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Configuración de la lista de entrada

La lista de entrada es el núcleo de Document Inbound. Sirve como un punto central de recopilación para documentos que pueden ser importados y procesados de diversas maneras. En este artículo, aprenderá todo sobre la lista de entrada y su configuración.

Crear una lista de entrada

Siga los siguientes pasos para crear una nueva lista de entrada:

  1. Cambie a la función Document Inbound by Simova - Administrador.
  2. Haga clic en Configuración en la barra de menú y seleccione Listas de entrada.
  3. En la barra de menú, seleccione la acción Nuevo para iniciar el Asistente de listas de entrada.
  4. Ingrese un código único para la lista de entrada en el campo Código.
  5. Ingrese una designación para la lista de entrada en el campo Nombre.

Si desea crear la lista de entrada rápidamente, simplemente siga los pasos en el asistente. En el transcurso de este artículo, se explicarán en detalle todas las opciones de configuración disponibles. Puede saltar a las secciones relevantes según sea necesario y ajustar la lista de entrada en consecuencia.

Usar una lista blanca para extensiones de archivo

Esta opción permite definir una lista blanca para formatos de archivo. Por ejemplo, si solo se deben importar documentos PDF, puede activar esta restricción.

Procedimiento:

  1. Active la opción Usar lista blanca de extensiones de archivo.
  2. Haga clic en el campo Lista blanca.
  3. Se le llevará a una página separada donde podrá definir los formatos de archivo permitidos (por ejemplo, .pdf, .docx*).

Si se importa un archivo no permitido:

  • Importaciones manuales: Aparecerá una notificación sobre los archivos que no se pueden importar.
  • Procesos automáticos (por ejemplo, cola de trabajos): Se registrará una entrada en el log que documenta qué archivos fueron rechazados.

Importante

Después de activar la opción, el campo Lista blanca permanecerá vacío inicialmente. Defina al menos una extensión de archivo para que el sistema pueda seguir importando documentos.

Document Intelligence

Con esta opción, activa la función Document Intelligence para la lista de entrada. Esto proporciona funciones avanzadas como clasificación de documentos y procesamiento automático.

Después de la activación, se iniciará automáticamente el Asistente de Document Intelligence para configurar el sistema. Puede encontrar una guía detallada sobre la configuración en la sección "Configuración de Document Intelligence".

Información

Document Intelligence es una función separada de Document Inbound y debe ser adquirida y activada explícitamente.

Después de la activación, estarán disponibles las siguientes opciones:

Opción Descripción
Usar clasificación estática Active esta opción si los documentos entrantes en esta lista de entrada siempre son del mismo tipo, por ejemplo, exclusivamente facturas de venta. En este caso, se recomienda activar la opción para ahorrar costos, ya que no se requerirá clasificación de documentos a través de Document Intelligence. Esto no consumirá recursos adicionales que estarían asociados con costos.

Después de la activación, se mostrará el campo Clasificación estática. Aquí puede seleccionar una clasificación predefinida con la que se clasificarán estáticamente los documentos. Si no hay opciones disponibles, primero debe configurarse una clasificación en la Configuración de Document Intelligence.
Clasificar documentos al subir Esta opción permite la clasificación automática de los documentos directamente al importarlos en la lista de entrada. Esto elimina la necesidad de clasificación manual en la lista.
Procesamiento automático Esta opción determina si los documentos en la lista de entrada deben ser procesados automáticamente. Si esta opción está activada, la cola de trabajos Process Document Bot se encargará del procesamiento. El estado y el resultado del proceso son visibles en la página Resumen de la cola de procesos.

Subir

Aquí puede definir cómo se deben manejar los documentos después de ser subidos. Tiene la opción de ajustar el nombre del archivo o agregar información adicional.

Acortar el nombre del archivo después del primer separador

Esta opción determina si el nombre del archivo debe acortarse al importarlo según un separador.

Procedimiento:

  1. Active la opción Acortar el nombre del archivo después del primer separador.
  2. Defina en el campo Separador en el nombre del archivo el carácter después del cual se debe cortar el nombre del archivo (por ejemplo, "_").
Ejemplo

Situación inicial:

  • Nombre de archivo original: InvoiceX1_2025.pdf
  • Separador: "_"

Resultado:

  • El nombre del archivo se acorta a InvoiceX1.pdf.

Agregar una marca de tiempo al nombre del archivo

Con esta opción, se agrega automáticamente una marca de tiempo al nombre del archivo.

Nota: Esta opción solo se puede activar si la función "Acortar el nombre del archivo después del primer separador" está desactivada.

Procedimiento:

  1. Active la opción Agregar una marca de tiempo al nombre del archivo.
  2. Defina en el campo Separador entre el nombre del archivo y la marca de tiempo un carácter que se insertará entre el nombre original y la marca de tiempo (por ejemplo, "_").

La marca de tiempo se construye de la siguiente manera: Año_Mes_Día_Horas_Minutos.

Ejemplo

Situación inicial:

  • Supongamos que el nombre original del archivo es: InvoiceX1.pdf
  • Si se definió como separador "_", el nombre del archivo se verá acompañado de una marca de tiempo.

Resultado:

  • El nombre del archivo se convierte en InvoiceX1_2025_03_13_11_36.pdf, aquí se añadió _2025_03_13_11_36.pdf al nombre original del archivo.

Configuración de asignación

La configuración de asignación es una opción de configuración poderosa que le ofrece varios métodos para la archivación completamente automática de documentos entrantes en Document Central utilizando diversas opciones de configuración.

Configuración Descripción Opciones
Nivel de asignación El nivel de asignación controla el grado de automatización del proceso de asignación. Automático: La cola de trabajos tomará la lista de entrada y pasará por un proceso de asignación automático.

Semi-automático: La cola de trabajos excluye la lista de entrada y los documentos solo pueden ser asignados manualmente (a través de una acción).
Jerarquía de uso Esta opción solo está disponible si el Nivel de Asignación está configurado en "Semi-Automático". Con esta opción, puede definir múltiples métodos de asignación simultáneamente. Al activar esta opción, tiene la posibilidad de definir múltiples métodos de asignación uno tras otro. Esto se realizará bajo "Jerarquía de asignación".
Manejo de múltiples destinos Puede ocurrir con frecuencia que un documento no tenga una asignación única, sino múltiples (1:n). Con esta opción, define el comportamiento ante múltiples posibilidades de asignación. Por prioridad: Se toma la primera opción de asignación.

Por interacción: El usuario decide qué destinos se asignan y, por lo tanto, se archivan.

Todos los destinos: Toma todas las opciones y las archiva.
Tipo de retroalimentación Descripción
Código de barras El tipo de retroalimentación de código de barras utiliza un código de barras que está impreso en los documentos. Al escanear el código de barras, el documento se asigna automáticamente al proceso correspondiente. Este método es rápido y minimiza las entradas manuales, ya que el código de barras permite una identificación única.
Nombre de archivo En el tipo de retroalimentación por nombre de archivo, el documento se asigna según su nombre de archivo. El nombre del documento podría contener información estandarizada (por ejemplo, número de pedido, fecha o proveedor), que permite al sistema asignarlo automáticamente al proceso correspondiente. Este método requiere que se utilice una práctica de nombrado consistente para todos los documentos.
ID de registro El tipo de retroalimentación por ID de registro asigna el documento a una ID específica en el sistema. Esta ID podría corresponder a un pedido, factura u otro registro relevante. Una vez que el documento se importa al sistema, se utiliza la ID como clave para encontrar el registro y vincular correctamente el documento.
Email En el tipo de retroalimentación por email, se determina el origen del documento a través de la dirección de correo electrónico y el asunto del email. Esto puede ser útil cuando los documentos se envían directamente por correo electrónico. El sistema puede analizar la dirección de correo electrónico del remitente y/o el asunto para asignar el documento al proceso correcto.
Courier El tipo de retroalimentación de Courier se refiere a la aplicación Courier y permite la asignación directa de documentos que se procesan a través de la aplicación Courier.
Enlace de Document Central El enlace de Document Central funciona de manera similar al tipo de retroalimentación por ID de registro. Cuando se selecciona un registro en Outlook, se toma y transfiere la ID de registro, y se muestra el registro de destino aquí.
Procesamiento inteligente El procesamiento inteligente permite la detección automática y el procesamiento de documentos entrantes. Basándose en la información almacenada en el sistema, se reconocen contenidos relevantes y el documento se asigna o procesa adecuadamente sin intervenciones manuales.

Configurar métodos de asignación

En la siguiente sección se presentan las opciones de configuración de los diferentes métodos de asignación.

En el mapeo de asignación de email, tiene la posibilidad de configurar diferentes configuraciones de retroalimentación a través de múltiples líneas de asignación, de modo que tenga disponibles varios métodos dinámicos. A continuación, se explican todas las opciones de configuración por línea.

Opción Descripción
Mapeo Primero debe completar el campo "Mapeo". Aquí indica un mapeo de Document Central a través del cual se categorizará y archivará el documento más tarde. Si, por ejemplo, desea asignar documentos a un cliente específico, puede seleccionar un mapeo para el Cliente. En este caso, la conexión puede establecerse a través de la dirección de correo electrónico, de modo que el documento se asigne automáticamente al cliente correcto.
Campo de asignación Asunto:
Con esta opción, puede utilizar el asunto del email para realizar una asignación al destino (Target) basada en información específica. Si el asunto contiene, por ejemplo, un número de factura, este puede ser extraído y utilizado para la conexión automática con la factura correcta.

Dirección de correo electrónico:
Esta opción permite utilizar diferentes direcciones de correo electrónico dentro del mensaje recibido para establecer una conexión con el destino. Esto se realiza en base al mapeo previamente definido, como se explicó en la sección Mapeo.

La configuración de las opciones individuales se encuentra más abajo ⬇️

Si desea realizar la asignación a través del asunto, debe completar dos campos para finalizar la configuración.

Opción Descripción
Campo de vinculación (Campo de asunto) Indica qué campo se utilizará para vincular el email con el documento en función de la información del asunto. Por ejemplo, aquí se puede seleccionar el campo Número de factura si el asunto contiene un número de factura y el sistema debe buscar un documento con el mismo número.
Expresión regular para el campo de vinculación Indica una expresión regular que se utilizará para extraer información relevante del asunto del email. Esta se transferirá al campo de vinculación para buscar el documento correspondiente. Ejemplo: Si el asunto es "Invoice 12345" y la expresión regular es "Invoice (\d+)", se extraerá el número 12345 y se utilizará como valor de búsqueda.
Ejemplo

En este ejemplo, utilizamos un mapeo que está conectado a la tabla de facturas de venta.

Aplicación:

  • Se recibe un email cuyo asunto es:
    "Le enviamos la Invoice30102xF de nuestro cliente."
  • En el Campo de vinculación (Campo de asunto) se configuró el campo "No." de la tabla de facturas de venta.
  • En la Expresión regular para el campo de vinculación se registró la expresión Invoice(\d+).

Resultado:

  • La expresión regular extrae del asunto el número de factura "30102xF".
  • Este número se registra en el campo "No." y se inicia una búsqueda del documento correspondiente.
  • Se encuentra la factura con el número "30102xF" en el sistema, y el documento puede ser asignado.

Si desea realizar la asignación a través de la dirección de correo electrónico, deben completarse campos para finalizar la configuración.

Opción Descripción
Campo de dirección de correo electrónico Seleccione aquí el campo donde se almacena la dirección de correo electrónico relevante en el registro correspondiente. El sistema utiliza este campo para comparar la dirección del remitente de un email entrante y determinar automáticamente el registro correspondiente.
Ejemplo

En este ejemplo, utilizamos un mapeo que está conectado a la tabla de facturas de venta.

Aplicación:

  • Se recibe un email.
  • El sistema verifica la dirección de correo electrónico del remitente.

Resultado:

  • La factura se identifica de manera única a través de la dirección del remitente, y el sistema asigna el documento al registro correcto.

Importante

Las direcciones de correo electrónico deben estar correctamente mantenidas para este tipo de asignación. Se recomienda utilizar el campo de correo electrónico previsto en el registro.

Otras opciones

Opción Descripción
Tipo de contenido estándar Establece el tipo de contenido estándar para la asignación de email. Este se utiliza cuando no se ha especificado un tipo de contenido al importar el documento.
Secuencia Define el orden de procesamiento del mapeo de email. Los números más pequeños se procesan primero.

En las opciones de división de la lista de entrada, tiene varias configuraciones disponibles para separar automáticamente documentos entrantes en función de códigos de barras. Estas funciones de división sirven principalmente para la comodidad, ya que el procesamiento de códigos de barras generalmente se realiza a través de la configuración de importación. La configuración de las opciones de división de la lista de entrada es opcional y solo debe configurarse si es necesario. A continuación, se explican todas las opciones de configuración por línea.

Opción Descripción
Tipo de código de barras Determina qué tipos de códigos de barras el sistema debe reconocer y utilizar para el proceso de división. Puede permitir todos los tipos admitidos o restringir el reconocimiento a formatos específicos (por ejemplo, Code128, QR-Code, EAN).
Usar umbral de escala de grises Activa un análisis de escala de grises que mejora la calidad de reconocimiento de códigos de barras en escaneos de bajo contraste o borrosos. Esto aumenta la fiabilidad de la separación automática.
Longitud mínima del código de barras Define la longitud mínima de caracteres de un código de barras para que se considere en el proceso de división. Valores más cortos o incompletos se ignoran para evitar errores de reconocimiento.
Excluir página con código de barras Si se activa, las páginas que contienen un código de barras no se guardan en el documento final. Esta opción es adecuada para separadores o páginas que solo sirven para controlar el proceso de división.
Eliminar caracteres Permite la eliminación automática de ciertos caracteres del valor de código de barras reconocido, por ejemplo, ceros a la izquierda, prefijos o caracteres especiales. Esto facilita el procesamiento posterior y evita errores de asignación.
Expresión regular válida Aquí se puede registrar una validación RegEx para especificar qué valores de código de barras son aceptados. Solo se considerarán para la división los códigos de barras que cumplan con la estructura especificada.
Resolución (DPI) Establece con qué resolución se procesará el documento para el reconocimiento de códigos de barras. Valores DPI más altos aumentan la precisión del reconocimiento, mientras que valores más bajos optimizan la velocidad de procesamiento.

En la configuración para la asignación a través del nombre de archivo, puede configurar varias opciones para clasificar automáticamente documentos entrantes según su nombre de archivo. Estas configuraciones permiten extraer información del nombre del archivo y utilizarla para el procesamiento posterior. A continuación, se explican todas las opciones de configuración por línea.

Opción Descripción
Código de mapeo Especifica la biblioteca de documentos o lista en la que se deben almacenar los documentos recibidos a través de esta lista de entrada.
Tipo de contenido Determina a qué tipo de contenido se asignará el documento. Esto puede referirse, por ejemplo, a facturas, albaranes u otros tipos de documentos. El tipo de contenido influye en qué proceso comercial se aplicará más tarde.
Usar tipo de contenido estándar Indica si se debe utilizar el tipo de contenido estándar de la biblioteca de documentos seleccionada.
Activado: Se toma automáticamente el tipo de contenido estándar de la biblioteca de documentos vinculada.
Desactivado: Se utiliza el tipo de contenido que se definió a través del mapeo de campos dentro de la configuración.
Separador en el nombre del archivo Especifica el carácter que se utilizará durante el procesamiento del nombre del archivo. Este carácter se utiliza para extraer correctamente la información de marcadores y posiciones. Se recomienda utilizar un solo carácter único como separador, por ejemplo, el guion bajo ("_").

En la asignación por ID de registro, puede especificar en función de qué ID de informe se deben reconocer y asignar automáticamente los documentos entrantes. Este método se utiliza cuando los documentos han generado un informe específico conocido en el sistema y se debe utilizar la ID de registro correspondiente para la asignación. Esto permite que Document Inbound asigne automáticamente archivos entrantes al tipo de documento o proceso comercial correcto.

Para más información sobre la ID de registro, consulte Configuración de la ID de registro

Courier permite solicitar y entregar documentos de manera segura y estructurada entre Business Central y usuarios externos. A través de un código QR generado en el registro, se puede solicitar al destinatario que proporcione documentos específicos. El código QR contiene toda la información relevante, como el destinatario, el tipo de documento deseado y requisitos opcionales sobre la cantidad mínima o máxima de archivos a subir. La validez del código QR también puede restringirse mediante una fecha de caducidad.

Si desea realizar la asignación a través del registro (Asignación a través de Registro), la conexión ya se establece a través del código QR generado en el registro. Dado que el código QR contiene una referencia única al registro correspondiente, no se requieren campos adicionales para la configuración.

Opción Descripción
Asignación por informe Indica que el documento se asigna directamente al registro en el que se creó el código QR. Dado que el código QR contiene la referencia única a este registro, no se requiere verificación a través de campos o información de asunto. El sistema reconoce automáticamente a qué registro pertenece el documento al subirlo.
Ejemplo

En este ejemplo, utilizamos una asignación a través de Registro. El código QR se genera directamente en el registro de destino (por ejemplo, una factura de venta, un cliente o cualquier otro registro).
Esto significa que el código QR ya contiene una referencia única a ese registro específico.

Aplicación:

A través de la función Creación de código QR de Courier, se genera un código QR en el registro deseado.
Este código QR contiene toda la información relevante que el cliente ve en la aplicación Courier:

  • Destinatario – La persona a la que se dirige la solicitud de documentos
  • Documento solicitado – El tipo de documento que el cliente debe proporcionar
  • Documentos Mínimos/Máximos – Indica cuántos documentos puede subir el cliente como mínimo o máximo
  • Caducidad del código QR – Fecha de caducidad opcional para la solicitud de documentos

El cliente escanea el código QR con la aplicación Courier y sube los documentos solicitados.
Estos documentos se transfieren automáticamente a la Lista de entrada de Courier.

Dado que el código QR se creó directamente en el registro, el sistema ya conoce la asignación exacta.
No se requiere verificación a través de valores de asunto o campo.

Resultado:

Los documentos subidos se asignan automáticamente al registro en el que se creó el código QR.
Esto permite una asignación única, sin errores y completamente automatizada, sin entradas manuales o lógica de coincidencia.

Si desea realizar la asignación a través de la dirección de correo electrónico, deben completarse campos para finalizar la configuración.

Opción Descripción
Mapeo Primero debe completar el campo "Mapeo". Aquí indica un mapeo de Document Central a través del cual se categorizará y archivará el documento más tarde. Si, por ejemplo, desea asignar documentos a un cliente específico, puede seleccionar un mapeo para el Cliente. En este caso, la conexión puede establecerse a través de la dirección de correo electrónico, de modo que el documento se asigne automáticamente al cliente correcto.
Asignación por email Seleccione aquí el campo donde se almacena la dirección de correo electrónico relevante en el registro correspondiente. El sistema utiliza este campo para comparar la dirección del remitente de un email entrante y determinar automáticamente el registro correspondiente.
Campo de dirección de correo electrónico Seleccione aquí el campo donde se almacena la dirección de correo electrónico relevante en el registro correspondiente. El sistema utiliza este campo para comparar la dirección del remitente de un email entrante y determinar automáticamente el registro correspondiente.
Ejemplo

En este ejemplo, utilizamos un mapeo que está conectado a la tabla de facturas de venta.

Aplicación:

  • Se proporciona una dirección de email en la aplicación Courier.
  • El sistema verifica la dirección de correo electrónico de la subida.

Resultado:

  • La factura se identifica de manera única a través de la dirección del remitente, y el sistema asigna el documento al registro correcto.

Importante

Las direcciones de correo electrónico deben estar correctamente mantenidas para este tipo de asignación. Se recomienda utilizar el campo de correo electrónico previsto en el registro.

El enlace de Document Central funciona de manera similar al tipo de retroalimentación a través de la ID de registro. Cuando se selecciona un registro en Outlook, su ID de registro se toma automáticamente y se transfiere a Business Central. Sobre esta base, se puede mostrar y utilizar directamente el registro de destino correspondiente.

Para más información y guías de configuración, consulte la sección Enlace de Document Central

El procesamiento inteligente permite el procesamiento automatizado de documentos entrantes sin que se requieran pasos manuales adicionales. Basándose en la información almacenada en el sistema, el procesamiento inteligente reconoce datos relevantes en el documento y aplica automáticamente el procesamiento o la asignación adecuada. Esto permite clasificar, verificar o distribuir documentos de manera más eficiente, sin que los usuarios tengan que realizar una asignación manual.

Para más información y guías de configuración, consulte la sección Document Inbound Smart Processing

Manejo de paquetes

Cuando se importan correos electrónicos (archivos EML o MSG) en Document Inbound, el sistema puede agrupar automáticamente el correo electrónico con sus archivos adjuntos como un paquete. Esto asegura que el correo electrónico y todos los archivos adjuntos relacionados se procesen juntos como una unidad lógica.

¿Qué es un paquete?

Un paquete es un grupo de documentos relacionados que están lógicamente vinculados por una ID de paquete. Por ejemplo, cuando se importa un correo electrónico con archivos adjuntos, el correo electrónico en sí se convierte en el documento principal (con nivel de sangría 0) y cada archivo adjunto se agrega como miembro del paquete (con nivel de sangría 1).

Al trabajar con paquetes, puede controlar cómo se manejan el documento principal y los documentos adicionales del paquete durante el procesamiento.

Permitir el procesamiento del documento principal

Esta opción controla si el documento principal de un paquete (por ejemplo, el archivo de correo electrónico en sí) pasa por métodos de procesamiento como lógica de asignación y procesamiento inteligente.

Si está activado: - El documento principal puede ser asignado y procesado como cualquier otro documento - La lógica de asignación y el procesamiento inteligente se aplican tanto al correo electrónico como a los archivos adjuntos - Útil si el contenido del correo electrónico en sí es relevante y debe ser procesado

Si está desactivado: - Solo los archivos adjuntos dentro del paquete pasan por métodos de procesamiento (asignación, procesamiento inteligente) - El documento principal (correo electrónico) se excluye de la lógica de procesamiento, pero permanece disponible en la lista de entrada - Útil si solo los archivos adjuntos son relevantes para el procesamiento y el correo electrónico solo sirve como contenedor

Importante

El documento principal está siempre presente en la lista de entrada, independientemente de esta configuración. Esta opción solo controla si el documento principal pasa por métodos de procesamiento como asignación o procesamiento inteligente.

Procedimiento:

  1. Abra la configuración de la lista de entrada
  2. Navegue a la sección Manejo de paquetes
  3. Active o desactive Permitir el procesamiento del documento principal según sus necesidades

Manejo de documentos adicionales del paquete

Esta opción define cómo el sistema maneja documentos adicionales en un paquete cuando procesa el documento seleccionado.

Las siguientes opciones están disponibles:

Opción Descripción
Archivar todo el paquete Cuando se procesa un documento en el paquete, todos los documentos con la misma ID de paquete se archivan juntos. Esto asegura que el correo electrónico y todos sus archivos adjuntos siempre se traten como una unidad.
Archivar documento seleccionado y documento principal Solo se archivan el documento seleccionado y el documento principal (correo electrónico). Otros archivos adjuntos en el paquete permanecen sin procesar.
Archivar documento seleccionado con archivos adjuntos adicionales El documento seleccionado se archiva junto con el documento principal y todos los archivos adjuntos no clasificados. Los archivos adjuntos ya clasificados no se incluyen. Esto es útil si desea archivar archivos adjuntos relevantes mientras deja los documentos categorizados para un procesamiento separado.

Procedimiento:

  1. Abra la configuración de la lista de entrada
  2. Navegue a la sección Manejo de paquetes
  3. Seleccione la opción correspondiente bajo Manejo de documentos adicionales del paquete

Mejor práctica

Si trabaja principalmente con correos electrónicos que contienen varios archivos adjuntos relevantes, seleccione "Archivar todo el paquete" para asegurarse de que no se pase por alto nada. Si necesita un control más preciso, use "Archivar documento seleccionado con archivos adjuntos adicionales" para procesar solo lo que es relevante.

Mostrar documentos del paquete

Cuando los documentos se importan como paquetes, se muestran en una estructura de árbol en la lista de entrada. El documento principal aparece en la parte superior y los archivos adjuntos relacionados se muestran con sangría debajo.

Así es como puede ver todos los documentos en un paquete:

  1. Abra la lista Documentos de entrada
  2. Busque un documento con una ID de paquete
  3. Haga clic en el campo ID de paquete o use la acción Mostrar archivos del paquete
  4. Se mostrarán todos los documentos relacionados en el paquete

La estructura de árbol facilita reconocer qué documentos pertenecen juntos y asegura que los miembros del paquete se procesen de manera consistente.

Véase también