos que han sido archivados con ese tipo de contenido.
  • Editar etiqueta de retención: El permiso para editar la etiqueta de retención determina si los usuarios pueden editar la etiqueta de retención para documentos que han sido archivados con el tipo de contenido. Si un usuario no tiene permiso para editar la etiqueta de retención para un tipo de contenido, no puede editar la etiqueta de retención de ningún documento archivado con ese tipo de contenido.

Si un usuario no tiene controles de acceso para una biblioteca de documentos, pero tiene controles de acceso para un tipo de contenido definido en la biblioteca de documentos o en general, puede ver, escribir o eliminar documentos con ese tipo de contenido según los controles de acceso configurados.