Configuración de la lista de entrada

La lista de entrada es el núcleo de Document Inbound. Sirve como punto central para recopilar documentos que pueden ser importados y procesados por diferentes medios. En este artículo aprenderá todo sobre la lista de entrada y su configuración.

Crear una lista de entrada

Siga los siguientes pasos para crear una nueva lista de entrada:

Cambie al rol Document Inbound by Simova - Administrator.
Haga clic en Configuración en la barra de menú y seleccione Listas de entrada.
En la barra de menú, seleccione la acción Nuevo para iniciar el Asistente de listas de entrada.
Ingrese un código único en el campo Código para la lista de entrada.
Ingrese una descripción en el campo Nombre para la lista de entrada.

Si desea crear rápidamente la lista de entrada, simplemente siga los pasos del asistente. En el resto de este artículo se explican detalladamente todas las opciones de configuración disponibles. Puede saltar a las secciones relevantes según sus necesidades y ajustar la lista de entrada en consecuencia.

Usar lista blanca de extensiones de archivo

Esta opción permite definir una lista blanca para formatos de archivo. Por ejemplo, si solo se deben importar documentos PDF, puede activar esta restricción.

Procedimiento:

Active la opción Usar lista blanca de extensiones de archivo.
Haga clic en el campo Lista blanca.
Se abrirá una página separada donde podrá definir los formatos de archivo permitidos (por ejemplo, .pdf, .docx*).

Si se importa un archivo no permitido:

Importaciones manuales: Aparecerá una notificación sobre los archivos no importables.
Procesos automáticos (por ejemplo, cola de trabajos): Se registrará una entrada en el log indicando qué archivos fueron rechazados.

Importante

Después de activar la opción, el campo Lista blanca estará inicialmente vacío. Defina al menos una extensión de archivo para que el sistema pueda seguir importando documentos.

Document Intelligence

Con esta opción se activa la función Document Intelligence para la lista de entrada. Esto habilita funciones avanzadas como clasificación de documentos y procesamiento automático.

Después de la activación, se iniciará automáticamente el Asistente de Document Intelligence para configurar el sistema. Una guía detallada para la configuración se encuentra en la sección "Configuración de Document Intelligence".

Información

Document Intelligence es una función separada de Document Inbound y debe adquirirse y activarse explícitamente.

Después de la activación, estarán disponibles las siguientes opciones:

Opción	Descripción
Usar clasificación estática	Active esta opción si los documentos entrantes en esta lista de entrada siempre son del mismo tipo, por ejemplo, únicamente facturas de venta. En este caso, se recomienda activar la opción para ahorrar costos, ya que no se requiere clasificación de documentos mediante Document Intelligence. Esto evita el uso de recursos adicionales que podrían generar costos. Después de activar esta opción, se mostrará el campo Clasificación estática. Aquí puede seleccionar una clasificación predefinida con la que se clasificarán los documentos. Si no hay opciones disponibles, primero debe configurar una clasificación en Configuración de Document Intelligence.
Clasificar documentos al subirlos	Esta opción permite la clasificación automática de los documentos directamente al importarlos en la lista de entrada. Esto elimina la necesidad de clasificarlos manualmente en la lista.
Procesamiento automático	Esta opción determina si los documentos en la lista de entrada deben procesarse automáticamente. Si está activada, la cola de trabajos Process Document Bot se encargará del procesamiento. El estado y el resultado del proceso se pueden consultar en la página Resumen de la cola de procesamiento.

Carga

Aquí puede definir cómo se deben tratar los documentos después de ser cargados. Tiene la posibilidad de ajustar el nombre del archivo o añadir información adicional.

Recortar el nombre del archivo después del primer separador

Esta opción determina si el nombre del archivo debe recortarse durante la importación utilizando un separador.

Procedimiento:

Active la opción Recortar el nombre del archivo después del primer separador.
Defina en el campo Separador en el nombre del archivo el carácter tras el cual se debe cortar el nombre del archivo (por ejemplo, "_").

Besipiel

Ausgangssituation:

Originaldateiname: InvoiceX1_2025.pdf
Trennzeichen: "_"

Ergebnis:

Der Dateiname wird auf InvoiceX1.pdf gekürzt.

Ejemplo

Situación inicial:

Nombre original del archivo: InvoiceX1_2025.pdf
Separador: "_"

Resultado:

El nombre del archivo se acorta a InvoiceX1.pdf.

Agregar marca de tiempo al nombre del archivo

Esta opción agrega automáticamente una marca de tiempo al nombre del archivo.

Nota: Esta opción solo puede activarse si la función "Acortar nombre de archivo por primer separador" está desactivada.

Procedimiento:

Active la opción Agregar marca de tiempo al nombre del archivo.
Defina en el campo Separador entre nombre de archivo y marca de tiempo un carácter que se insertará entre el nombre original y la marca de tiempo (por ejemplo, "_").

La marca de tiempo se compone de la siguiente manera: Año_Mes_Día_Hora_Minuto.

Ejemplo

Situación inicial:

Supongamos que el nombre original del archivo es: InvoiceX1.pdf
Si se define el separador como "_", el nombre del archivo se complementa con una marca de tiempo.

Resultado:

El nombre del archivo se convierte en InvoiceX1_2025_03_13_11_36.pdf, donde se ha añadido _2025_03_13_11_36.pdf al nombre original.

Configuración de asignación

La configuración de asignación es una opción potente que ofrece varios métodos para el archivado totalmente automático de documentos entrantes en Document Central, utilizando diferentes opciones de configuración.

Configuraciones

Configuración	Descripción	Opciones
Nivel de asignación	Controla el grado de automatización del proceso de asignación.	Automático: La cola de trabajos procesará la lista de entrada y ejecutará el proceso de asignación automáticamente. Semiautomático: La cola de trabajos excluye la lista de entrada y los documentos solo pueden asignarse manualmente mediante una acción.
Jerarquía de uso	Disponible solo si el nivel de asignación está configurado como "Semiautomático". Permite definir múltiples métodos de asignación en secuencia.	Al activar esta opción, puede definir varios métodos de asignación consecutivos en la sección "Jerarquía de asignación".
Manejo de múltiples destinos	Si un documento tiene múltiples coincidencias (1:n), esta opción define cómo se debe manejar.	Por prioridad: Se toma la primera opción de asignación. Por interacción: El usuario decide qué destinos se asignan y se archivan. Todos los destinos: Se toman todas las opciones y se archivan.

Tipos de retroalimentación

Tipo de retroalimentación	Descripción
Código de barras	Utiliza un código de barras impreso en los documentos. Al escanearlo, el documento se asigna automáticamente al proceso correspondiente. Es rápido y reduce la entrada manual.
Nombre de archivo	Asigna el documento según su nombre de archivo, que puede contener información estandarizada como número de pedido, fecha o proveedor. Requiere una práctica de nomenclatura consistente.
ID de registro	Asocia el documento con una ID específica en el sistema, como una orden o factura. La ID se usa como clave para encontrar y vincular el documento.
Correo electrónico	Determina el origen del documento mediante la dirección de correo electrónico y el asunto. Útil para documentos enviados por correo. El sistema analiza estos datos para asignar el documento correctamente.
Courier	Se refiere a la aplicación Courier y permite la asignación directa de documentos procesados a través de ella.
Enlace de Document Central	Funciona como el tipo de ID de registro. Al seleccionar un registro en Outlook, se transfiere la ID y se muestra el registro de destino.
Información del documento	Utiliza documentos ya clasificados mediante Document Intelligence para vincularlos con una biblioteca de metadatos en Document Central. Esto permite enriquecer los datos y realizar una archivación estructurada.

Configurar métodos de asignación

A continuación se presentan las opciones de configuración para cada método de asignación.

Correo electrónico

En el mapeo de asignación por correo electrónico, puede configurar varias líneas de asignación con diferentes métodos de retroalimentación dinámicos. A continuación se explican todas las opciones por línea:

Opción

Descripción

Mapping

Debe completar el campo "Mapping" con un mapeo de Document Central que categorice y archive el documento. Por ejemplo, para asignar documentos a un cliente específico, seleccione un mapeo al cliente. La conexión puede establecerse mediante la dirección de correo electrónico, permitiendo una asignación automática.

Campo de asignación

Asunto (Subject):
Permite usar el asunto del correo para extraer información específica y asignar el documento al destino correspondiente, como una número de factura.

Dirección de correo electrónico:
Permite usar diferentes direcciones de correo del mensaje recibido para establecer la conexión, según el mapeo definido previamente.

La configuración de estas opciones se detalla más abajo ⬇️

## Configuración de asignación por correo electrónico

En esta sección se describe cómo configurar la asignación automática de documentos entrantes en Document Central utilizando el asunto del correo electrónico y otras opciones.

Asunto

Si desea realizar la asignación mediante el asunto (Subject) del correo electrónico, debe completar dos campos para finalizar la configuración.

Opción	Descripción
Campo de enlace del asunto (Linking Subject Field)	Indica qué campo se utilizará para vincular el correo electrónico con el documento según la información del asunto. Por ejemplo, puede seleccionar el campo Invoice No. si el asunto contiene un número de factura y el sistema debe buscar un documento con ese número.
Expresión regular del campo de enlace (Linking Field Regular Expression)	Especifica una expresión regular que se utilizará para extraer información relevante del asunto del correo electrónico. Esta información se transfiere al campo de enlace para buscar el documento correspondiente. Ejemplo: Si el asunto es `"Invoice 12345"` y la expresión regular es `"Invoice (\\d+)"`, se extrae el número 12345 como valor de búsqueda.

Ejemplo

En este ejemplo se utiliza un mapeo vinculado a la tabla de facturas de venta (Sales Invoice).

Aplicación:

Se recibe un correo electrónico con el asunto:
"Le enviamos la Invoice30102xF de nuestro cliente."
En el campo Linking Subject Field se ha configurado el campo "No." de la tabla Sales Invoice.
En el campo Linking Field Regular Expression se ha definido la expresión Invoice(\\d+).

Resultado:

La expresión regular extrae del asunto el número de factura "30102xF".
Este número se transfiere al campo "No." y se inicia una búsqueda de la factura correspondiente.
La factura con el número "30102xF" se encuentra en el sistema y el documento se asigna correctamente.

Dirección de correo electrónico